Файл: Построение организационных структур (БУХГАЛТЕРИЯ).pdf

Общество самостоятельно планирует свою производственно-хозяйственную деятельность, а также социальное развитие коллектива. Основу планов составляют договора, заключаемые с потребителями продукции и услуг, а также поставщиками материально-технических и иных ресурсов.

ООО «КОНРАС» имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в банках, круглую печать со своим полным наименованием, штамп, бланки, отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом, от своего имени приобретает и осуществляет имущественные и личные права, несет обязанности, выступает истцом и ответчиком в суде в соответствии с законодательством Российской Федерации.

ООО «КОНРАС» в своей производственно-хозяйственной деятельности принята к исполнению учетная политика: финансовый результат работы считается по оплаченным счетам за предоставленные услуги, а налогообложение в соответствии с уставом ООО «КОНРАС». Бухгалтерская отчетность (баланс, приложения к нему и другие формы), а также иные документы для отчета составляются в соответствии с действующим законодательством, нормативными актами, приказами, распоряжениями администрации ООО «КОНРАС».

Как и в деятельности любой организации в ООО «КОНРАС» создаются организационно-правовые документы. Это документы, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, статус ее подразделений и сотрудников их права, обязанности, ответственность и другие стороны деятельности организации. К ним относятся штатное расписание и должностные инструкции работников.

Штатное расписание - как правовой акт, устанавливает штатную численность организации, состав должностей и размеры оплаты труда работников. В штатном расписании фиксируются следующие сведения: структурное подразделение (наименование и код); профессия (должность); количество штатных единиц; оклад (тарифная ставка); надбавки; месячный фонд заработной платы; примечания.

Штатное расписание визируется руководителем, утверждается приказом. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Должностная инструкция в ООО «КОНРАС» является правовым актом, издаваемый в целях регламентации организационно–правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием. Должностные инструкции разрабатываются на основе

Организационная структура управления предприятием отражает состав и подчиненность линейных и функциональных звеньев управления. В ООО «КОНРАС» структура управления имеет линейно-функциональный тип. Состоит из высшего руководителя и семи подразделений, выполняющих отдельные функции по конкретным вопросам.

Организационная структура ООО «КОНРАС» представлена на рисунке 9.

Исполнительным органом является директор, избранный общим собранием, он же осуществляет организацию документооборота. В компетенцию директора входит совершение всякого рода сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников организации, др. регламентов, положений; подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками организации.

Директор

Зам директора по производству

Зам директора по эксплуатации

Зам директора по коммерции и маркетингу

Главный бухгалтер

Юрисконсульт

Отдел кадров

Производст венно-технический отдел

Эксплуата ционный

отдел

Отдел

закупок и реализации

Бухгалтерия

Зам директора по экономике

Отдел АЗС

Плановый отдел

Финансово-расчетный отдел

Отдел качества

Отдел маркетинга

Кассир

Нефтебаза

Отдел охраны труда

Пожарная часть

Лаборатория ГСМ

Рисунок 9 – Организационно-управленческая структура ООО «КОНРАС»

Директора непосредственно подчиняются своим заместителям по производству, эксплуатации, коммерции и маркетингу, экономике, а также главному бухгалтеру, начальнику отдела кадров, юрисконсульту. Создано единое вертикальное руководство и прямое активное влияние на подчиненных. Преимуществом этой структуры управления является простота, надежность и экономическая эффективность. Руководитель в этом случае должен контролировать все аспекты деятельности предприятия.

Работу по текущему регулированию производства, обеспечению ритмичного производства товаров и услуг в соответствии с задачами плана осуществляет депутат. Директор по операциям, который подчиняется непосредственно директору. Заместитель директора по производству руководит разработкой текущих производственных планов вместе с руководителями производственных отделов, отдела планирования, маркетинга и маркетинга и представляет их на утверждение директору. Регулярно заместители директора по производству, вместе с директором и заместителем директора по операциям, координируют планы для каждого подразделения.

Заместитель директора по производству курирует службу качества предприятия, которая отвечает за соответствие продукции стандарту ISO-9001 и за постоянное улучшение качества продукции и услуг. Для этих целей на предприятии разработана система контроля качества горюче-смазочных материалов на предприятии, начиная с сырья и материалов, используемых в производстве, и заканчивая готовой продукцией и услугами. Специалисты лаборатории горюче-смазочных материалов ведут учет качественного состояния горюче-смазочных материалов, поставляемых, хранящихся и отпускаемых из топливной базы.

За безопасность всего хода производственного процесса, пожарную безопасность и охрану труда заместитель несет ответственность за состояние оборудования. директор по эксплуатации предприятия. Начальник охраны делает отчет о состоянии всего производственного комплекса. Заместитель директора по эксплуатации рассматривает отчеты начальника отдела охраны труда о состоянии производственных помещений, контролирует условия труда на рабочих местах, определяет уровень вредности производства.

Зам. директора по коммерции и маркетингу планирует, организует и контролирует процесс реализации продукции и услуг, маркетинговую деятельность, различных расходных материалов, а также ведение сделок и заключение крупных договоров, оплаты за поставленную продукцию и услуги; осуществляет обеспечение подразделений предприятия всеми необходимыми материальными ценностями для осуществления рабочего процесса. В подчинении у коммерческого директора находятся: отдел закупок и реализации, коммерческий отдел, отдел маркетинга.

