Файл: Изучение теоретических основ и разработка основных направлений совершенствования применения информационных технологий в ООО «Архстрой».pdf

Все отчеты выводятся на экран и печать.

На основе бухгалтерских данных в программе автоматически формируется финансовая, статистическая и налоговая отчетность. Финансовая отчетность составляется по формам, установленным Министерством финансов РФ. Статистическая отчетность составляется по формам и в сроки, установленные Государственным комитетом по статистике РФ. Формы налоговых деклараций и другой налоговой отчетности заполняются по указаниям, утвержденным Государственной налоговой службой РФ.

При составлении автоматизированной финансовой отчетности используется почти все существующие базы данных бухгалтерских программ, так как осуществляется обобщение информации на всех аналитических и синтетических счетах, с дальнейшей группировкой данных по одному или ряду счетов, для формирования данных для составления отчетности.

Счета служат средством экономической группировки хозяйственных средств и их источников, позволяя получить в удобном виде информацию, необходимую для управления предприятием. После обобщения счетов, в соответствии с требованиями, предъявляемыми составлению финансовой отчетности, осуществляется этап заполнения бухгалтерского баланса и отчетности, который является завершающим этапом учетного процесса и выполняется автоматически, по окончанию отчетного периода.

Бухгалтерский баланс занимает центральное место финансовой отчетности организации, так как он наиболее полно характеризует ее имущественное положение на дату составления баланса. В нем отражаются источники средств предприятия и направления их использования.

Отчет о финансовых результатах содержит информацию о процессе формирования и использования прибыли за определенный период времени.

Для реальной оценки деятельности организации и обеспечения пользователей дополнительной информацией, которая не включена в бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах, даются пояснения в других формах годового отчета (отчет об изменении капитала, отчет о движении денежных средств, приложения к годовому отчету, пояснительная записка).

Отчет об изменении капитала дает детализацию данных исходя из учредительных документов и учетной политики организации. В справочной информации отчета раскрываются факторы, повлиявшие на величину капитала за отчетный и предыдущий периоды.

Данные отчета о движении денежных средств характеризуют изменения в финансовом положении организации в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности за отчетный период и за аналогичный период предшествующего года.

Увязка показателей бухгалтерского баланса с показателями других форм отчетности является одним из требований по составлению годового отчета. Бухгалтерский баланс составляется на основании данных Главной книги и соответствующих ведомостей аналитического учета.

В настоящее время эффективное управление производственной деятельностью предприятия в основном зависит от уровня информационного обеспечения его служб и подразделении. Сейчас немногие российские организации имеют, таким образом поставленный бухгалтерский учет, чтобы содержащаяся в нем информация была пригодна для оперативного управления.

Последние версии программ автоматизации бухгалтерского учета имеют также и аналитические функции. Так, например, аналитические функции встроены в систему «1С: Предприятие» версии 8.0.

3. Основные направления совершенствования применения информационных технологий в ООО «Архстрой»

В ООО «Архстрой» используются информационные технологии общего назначения, которые позволяют автоматизировать ведение бухгалтерского учета и в некоторой степени – систему управления предприятием. Однако специфика строительной отрасли такова, что необходимо использование еще и специальных программ для автоматизации деятельности строительных программ. Одной из таких программ является «Смета.РУ».

Автоматизация управления деятельностью предприятий, как частных, так и государственных, коснулась и строительного направления. Строительство объекта можно разбить на этапы и работы, которые требуют значительного времени и капиталовложений. При этом для каждого этапа или для каждой работы требуется проводить закупки определённого вида материалов, использование специальной техники, персонала, обладающего различными специальностями, привлечение субподрядчиков. Для составления чёткого и эффективного графика работ все эти действия должны быть детально проработаны при описании проекта.

Для детального планирования и контроля графика работ проекта необходимо переходить к использованию программного обеспечения календарного планирования и контроля проектами (систем, обеспечивающих поддержку основных процессов временного, ресурсного и стоимостного планирования и контроля на основе алгоритмов сетевого планирования), которое и является ядром всей информационной системы.

В состав технико-экономического обоснования строительства входит сметная документация. Автоматизация составления проектно-сметной документации связана с необходимостью быстрого реагирования на изменение требований к организации работы сметных отделов предприятий-подрядчиков: оперативный расчет и составление, а также внесение изменений в проектно-сметную документацию. Правильность оформления, минимизация ошибок, скорость составления играет первостепенную роль в условиях конкурентной борьбы за заказчика или, с другой стороны, организации-заказчики могут быстро проверить документы, содержащие оценку стоимости строительства.

«Смета.РУ» - сметная система, предназначенная для составления и проверки строительной сметной документации и необходимая для строительных организаций, проектировщиков, инвесторов и заказчиков.

Сметная программа «Смета.РУ» - это универсальное средство для автоматизации сметно-экономических расчетов и обладает не только широкими функциональными возможностями, но и простым, интуитивно понятным интерфейсом, имеющая массу преимуществ перед другими сметными программами для составления смет. Сметная программа «Смета.РУ» ориентирована на работу как профессионалов с самыми высокими потребностями, так и начинающих специалистов.

Сметная программа «Смета.РУ» позволяет составлять локальные сметы, объектные сметы, сводный сметный расчет, ресурсный расчет, акты выполненных работ (КС-2), накопительные ведомости, форма КС-3, ведомости потребности в ресурсах и формы списания материалов.

Преимущества cметной программы «Смета.РУ»:

• Универсальность;
• Гибкость;
• Удобство и точность информации;
• Наглядность;
• Совместимость;

Сметная программа «Смета.РУ» постоянно совершенствуется - выходят новые версии.

