Файл: Лекция 5. Функционально-стоимостный анализ.docx

6.2 Построение структурной схемы предприятия. Если есть возможность, то строится структурная схема, относящаяся только к функциональной модели. Например, если расписываются бизнес процессы центрального аппарата многофилиального банка, то строить структурную схему банка со всеми филиалами нецелесообразно. Структурная схема должна строиться с учетом уровня детализации функциональной модели и максимально подробно. При необходимости, структурная схема может содержать описание рабочих мест или структуру рабочих мест. Если структурная схема недостаточно подробна, то ее будет трудно привязать к функциональной модели.

6.3 Уточнение структурной схемы предприятия. Необходимо провести сравнительный анализ глоссария «механизмов» функциональной модели и структурной схемы по самому низкому уровню. При несоответствии, должна быть уточнена функциональная модель или структурная схема. Критерий оценки – все «механизмы» функциональной модели должны быть отражены в структурной схеме. Рассмотрению подвергаются только те «механизмы», которые не являются продукцией «вспомогательных» процессов.

6.4 Определение списка статей затрат, относящихся к структурной схеме. Следует использовать максимально подробный список возможных затрат. Если система бухгалтерского учета содержит обобщенные статьи затрат (бухгалтерский учет), а детализация этих статей затрат происходит на конкретных рабочих местах (аналитический учет), то следует составить список статей затрат основанных на данных аналитического учета.

6.5 Определение значение статей затрат. После получения списка статей затрат, необходимо определить их численное значение. Следует использовать привязку к определенному отрезку времени (час, день, неделя, месяц, год). Данные должны браться из аналитического учета и привязываться к какому-то временному интервалу (час, день, месяц, год). Например, аренда здания составляет 1000 у.е. в месяц; расходы на отопление – 2500 у.е. в год; и т.д.

6.6 Приведение значений статей затрат к общей единице измерения. Значение всех статей затрат следует привести к общим единицам измерения. Т.е. денежных эквивалент может выражаться в тысячах рублей, рублях, копейках или другой валюте. Время следует привести к единому временному интервалу (час, день, месяц и т.д.). В результате единица измерения значений всех статей затрат должна принять один вид (тыс.руб./день, рублей/час, копеек/мин. и т.д.)

6.7 Определение стоимости элементов структурной схемы. Определение стоимости элементов структурной схемы следует вести сверху вниз. Т.е. на самом верхнем уровне (уровне Предприятие) указываются все статьи затрат по значениям, взятым из бухгалтерской системы. На втором уровне (департаменты) происходит распределение статей затрат по соответствующим элементам структурной схемы с весовыми коэффициентами (если в одном здании расположены два департамента, то статья расходом по аренде здания делиться на две части; при этом соотношение частей статьи должно соответствовать, например, занимаемым площадям каждым департаментом). После распределения всех статей затрат, процесс декомпозиции должен повториться для следующего уровня структурной схемы.

Рис. 2. Структурная схема

В случае, если данные аналитического учета позволяют определить стоимость по самому низкому уровню иерархии структурной схемы, то распределять стоимость по всей структурной схеме необязательно.

1. 6. Перенос стоимостей на функциональную модель

Целью переноса стоимости на функциональную модель является определение стоимости каждой функции в анализируемом бизнес процессе. Стоимость каждой функции всегда имеет две составляющие – стоимость «механизма» и стоимость «управления». Стоимость «механизмов» определяется через список статей затрат, перенесенный на структурную схему.

7.1 Перенос стоимостей производиться по самому низкому уровню декомпозиции функциональной модели.

7.2 Поскольку глоссарий «механизмов» и структурная схема уже согласованы, то необходимо перенести список статей затрат, с соответствующими значениями, на «механизмы» функциональной модели. Здесь функции будут выступать в качестве центров затрат. Перенос производиться только на те «механизмы», которые не являются продукцией вспомогательных процессов.

