Файл: Появление процессного подхода и его роль в системе управления предприятием.pdf

Составленный паспорт процесса внутри компании утверждается на уровне ЦФТО и в дальнейшем может либо подлежать обработке и моделированию, либо просто остается в архиве процессов. В настоящей работе мы используем разработанный при выполнении паспорт процесса для составления его модели в системе ARIS, при этом все выделенные входы, выходы и этапы, а также поставщики и потребители будут также вынесены в процессную модель.

2.4 Моделирование процесса в программе ARIS

Для того, чтобы смоделировать процесс согласования заявок на грузовые перевозки, воспользуемся программой «ARIS Express». Функциональных возможностей данной программы хватит для выполнения поставленных нами задач, однако для более полноценной работы непосредственно в компании РЖД применяются другие версии продукта – ARIS Business Architect и ARIS Designer.

Следует описать процесс моделирования для того, чтобы понимать, как используется программа и какие элементы необходимо учитывать при построении схемы взаимодействия элементов процесса.

EPC-модель (Event-driven Process Chart) – это модель, описывающая процесс как последовательность событий и действий, ведущих к созданию результата. В такие модели добавляются все информационные источники, документы и электронные системы (входы и выходы), а также все участники процесса (как поставщики, так и потребители и косвенные участники). Существуют также другие виды моделей, которые могут быть эффективно использованы для построения процессного ландшафта компании. Так, модели типа VAPC (Value-Added Process Chart) позволяют структурировать процессы, объединенные одной целью, итоговым продуктом или отделом. Модели OC (Organizational Chart) позволяют создать организационную схему компании. Есть и другие дополнительные виды моделей, которые можно адаптировать под конкретную организацию. Для создания модели процесса построим схему типа EPC.

Любая модель данного типа обязательно должна начинаться и заканчиваться событием. Первое событие всегда является неким «первым шагом», который запускает процесс и показывает необходимость в нём. В данном процессе все начинается с поступления заявки от клиента. Логично, что если первичная задача процесса, указанная в паспорте, обозначена как принятие решения о выполнении или невыполнении заказа клиента, то завершиться процесс должен тем, что заявка будет рассмотрена и решение будет принято.

Мы знаем, что заявка может поступить в разных формах, причем время работы и в принципе процесс сокращается, если она поступает через систему ЭТРАН. Соответственно, далее процесс в модели будет разделен оператором «исключающий или» на две ветки. При оформлении заявки через ЭТРАН дальнейшие действия по внесению заявки в систему не требуются; в обратном же случае необходимо совершить действия по заполнению данных в ЭТРАН вручную, так как согласование на уровне дороги производится исключительно в системе. Однако нельзя сразу вносить заявку в систему, так как необходимо убедиться в том, что у клиента есть Единый Лицевой Счет в РЖД. Если договор об организации расчетов с клиентом уже заключен, то можно вносить заявку в систему; в противном случае сначала нужно отправить клиента на заключение данного договора в отдел транспортного обслуживания. Этот процесс показан как зацикленный, так как его результат возвращается в событие «У Клиента есть ЕЛС».

Далее, после того, как обстоятельство наличия Единого Лицевого Счета выяснено, происходит согласование заявки Клиента на уровне дороги, то есть в системе ЭТРАН. Данный процесс происходит в системе автоматически, поэтому расписывать и моделировать его подробно не имеет смысла, т.к. он уже оптимизирован. После этого действия вновь необходимо разделить процесс на два возможных варианта развития событий: заявка согласована или заявка не согласована. В первом случае дальнейшие действия сразу переходят в конец процесса – заявка рассматривается и передается в работу соответствующим подразделениям. В обратном же случае необходимо осуществить процесс согласования заявки вручную в главном центре фирменного транспортного обслуживания (ЦФТО). Для этого в первую очередь необходимо направить заявку в ЦФТО вместе с документами, показывающими причины отказа в согласовании на уровне дороги (как было выяснено ранее в паспорте процесса, этими документами являются оперативные данные из электронных систем дороги, своды ФДУ, справки и отчетные формы). Этим занимаются инженеры отдела планирования грузовых перевозок вручную; они самостоятельно выгружают данные из вышеперечисленных систем, собирают необходимую документацию и направляют заявки на рассмотрение в ЦФТО. Далее проходит непосредственно согласование заявок в ЦФТО. Этот подпроцесс не зависит от рассматриваемого отдела, но обычно он занимает около 3 рабочих дней, так как рассматриваются заявки индивидуально и вручную. После того, как ЦФТО принимает решение о том, согласовать заявку или нет, он высылает решение обратно в ТЦФТО в отдел планирования грузовых перевозок. В данном моменте так же может быть два варианта: соответственно, заявка согласована или не согласована. В последнем случае от работников отдела требуется уведомить клиента об отказе и его причинах; если же заявка согласована, начинается работа над ее выполнением (так же, как и при согласовании еще на уровне дороги в ЭТРАН).

