Файл: Появление процессного подхода и его роль в системе управления предприятием.pdf

Таким образом, можно прийти к выводу о том, что внедряющиеся в ЦФТО информационные системы направлены на сокращение времени работы с документами и являются довольно эффективными. Однако для того, чтобы повысить объемы перевозок, необходимо не только уделять внимание документообороту, но и изменять структуру процессов во всех отделах ТЦФТО.

Отдел транспортного обслуживания предоставляет большое разнообразие услуг для различных видов клиентов. Это дает ему значительное преимущество перед частными агентствами, так как услуги варьируются от обычных работ по погрузке, выгрузке и поставке вагонов до таможенного оформления, подключения электронных услуг и координации работы с иными компаниями.

Рисунок 7. SWOT-анализ отдела транспортного

обслуживания ОТЦФТО

2.2 Влияние внедрения процессного подхода на деятельность ТЦФТО

Процессный подход внедряется в ПАО «РЖД» начиная с 2011 года. Как уже было отмечено ранее, основной акцент при внедрении подхода ОАО РЖД изначально делало на повсеместное внедрение электронного документооборота, а также повышение процента использования электронной подписи при совершении международных сделок. Последнее выполняется в последнее время все больше, тем самым позволяя сокращать объем работы как в плане обработки бумажных документов, так и в плане времени, затраченного на взаимодействие с клиентами и партнерами.

Отдел технического совершенствования ОЖД стремится использовать инструменты процессного подхода в ТЦФТО, чтобы иметь возможность выделить дублирующиеся и неэффективные процессы, а также возможности для их автоматизации. Для того, чтобы применять процессный подход, необходимо выполнить ряд трудоемких действий с целью выявления и детального описания всех процессов в организации, начиная с крупнейших (главных управленческих) процессов и заканчивая элементарными действиями, выполняемыми каждым сотрудником в соответствии с его должностной инструкцией.

Описание процессов в ПАО «РЖД» требует заполнения паспорта процесса, утвержденного Протоколом №Окт-579/пр от 27.02.2015. В нем указываются следующие данные:

• Наименование процесса;
• Цель выполнения процесса;
• Группа процессов (к какому элементу комплексной процессной модели (процессного ландшафта) дороги относится данный процесс);
• Поставщики и потребители;

Поставщики – это те процессы, результаты выполнения которых используются в операциях текущего процесса. Например, это могут быть документы, аналитическая информация, статистика и др. Также поставщиками процесса могут быть отделы компании, информационные системы, другие компании, клиенты и т.д., которые предоставляют информационную базу для осуществления процесса. Потребители, наоборот, используют результаты текущего процесса в своей работе.

• Входы и выходы процесса (вся документация, объекты, иные процессы, финальная продукция, информация и т.д., которые входят/выходят из процесса);
• Документы процесса (те документы, которые создают основу для осуществления процессных действий (в том числе приказы, решения руководства и другие внутренние документы) и непосредственно участвуют в выполнении процессных задач);
• Основные этапы процесса (описание непосредственно деятельности, осуществляемой внутри процесса, в необходимом порядке, с указанием особых условий и возможных вариантов развития процесса).

Созданные паспорта процессов согласуются с руководителями отделов и начальниками ЦФТО и дороги. Уже утвержденные паспорта процессов могут быть использованы в моделировании процессной карты ТЦФТО. Карта (модель) процесса позволяет определить место процесса в структуре компании, его роль, выполняющие его должности и лица и результаты. Это намного упрощает процесс определения проблем внутри организации касательно оценки эффективности выполняемой работы каждого сотрудника, так как это можно проследить по ходу выполнения процессов. При этом можно точно установить, на каком этапе находится проблемная зона, и становится намного проще понять, где и какие изменения стоит вносить.

Построение моделей процессов в ПАО «РЖД» производится в среде моделирования ARIS (Architecture of Integrated Information Systems)[21].

Методология и программный продукт, созданный авторами методологии, позволяет создавать модели и диаграммы процессов внутри организации с привязкой к общему серверу. Это позволяет всем частям организации видеть каждый процесс в каждом подразделении и представлять, как процессы связаны между собой.

ARIS позволяет не только в мельчайших деталях составлять модели процессов, но также отдельные программные продукты создают полигон для проведения симуляционного моделирования взаимодействия процессов [13]. Именно с помощью этой возможности можно обнаружить отклонения в структуре и посмотреть, насколько задействованы в процессах отделы и сотрудники и насколько эффективно в принципе их существование в компании.

Благодаря использованию ARIS в Октябрьском ТЦФТО ПАО «РЖД» были уже произведены крупные изменения в процессах, повлекшие за собой сокращение количества бумажной работы и дальнейшее расформирование неэффективных отделов. Одним из таких решений является создание программы «Автодоклад». Эта программа была создана после того, как было произведено описание процессов отдела по технической работе и выявлено, что есть несколько процессов, стопорящих работу отдела. Эти процессы были связаны с формированием ежесуточной отчетности по работе отдела и работе некоторых других отделов, находящихся в иных структурных подразделениях компании. Заполнение отчетов лежало на нескольких сотрудниках, причем ежедневный процесс заполнения отчетных форм занимал большую часть рабочего дня и требовал больших трудозатрат. После анализа построенных моделей процессов было выявлено, что эти процессы могут быть автоматизированы с помощью создания программы автоматического заполнения отчетных форм. Так как все необходимые данные для заполнения отчетов находятся в информационных системах компании, «Автодоклад» был настроен на автоматическую выгрузку необходимых данных из систем АС ЭТРАН, ИХ ГП и СИРИУС. В настоящее время сотрудники, занимавшиеся заполнением отчетов, переквалифицированы на работу в отделе маркетинга и занимаются привлечением новых клиентов.

