Файл: Документирование и инвентаризация (на примере ООО "Фемида").pdf

Статья 29 Федерального закона от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, порядок хранения документов бухгалтерского учета. Бухгалтерские документы составляют до 80 % от общего документооборота организации. Поэтому архивное хранение, а также своевременное уничтожение бухгалтерских документов - актуальная задача для многих бухгалтеров и экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

В законе сказано, что «первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года». Этот же срок определен для документов учетной политики, стандартов экономического субъекта и прочих документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи^[5].

1.3. Система документооборота первичных учетных документов в бухгалтерском учете

В современных условиях все управленческие решения опираются на информацию, которая содержится в служебном документе. Правильная работа с документами влияет на качество работы управленческого аппарата, организацию и трудовую культуру общения работников. Поэтому успех и эффективность управленческой деятельности во многом зависит от того, насколько профессионально организован документооборот и ведение документации.

В бухгалтерском учете для каждого документа существует свой документооборот - создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, принятие их к учету, обработка, передача в архив.

С помощью организации документооборота можно повысить оперативность бухгалтерского учета, ускорить сроки составления бухгалтерской отчетности, а так же усилить контролирующие функции учета.

В зависимости от сферы обращения документов и их назначения, документооборот условно делят на внутренний и внешний. Первый состоит из внутренних документов, установленных на предприятии и входящих документов, поступивших на предприятие. Второй состоит из исходящих документов. Графически это можно показать на рисунке 1^[6].

Рисунок 1 - Схема документооборота организации

В организации документооборота выделяется пять основных этапов:

1. Формирование первичного документа в момент совершения хозяйственной операции на основании требований законодательством, предъявляемых к оформлению документов;

2. Предоставление документа в бухгалтерию, для контроля его актуальности и принятии его в полном объёме для учетной обработки;

3. Проверка бухгалтером принятых к учету документов по форме, по содержанию, а также арифметическая проверка.

4. Обработка документа в бухгалтерии состоит из следующих этапов:

- таксировка - денежная оценка хозяйственных операций, зафиксированных в документе. Некоторые принятые в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель;

- группировка - объединение документов по однородным признакам и за определенный период, т.е. подготовка сводных данных за определенный период. Например, кассовые документы группируются за каждый день по приходу и расходу, и отражаются в отчете кассира, или же приход и расход товарно- материальных ценностей, которые отражаются в отчете материально-ответственного лица;

- контировка - в документе указывается взаимосвязь между счетами, т.е. проставляется корреспонденция счетов на самих документах на основании содержания хозяйственных операций.

5. Подготовка и сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Первичные документы - это основная и наиболее важная составляющая в бухгалтерском документообороте. К первичным документам относятся товарные накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ по форме КС-2 и КС-3, кассовые приходные и расходные ордера, банковские чеки, платежные поручения и прочие. Данные о хозяйственной операции, ее параметрах и содержании фиксируются оформлением первичных учетных документов, затем на их основании делаются проводки, заносятся записи в бухгалтерские регистры. На базе этих документов и ведется бухгалтерский учет.

В настоящее время стремительной компьютеризации бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности многие организации переходят на электронный документооборот. В свою очередь и общение с контролирующими органами все чаще происходит виртуально.

Одновременно электронный документооборот позволяет оптимизировать взаимосвязь и взаимодействие между подразделениями организации, усилить контролирование за движением документов на всех стадиях их формирования и использования, упростить работу бухгалтерской службы. Преимущества электронного документооборота представлены на рисунке 2^[7].

Рисунок 2 - Преимущества электронного документооборота

Сфера применения электронного документооборота постоянно расширяется и актуальность его организации повышается. Примером может служить обязательное представление в налоговые органы с 1 января 2015 года декларации по НДС. Требование о представлении декларации по НДС в электронной форме распространяется так же и на нулевые декларации, представляемые налогоплательщиками НДС. Для подтверждения вычетов по НДС, при проведении камеральных проверок, налоговые органы в основном работают с копиями бумажных документов. Поэтому можно передать копии документов в виде заверенных электронной подписью руководителя организации виртуальных образов. Основным условием является передача в электронной форме по установленному формату, утвержденному ФНС России.

Организациям не выгодно тратить время и бумагу на копирование документов, а налоговым органам предоставляется возможность быстрее получить аналогичный документ, соответствующий бумажной копии первичного документа.

