Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса"Складской учет”.pdf

Табличная часть «Состав комиссии» заполняется с помощью справочника «Сотрудники» и содержит реквизиты: ФИО, должность.

Табличная часть «Перечень товаров для инвентаризации» включает реквизиты: артикул (выбирается из справочника номенклатуры), наименование (заполняется автоматически), учетное количество (заполняется автоматически), фактическое количество (вводится вручную), расхождение (вычисляется автоматически), примечание (заполняется вручную).

Экранная форма «Инвентаризация» приведена в Приложении 4 (Рисунок 2.10-2.11). Форма ввода всегда заполняется при проведении плановой или внеплановой инвентаризации. При этом нужно заполнить таблицу «Состав комиссии» (добавление записи происходит с помощью кнопки «Добавить», вызывающей справочник «Сотрудники») и таблицу «Номенклатура» (добавление записи из справочника «Номенклатура» с помощью кнопки «Добавить», ручной ввод фактического количества и примечания). После изменения столбца «Факт.кол-во», автоматически высчитывается значение расхождения. Если расхождение больше нуля, то оно выделяется красным цветом. При нахождении несоответствия фактического количества учетному, активируется кнопка «Корректировка», открывающая эту форму.

В диалоговом окне «Корректировка» вводится новое значение учетного количества. По умолчанию в поле ввода указывается значение фактического количества по результатам инвентаризации.

Частота возникновения документа - 1-2 раза в месяц. Число строк табличной части - в среднем 300 записей.

4) Управление резервом. Форма нужна для ввода и редактирования данных о резервах отделов КЦ. Форма показывает данные из таблицы «Резерв» при поддержке справочниками «Номенклатура», «Отделы». Частота возникновения документа - 1-2 раза в день.

Форма содержит перечисленные данные: «Артикул», «Наименование», «Отдел», «Единицы измерения», «Зарезервировано».

Экранная форма «Управление резервом» приведена в Приложении 4 (Рисунок 2.12).

2.3. Характеристика результатной информации

1. Журнал прихода. Журнал содержит сведения о поступлениях товара за конкретный период времени. Макет журнала приведен в Приложении 5 (Рисунок 2.13).

Данные формируются на основе таблиц «Приход», «Повреждения» и «Качество» при поддержке справочниками «Номенклатура» и «Сотрудники».

Журнал содержит реквизиты:

• «дата» из таблицы «Приход»;
• «номер накладной» из таблицы «Приход»;
• «поставщик» из таблицы «Приход»;
• «артикул» из таблицы «Приход»;
• «наименование товара» из справочника «Номенклатура»;
• «количество» из таблицы «Приход»;
• «повреждения» - вычисляемое поле: возвращает «Нет», если повреждений нет; «Да», если повреждения есть (сведения о существующих повреждениях хранятся в таблице «Повреждения»); и «?» - если проверка по количеству еще не была проведена;
• «качество» - вычисляемое поле: возвращает «Нет», если нет претензий по качеству; «Да», если обнаружены дефекты (сведения о проверке качества хранятся в таблице «Качество»; сравниваются поля «Общее количество» и «Хорошее количество» - если они одинаковы, значит дефекты не найдены); и «?» - если проверка по качеству еще не была проведена;
• кладовщик - работник склада, исполняющий приемку (из справочника «Сотрудники».

В журнале данные группируются по дате, времени, поставщику, номеру накладной.

Журнал прихода является главным отчетом о работе отдела приемки грузов. Его проверяют начальник склада и менеджер отдела снабжения.

1. Отчет по качеству. Отчет включает результаты проверки качества партии поступившего товара. Макет отчета о проверке качества приведен в Приложении 5 (Рисунок 2.14).

Данные для отчета берутся из таблиц «Качество» и «Приход», а также справочника «Перечни дефектов» и «Номенклатура».

Документ состоит из трех зон. В первой зоне указываются сведения о проверяемом товаре и объеме выборки.

Первая зона содержит данные: дата проведения проверки качества (таблица «Качество»); наименование товара (справочник «Номенклатура»); поставщик (таблица «Приход»); дата поступления (таблица «Приход»); количество поступившего товара (таблица «Приход»); объем выборки (таблица «Качество»); процент выборки (вычисляемое поле).