7.3 Определение времени выполнения функции. Поскольку в данной методике время используется в качестве общего знаменателя при определении стоимости функций, то время выполнения функции будет выступать в качестве драйвера для «механизма» функции. Например, если «механизм» стоит 100 у.е. в час, а время выполнения функции равно 15 минутам, то вклад «механизма» в стоимость функции составит 25 у.е. Это справедливо при условии, что все 15 минут данный «механизм» целиком занят выполнением функции.

7.4 В случае, если время выполнения функции указать невозможно, то следует вести речь о необходимости уточнения структурной схемы и дальнейшей декомпозиции функциональной модели. Т.е. анализируемый функциональный блок содержит в себе процесс, который необходимо детализировать. Без этой детализации определить стоимость функции невозможно. Например, функция «регистрировать документ» может выполняться несколькими сотрудниками структурного подразделения «общий отдел» последовательно. В этом примере весь отдел не занят выполнением функции «регистрировать документ». Занятыми оказываются несколько сотрудников поочередно. Следовательно, будет не совсем корректно утверждать, что «регистрацию документа» выполняет весь отдел и указывать в качестве времени выполнения сумму времен последовательных действий.

7.5 При переносе стоимости, функции агрегирования не должны работать. Т.к. функции агрегирования имеют место только в том случае, если функциональная модель процессов построена в соответствии с определением процесса, приведенного в «Функциональное моделирование на базе стандарта IDEF0. Методические рекомендации». При описании в функциональной модели альтернативных способов реализации функции, функция агрегирования приведет к тому, что стоимость описанной функции будет равна сумме альтернативных вариантов реализации, что не верно.

7.7 Определение периодичности выполнения функций. Периодичность выполнения функции указывает сколько раз за определенный период времени выполняется функция (15 раз за час, 1 раз в 4 дня; 2 раза в год и т.д.). Например, всяческие отчеты могут создаваться вне зависимости от объема выпущенной продукции, а регламентироваться временным интервалом (раз в месяц, раз в квартал, раз в год и т.д.). При постоянной работе, например в сборочном цеху, периодичность выполнения функции характеризует производительность функции. Например, «пришить подошву» может иметь периодичность 20 раз в час. Это означает, что за один час пришивается 20 подошв и 20 единиц промежуточных изделий передается на последующую обработку.

Примечание. Допустим функция Ф выполняется с периодичностью 4 раза в час. Длительность функции составляет 0.25 часа. Это означает, что механизм загружен выполнением функции Ф постоянно. (Загруженность = 0.25 часа * 4 раза в час = 1). Если та же функция Ф будет выполняться только 2 раза в течение часа, то Загруженность механизма будет равна 0.5. Однозначно сделать вывод, что происходит нерациональное использование механизма нельзя. Если Загруженность получается меньше 1, то это означает, что в рамках анализируемого процесса механизм используется не полностью. При этом нельзя упускать из виду, что этот же механизм может использоваться в других процессах.

7.8 Определение стоимости «управления». На этом шаге определяется стоимость «управления», которая не является продукцией «вспомогательных» процессов. Определение стоимости «управления» должно производиться на основании экспертных оценок с использованием данных структурной схемы и статей затрат. При незначительной стоимости элементов «управления», его влияние на стоимость функции можно не учитывать. Так же как и стоимость «механизмов», стоимость «управления» должна быть приведена к единице времени. Для нормативной или конструкторско-технологической документации стоимость за единицу времени может быть рассчитана по времени актуальности подобной документации или времени, в течение которого, должен быть окуплен процесс разработки или стоимость приобретения. В качестве базы для определения стоимости может выступать стоимость покупки комплекта документов или стоимость разработки данного комплекта. Например, некая компания решила приобрести право на производство некоего продукта. Это право покупается на срок 5 лет. Стоимость комплекта конструкторско-технологической документации составляет $2 000 000. Стоимость лицензии - $ 3 000 000. Стоимость «управления» для покупаемой технологии составит (2 000 000 + 3 000 000) / 5 лет ~ 496 $/час. Т.е. для того, чтобы окупить затраты на приобретение документации и лицензии, компания должна учитывать в стоимости партии продукции выпускаемой за один час $496 – стоимость только конструкторско-технологической документации.

