Файл: Эффективность менеджмента организации (Теоретический аспект эффективности менеджмента организации).pdf

Глава 3. Пути повышения эффективности менеджмента в компании

Для повышения эффективности менеджмента руководители могут воспользоваться следующими методами: ^[15]

1. создать свою систему контроля, которая обезопасит при делегировании больших полномочий сотрудникам;

2. определить свои проблемы и улучшить мнение подчиненных как о руководителе в области лидерства и оказания воздействия на персонал;

3. для устранения неуверенности персонала, оказывать больше доверия к нему, необходимо лояльно реагировать на ошибки подчиненных;

4. решить проблему коммуникации. Если подчиненные не выполняют поставленные задачи так, как требует руководитель, причиной может быть неправильная подача информации. Руководитель может краткосказать, чего хотел бы, а подчиненный может не решиться задать вопросы или же скорее приняться за выполнение работы. Поэтому понятное и четкое изложение подчиненным их задач и обязанностей оказывает существенное значение на процесс руководства;

5. должен работать принцип соответствия. Делегировать подчиненному полномочия, достаточные для выполнения всех поставленных задач. Работник может принимать ответственность только за те задачи, которые попадают в сферу делегированных ему полномочий.

Для решения выявленных проблем были разработаны рекомендации, которые подробно описаны ниже:

1. В первую очередь необходимо решить корневую проблему, полученную в результате анализа – разные представления об эффективности управления у руководства и сотрудников. Для ее решения следует провести поочередную работу и с руководителями, и с подчиненными.

Чтобы устранить разрывы в понимании эффективного управления между сотрудниками и руководителями, рекомендуется провести тренинг по формированию целей^[16]. Он позволит не только наметить единую траекторию развития для обеих сторон, но и сформировать у них правильную позицию.

Кроме того, работа по формированию целей должна включать рассмотрение путей их достижения. В таком случае до сотрудников удастся донести необходимость передачи ответственности на их плечи, а до руководителей – важность ситуационного управления, позволяющего вовремя включиться в процесс исполнения поручения, но при этом не вернуть себе порученную работу, а также важность руководства не только рутинных, но и интересных, развивающих задач.

---

Кроме того, приняв участие в разработке целей, сотрудники будут чувствовать себя причастными к этому процессу, что повысит уровень их мотивации.

2. Следующая проблема, которая оказывает большое влияние на возникновение остальных – стиль делегирования полномочий не способствует развитию сотрудников. Решение данной проблемы состоит в работе с руководителями.

Рекомендуется провести тренинг с руководителями, который позволит повысить их квалификацию в области лидерства и делегирования полномочий. ^[17]

Начать такую работу предпочтительно с выявления индивидуальных ошибок руководства руководителей, что обеспечит их большую включенность в процесс. Обязательно в ходе работы ознакомить руководящий состав с материалами об основных ошибках при делегировании полномочий и с принципами, которыми следует руководствоваться в данном процессе.

Таким образом, предприятие получит руководителей, которые будут способны не только способствовать эффективному исполнению поручений сотрудниками, но и повышать уровень мотивации к развитию среди подчиненных, научатся правильно реализовывать контроль их деятельности, повысят собственную эффективность.

Для того чтобы избежать стихийности в управлении руководителей следует обучить технологиям планирования деятельности и расстановки приоритетов, при совмещении этой работы с темами, указанными выше (лидерство и делегирование), это также окажет влияние на эффективность делегирования полномочий и личную эффективность менеджера.

3. Далее рассматривается проблема, которая состоит в затянутом процессе подписания и согласования документов. Специфика организации, ее масштаб и структура определяют замедленность этих процессов, поэтому полностью устранить эту проблему невозможно. Рекомендуемая мера позволяют лишь немного структурировать процессы в организации:

Рекомендуется разработать положения об отделах и службах, описывающие организационные процессы каждого отдела, включить в них регламент подписания документов различного типа и сроки подписания документа.^[18]

4. Следующая проблема – несогласованность деятельности взаимозависимых подразделений, замедляющая работу, очень схожа с предыдущей.

Рекомендации, предложенные для ее решения, также способствуют налаживанию процессов подписания и согласования документов.

Следует ознакомить сотрудников с их должностными инструкциями, так как по результатам анкетирования выяснилось, что многие их никогда не видели.

---

При необходимости следует переработать должностные инструкции и наделить сотрудников полномочиями, необходимыми для реализации их функций.

Рекомендуется внедрить на предприятии современные технологии кадрового учета, охватывающие не только работу с персональными данными сотрудников, но и работу с дополнительной информацией: результаты тестирования, заявки на обучение, согласование документов. Это позволит ускорить процессы проведения исследований и изучения потенциала сотрудников, согласования документов и обработки запросов.

5. Далее рассмотрим такую проблему, как – неэффективная организация рабочего пространства, усложняющая реализацию трудовых функций сотрудников. Решить проблему напрямую нельзя, так как организация военная и на нее действует закон о защите персональных данных, в связи с которым нельзя поставить компьютер с проведенным интернетом в каждом отделе управления персоналом.