Вторая зона включает сводную информацию о проверке: общее число проверенных экземпляров (таблица «Качество»); число бракованных экземпляров (таблица «Качество»); процент брака (вычисляемое поле).

Третья зона содержит информацию об найденных дефектах в соответствии со списком дефектов: наименование дефекта (справочник «Перечни дефектов»); число проверенных экземпляров (таблица «Качество»); число бракованных экземпляров (таблица «Качество»); процент брака (вычисляемое поле).

Отчет о качестве представляет интерес для менеджера отдела снабжения, ответственного за поставку этого товара. Менеджер ведет последующую претензионную работу с поставщиком, копит статистические данные о браке поставляемой поставщиком продукции, и принимает решения о дальнейшей работе с этим поставщиком.

1. Остатки по складу. Отчет включает следующие важные реквизиты: дата составления отчета; группа номенклатуры; артикул; остаток на складе; суммарное количество зарезервированного отделами товара; количество свободного товара. Макет отчета представлен в Приложении 5 (Рисунок 2.15).

Данные группируются по группе номенклатуры и артикулу, сортируются по артикулу.

Данные составляются на основе таблиц «Остатки» и «Резерв». Значения полей «Зарезервировано» и «Свободно» вычисляются запросом. Результаты отчета не сохраняются в БД; они могут быть получены в любой период времени на указанную дату.

1. Отчет об инвентаризации. Включает результаты инвентаризации склада. Макет документа представлен в Приложении 5 (Рисунок 2.16).

Содержит следующие реквизиты: дата проведения инвентаризации; состав комиссии (ФИО и должность).

В табличной части документа находятся следующие реквизиты: артикул; наименование; учетное количество; фактическое количество; расхождение в абсолютных единицах; учетное количество после корректировки; примечание.

Отчет формируется по запросу начальника склада.

1. Отчет о резервах. Содержит сведения о зарезервированном количестве товаров разными отделами. Макет отчета представлен в Приложении 5 (Рисунок 2.17).

Отчет включает следующие данные: дата составления отчета; артикул; наименование товара; единицы измерения; общее количество товара (остаток на складе); доступное количество товара (не зарезервированное); отдел КЦ; зарезервированное количество.

Отчет может быть создан либо для всех товаров, имеющих резерв, либо только для конкретных артикулов. Применяется либо при управлении остатками номенклатуры, либо при нехватке товара для отгрузки клиентам (в среднем раз за месяц).

1. Журнал отгрузок. Включает сведения об отгрузках товаров за определенный период времени. Макет журнала представлен в Приложении 5 (Рисунок 2.18).

Данные создаются на основе таблиц «Расход», «Заказы» и справочника «Клиенты». Журнал содержит реквизиты: «дата» из таблицы «Расход»; «номер накладной» из таблицы «Расход»; «отдел» из таблицы «Расход»; «клиент» из таблицы «Заказы»; «город» из справочника «Клиенты»; «комплектация» - вычисляемое поле: возвращает кол-во в процентах отгруженного товара относительно заказа; «статус» - текущий статус отгрузки: «готово» или «отгружено»; «номер автомобиля» - государственный номер машины, осуществляющей доставку; «водитель» - ФИО водителя, доставляющего груз.

Данные в журнале группируются по дате, сортируются по номеру накладной.

1. Файл «Учет ТМЦ». Передает сведения о поступлении и отгрузках товаров в бухгалтерскую информационную систему. Файл включает следующие реквизиты: артикул; приход; номер приходной накладной; поставщик; цена; расход; номер расходной накладной; клиент.

Файл формируется автоматически, каждый день, и экспортируется в бухгалтерскую программу. Не допускает дублирования ручного ввода с первичных документов в бухгалтерскую программу.

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Разрабатываемое ПО автоматизирует функции обработки данных и подготовки документов согласно учету товаров на складе ЗАО «Консультант Плюс». Дерево функций системы представлено в Приложении 6.

