Файл: Построение организационных структур ..pdf

К достоинствам структуры управления исследуемой компании следует отнести: соблюдение дисциплины, субординации между начальником и подчиненным; четко выраженные нормативные обязанности сотрудников, меры наказаний и поощрений; высокий уровень управляемости коллектива.

Таким образом, в результате анализа существующей организационной структуры и системы управления организации были выявлены следующие проблемные зоны:

• достаточно быстрый рост и развитие бизнеса компании привело к некоторому отставанию соответствия управленческой структуры целям и задачам бизнеса;
• существующая на данный момент организационная структура компании характеризуется некоторым количеством нерациональных функциональных связей и избыточным количеством уровней управления, что ограничивает эффективность управленческих решений;
• в подчинении генерального директора реализуется достаточно большое количество функций, вызывающих его перегрузку.

Возникает необходимость ускорения процесса формирования организационной структуры нового типа, которая представляла бы собой структуру управления с чётким разграничением полномочий и ответственности между проектными группами и функциональными подразделениями и имела бы понятную схему принятия управленческих решений.

Разработка предложений по изменяю построения организационной структуры ООО «МаксимаТорг»

Этапы проектирования эффективной организационной структуры торгового предприятия

Анализ организационной структуры управления ООО «МаксимаТорг» показал, что в подчинении генерального директора реализуется достаточно большое количество функций, вызывающих его перегрузку.

Совершенствование организационной структуры в ООО «МаксимаТорг» необходимо проводить путем введения нового отдела «Координации» и новой должности – «Координатор» (начальник отдела). Этому отделу для оперативной работы подчинялись бы некоторые основные исполнители, в настоящее время подчиненные генеральному директору и не имеющие линейного руководства, то есть система подчинения генерального директора должна стать более функциональной и детально структурированной.

Миссия проекта: проведение изменений в организационной структуре управлении для улучшения показателей деятельности организации и повышения эффективности управления.

Видение организационного проекта – это проведение изменений в организационной структуре управлении по введения нового отдела «Координации» (1 отдел) и новой должности – «Координатор» (начальник отдела – 1 чел.) для приведения ее в желаемое состояние функциональности и достижения результата более детального структурирования управления, которого старается добиться организация путем проведения изменений. \

---

Долгосрочные цели проводимых изменений определяют продвижение в стратегических намерениях организации - занять более высокое место в бизнесе. При определении общих долгосрочных целей изменений требуется определение аспектов, которые руководители находят важными для системы управления в целом. Можно выделить несколько ключевых пространств (стейкхолдеров), в отношении которых ООО «МаксимаТорг» определяет свои долгосрочные цели и намерения:

1. Инвесторы. Построение и поддержание устойчивых взаимоотношений для привлечения инвестиций в торговую сферу организации.

2. Потребители. Следование принципам взаимоуважения, взаимной выгоды, честности, добросовестности и строгой взаимной обязательности.

3. Государственные органы. Построение и поддержание репутации добросовестности и ответственности во взаимоотношениях с органами государственной власти.

4. Сотрудники. Сохранение и увеличение рабочих мест при обеспечении приемлемой оплаты труда, при стремлении к улучшению условий и мотивации труда.

5. Руководство. Снижения затрат в системе управления с целью повышения эффективности управленческого труда.

Основную цель проекта обозначим при помощи таблицы 10.

Таблица 10

Цель проекта по критериям SMART^[46]

Обозначение	Критерии
S	Снизить затраты в системе управления
M	Снизить затраты в системе управления на 15% в текущем году
A	Снизить затраты на управление на 15% текущего года за счет снижения затрат на заработную плату руководителей, стоимости аренды, канцелярских и прочих расходов, затрат по использованию оборудования
R	Снизить затраты на управление на 15% текущего года за счет снижения затрат на заработную плату руководителей, стоимости аренды, канцелярских и прочих расходов, затрат по использованию оборудования и провести их перераспределение на реализацию наиболее значимых целей
T	В течение месяца снизить затраты на управление на 15% текущего года за счет снижения затрат на заработную плату руководителей, стоимости аренды, канцелярских и прочих расходов, затрат по использованию оборудования и провести их перераспределение на реализацию наиболее значимых целей

Сроки разработки и внедрения проекта – 1 мес., сметная стоимость – 1 тыс. руб. и источники финансирования - прибыль организации.

---

Целью реализации организационного проекта является:

• снижение затрат на управление;
• создание органа по координации управления;
• расширение охвата управленческим контролем.

Проведем классификацию организационного проекта в таблице 11.

Таблица 11

Тип проекта ООО «МаксимаТорг» ^[47]

Признаки разделения на группы	Характеристика признака
1.Причина организационного внедрения	Расширение охвата контролем, потребности управления, наличие диспропорций в выполнении функций управления
2.Тип внедрения	Собственная разработка
3.Создатели внедрения	Подразделения организации
4. Радикальность	Умеренная радикальность (аналог новшества)
5. Тип новатора	Организация
6. Глубина преобразований организации	Локальные преобразования элементов (проведение изменений в отдельных элементах организационной структуры управления)
7.Результат внедрения	Новые процессы
8.Потенциал внедрения	Внутреннее использование
9.Длительность процесса	Среднесрочный
10.Затраты	Требует постоянных затрат
11.Подготовка персонал	Требует дополнительной подготовки
12. Эффект	Экономический
13.База проекта	Технологические площади

В таблице 12 обозначим ограничения проекта.