Научиться работе со «Смета.РУ» нетрудно: разобраться в ней помогут программа интерактивного обучения, краткий бесплатный видеоурок.

Преимущества cметной программы «Смета.РУ»:

1. Универсальность:

• формирование строительных смет различного уровня и характера;
• хранение, корректировка и распечатка сметной документации.

1. Гибкость:

• осуществление в сметной программе сметные расчётов по принятым и вновь задаваемым формулам и шаблонам, пересчёт сметной стоимости в текущие цены. При расчёте смет в «Смета.РУ» применяются базисный, базисно-индексный, ресурсный, ресурсно-индексный, компенсационный и смешанный методы;
• возможность составления смет в многопользовательском режиме в локальной сети;
• возможность определения прав каждого пользователя, позволяющая автоматизировать взаимодействие между подразделениями предприятий с развитой компьютерной сетью (наши клиенты высоко ценят это свойство сметной программы);
• гибкий и разноплановый поиск по всему объёму справочных данных и сметной документации;
• возможность строить связи между объёмами сметных строк (устанавливать любые зависимости между объёмами выполнения работ, а также вводить независимые переменные).

3. Удобство и точность информации:

• для составления сметной документации можно привлекать обширный массив нормативных данных: сборники сметных нормативов (расценки на работы, ценники на материалы, изделия и конструкции, ценники на эксплуатацию машин и механизмов), элементные сметные нормы и нормативно-методическую литературу;
• возможность прямо в сметной программе составлять и корректировать собственную нормативную базу фирменных расценок;
• автоматическая проверка сметной документации на соответствие нормативной базе и другим источникам.

4. Наглядность:

• отслеживание процесса выполнения работ, формирование актов приёмки работ и накопительных ведомостей;
• контроль планового и фактического расхода строительных материалов, конструкций и изделий, формирование ведомостей потребности в ресурсах и форм списания материалов М-29.

5. Совместимость:

• обмен информацией по списанию материалов с компьютерными системами бухгалтерского учёта;
• обмен сметными данными между пользователями сметной программой;
• импорт смет, составленных в других системах автоматизации;
• полная поддержка универсального сметного формата АРПС 1.10.

Файлы хранения информации имеют закрытый формат и доступны для просмотра, поиска и использования только в пределах сметного программного комплекса. Для обмена данными с пользователями других сметных программ необходимо использовать универсальные форматы обмена данными, например, формат АРПС.

Программа состоит из трех основных модулей:

1. Документарного архива.

В программе выделен отдельный раздел для публикации и хранения текстовой информации. Этот раздел по смысловой нагрузке аналогичен документарному архиву, в который можно вносить различные статьи для дальнейшего использования. Статьи могут сопровождаться иллюстрациями или другими файлами. Например, содержать файлы в формате Word или Excel.

В атрибутах статей можно указывать уровень доступа. Таким образом создаются закрытые разделы или отдельные документы. Например, для сотрудников компании можно организовать раздел служебных документов, которые будут не доступны пользователем с низким уровнем доступа.

Раздел программы Документы состоит из навигационной зоны с иерархической (древовидной) структурой и текстом выбранного документа в центральной части диалогового окна.

Все документы привязаны к иерархическому дереву, что упрощает навигацию и поиск. Вложенность иерархии практически не ограничена.

У статей автоматически устанавливается код родительской статьи, но при необходимости можно изменить подчиненность, как у отдельной статьи, так и у всей ветви дерева.

Перемещение по документам выполняется путем выбора краткого наименования документа в дереве статей в левой части диалогового окна.

По документарному архиву можно организовать поиск, как по содержимому статей, так и по ключевым полям.

1. Справочников.

В программе используются следующие справочники: «Заказчиков», «Материалов», «Работ», «Групп чертежей» и «Единиц измерений». Данные справочников хранятся в отдельных таблицах базы данных, кроме материалов и работ. Эти справочники идентичны по структуре и хранятся в одной таблице, разделенные по типу.

В справочниках есть возможность поиска записей по некоторым полям. Поиск записей по текстовым полям регистро-независимый.

Раздел «Справочники» состоит из нескольких областей. В левой части перечень справочников, в правой диалог для выбранного справочника. Диалоговая форма состоит из фильтра, с помощью которого выполняется поиск по справочнику, списка записей, панели постраничного перехода и области значений записи.

1. Журнала проектов.

Журнал проектов представляет из себя список всех внесенных проектов. Список проектов может быть очень большим, поэтому для удобства работы с ним используются функция формирования страниц, т.е. на экране отображаются не все записи, а только 20 (количество указывается настройках программы) из общего числа проектов. Так же создан механизм поиска проектов. С помощью фильтра можно выбирать из общего списка проектов только те, которые удовлетворяют условиям фильтра.

В фильтре можно задавать следующие значения:

• группа проектов;
• наименование проекта;
• период (выборка по дате проекта);
• заказчик;
• статус проекта.

У каждого проекта указывается его статус. Проекту может быть присвоен следующий статус:

• ввод (режим ввода данных);
• редактирование сметы;
• блокирован;
• подписан;
• архивный.

Механизм присвоения статусов введен в программу для обеспечения надежной и неконфликтной работы в многопользовательском режиме. Например, если проекту присвоен статус редактирование сметы, то в этом проекте невозможны никакие изменения. Предположим, что один пользователь решил внести изменения в стоимость материалов проекта, а другой пользователь решил изменить комплектацию в том же проекте. Без использования статусов и блокировок данных в этом случае возможно искажение информации. Некоторые статусы, например, блокирован могут быть изменены только тем, кто его устанавливал или проблемным администратором.