6. Следующая проблема – сотрудники не удовлетворены завышенными объемами работы. Безусловно, предыдущие меры уже частично решают эту проблему. Но, учитывая результаты наблюдений, в которых выявлено, что завышенные объемы нагрузки связаны в том числе с неумением сотрудников эффективно распределять свое время, предложен еще ряд рекомендаций:

– провести хронометраж рабочего времени сотрудников. Это позволит самим работникам понять, что уровень их нагрузки и скапливающиеся невыполненные поручения частично появляются из-за неэффективной организации рабочего времени;

– провести тренинг по тайм-менеджменту, актуальность которого возрастет сразу после проведения хронометража. Научившись распоряжаться своим временем, сотрудники станут работать значительно эффективней;

– в случае, если по результатам проведения хронометража окажется, что действительно требуется дополнительный работник для осуществления функции обучения персонала, – нанять такого сотрудника в отдел управления персоналом.

Рекомендации по совершенствованию системы делегирования полномочий на исследуемом предприятии.

Для грамотного построения системы делегирования полномочий каждый руководитель обязан соблюдать некоторые особенности и правила при руководстве: ^[19]

– информированность своих заместителей и сотрудников о передаче полномочий;

– лояльность по отношению к подчиненным;

– поддержка и взаимопонимание с субъектом руководства;

– оказание необходимого содействия на исполнителя;

---

– предоставление подчиненному свободы в принятии решений;

– ограничение контролирующих полномочий в отношении сотрудника;

– своевременное получение информации о ходе выполняемой работы.

При реализации системы делегирования полномочий необходимо ориентироваться на критерии, приведенные в табл. 5.^[20]

Таблица 5. Критерии успешного делегирования полномочий

Критерии	Характеристика
Заблаговременное решение	Сразу после составления плана решать, что и кому нужно делегировать
Соответствие	Делегирование полномочий должно быть согласно знаниям и возможностям сотрудников
Целостность	Делегирование задач должно быть целиком, а не частично
Согласие	Необходимо убедиться, что сотрудник может и хочет выполнить данную работу
Делегирование в одни руки	Не следует поручать одинаковые задания двум сотрудникам
Инструктаж	Необходимо дать наиболее точные и полные инструкции сотрудникам при делегировании. Необходимо уточнить, как понято полученное задание
Обратная связь и контроль	Необходимо обеспечить подчиненным возможности при возникновении трудностей или проблем получить совет или поддержку. Необходимо контролировать выполнение поручения и немедленно информировать сотрудника об итогах
Мотивация	Сотрудники всегда должны быть мотивированы на выполнение поручений и полномочий
Похвала	Всегда необходимо поощрять за успехи и критиковать за невыполнение

Для решения задачи соответствия выполняемых поручений занимаемой должности необходимо произвести разграничение функциональных обязанностей и провести переаттестацию работников. ^[21]

Для исследуемого предприятия самым оптимальным методом диагностики эффективности делегирования полномочий является проведение анонимных опросов сотрудников через Интернет или бланковым методом с помощью специальной анкеты, позволяющей выявить мнения персонала и руководителей предприятия.

Во-первых, ключевая значимость делегирования полномочий в том, что руководитель освобождает время на решение несложных повседневных дел, обыденных действий и может быть более сконцентрирован на решении задач трудного управленческого уровня. Это способствует увеличению квалификации служащих, содействует мотивации их работы, проявлению инициативы и самодостаточности.

---

Во-вторых, для решения задачи совершенствования системы делегирования полномочий авторами проанализированы особенности управления персоналом. ^[22]

Стандартная анкета оценки результативности делегирования полномочий была модифицирована под нужды исследуемого предприятия и сделана максимально адекватной тем задачам, которые были поставлены.

Проведенный анализ системы делегирования полномочий на исследуемом предприятии показал, что делегирование полномочий актуально и востребовано. Проведенное анкетирование показало, что на исследуемом предприятии четко распределены обязанности, и это позволяет коллективу работать более сплоченно и эффективно. Почти все руководители делегируют полномочия заблаговременно, что является хорошим показателем.

Итак, внедрение предлагаемых мероприятий по оптимизации системы делегирования полномочий приведет к более эффективной работе как руководителя, так и подчиненных и будет способствовать развитию организации в целом.

Таким образом, можно сформулировать несколько правил руководства, позволяющих активизировать работу подчинённых, не допускать возвращения задачи обратно к руководителю, тем самым увеличивая количество личного времени руководителя, которое может быть потрачено на решение стратегических задач.

Заключение

Исходя из проведенного исследования можно сделать следующие выводы:

1. В процессе руководства необходим текущий контроль, позволяющий отслеживать активность работы подчинённого, выявлять проблемы, которые могут возникнуть в процессе решения задачи, и вовремя принимать корректирующие меры.

2. Выделять конкретное время для обращений подчинённых.

3. Каждому сотруднику необходимо сообщать о сроках следующего отчёта по решению поставленной задачи.

4. Помогать подчинённым в решении делегированных задач стоит только в процессе личного общения. Так как при обмене электронными посланиями очередной ход оказывается за руководителем, т.е. пока руководитель обдумывает решение, отвечая на письмо, подчинённый бездействует.

Предложенные правила, на наш взгляд, позволят сократить время руководителя, «съедаемое» подчинёнными, за счёт невозможности переложить делегированную задачу обратно на плечи руководителя. Кроме того, это позволит развивать инициативу, ответственность, профессиональные навыки сотрудников, освобождая время для решения более сложных организационных задач.

---