Файл: Понятие контроля и его виды, отличия от ревизии (Теоретические основы контроля).pdf

Введение

Эффективный менеджмент берет свое начало с предоставления информации, которая необходима для принятия управленческого решения, полученной по результатам контрольных мероприятий и завершается он вновь этапом контроля, который определят успешность реализации принятого решения.

В связи с этим, нельзя недооценивать важную роль контроля в управлении. Этим объясняется актуальность нашего исследования.

Объект исследования – ООО «Золотая Нива», основным видом деятельности является производство хлеба и мучных кондитерских изделий, тортов и пирожных недлительного хранения.

Предмет исследования – используемые методы контроля на предприятии как средство эффективности деятельности предприятия на примере ООО «ЗОЛОТАЯ НИВА».

Цель исследования – изучить особенности контроля и его виды, отличия от ревизии

Задачи

1. Изучить теоретические основы контроля и ревизии.

2. Показать необходимость использования информационных систем управления предприятием в системе контроля.

3. Изучить систему контроля на предприятии на примере ООО «ЗОЛОТАЯ НИВА»»

4. Разработать рекомендации, направленные на повышение эффективности контроля.

В своей работе мы придерживаемся принципов эффективного контроля, сформулированных Майклом Месконом, так как это классика в теории управления, в его работах сформулированы основные принципы менеджмента.

Из современных отечественных работ по контролю хотелось бы отметить труд Ж. В. Горностаевой, Л. Е. Ткачевой [7]. В нем дается анализ контролю, как части системы управления предпринимательскими структурами. Дается практическая рекомендация, как необходимо выстроить факторы, которые влияют на формирование восприятия контроля, чтобы его роль была реализована с максимальной эффективностью.

В издании Серебряковой Т.Ю. [18] «Теоретические основы экономического контроля и концепция сквозного контроля в современных российских условиях» обобщены уже существующие взгляды на контроль, его методы, классификацию, виды и формы. Кроме этого, автор предлагает оригинальные структуры организации контроля, которые, как показывает практика, являются оптимальными для современного состояния менеджмента большинства российских организаций среднего бизнеса.

Любое современное предприятие не может эффективно осуществлять свою деятельность без информационной поддержки контроля. Информационные системы управления являются компьютерной поддержкой эффективного контроля, направлены на обеспечение менеджеров информацией о текущем состоянии дел предприятия и позволяют спрогнозировать последствия изменений внутренней или внешней среды. Этому вопросу А.И. Орлов уделил большое внимание в своей работе «Менеджмент» [17].

В первой главе дается анализ теоретических основ контроля и ревизии, их отличию. Во второй главе представлена характеристика объекта исследования, представлены результаты анализа методов контроля на предприятии ООО «Золотая Нива». В третьей главе представлены рекомендации направленные на повышение эффективности контроля на предприятии и ожидаемый эффект от их внедрения.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы, состоящего из 20 наименований

Глава 1. Теоретические основы контроля

1.1. Характеристики контроля и ревизии

Изучение исследователями [1, 7, 9] проблем конкуренции в российской бизнес-среде показывает особую актуальность эффективной системы контроля для создания благоприятного климата для развития предпринимательства, в борьбе с такими деструктивными явлениями, как искажение конкуренции и коррупция.

Сделав анализ научной литературы [2, 6, 15] по контролю в менеджменте нами было взято за основу трактовка его Муллахметовым Х.Ш. по его мнению, контроль, основной процедурой (простейшей моделью) которого является сопоставление (сравнение) желаемого (планового) и фактического состояний объекта управления [13, с. 4], [14], выявляя отклонения от запланированных показателей в деятельности хозяйствующих субъектов, инициирует менеджмент организации на принятие решений по отклонениям и тем самым способствует поддержанию установленного порядка. Кроме того, характер отклонений позволяет производить оценку результатов деятельности организации, ее подразделений и отдельных работников. При этом является важным соблюдение принципа контролируемости в управленческой деятельности: персонал должен отвечать за результаты только той деятельности, на которую он имеет возможность реально влиять в пределах своей компетенции. Установление показателей деятельности, которые не зависят от усилий персонала, является одной из причин сопротивления системам управления и контроля; такая ситуация приводит также к демотивации персонала [15, с. 53].

Также отмечаем, что при изучении проблем, связанных с терминологией контроля установлено, что в научной литературе [5, 9, 16] встречаются понятия административного, технического, хозяйственного, финансового, экономического и других специализированных видов контроля.

Представим характеристики эффективного контроля согласно теории М.Мескона.

Он считает, что эффективность контроля зависит не только от поведения людей. Чтобы контроль выполнял свою основную задачу (способствовать достижению целей организации), он должен обладать рядом характеристик [12].

Стратегический характер. Контроль должен отображать и поддерживать общие приоритеты организации. Деятельность, не имеющую стратегического значения, следует измерять нечасто, и об отклонениях можно никому не сообщать, пока они не станут серьезными. Абсолютный контроль над незначительными операциями бессмыслен и лишь отвлекает от более важных целей.

Но если та или иная деятельность, с точки зрения руководства, имеет стратегическое значение, то контроль над ней обязателен, даже если изменить и оценить ее очень трудно [12, c. 203].

Сосредоточенность на результатах. Конечной целю контроля является не сбор информации, внедрение стандартов и обнаружение проблем, а достижение организационных целей.

По мнению Паркинсона С., чтобы контроль был эффективным, менеджмент должен внимательно следить за тем, чтобы эти явные средства контроля не стали более важными, чем истинные цели организации. Например, глупо увольнять лучшего торгового агента, если он постоянно опаздывает с отчетами. В общем и целом, процесс контроля считается эффективным, только если организация фактически достигает желаемых целей и способна сформулировать новые цели, которые позволят ей выжить в будущем [18, с. 169].

