Файл: Понятие контроля и его виды, отличия от ревизии (Теоретические основы контроля).pdf

5.) Управление закупками.

6.) Управление взаимоотношениями с поставщиками и покупателями

7.) Контроль работы персонала, в том числе расчет заработной платы.

8.) Проведение анализа показателей деятельности предприятия и постоянный мониторинг.

Для повышения быстродействия и оперативности система разделена на две конфигурации:

1. Оперативная база данных (ОБД). Она работает с заказами от покупателей, маршрутами, товарно-транспортными накладным, доверенностями. Здесь ведётся учёт по экспедиционным сменам, учёт водителей и автотранспорта.
2. Хлебобулочное и кондитерское производство (ХБиКП) работает с управленческим учетом, бухгалтерским учётом и налоговым учётом.

Данные из оперативной базы данных через XML попадают (автоматическом или ручном режиме) в Хлебобулочное и кондитерское производство. Преимуществом является то, что несколько оперативных баз можно прикрепить к одной центральной базе ХБиКП. Это необходимо в том случае, если предприятие имеет удаленные диспетчерские столы и столы заказов.

Отметим, что одним из нюансов работы хлебобулочного предприятия – это большой объём документации и круглосуточная отгрузка продукции. Для более эффективного решения данных задач в ОБД применяются интерфейсы, которые позволяют оперативно вводить первичную документацию (счета-фактуры, заказы, доверенности).

Иными словами, единственное действие, которое должен совершить работник стола заказа для ввода заявок – это ввести код контрагента. Далее будет выведен весь перечень заказов, которые были приняты для данного клиента на определённый срок доставки, а также показан утверждённый и записанный в договоре график доставки клиенту. Цена, скидка выводятся автоматически в соответствии с условиями договора для данного контрагента.

Рассмотрим управление производством.

Управление производством, снижение издержек, а также построение плана производства продукции – это составляющие задачи работы хлебобулочного производства. Данный программный продукт даёт возможность предприятию уменьшить уровень простоя оборудования и высококвалифицированных специалистов, а также существенно сократить сроки исполнения заказов. Для планирования производственных процессов и материальных потоков в производстве, а также отражения процессов производственной деятельности предприятия предназначена подсистема управления производством.

В данной подсистеме документ «Задание на производство» составляется исходя из заказов покупателей. В заказе, кроме перечня заказанной продукции, её количества, обязательно содержится пункт «Время доставки». Поэтому для изготовления продукции и передачи её в экспедицию к определённому времени, выпуск продукции в документе «Задание на производство» распределен с интервалом в 1 час.

Также отличительной особенностью хлебобулочного производства является прямая зависимость количества сырья, которое необходимо для изготовления продукции, от влажности муки. Именно для учёта влажности предусмотрено два режима в системе. Если мука хранится на складе в таре, то применяется первый режим (данные о средней влажности, полученные из лаборатории, вводятся один раз в сутки). В случае бестарного хранения муки (БХМ) используется второй режим. При поступлении муки на склад бестарного хранения муки данные о влажности, полученные в результате измерения, фиксируются в документ поступления. Для расчёта списания сырья в производство используются данные о средней влажности в конкретном бункере.

В системе имеется возможность собрание рецептов продукции и полуфабрикатов, учитывая влажности муки (материалов, приравненных к муке). Потребность в сырье автоматически рассчитывается с учетом его влажности при выпуске продукции, но также корректировка потребности может производиться вручную.

Вся документация, оформленная и переданная в производство, привязываются к определённой смене. При запуске смены в системе идёт регистрация документа «Отчет смены». Здесь есть возможность выбора бункеров, которые используются в производстве, установки порядка списания муки. Кроме того, при работе с данным отчётом можно сделать все необходимые сменные отчёты. По закрытию смены вся документация, относящиеся к ней, блокируются от дальнейшей корректировки.

