Файл: Появление процессного подхода и его роль в системе управления предприятием.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Процессный подход – это метод управления организацией, заключающийся в рассмотрении деятельности компании в виде процессов, ведущих к получению определенного результата. Процессный подход имеет четко выраженные принципы и правила применения, что делает его одним из наиболее эффективных и точных для применения как в мелких, так и в крупных организациях. Применение процессного подхода также происходит по-разному для организаций разной направленности; транспортные организации имеют свои особенности, поэтому применение этого подхода требует большого количества времени и финансовых затрат. Данная работа посвящена практическому применению процессного подхода в одном из подразделений крупнейшей транспортной компании – ПАО «РЖД.

Актуальность выбранной темы работы обусловлена тем, что в нынешнее время многие транспортные организации (в особенности крупные игроки рынка перевозок, осуществляющие транспортировку по международным направлениям), вынуждены менять свою внутреннюю структуру и спектр предоставляемых услуг вследствие изменения конъюнктуры и спроса на рынке грузовых перевозок, связанных с экономико-политической ситуацией в стране. Соответственно, при проведении внутренних структурных изменений требуется изменение в существующих процессах организации, их совершенствование, а также анализ их эффективности, чему и способствует внедрение процессного подхода.

Другим фактором актуальности темы является то, что российские транспортные организации до сих пор уделяют недостаточно внимания автоматизации процессов и внедрению электронного документооборота, использованию электронных подписей. В связи с этим компаниям стоит проанализировать свою процессную модель, чтобы выявить неэффективные процессы, которые занимают много времени из-за бумажной работы или человеческого труда, который можно заменить работой информационных систем. Моделирование процессов и их анализ позволяют оценить варианты высвобождения трудозатрат и открывают возможности для роста эффективности производственной деятельности.

Объект исследования – структурные подразделения организации железнодорожного транспорта.

Предмет исследования – применение методов и инструментов процессного подхода в отделах и подразделениях транспортной организации.

Целью данной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию бизнес-процессов на примере процесса одного из отделов в структурном подразделении ПАО «РЖД».

Задачи работы:

1. Изучить ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРОЦЕССНОГО УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОМ;
2. Проанализировать нормативно-методическую базу применения процессного подхода в ПАО «РЖД»;
3. Проанализировать работу Октябрьского ТЦФТО;
4. Описать бизнес-процесс одного из отделов ТЦФТО;
5. Создать модель процесса в специализированной информационной среде;
6. Разработать рекомендации по совершенствованию рассмотренного бизнес-процесса;
7. Оценить экономическую эффективность от совершенствования процесса.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРОЦЕССНОГО УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОМ

1.1 Появление процессного подхода и его роль в системе управления предприятием

Любая существующая организация требует уникального и особенного подхода к процессу управления. Каждое предприятие имеет различные функции и процессы, осуществляемые внутри организации, и именно повторение этих действий представляет собой общий процесс управления. Существует большое разнообразие методов управления (например, В.Н. Брыль [3] выделяет до 13 методов), однако в настоящее время можно выделить 3 наиболее существенных подхода к процессу управления организацией: системный, ситуационный и процессный подходы. Системный подход представляет собой управление организацией как системой взаимосвязанных элементов, состоящих из разных подразделений компании, сотрудников и выполняемых ими задач. Ситуационный подход подразумевает использование разных методов управления в зависимости от складывающейся внутри организации ситуации, соответственно, предполагается, что не существует единого универсального метода управления, который бы подошел всегда. Наконец, процессный подход рассматривает менеджмент организации как череду непрерывно выполняющихся функций, то есть делит деятельность организации на процессы. Именно этот подход часто называют наиболее удачным с точки зрения успешной работы компании и, что наиболее важно, позволяющим контролировать деятельность полностью.

Процессный подход, как уже было сказано ранее, несет в себе понятие процесса и управление им внутри организации. Процесс можно определить как «совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, которые преобразуют входы в выходы» [48]. Разделение функционала организации на процессы позволяет создать горизонтальную координацию в компании и дает возможность сотрудникам и отделам самостоятельно распоряжаться мощностями в рамках осуществления того процесса, в котором они задействованы, без обращения к вышестоящим должностям. Таким образом, все возникающие в ходе работы проблемы могут быть решены на начальной стадии, легко может быть выявлена точка, в которой произошел сбой, что будет положительно влиять на результат выполнения процесса.

Процессный подход начал зарождаться в начале двадцатого века; его появление и изначальное применение связывается с А. Файолем, который является основоположником школы административного менеджмента [5]. Несмотря на это, более активно применяться процессный подход стал только в конце века; это было связано с тем, что лидировавший тогда среди предприятий функциональный подход перестал демонстрировать эффективность. В 60-е годы появляется методология IDEF, а в дальнейшем и другие основанные на ней методологии, которые и сейчас актуальны среди компаний, стремящихся внедрить процессный подход. Также начала зарождаться концепция реинжиниринга бизнес-процессов BPR. Наиболее важным моментом в истории развития процессного подхода можно считать пересмотр стандартов ISO 9000 и в дальнейшем ISO 9001, после чего процессный подход стал базовым для организации управления качеством в компании. В настоящее время большое количество компаний применяет процессный подход для повышения качества своей деятельности, и часто перед руководителями встает вопрос о реорганизации управления качеством, перестраивая его на процессный подход. Для этого могут применяться различные методы и программное обеспечение, однако все данные действия могут быть объединены термином «реинжиниринг». Для того, чтобы применить процессный подход, а также получить от его внедрения максимальную выгоду, необходимо знать все положительные и отрицательные качества данного подхода, а также то, на чем он базируется и что должно быть выполнено при его осуществлении.