Процесс завершается событием «Рассмотрение заявки завершено». Оно показывает, что процесс может повториться заново, и результат всегда будет одним и тем же. Процесс не является зависимым от временных рамок, соответственно, может происходить в любое время на постоянной основе; при этом процессы могут «накладываться» друг на друга, то есть может выполняться несколько одинаковых процессов данного типа одновременно. Полностью составленная модель данного процесса представлена на рисунке 8.

Анализируя полученную модель, можно сделать несколько выводов.

1. Процесс осложняется условиями, не зависимыми от работы отдела.

В начале процесса, как можно увидеть на модели, проблемы могут возникнуть на этапе внесения заявки в АС ЭТРАН. В случае, когда у клиента не имеется открытого Единого Лицевого Счета, необходимо потратить время на заключение договора об организации расчетов. Эта процедура, в соответствии с

Рисунок 8. Модель процесса согласования заявки на ГП в ARIS

внутренним распорядком ТЦФТО, может занимать до 5 рабочих дней, соответственно, значительно увеличивается время осуществления процесса. Для решения этой проблемы можно ввести автоматическую проверку данных клиента на этапе внесения им заявки в любую из систем или при его обращении в отдел.

1. Большая часть процесса не автоматизирована.

Как можно видеть в центральной части модели, работа над согласованием заявки на уровне ЦФТО занимает большое время и выполняется сотрудниками вручную. Решение, включающее в себя автоматизацию данного процесса, заметно бы ускорило получение решения и освободило бы рабочее время сотрудников, занимающихся поиском документов и направлением заявки в ЦФТО. В качестве примера такой автоматизации можно привести систему «Автодоклад», о которой было сказано ранее. Необходимо написать программу, которая бы автоматически выгружала данные из всех информационных систем, собирала бы их вместе с заявкой в АС ЭТРАН и отправляла бы в ЦФТО. Это позволило бы сократить время, затраченное на этот этап процесса и дало бы возможность сотрудникам отдела более эффективно работать, убирая из их рабочего времени работу над поиском и оформлением сопроводительных документов для заявки.

1. Наличие большого количества разных информационных систем затрудняет и замедляет работу сотрудников.

Данная проблема также актуальна и для других процессов и отделов. Однако, если предлагать решение конкретно для рассматриваемого процесса, можно вновь предположить, что автоматизация могла бы помочь в данной ситуации. Все полученные заявки через систему ЭТП ГП могут быть автоматически выгружены в ЭТРАН, тем самым избавляя сотрудников от необходимости проверки нескольких платформ одновременно. В случае же с электронными системами, содержащими в себе данные о свободном подвижном составе, загруженности дорог и т.д., вышеупомянутое в пункте 2 решение исправило бы данную ситуацию.