Кроме того, данная система позволяет посменное планирование производства, т.е. составление плана производства в краткосрочном периоде, проведение план-фактного анализа выполнения производственно-диспетчерским отделом всех планов производства. Здесь составляется детальный посменный график производства и потребления, а также производится оценка его выполняемости, учитывая запланированную загрузку ресурсов.

Планирование производства

Система Управление производством предназначается для долгосрочного и среднесрочного планирования производства, потребности в ресурсах и проведения анализа исполнения планов производства. При составлении плана производства становится возможным учёт множества параметров, контроль за исполнением и отслеживание выполнения плана на каждом этапе в нескольких разрезах одновременно:

• по менеджерам и подразделениям;
• по проектам;
• по ресурсам;
• по отдельным номенклатурным единицам и группам.

Контроль исполнения включает:

• разработка плана-графика потребностей производства;
• разработка заданий на производство;
• план-фактный анализ производственной деятельности, контроль и анализ.

Осуществление управления заказами покупателей, продажами продукции, а именно составление планов и анализ фактических показателей в различных аналитических разрезах. В условиях расширения рынков сбыта и ассортимента выпускаемой продукции важным аспектом деятельности предприятия является управление заказами покупателей и продажами продукции: планирование и анализ фактических показателей в различных аналитических разрезах.

Применение подсистемы коммерческим директором, сотрудниками отдела сбыта и складскими работниками позволит повысить эффективность их деятельности.

Подсистема управления финансами направлена на совокупное и комплексное решение задач планирования, контроля и учета доходов и расходов. Она даёт возможность предприятию больно результативно использовать собственные средства, инвестиции, а также в целом улучшить управляемость бизнеса. Иными словами, происходит оптимизация применяемых финансовых инструментов, а деятельность компании становится прозрачной для внутреннего и внешнего аудита, тем самым повышается инвестиционная привлекательность бизнеса.

Функционал подсистемы помогает оперативно найти решение обширного круга задач финансовой службы, бухгалтерии, экономического и планового отделов.

Подсистема управления финансами реализует следующие функции:

• составление плана деятельности и ресурсов предприятия на определённый период;
• проведение мониторинга фактического исполнения плана;
• выведение сводной отчетности по итогам мониторинга;
• проведение финансового анализа;
• проведение анализа доступности финансовых ресурсов;
• проведение анализа отклонений плановых данных и фактических.

Управление финансовыми ресурсами.

Подсистема казначейства имеет функции, которые необходимы для более результативного управления движением финансовых ресурсов и осуществления контроля над платежами, а именно:

• многовалютный учёт передвижения финансовых ресурсов и их остатков;
• осуществление регистрации расходов финансовых ресурсов и их планируемых поступлений;
• резервирование на расчетных счетах и в кассах финансовых ресурсов под планируемые платежи на будущий период;
• размещение денежных ресурсов в ожидаемых входящих платежах;
• создание календаря платежей;
• оформление первичных документов;
• интеграция с системами «клиент банка»;
• возможность ручного или автоматического разнесения сумм платежных документов по нескольким сделкам или договорам.

Подсистема Управление взаиморасчетами применяется в снабженческих, финансовых и сбытовых структурных подразделениях предприятия и позволяет оптимизировать потребность в оборотном капитале, а также финансовые риски предприятия.

Проводится анализ изменений прогнозируемой (отложенной) и фактической задолженности. Прогнозируемая задолженность появляется при заказе на поставку или передачу на комиссию товарно-материальных ценностей, а также при заявке на получение финансовых средств. Фактическая задолженность появляется при действиях с операциями расчета и в момент передачи прав собственности.

• Основные назначения подсистемы взаиморасчетов: отметка возникновения задолженности компании перед контрагентом или контрагента перед компанией;
• ведение учета причин появления задолженности;
• возможность различных методик учета задолженностей, например, по сделкам, по договорам, по отдельным хозяйственным операциям;
• проведение анализа, текущего состояния задолженностей и причин её изменения.