Соответствие. Эффективный контроль обязательно должен соответствовать контролируемому с его помощью виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неуместный контроль скорее замаскирует проблему, чем позволит выявить ее.

Своевременность. Эффективный контроль должен быть своевременным. По словам Дульского В. это совсем не значит, что у процесса контроля должна быть высока скорость и часта периодичность контрольных мероприятий, а то, что временной интервал между контрольными процедурами и оценкой должен соответствовать контролируемому процессу. Самый оптимальный период определяется такими факторами, как временные рамки базового плана, скорость изменений и затраты на измерения и составление отчетов по ним [8, с. 98].

М. Мескон отмечает, что основной целью контроля является устранение недостатков деятельности прежде, чем они станут серьезными. Следовательно, эффективная система контроля – это система, которая обеспечивает нужной информацией нужных людей до возникновения кризисной ситуации [12, с. 309].

Гибкость. Случае, если бы негативные события поддавались прогнозу, контроль на предприятии не был бы так необходим. Он, как и планы, должен быть достаточно гибким, чтобы его можно было адаптировать к текущим изменениям.

При незначительных изменениях планов серьезных изменений в системе контроля обычно не требуется. Например, фирме, выпускающей сто видов продуктов, следует использовать методы контроля запасов, применимые при довольно серьезных изменениях их объемов. Не обладая достаточной степенью гибкости, система контроля будет неприемлемой в ситуациях, для которых она создавалась. Так, если неожиданно возникает новый фактор затрат, вызванный, например, потребностью адаптации к новому закону, то система контроля фирмы не сможет эффективно отслеживать ее издержки до тех пор, пока этот фактор не будет внедрен в систему [10, с. 83].

Простота. Практика показывает, что наиболее эффективной является такая система контроля, которая максимальна в применении для решения задач, для которых она формулировалась.

Универсальные методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное то, что если система контроля излишне сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее, то она просто не может быть эффективной. Чрезмерная сложность ведет к путанице, а путаница – это синоним отсутствия всякого контроля. Эффективная система контроля должна создаваться с учетом потребностей и возможностей людей, которые ее реализуют и взаимодействуют с ней [11, с. 56-57].

Экономичность. Организации крайне редко стремятся достичь совершенства в контроле, поскольку усовершенствования последнего уровня, как правило, требуют непропорционально больших затрат усилий и средств.

М. Мэскон отмечает, что не следует забывать, что любые издержки организации должны в результате вести к увеличению ее выгод. Они должны приближать ее к ее целям. Следовательно, если совокупные издержки на систему контроля превышают выгоды от нее, от нее следует отказаться или ввести менее строгий контроль. В общем и целом, поскольку в контроле скрыто множество разных затрат, например затраты рабочего времени и отвлечение усилий, которые можно было бы направить на решение других задач, чтобы контроль был экономически оправданным, коэффициент отношения затрат к выгодам от него должен быть довольно низким [12, с. 310].

Контроль на международном уровне. Если организация ведет бизнес за рубежом, функция контроля усложняется еще больше. При выходе на международный уровень количество целей компании серьезно увеличивается и контроль становится более трудной задачей. Менеджерам приходится устанавливать стандарты, измерять результаты и предпринимать корректирующие действия не только для своего бизнеса в своей стране, но и за рубежом. Ясно, что чем в большем количестве стран работает компания, тем сложнее осуществлять функцию контроля [7].

Рыночная экономика подразумевает такое развитие, когда повышается необходимость в достоверной учетной и отчетной информации о финансово-хозяйственной деятельности каждого предприятия.

По мнению Вершигора Е.Е [4], особая роль в повышении достоверности учетной и отчетной информации принадлежит контролю и ревизии, способствующих росту производственной, финансово-коммерческой деятельности субъектов хозяйствования и экономному использованию трудовых, производственных, материальных, финансовых и инвестиционных ресурсов, обеспечению сохранности собственности. Проверка соблюдения достоверности и целесообразности хозяйственных операций; выявление нарушений и злоупотреблений, их причин и виновных в этом лиц; вскрытие внутрипроизводственных резервов роста эффективности финансово-хозяйственной деятельности предприятий; разработка конкретных предложений по устранению наблюдающихся недостатков нарушений и, наконец, законности их проведения требуют глубоких знаний методологии и техники проведения контрольно-ревизионной работы [4, c. 136-138].

В рыночных условиях в финансовой и налоговой сфере хозяйствующего субъекта ревизия выступает как инструмент контроля. Она, наряду с внутренним контролем, формированием мер по ограничению риска и безопасности финансово-хозяйственной деятельности, обеспечивает субъекту хозяйствования эффективный и рациональный путь развития. Согласно определению, данному в финансово-кредитном энциклопедическом словаре, ревизия (от лат. revisio - пересмотр) - система обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности, целесообразности и эффективности, совершенных в проверяемом периоде хозяйственных и финансовых операций, а также законности и правильности действий должностных лиц [15, с. 186-188].

Можно отметить, контроль - это проверка (ревизия) исполнения финансово-хозяйственных решений с целью определения их достоверности, законности и экономической целесообразности, способствующий повышению эффективности производственной и финансовой деятельности. Особую значимость в настоящее время приобретают комплексные ревизии. Комплексными ревизиями считаются такие, которые охватывают широкий круг вопросов, характеризующих финансово-хозяйственную деятельность ревизуемой организации в целом или отдельной отрасли ее деятельности (торговля, заготовки, производство и т.д.). Комплексные ревизии помимо финансово-хозяйственной деятельности предусматривают также проверку оперативной работы организаций [10, с.83].