Однако для того, чтобы полностью составить рекомендации по улучшению данного процесса, необходимо сначала оценить экономический эффект от внедрения вышеописанных решений.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итог работе, хочется сказать, что применение процессного подхода для совершенствования деятельности транспортных организаций осуществляется все чаще в крупных компаниях и имеет значительное число преимуществ. Осуществление описания и моделирования процессов внутри организации позволяет определить значимость видов деятельности, правильно распределить нагрузку, избавиться от лишней работы и обратить внимание на проблемные точки. Помимо этого моделирование процессов также позволяет определить возможности для автоматизации работы, что является одной из главных целей любого крупного современного предприятия, которое имеет желание быть конкурентоспособным на международном рынке. В особенности это касается транспортных организаций, так как объем бумажной работы в них зачастую намного больше, чем в любых других компаниях, вследствие того, что существует большое число транспортных документов, а также требуется большой объем работы по согласованию и заключению договоров между сторонами.

Делая выводы по анализу, необходимо отметить, что основным направлением совершенствования процессов в компании РЖД является на настоящий момент минимизация работы с документами и автоматизация процессов, связанных с заявками, договорами и отчетностью. Это говорит о том, что в настоящее время вместе с развитием современных технологий, информационных систем, увеличением популярности контейнерных перевозок с использованием электронных подписей меняться должны и процессы внутри компании. Большинство подобных процессов могут быть упрощены и автоматизированы благодаря новейшему программному обеспечению, что приведет к повышению эффективности работы организации и высвобождению времени и рабочей силы. Однако стоит отметить, что при внедрении процессного подхода нельзя ориентироваться исключительно на поиск процессов, требующих автоматизации, так как в таком случае нарушается цель применения подхода и могут быть упущены иные существенные проблемы, существующие в процессах компании. Подход к организации процессного управления должен быть индивидуален для каждой компании и должен иметь четко поставленные цели и задачи внедрения.