Бухгалтерский учёт

Бухгалтерский учёт ведется в соблюдении с российским законодательством по следующим участкам учёта:

• учёт материальных ценностей;
• кассовые операции и банковские операции;
• валютные операции;
• расчеты с подотчетными лицами;
• расчеты с персоналом по оплате труда;
• расчеты с бюджетом.

Ведение бухгалтерского учёта поддерживается для нескольких юридических лиц в единой информационной базе. Для консолидации информации филиалов и групп компаний конфигурация может быть использована совместно с «1С:Консолидация».

Ведения бухгалтерского учета на контроле специализированного отчёта «Анализ состояния бухгалтерского учета», который позволяет контролировать сложные операции, а также быстро определять нежелательные отклонения.

Для того чтобы формы регламентированной отчетности были всегда актуальны, используется автоматическое обновление через Интернет.

Отправка отчетности через Интернет.

Управление персоналом.

Отдел кадров для ежедневной работы может использовать подсистему управления персоналом в едином информационном пространстве.

Данная подсистема предназначена для информационной поддержки кадровой политики компании, а также автоматизированных расчетов с персоналом. Также к возможностям подсистемы относят:

• составление плана потребности в персонале;
• составление штатного расписания организации;
• составление плана занятости и графика отпусков работников;
• подбор кадров, анкетирование и оценка;
• ведение кадрового учёта и анализа кадрового состава;
• проведение анализа уровня и причин текучести кадров;
• регламентация документооборота;
• ведение расчёта заработной платы работников предприятия;
• автоматизация расчёта начислений, удержаний и налогов, регламентированных законодательством;
• автоматический расчёт единого социального налога и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

По накопленной информации о сотрудниках можно построить разные отчёты: анализ кадрового состава списки работников, отчёты по отпускам и другое.

Данные изменения позволили на предприятии в 2018 году, относительно 2017 года ООО «Золотая нива» снизить затраты по нескольким статьям расходов.

Так, автоматизация процесса: передача материалов в производство, передача материалов из производства на склад; автоматический расчет расхода сырья на производство по нормам в соответствии с рецептурами и с учетом влажности муки; учет фактического расхода сырья на производство снизили расходы на сырье и материалы кондитерском производстве на 5,1 %, что составило 3 028 500 руб.

Подсистема Управление продажами, в том числе: контроль выполнения условий договоров с покупателями по графикам доставки, по ассортименту; ввод времени исполнения заказов покупателей (на основании договора или ввод произвольного времени выполнения заказа); учет заказов клиентов при планировании производства с учетом спецификаций в заказе; блокировка заказа/отгрузки с учетом задолженности или условий кредитного лимита; возможность разрешения/запрета корректировки заказов в определенное время, дало возможность снизить затраты, связанные с возвратом готовой продукции от продавцов на 2 %, что составляет 1 211 400 руб

Высокая степень автоматизации формирования бухгалтерских проводок предопределена описанием готовых к использованию первичных документов по видам хозяйственных операций. Программный продукт позволил вести автоматический расчет регламентированных законодательством начислений, удержаний и налогов; автоматический расчет ЕСН и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Программа позволила автоматизировать весь комплекс расчетов с персоналом, начиная от ввода документов о фактической выработке, оплаты больничных листов и отпусков. Это позволило снизить затраты на оплату труда на 2 %, что составило 1 211 400 руб.

Осуществляется формирование заданий на производство, сменно-суточных заданий, посменное планирование производства.

Программа предназначена для планирования производства в краткосрочном периоде в разрезе отдельных номенклатурных позиций, а также для проведения план-фактного анализа исполнения планов производства производственно-диспетчерским отделом. В данной программе формируется детальный посменный график производства и потребления, проводится оценка его исполнимости с учетом запланированной загрузки ресурсов. Это дало возможность снизить затраты энергии на 0,5 %, что составило 121 140 руб.