Выделяется два подмножества функций складской системы (Рисунок 2.19):

• служебные функции, к которым относятся вход в систему с учетной записью пользователя, импорт, экспорт, помощь по работе с программой;
• основные функции обработки данных: ведение справочников системы, операции складского учета, просмотр и печать складских документов, планы на поступление и отгрузку товаров.

Система должна работать в многопользовательском режиме. При входе в систему под определенной учетной записью, пользователь приобретает доступ к тем функциям системы, которые для него доступны.

Для решаемой задачи не установлена точная последовательность действий при обработке данных. Все операции, связанные с вводом информации, должны проводиться в диалоговом режиме обработки в реальном масштабе времени. Для подобного взаимодействия пользователей с программой удобнее всего использовать язык диалога. Программа осуществляет достаточно большое количество функций, и для реализации данного диалога удобнее всего использовать меню. Структура меню показана в Приложении 6 (Рисунок 2.20).

2.5. Характеристика базы данных

БД системы реализуется на MS SQL Server. Создадим ER-модель (Entity-Relationship model, модель «сущность-связь») БД. Модель представлена в Приложении 7.

ER модель (Рисунок 2.21) отображает состав и взаимосвязи таблиц, отражающих содержание информационной модели в терминах определенной СУБД.

Структура справочников MeasureUnits, Categories, Supplier, Positions, DefectGroups, Defects, Groups схожа и представлена в таблице 2.2. Структуры остальных справочников представлены в таблицах 2.3-2.24 (Приложение 7).

2.6 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

На основе результатов, полученных в предыдущем пункте, было построено дерево программных модулей (Рисунок 2.22) и составлена таблица, описывающая функции этих модулей (Таблица 2.25) в Приложении 8.

2.7 Описание программных модулей

Основные расчеты в программе происходят при вводе данных о приемке и об отгрузке товара.

Рассмотрим работу модуля «Приход товара» (Приложение 9, Рисунок 2.23).

Работа модуля «Приход товара» начинается с выбора пункта меню «Журнал прихода грузов» (Рисунок 2.24). В открывшейся форме кладовщик нажимает кнопку «Добавить», после этого открывается форма «Ожидаемые грузы».

В форме «Ожидаемые грузы» (Рисунок 2.25) кладовщик выбирает запись, соответствующую поступившему товару, и нажимает кнопку «Приемка». Если подходящая запись не была обнаружена (это может произойти, например, в случае отсутствия связи по Интернет с КЦ: не произошел импорт данных из ИС отдела снабжения), то, чтобы работа склада не приостанавливалась, кладовщик может ввести все данные вручную, нажав кнопку «Новая». В обоих случаях откроется форма «Приход». Если груз регистрируется на основе записи «Ожидаемые грузы», то большая часть полей формы «Приход» будет заполнена сведениями, поступившими из отдела снабжения. Но если груз регистрируется через кнопку «Новая», то все данные придется ввести вручную.

Далее приведена блок-схема заполнения приходной накладной при поступлении груза из списка ожидаемых грузов (Рисунок 2.26). При этом кладовщик заполняет только столбец «Количество мест», и если есть необходимость, может отредактировать значения «Количество» и «Цена». Оставшиеся показатели приходной накладной заполняются автоматически.

Во время приемки по количеству (Рисунок 2.27), кладовщик вводит фактическое число поступившего товара, а система автоматически высчитывает несоответствие с количеством по накладной, в абсолютных единицах и в процентах. Кроме того, в форме «Приемка по количеству» кладовщик может предоставить описание повреждений упаковки товара, если они имеются; вдобавок фиксируется количество поврежденных упаковок. После окончания приемки по количеству товар приходуется на склад: если в таблице «Остатки» есть запись для артикула, то поступившее количество товара добавляется к остаткам, имеющимся в наличии на складе. Если данные по артикулу отсутствуют в таблице «Остатки», то в данную таблицу заносится новая запись, в которой значение поля «Остаток» приравнивается поступившему количеству товара. Блок-схема приемки по качеству приведена в Приложении 9 (Рисунок 2.28). После завершения приемки оформляется акт отклонений по качеству или количеству, где указывают все сведения о бракованном товаре: артикул, наименование, количество отбракованных единиц и непосредственно дефект.