При оформлении первичных документов в них должны содержаться подлинные данные, а создаваться они должны своевременно, т.е. в момент совершения операции, или по её окончании. Также при оформлении документов должна соблюдаться последовательность совершения хозяйственных операций.

Все первичные документы, которые поступают в бухгалтерию, должны подвергаться проверке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета Проверка осуществляется следующими способами:

- формальная проверка;

- проверка по существу;

- арифметическая проверка;

- встречная проверка.

Формальная проверка - с помощью нее происходит контроль заполнения обязательных реквизитов документа, перечисленных в части 2 статье 9 Закона № 402-ФЗ. Оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным.

Проверка по существу (по содержанию) - устанавливает законность, правильность и целесообразность совершения хозяйственной операции.

Согласно правилам ведения бухгалтерского учета, первичные документы, противоречащие законодательству и установленному порядку прихода и расхода денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. Если у сотрудника бухгалтерской службы возникают сомнения в законности этой операции, то он должен сообщить об этом главному бухгалтеру.

Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты сумм итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей в первичных документах и бухгалтерских записях.

Встречная проверка - это сопоставление одних документов с другими. Например, расчетно-платежная ведомость по заработной плате с табелями отработанного времени.

Одним из основных принципов системы внутреннего контроля бухгалтерии является график документооборота. В нем описывается движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Он помогает упорядочить документооборот в бухгалтерии - экономит рабочее время и нормализует работу в целом. В бухгалтерии он незаменим, так как для бухгалтеров принципиально важно сдать в определенные сроки отчетность в ПФР, ФСС, ФНС и прочие органы.

График документооборота обычно оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями. В нем указываются порядок обработки документов, учитывающий их требуемые объемы, виды, сроки и очередность выполнения.

При составлении графика должны соблюдаться следующие требования:

- принимаемые бухгалтерией первичные учетные документы должны иметь все обязательные реквизиты;

- при приеме документов, бухгалтером проверяется правильность арифметических вычислений; документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов;

- все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием дат исправления;

- по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы.

При составлении первичных учетных документов довольно часто совершаются ошибки. Самыми распространенными ошибками при работе с первичными учетными документами являются: использование форм первичных учетных документов, не утвержденных в приказе по учетной политике; не заполнение обязательных реквизитов; наличие записей карандашом; отсутствие прочерков в пустых строках; наличие арифметических ошибок. При обнаружении ошибок первичные документы не должны быть приняты бухгалтером для дальнейшей обработки. Они возвращаются ответственному лицу для доработки.

В настоящее время бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности. Продуктом труда работников бухгалтерии являются многочисленные виды документов это - финансовые, расчетно-денежные, первичные учетные, отчетно-статистические, организационно-распорядительные. Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование организации и ведение документооборота в этом подразделении.

Глава 2. Теоретические основы инвентаризации

2.1. Понятие, цели проведения и виды инвентаризации

Одной из главных задач бухгалтерского учета считается формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении. Для того, чтобы обеспечить достоверность показателей бухгалтерского учета, сохранность активов организации проводят инвентаризацию.

Инвентаризация – это способ проверки соответствия фактического наличия имущества организации и обязательств данным бухгалтерского учета на определенную дату. Инвентаризация носит контрольный характер и помогает не только выявить недостачи и злоупотребления имуществом организации, но и предупредить их в дальнейшем. Инвентаризации подлежат все активы организации, вне зависимости от их местонахождения и все виды финансовых обязательства. Инвентаризации также подлежат материальные запасы, которые учитываются на забалансовых счетах. Рассмотрим подробно процедуру проведения инвентаризации самой организацией.

Основными целями проведения инвентаризации можно считать: выявление фактов наличия имущества, сопоставление фактического наличия с данными учетных регистров, выявление полноты отражения в учете обязательств (рисунок 4)^[8].

Рисунок 4 – Основные цели инвентаризации имущества и обязательств

Инвентаризация как инструмент внутреннего контроля исполняет две основных учетных функции:

Во-первых, в процессе инвентаризации происходит сличение фактического наличия товарно-материальных ценностей, имущества или денежных средств, с данными бухгалтерского учета, что позволяет выявить возможные расхождения между ними. Данные расхождения могут возникнуть, как свидетельство противоправных деяний совершенных материально ответственными лицами. Также они могут являться свидетельством элементарных ошибок допущенных в ходе экономической деятельности организации. Поэтому первой функцией является проверка полноты и правильности данных бухгалтерского учета, а также показателей финансовой (бухгалтерской) отчетности.