Файл: Документирование и инвентаризация (на примере ООО "Фемида").pdf

1. Теоретические основы документирования

1.1. Понятие и классификация первичных учетных документов

Жизнедеятельность любого хозяйствующего субъекта ежедневно сопровождается многочисленными операциями, подлежащими обязательной фиксации в первичных учетных документах, согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06 декабря 2011 года.

Документирование является одним из основных способов фиксации данных в учете для последующего их анализа и составления бухгалтерской отчетности, а также одним из элементов метода бухгалтерского учета. Сам процесс документирования представляет собой фиксацию различных фактов финансово-хозяйственной жизни в документах. Все факты финансово-хозяйственной жизни должны фиксироваться в первичных учетных документах в момент совершения данного факта, либо сразу же после его окончания в случае невозможности своевременного отражения. Составление первичных документов является первым этапом учетного процесса.

Документ представляет из себя составленное на бумажном или электронном носителе доказательство свершенного мероприятия. Документ должен быть составлен по установленной законодательством Российской Федерации форме и содержать все необходимые реквизиты. Электронный документ может также обладать полной юридической силой, если заверен электронно-цифровой подписью. В случае необходимости, электронный документ может быть распечатан и предоставлен по месту требования ^[1].

Применяемые хозяйствующим субъектом первичные учетные документы могут полностью соответствовать унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России, либо разрабатываться самостоятельно, но, в любом случае, они должны соответствовать всем требованиям, установленным статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06 декабря 2011 года.

Порядок применения учетных документов, их состав и набор обязательных реквизитов утверждается руководителем хозяйствующего субъекта и фиксируется в его учетной политике или соответствующим приказом.

Документы хозяйствующего субъекта не только подтверждают факты финансово-хозяйственной жизни, позволяют контролирующим органам получать необходимую для проверок информацию, отстаивать субъекту свои права в суде, но и помогают руководству хозяйствующего субъекта оперативно получать информацию о наличии и использовании материальных, трудовых ресурсов, основных фондов, своевременно отслеживать дефицит товарно-материальных ценностей, производить закупку и т. п. На основании документов выявляются ошибки в бухгалтерском учете.

Для того, чтобы документ имел полную юридическую силу, он должен содержать все установленные законодательством реквизиты:

- наименование;

- дату составления;

- наименование хозяйствующего субъекта, составившего его;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- измерители;

- наименование ответственного лица;

- подписи ответственных лиц с расшифровками.

В процессе документооборота первичный учетный документ проходит этапы составления, проверки, обработки, а затем передается на хранение в архив.

При составлении первичных учетных документов должны соблюдаться все требования к их оформлению для того чтобы они были приняты к учету. Надлежащим образом оформленный первичный учетный документ обеспечивает подлинность и достоверность показателей деятельности организации. В последнее время организации широко используют возможность составления первичных учетных документов в электронном виде, что способствует переходу на электронный документооборот и развитию системы бухгалтерского учета.

Поступающие в бухгалтерию документы подлежат обязательной проверке, которая осуществляется по нескольким направлениям, с помощью которой могут быть выявлены ошибки, допущенные в документах. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются обработке, в процессе которой они проходят соответствующую подготовку перед сдачей их в архив.

Сдача первичных учетных документов на хранение в архив является последним этапом документооборота. Важным в организации хранения документов бухгалтерского учета является то, какие цели должно обеспечить хранение документов бухгалтерского учета.

Ответственное отношение экономического субъекта к вопросам формирования первичных учетных документов, их своевременной про-верки и обработки, а также обеспечения сохранности документов, как носителей информации способствует повышению эффективности деятельности организации.

Заполняются документы шариковой ручкой, химическим карандашом, либо автоматизированным путем с использованием компьютера. Использование простого карандаша для заполнения первичных документов запрещено. Документы заполняются аккуратно и четко, свободные строки в обязательном порядке прочеркиваются. Перечень ответственных за подпись документов лиц утверждается руководителем хозяйствующего субъекта совместно с главным бухгалтером, либо единолично при отсутствие второго.

Вносить исправления в первичные документы допускается, если таковое не противоречит нормативно-законодательным актам Российской Федерации. В случае исправления первичного документа таковое должно содержать дату исправления и подпись с расшифровкой ответственных лиц. Не допускаются исправления в банковских и кассовых документах.

В случае, если в документ вносятся исправления, ошибочные данные перечеркиваются полностью одной горизонтальной чертой так, чтобы ошибочные данные оставались читабельными, далее пишутся верные данные, ставится отметка об исправлении, дата исправления и ответственное лицо с его подписью^[2].

В кассовые и банковские документы вносить исправления запрещено, в данном случае составляется новый документ.