В заключение нужно отметить, что процессный подход действительно является эффективным и современным подходом в системе управления предприятием. Однако с дальнейшим развитием менеджмента качества, которое, вероятно, будет происходить в ближайшем будущем в связи с развитием технологий и появлением новых типов компаний и организационных подходов, могут быть созданы новейшие эффективные методы управления организацией. На сегодняшний день использование процессного подхода является эффективным элементом системы управления любым предприятием, однако нельзя заканчивать совершенствование деятельности его внедрением; постоянное совершенствование и поиск путей к улучшению и повышению эффективности – залог того, что компания будет успешной при любой ситуации, возникающей на рынке, и сможет противостоять сильным конкурентам.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Азаров, В.Н. Всеобщее управление качеством: учебник [Текст] / В.Н. Азаров, В.П. Майборода, А.Ю. Панычев, Ю.А. Усманов – М.: ФГБОУ «Учебно-методический центр по образованию на железнодорожном транспорте», 2013. – 572 с.
2. Амирханов, К.Г. Бизнес-процессы промышленного предприятия: понятие и классификация [Текст] / К. Амирханов // Вопросы структуризации экономики. – 2005. - №2. – С. 140-149
3. Брыль, В.Н. Процессный подход к управлению предприятием [Текст] / В. Брыль // Вестник МАДИ. – 2013. - №1. – С. 63-65
4. Варзунов, А.В., Торосян, Е.К., Сажнева, Л.П. Анализ и управление бизнес-процессами [Текст] / Учебное пособие. – СПб: Университет ИТМО, 2016. – 112 с.
5. Вылегжанина, А.О. Информационно-технологическое и программное обеспечение управления проектом [Текст] / Учебное пособие. – Берлин: Директ-Медиа, 2015. – 429 с.
6. Глоссарий терминов и определений в области управления процессами ПАО «РЖД» [Текст] / утв. распоряжением ПАО «РЖД» от 25 декабря 2015 г. №3089р. – М.: 2015. – 21 с.
7. Громов, А.И. Управление бизнес-процессами: современные методы [Текст] / Монография. – М.: Юрайт, 2018. – 367 с.
8. Громов, А.И., Чеботарев, В.Г., Горчаков, Я.В., Бойко, О.И. Учебно-методический комплекс «Анализ и моделирование бизнес-процессов» [Текст] / Учебное пособие. – М.: ГУ-ВШЭ, 2007. – 157 с.
9. Елиферов, В.Г., Репин, В.В. Бизнес-процессы: Регламентация и управление: Учебник [Текст] / В.Г. Елиферов, В.В. Репин. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 319 с.
10. Ефимов, В.В. Управление процессами: учебное пособие [Текст] / В. Ефимов, М. Самсонова. – Ульяновск: УлГТУ, 2008. – 222 с.
11. Зеленцов, А.Б. Процессный подход к управлению организацией [Текст] / А. Зеленцов // Вестник ОГУ. – 2007. - №10. – С. 47-53
12. Калянов Г. Н. Теория и практика реорганизации бизнес-процессов [Текст] / Г. Калянов. - М: СИНТЕГ, 2003. — 212 с.
13. Каменнова, М., Громов, А., Ферапонтов, А., Шматалюк, А. Моделирование бизнеса. Методология ARIS [Текст] / М. Каменнова. – М.: Весть-Метатехнология, 2001. – 327 с.
14. Кане, М.М., Иванов, Б.В., Корешков, В.Н., Схиртладзе, А.Г. Системы, методы и инструменты менеджмента качества. 2-е издание [Текст] / М. Кане – СПб: Питер, 2012. – 576 с.
15. Касатонова, И.А. Формирование бизнес модели предприятия [Текст] / Конспект лекций. – Харьков: Харьковский национальный автомобильно-дорожный университет, 2011. – 34 с.
16. Ковалев, С. М., Ковалев, В. М. Подходы к описанию бизнес-процессов [Текст] / С. Ковалев, В. Ковалев // Консультант директора. – 2004. - №10. – С. 1-4
17. Лапидус Б. М. О влиянии цифровизации и Индустрии 4.0 на перспективы развития железнодорожного транспорта [Текст] / Б. Лапидус // Бюллетень Объединенного ученого совета ПАО «РЖД». – 2018. - №1. – С. 1-7
18. Лобов, М.А., Шманёв С.В. Методическая база реинжиниринга бизнес-процессов [Текст] / М. Лобов // Транспортное дело России. – 2010. - №1. – С. 80-82
19. Ляндау, Ю.В. История развития процессного подхода к управлению [Текст] / Ю. Ляндау // Экономика, статистика и информатика. – 2013. - №6. – С. 65-68
20. Манюшко, Е.В. Процессно-ориентированное бюджетирование в промышленной компании [Текст] / Автореферат дисс. к.э.н. – Ростов-на-Дону: МИСиС, 2009. – 28 с.
21. Методика обследования, выделения, анализа и совершенствования процессов [Текст] / утв. распоряжением ПАО «РЖД» от 25 декабря 2017 г. №3089р. – М.: 2017. – 112 с.
22. Методология функционального моделирования IDEF0: РД IDEF0 – 2000 [Текст]: – руководящий документ; Введ. Постановлением Госстандарта России в 2000 г. – Москва: Госстандарт России, 2000. – 75 с.
23. Об утверждении методики унификации процессов [Текст] / Распоряжение от 20 марта 2015 года №707р – М.: 2015. – 3 с.