За все время развития процессного подхода сложились определенные принципы, которые постепенно стали использоваться в качестве правил по организации управления процессами внутри компании. Обратимся к некоторым публикациям на эту тему.

Входами процесса называются те объекты, которые должны быть в ходе процесса изменены и приведены в результат. Туда могут входить как материальные ресурсы, так и нематериальные. Например, входами процесса могут быть документы, сырье, дополнительная информация, занятые работники или денежные потоки.

Материалы, или ресурсы – это необходимые для выполнения процесса объекты. Ими могу быть те же объекты, что и входы, однако существенным

Рисунок 1. Схема взаимодействия элементов процесса [13]

отличием ресурсов от входов является то, что они не изменяются в течение процесса.
Владелец процесса – это тот человек, который назначен «руководителем», отвечающим за исходный результат того или иного процесса. Другими словами, им может быть как глава одного из ключевых департаментов организации, вовлеченных в осуществление процесса, так и просто ответственный за результат сотрудник. Владелец является одним из важнейших элементов процессного подхода; он обязательно должен быть у каждого процесса, и отвечать за процесс может только один владелец. У этого есть большое количество плюсов, среди которых наличие чёткой взаимосвязи процессов и их результатов, а также простота выявления ошибок при их возникновении.

Поставщики в процессном подходе обеспечивают все входы процесса и его ресурсы; при этом поставщики могут быть как внешние (реальные поставщики материалов, инвесторы и т.д.), так и внутренние (сотрудники, подразделения и т.п.). Важно отметить, что если у процесса не существует поставщиков, то он не сможет существовать и достигать результатов.
Потребители – те, кто заинтересован в получении результатов процесса. Как и поставщики, потребители могут быть внешними и внутренними. К внешним могут относиться клиенты компании, покупатели и т.д., к внутренним – другие подразделения той же организации. Также при отсутствии потребителей процесс можно считать невостребованным.

Показатели процесса также являются важнейшей частью процессного подхода. Их вводят для контроля над процессом; показатели представляют собой информацию о работе процесса, достигнутых результатах, статистике и т.п. На основании показателей процесса руководители могут принимать решения относительно процессов, а также совершенствовать их.

Наконец, выход процесса – это результат, которым заканчивается процесс. Он может быть как материальным (продукция, предмет, документ), так и может быть представлен в виде услуги или какой-либо информации.

Исходя из понятия и принципов процессного подхода можно утверждать, что этот подход может быть успешно применен в крупных организациях, в которых существует большое количество процессов, за которыми трудно осуществлять контроль. Многие авторы (в частности, Е. Манюшко [20]) выделяют также компании, в которых присутствуют большая численность работников, специфическое оборудование, большое количество используемых ресурсов, объемные финансовые затраты.

Применение процессного подхода имеет свои преимущества, которые были выделены как многими исследователями, так и руководителями предприятий. Среди главных плюсов можно назвать [3]:

• Прозрачность (разграничиваются все цели процессов, отслеживаются все действия, ресурсы и персонал);
• Оптимизация бизнес-процессов (сокращается количество функций, выполняемых подразделениями, уменьшается время, потраченное на взаимодействие отделов);
• Улучшение контроля над процессами;
• Уменьшение количества ошибок работников;
• Усиление организации (может выражаться как в поиске сильных сторон бизнеса с помощью показателей процессов, так и выявление возможностей для дальнейшего развития);
• Увеличение привлекательности компании (как в глазах клиентов, так и для инвесторов).

Таким образом, подводя итог изучению понятия процессного подхода и его влиянию на систему контроля в организации, можно сказать, что данный подход действительно можно назвать одним из наиболее эффективным для применения компаниями на современном рынке. Дальнейшее внимание работы будет заострено на понятии самого бизнес-процесса, чтобы лучше разобраться в функционировании процессного подхода, а также на различных методах процессного управления.

1.2. Понятие и виды бизнес-процессов

Бизнес-процесс внутри организации является ключевым объектом процессного управления. В литературе выделяется большое количество различных определений понятия «бизнес-процесс». А. Варзунов [4] определяет бизнес-процесс как систему описанных миссией компании видов деятельности, имеющих собственные цели и определенную последовательность, которые позволяют превращать входы в выходы при помощи ресурсов. А. Громов [7] предложил такое определение бизнес-процесса: логически структурированные действия, выполняющиеся в определенном порядке, направленные на достижение поставленных организацией целей. Иное определение также можно встретить в работах В. Ефимова [10], где говорится о том, что бизнес-процесс – это абсолютно любые действия, выполняемые в компании, имеющие свою структуру и значимость для организации, результатом которых является ощутимые материальные и нематериальные объекты. Однако наиболее лаконичное и верное, на наш взгляд, определение содержится в стандарте ISO 9000-2001, который предполагает, что бизнес-процесс – это «совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы» [48]. Примем это определение как основное в дальнейшей работе.