Данная программа – пример того, что описание процессов позволяет уменьшить трудозатраты и распределить занятость сотрудников более эффективно. Однако опыт отдела по технической работе не применяется в отделе транспортного обслуживания, так как там все еще существует большое количество процессов, которые дублируются и могут быть автоматизированы. Также отдел не производит необходимых действий по введению процессного подхода и переходу на использование электронного документооборота, следовательно, необходимо составить предложения по совершенствованию этих процессов отдела, основываясь на описании неэффективных процессов в программе ARIS.

2.3 Описание процесса «как есть»

Для того, чтобы показать эффективность моделирования процессов в системе ARIS и использования этих моделей при применении процессного подхода, рассмотрим один из ключевых процессов отдела планирования грузовых перевозок Октябрьского ТЦФТО ПАО «РЖД».

Отдел планирования грузовых перевозок является основным связующим звеном между отделами транспортного обслуживания и грузовой работы. Он занимается как непосредственно планированием грузовых перевозок, так и работой с клиентами, в том числе согласованием заявок клиентов на осуществление того или иного вида перевозок. Среди основных задач, выполняемых отделом, можно выделить следующие:

• планирование грузовых перевозок (составление планов: ежемесячных, ежеквартальных, ежегодных);
• согласование плановых погрузок (ежесуточно);
• обработка данных из систем АС ЭТРАН, СИРИУС, ЭТП ГП и др.;
• согласование заявок на грузовые перевозки;
• разработка корректирующих мероприятий, касающихся улучшения показателей грузовых перевозок;
• составление отчетов по деятельности отдела.

Для более подробного рассмотрения и моделирования возьмем процесс согласования заявок на грузовые перевозки (далее – ГП). В настоящий момент данный процесс осуществляется на большую часть вручную с применением АС ЭТРАН. Согласование заявок на ГП производится на двух уровнях. Процесс начинается с того, что в отдел поступает заявка от клиента на осуществление грузовой перевозки. Заявка может быть получена в разных формах: в виде письма от клиента, в виде оформленной на бланке заявки в печатном виде либо в системе АС ЭТРАН в виде электронной формы, заполненной с использованием системы ЭТП ГП. Когда заявка получена, она вносится в систему АС ЭТРАН (если она не была изначально получена в ней и при условии наличия у клиента договора на открытие единого лицевого счета), и далее она должна пройти согласование. Система ЭТРАН проводит согласование автоматически – анализируется наличие и загруженность подвижного состава, номенклатура перевозимых грузов, наличие вагонов в пути следования и т.д. При совпадении всех необходимых элементов система делает заключение о том, что заявка рассмотрена и может быть осуществлена, после чего автоматически согласует ее и направляет в работу соответствующим подразделениям. Однако при наличии несоответствий или отсутствии, например, свободных транспортных средств, ЭТРАН отклоняет заявку. В этом случае несогласованная заявка будет направлена сотруднику отдела планирования грузовых перевозок как требующая согласования на уровне ЦФТО. Проблема данного этапа заключается в том, что заявка будет находиться среди всех других заявок, и неизвестно, насколько быстро сотрудник заметит ее и предпримет действия по решению имеющейся проблемы. Это уже заставляет сделать вывод о том, что процесс необходимо совершенствовать.

Далее, после того, как сотрудник получил несогласованную заявку в АС ЭТРАН, ему необходимо отправить эту заявку на рассмотрение в ЦФТО, при этом необходимо приложить к ней выписки из ИХ ГП (Информационное хранилище грузовых перевозок), ЭТРАН и других соответствующих программ о причинах отказа системой. Сотрудник вручную собирает все необходимые документы и направляет заявку в ЦФТО на рассмотрение. Наконец, в отдел возвращается решение ЦФТО о том, согласована ли заявка ими или нет. В случае отказа в задачи сотрудника отдела входит оповещение клиента об отказе. Если же заявка согласована, сотрудник обязан направить заявку на дальнейшую обработку и выполнение в надлежащие отделы.

Данный процесс, как уже было сказано раньше, может быть усовершенствован и дополнен средствами автоматизации. Однако для того, чтобы составить рекомендации по его совершенствованию, требуется выполнить моделирование процесса визуально в системе ARIS, так как это позволит выделить конкретные элементы процесса, подлежащие доработке и улучшению.

Как было описано ранее, описание процессов в ПАО «РЖД» требует заполнения паспорта процесса, утвержденного Протоколом №Окт-579/пр от 27.02.2015. Для проведения дальнейшей работы по моделированию данного процесса составим его паспорт. Заполненный паспорт процесса согласования заявок на грузовые перевозки приведен в таблице 5.

Таблица 5 – Паспорт процесса «Согласование заявок на грузовые перевозки»