24. Об утверждении программы мероприятий по расширению применения процессного подхода в управлении и повышении эффективности деятельности ПАО «РЖД» [Текст] / Распоряжение от 12 сентября 2014 г. №2174р. – М.: 2014. – 3 с.
25. Рекомендации по выделению процессов ПАО «РЖД» [Текст] / утв. распоряжением ПАО «РЖД» от 24 марта 2015 года №727р – М.: 2015. – 24 с.
26. Репин, В.В., Елиферов, В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов [Текст] / В. Репин, В. Елиферов – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. – 544 с.
27. Родцевич, О.Н. Инструменты процессного управления [Текст] / О. Родцевич // Вестник Белорусского государственного экономического университета. – 2015. - №5. – С. 42-50
28. Свод правил моделирования процессов и бизнес-архитектуры ПАО «РЖД» [Текст] / утв. распоряжением ПАО «РЖД» от 11 января 2011 г. №8р. – М.: 2011. – 133 с.
29. Стратегия управления качеством в холдинге «Российские железные дороги» [Текст]: Стратегия / ПАО «РЖД». – М.: 2016. – 96 с.
30. Тейлор Ф.У. Принципы научного менеджмента [Текст] / М.: Контроллинг, 1991. – 104 с.
31. Укрупненная схема комплексной процессной модели организации и функционирования ПАО «РЖД» [Текст] / утв. протоколом от 3 февраля 2015 г. №ВС-3/пр – М.: 2015. – 10 с.
32. Шевелева, В.П. Учебное пособие для подготовки к экзамену по менеджменту [Текст] / Учебное пособие. – Нижний Тагил, 2009. – 227 с.
33. Шеер, А.-В. ARIS - моделирование бизнес-процессов [Текст] / А. Шеер. - М: Весть-МетаТехнология, 2009 г. — 224 с.
34. Шпаченков, Ю.А. Становление процессного подхода в рамках устоявшейся функциональной структуры современных организаций [Текст] / Ю. Шпаченков, Ю. Тараскина // Вестник Астраханского государственного технического университета. Серия: Экономика. – 2013. - №2. – С. 71-78
35. Aldin, N. & Stahre, F. Electronic commerce, marketing channels and logistics platforms – A wholesaler perspective [Text] // European Journal of Operational Research. – 2003. – Vol. 144(2). – P. 270-279.
36. Barkawi, K. & Bretzke, W. Sustainable logistics: Response to a global challenge [Text] / Berlin: Springer. – 2013. – 518 p.
37. Berente, N., Vandenbosch, B., & Aubert, B. Information flows and business process integration [Text] // Business Process Management Journal. - 2009 . –Vol. 15(1). - P. 119-141.
38. Chan, S. L. Information technology in business processes [Text] // Business Process Management Journal. – 2000. – Vol. 6(3). – P. 224-237
39. Crowley, J. A. Virtual logistics: Transport in the marketspace [Text] // International Journal of Physical Distribution & Logistics Management. – 1998. – Vol. 28(7). – P. 547-574
40. Kour, R., Tretten, P., & Karim, R. EMaintenance solution through online data analysis for railway maintenance decision-making [Text] // Journal of Quality in Maintenance Engineering. – 2014. –Vol. 20(3). P. 262-275
41. Li-Min, J., & Zhou, W. Theory and method of design and optimization for railway intelligent transportation systems (RITS) [Text] / Beijing: Bentham Science Publishers. – 2011. – 149 p.
42. Premkumar, G., Ramamurthy, K., & Nilakanta, S. Implementation of Electronic Data Interchange: An Innovation Diffusion Perspective [Text] // Journal of Management Information Systems. – 1994. – Vol. 11 (2). – P. 157-186
43. Reijers, H. A. Design and control of workflow processes: Business process management for the service industry [Text] / Berlin: Springer. – 2011. – 271 p.
44. Вишняков О.Л. Процессный подход в управлении организацией [Электронный ресурс] // PM TEAM: [сайт]. – URL: http://www.pmteam.ru/docs/article3.pdf
45. Информационные системы в экономике: практикум [Электронный ресурс]: электронное учебное пособие / Международный банковский институт. URL: http://eos.ibi.spb.ru/umk/5_4/15/15_P1_R1_T5.html
46. Моделирование бизнеса - IDEF, UML, ARIS [Электронный ресурс]: сайт / Business analysis in Russia: База знаний по бизнес-аналитике. URL: https://iiba.ru/business-modeling-idef-uml-aris/ (дата обращения: 29.01.2018)
47. ОАО «Российские железные дороги» [Электронный ресурс] / ПАО «РЖД» - Официальный сайт. – URL: www.rzd.ru
48. Процессный подход: СМК [Электронный ресурс] / KPMS – система менеджмента качества: сайт. URL: http://www.kpms.ru/General_info/Process_approach.htm
49. Управление качеством в ПАО «РЖД» [Электронный ресурс] / ПАО «РЖД» - Официальный сайт. – URL: http://www.rzd.ru/static/public/ru?STRUCTURE_ID=1448
50. Data Flow Diagrams (DFD) [Электронный ресурс]: сайт / Visual Paradigm Community Circle, 2018. – URL: https://circle.visual-paradigm.com/category/data-flow-diagrams/