Множество фактов хозяйственной жизни требует применения большого количества документов, рациональному использованию которых способствует существующая классификация первичных учетных документов. Она позволяет облегчить обработку документов, используемых в бухгалтерском учете, дать их полную и всестороннюю характеристику, а также понять их взаимосвязь с последующими этапами учетного процесса.

Первичные документы можно классифицировать по следующим признакам:

1. По месту возникновения документы подразделяются на внешние и внутренние.

Внешние – это те документы, которые поступают в организацию от её контрагентов. Например, счёт, которым поставщик требует оплатить поставку. Или выписка из расчётного счёта в банке, которой банк извещает о движении денег по расчётному счёту фирмы.

Внутренние оформляются в самой организации: приходный ордер (о поступлении материалов на склад), наряд на работу (поручение выполнить работу и свидетельство о её выполнении после того, как работа действительно завершена), приходный кассовый ордер (оформляет поступление денег в кассу), материальное требование (оформляет передачу материалов, топлива, тары, запчастей со склада определённому лицу, их получившему).

2. По назначению документы подразделяются на исполнительные и оправдательные.

Исполнительные содержат распоряжение выполнить хозяйственную операцию. Примером могут послужить приказы директора или распоряжения его заместителей.

Оправдательные свидетельствуют о каком-либо свершившемся факте хозяйственной жизни. Например, акт приёмки-передачи основных средств свидетельствует о том, что объект (компьютер, станок, ксерокс) передан одним предприятием другому или перемещён в другое подразделение фирмы.

Часто документ выполняет обе функции т.е. несёт в себе и распоряжение выполнить нечто и свидетельство об исполнении. Такие документы называют комбинированными.

3. Документы подразделяются также по отраслям народного хозяйства (документы, оформляющие операции в торговых, строительных промышленных и др. организациях) и по направлениям работы бухгалтерии (документы, оформляющие операции с основными средствами, документы, оформляющие операции с материалами, документы, оформляющие операции по труду и его оплате, расчётные документы и т.д.). Это тоже подразделение документов по назначению, но в более узком смысле слова, чем деление на оправдательные и исполнительные.

Следует отметить, что классификация документов по разным при-знакам позволяет в целом оценить документооборот в организации, основой которого является первичный учетный документ.

Обобщив вышесказанное, можно заключить, что документирование фактов финансово-хозяйственной жизни хозяйствующего субъекта является неотъемлемой частью его деятельности. Вне зависимости от размеров субъекта, характера оказываемых услуг или выпускаемой продукции, в своей деятельности руководство сталкивается с документированием, документы сопровождают деятельность от момента образования субъекта до создания ликвидационного баланса.

Своевременное и правильное отображение фактов финансово-хозяйственной жизни субъекта в первичных и сводных документах является базой для правильного ведения учета и эффективности деятельности в целом.

1.2. Нормативные документы, регламентирующие применение первичных документов

Основным нормативным документом, регламентирующим применение первичных документов, является Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В статье 9 «Первичные учетные документы» отражается, что каждый факт хозяйственной жизни в момент совершения подлежит оформлению первичным учетным документом, а если это не возможно - непосредственно после его окончания. В статье выделены обязательные реквизиты первичных документов: наименование, дата составления, наименование экономического субъекта, составившего документ, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения.

Кроме того, в документе следует отразить наименование должности и подписи с расшифровкой лиц, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления, либо наименование должности лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события^[3].

Важно отметить, что в законе установлено утверждение формы первичных учетных документов руководителем экономического субъекта, а для организаций государственного сектора - в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Пункт 5 статьи 9 закона гласит, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Таким образом, в Федеральном законе №402-ФЗ содержится прямое указание на возможность отражения хозяйственных операций на основании бумажных и электронных документов.

Применение технологий электронного документооборота можно отнести к важным управленческим нововведениям, вызывающим качественные изменения во всех областях управления современным предприятием.

Электронный документооборот - система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных.

При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, созданный, корректируемый и хранящийся в компьютере.

Сферу электронного документооборота регулируют следующие основные нормативные правовые акты:

- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» электронный документооборот включает в себя документированную информацию, представленную в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах ^[4].

Электронный документооборот используется при представлении налоговой и бухгалтерской (финансовой) отчетности, в системах «КлиентБанк», при передаче данных в государственные внебюджетные фонды по обязательным социальным платежам, а также во взаимоотношениях с контрагентами. Развитию электронного документооборота способствует выполнение требований органов исполнительной власти.

Предпосылкой использования защищенной и юридически значимой системы электронного документооборота в бухгалтерии является получение сертификата квалифицированной электронной подписи удостоверяющего центра. В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» удостоверяющий центр представляет юридическое лицо или индивидуального предпринимателя, специализирующихся на создании и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей и других функций, определенных законодательством.