Работу по обеспечению предприятия денежными средствами, учет трудовых и денежных затрат организует депутат. директор по экономике. В его подчинении находятся: отдел планирования и финансово-расчетный. Заместитель директора по экономике представляет директору на утверждение все финансовые документы, отражающие результаты деятельности предприятия. Совместно с руководителем планово-экономического отдела рассчитывает себестоимость продукции, калькуляцию. Осуществляет корректировку плановых показателей производственной деятельности, вносит изменения и дополнения в проекты планов. Заместитель директора по экономике проводит встречи совместно с юрисконсультом по вопросам компетенции отдельных финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Глава бухгалтер и подчиненный ему отдел бухгалтерии и кассы организуют учет хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за использованием материальных и финансовых ресурсов; обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности предприятия. Участвует в анализе хозяйственной и финансовой деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности с целью выявления внутренних резервов, устранения потерь и затрат. Обеспечивает своевременную подготовку финансовой отчетности на основании данных первичных документов и бухгалтерских записей, предоставляя ее в установленном порядке в соответствующие органы. Выполняет работы по различным направлениям бухгалтерского учета (учет основных средств, себестоимости продукции, продаж, расчетов с поставщиками и покупателями). Принимает и контролирует первичную документацию по соответствующим частям учетной записи и подготавливает их к обработке подсчета. Отражает в учете операции, связанные с движением средств.

Представленная организационно-управленческая структура предприятия является линейно-функциональной.

Функциональные подразделения осуществляют всю техническую подготовку производства, готовят решения вопросов, связанных с управлением производственными процессами, освобождают линейных руководителей от плановой, бухгалтерской, сбытовой и маркетинговой деятельности, логистики производства и других вопросов, связанных с обеспечением основного производства.

Каждое подразделение имеет должность в отделе, которая определяет обязанности, права и обязанности каждого сотрудника, отношения отдела с другими службами предприятия, сроки выполнения различных видов работ и документов..

Преимущества линейно-функциональной структуры: простота, четкая иерархия подчинения, четкая ответственность; разделение функций по единицам; реализация принципа единоначалия; оперативное реагирование исполнительных подразделений на прямые указания их начальников.

Однако существующая структура управления в ООО «КОНРАС» также имеет ряд недостатков..

Прежде всего, система управления в ООО «КОНРАС» характеризуется чрезмерной централизацией функций управления директора предприятия. В результате структурным подразделениям не хватает информации, необходимой для эффективного функционирования в рамках единого целого; не обеспечена компетентная поддержка линейных и функциональных менеджеров; нет обратной связи между блоками по вертикали и по горизонтали.

В свою очередь, централизация власти создает несогласованность в решении стратегических и тактических вопросов внутри и между подразделениями предприятия.

Важнейшим подразделением организации является отдел закупок и продаж, поскольку все основные виды деятельности осуществляются именно в этом элементе структуры управления. В организации усиливается зависимость результатов работы от квалификации, личных и деловых качеств руководителей отдела закупок и продаж.

В ходе исследования выяснилось, что отдел закупок и продаж не работает эффективно. Это подтверждается отсутствием четкого разграничения обязанностей между офисными менеджерами и менеджерами по продажам. Отсутствует управленческая ответственность при решении проблем, возникающих у поставщиков и клиентов. Закупки и продажи осуществляются через одно подразделение - отдел закупок и продаж, и, как показала практика, возникают ситуации, когда клиенты и покупатели бездействуют в ожидании приема и очистки топлива и смазочных материалов от поставщиков. Следствием этого является принятие неоптимальных производственных решений, потеря потенциальных и существующих клиентов, увеличение сроков доставки, увеличение количества отказов и количества штрафов за нарушенные контракты..

Следовательно, необходимо укрепить коммерческую единицу предприятия, разделив функции отдела закупок и продаж на два отдела: отдел закупок и отдел продаж, основными функциями которых должны быть эффективные поставки и эффективные продажи.

Отдел кадров в основном занимается кадровым учетом, тогда как его функции гораздо шире. Таким образом, отдел кадров не выполняет функции обучения, развития персонала, управления его эффективностью, развития внутренних коммуникаций, управления компенсационным пакетом для каждого отдела и сотрудника, то есть системы мотивации, организационного развития и развития. стратегия управления персоналом. Причиной этого является отсутствие некоторых формально определенных задач и четкое разделение функций в должностных инструкциях сотрудников, что влияет на эффективность работы отдела кадров и предприятия в целом..

При анализе организационной структуры управления выявлено дублирование полномочий на уровне депутата. Директор по экономике - гл. бухгалтер. Главный бухгалтер самостоятельно занимается мониторингом текущих расходов и ходом финансовых расчетов, то есть выполняет формальные обязанности заместителя. директор по экономике. Главный бухгалтер также выполняет все необходимые функции бухгалтерии: организует учет предпринимательской деятельности предприятия; формирует учетную политику в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете; осуществляет подготовку и утверждение рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов и т. д. Все документы и отчеты, которые готовит главный бухгалтер, передаются заместителю. директор по экономике, который проверяет их и передает их директору компании.

Анализ организационной структуры управления показывает, что заведующий отделом качества возглавляет лабораторию ГСМ. Вся документация по изготовленным образцам сохраняется либо в архивах лаборатории, которая находится на территории нефтебазы, либо не регистрируется вообще, и только с серьезными нарушениями и отклонениями ситуация сообщается непосредственно директору. Эту проблему можно решить, введя должность заведующего лабораторией горюче-смазочных материалов. В лаборатории работают четыре специалиста, один из которых может претендовать на руководящую должность. Затем в функции руководителя лаборатории будет входить организация, контроль и учет качественного состояния горюче-смазочных материалов, поступающих, хранящихся и выдаваемых из топливного склада, и ведение актов о работе лаборатории с ежемесячными отчетами директору.