Таблица 12

Ограничения проекта по совершенствованию организационной структуры^[48]

Параметр	Значение
Снижение затрат	20%
Срок	1 мес.
Бюджет	1000 тыс. руб.
Риск	10%
Уровень инфляции	4%

Анализ состояния дел в управлении ООО «МаксимаТорг» позволил определить необходимые мероприятия по совершенствованию структуры управления путем внедрения органа по координации. В качестве основной цели совершенствования структуры управления в ООО «МаксимаТорг» предлагается создание отдела, наделяемого функциями координации. В этой связи в качестве основных проектных решений можно определить следующее:

• определить место отдела для целей координации управления и проведения изменений в организационной структуре управления ООО «МаксимаТорг»;
• разработать положение об отделе для целей управления процессами;
• распределить функции между сотрудниками отдела.

---

Основой деятельности отдела должна стать координация работы с подразделениями ООО «МаксимаТорг» по различным направлениям. В этой связи исходным регламентирующим данную деятельность документом должно стать «Положение об отделе координации»^[49].

В соответствии с «Положением об отделе координации» (приложение 4), руководители структурных подразделений ООО «МаксимаТорг» совместно с работниками отдела координации решают задачи по обеспечению оперативного руководства организацией.

При этом ответственность за организацию деятельности по координации возлагается на внедряемый отдел. Количественный и профессиональный состав отдела координации утверждается генеральным директором. Начальный этап предполагается состоящим из одной штатной единицы. Для руководителя отдела (Координатора) разрабатывается должностная инструкция^[50]. Образец должностной инструкции руководителя отдела (начальника отдела по координации) приведен в приложении 5.

Отдел координации организуется в подчинение генерального директора, и уполномочен принимать управленческие решения, которые обязательны для выполнения основными подразделениями.^[51] Состав функций отдела определен «Положением об отделе координации» (приложение 4).

Отдел координации ООО «МаксимаТорг» как составная часть организационной структуры включается в процесс управления организацией, будет выполнять совокупность взаимосвязанных функций.

В таблице 13 представлены взаимосвязанные с отделом координации ООО «МаксимаТорг» элементы структуры. При помощи метода классификации распределим управленческие процессы на самостоятельные элементы и выделим их основные признаки.

Таблица 13

Определение взаимосвязанных подсистем^[52]

Подсистема управления	Центры и звенья принятия решений предприятия
1. Высшее руководство	Генеральный директор (ГД)
2. Управление эксплуатацией здания	Коммерческий директор по ЭЗ (ЗГД)
3. Управление финансовыми ресурсами	Главный бухгалтер (ГБ)
4. Юридическое сопровождение	Юрисконсульт (Ю)
5. Обеспечение взаимосвязи с высшим руководством	Помощник генерального директора (ПГД)
6. Кадровая работа	Инспектор отдела кадров (ИОК)

---

Измененный временный фрагмент организационной структуры управления представлен на рисунке 6.

Рисунок 6 – Изменение организационной структуры ООО «МаксимаТорг» на время внедрения организационного проекта^[53]

Генеральный директор ООО «МаксимаТорг»

Помощник ген. директора

Заместитель генерального директора по ЭЗ

Главный бухгалтер

Инженер по ЭЗ

Юрисконсульт

Рабочая группа по созданию отдела

Отдел координации

Координатор

Рабочие

Руководитель отдела продаж

Менеджер АХС

Руководитель АХС

Инспектор отдела кадров

Одним из наиболее действенных путей проектного управления ООО «МаксимаТорг» является создание на временной, а при необходимости на постоянной основе подразделения, наделяемого функциями проектного управления изменениями.

Построим сетевой график проекта (рисунок 7).

7

7

7

7

7

7

7

7

8

6

2

10

1

4

9

5

3

Критический путь

Рисунок 7 – Сетевой график проекта по совершенствованию организационной структуры ООО «МаксимаТорг» ^[54]

Проведем расчет количества путей при реализации проекта, которые идут от начала до конца и определим длину каждого пути:

1 путь - «1», «2», «7», «10» / 3+5+8+3 = 19 дн.

2 путь - «1», «2», «6», «9», «10» / 3+5+5+14+3 = 30 дн.

3 путь - «1», «2», «4», «8», «10» / 3+5+5+9+3 = 25 дн.

4 путь «1», «2», «3», «5», «8», «10» / 3+5+3+1+9+3 = 24 дн.

Критический путь проекта по совершенствованию организационной структуры ООО «МаксимаТорг» – это максимальное время пути или его продолжительность – 30 дней, второй путь. С учетом этого подготовлен организационный план. Начало реализации данного проекта запланировано на июнь 2020 г. Перечень основных работ и мероприятий, а также продолжительность этапов реализации проекта представлена диаграммой Гантта в приложении 5. На основе этих данных была разработана матрица ответственности, в которой указывается, какие специалисты отвечают за выполнение отдельных работ (таблица 14).

Таблица 14

Структура и функции работников по организационному проектированию в ООО «МаксимаТорг» ^[55]

Должность	Выполняемые функции
Генеральный директор	Руководство проектом (отделом), контроль над выполнением работ и мероприятий, выстраивание взаимодействия.
Исполнитель-координатор проекта и руководитель будущего отдела	Разработка проекта и его организационная подготовка, выстраивание взаимодействия.
Главный бухгалтер	Закупка офисного оборудования (выделение ресурсов), выстраивание взаимодействия.
Менеджер АХС	Закупка офисного оборудования (исполнение), заготовка расходных материалов.
Руководитель АХС	Подготовка ремонта офисного помещения, выстраивание взаимодействия.
Рабочий АХС	Ремонт офисного помещения.
Рабочий (электромонтер)	Установка и наладка офисного оборудования.
Инспектор отдела кадров	Комплектование кадров, их обучение, выстраивание взаимодействия.

---