7.9 Определение периодичности «управления». Периодичность управления не всегда может совпадать с периодичностью выполнения функции. Т.е. периодичность управления всегда меньше или равна периодичности выполнения функции. Например, конструкторско-технологическая документация имеет периодичность 1 раз за время выпуска продукции. Различные распоряжения и планы могут иметь периодичность 1 раз в месяц, неделю, день. В случае, если периодичность управления установить не представляется возможным, а стоимость такого управления не слишком высока (законы, акты, инструкции и т.д.), то в стоимости функции его можно не учитывать.

7.10 Определение длительности «управления». Длительность использования управления определяется временем выполнения функции. Действительно, управление можно использовать только тогда, когда происходит какое-то действие, т.е. выполняется функция. Т.е. длительность управления равна длительности функции.

7.11 Расчет стоимости функций. Расчет стоимости функций является итерационным процессом и состоит из следующих шагов:

• Определение процессов, для которых стоимость «механизмов» и «управления» уже определена.

• Расчет стоимости функций для этих процессов. Если продукция этих процессов используется в качестве «механизма» или «управления» в других процессах, то дополнительно производиться расчет себестоимости продукции.

• Перенос на функциональную модель стоимости «механизмов» и «управления», определенных на предыдущем этапе.

Повторение указанных шагов следует производить до тех пор, пока не будет определена стоимость всех «механизмов» и «управлений».

7.12 Расчет стоимости функций следует начинать с процессов, не использующих в качестве «механизма» и «управления» продукцию «вспомогательных» процессов. Для расчета стоимости функции (СФ) необходимо наличие следующей информации: стоимость механизма (СМ), время выполнения функции (ВФ), периодичность выполнения функции (ПФ), стоимость управления (СУ), периодичность управления (ПУ). Расчет производиться по следующей формуле СФ = СМ * ВФ * ПФ + СУ * ПУ * ВФ. При этом размерность переменных:

• СФ – денежный эквивалент/время

• СМ – денежный эквивалент/время

• ВФ – время

• ПФ – раз/время

• СУ – денежный эквивалент/время

• ПУ – раз/время

При использовании данной формуле необходимо привести все единицы измерения к единому виду. Например, «время» измерять в часах, а «денежный эквивалент» в USD. Как видно из размерности СФ мы получаем стоимость функции за определенный интервал времени. В данной методике время выбирается в качестве универсального знаменателя для вычисления стоимости функций.

Примечание. Определить стоимость функции «вообще» не представляется возможным. Всегда существует привязка стоимости функции к чему-либо. Можно использовать стоимость функции в привязке к единице продукции или партии продукции. Но при этом всегда возникнут определенные сложности при определении стоимости функции, если эта функция оперирует количеством продукции, не совпадающим с размером партии продукции или не равной единице продукции. Кроме того, при расчете стоимости управления, будет необходимо проводить дополнительные вычисления, если это управление происходит не по количеству продукции, а по времени. Также возникнут проблемы при определении стоимости регламентных функций, т.е. тех функций, которые выполняются без привязки к количеству выпущенной продукции, но чью стоимость необходимо учитывать при расчете стоимости функций, связанных с выпуском продукции.

7.13 Определение себестоимости продукции процессов. Себестоимость продукции процесса определяется как сумма стоимостей сырья и функций процесса. При этом определение стоимости сырья также должно быть привязано к какому-то временному интервалу. Например, для нормального функционирования какого-то процесса необходимо 10 тонн воды в час. Стоимость 1 тонны воды - $10. Следовательно, стоимость сырья для рассматриваемого процесса составит $100/в час.

1. 7. Анализ результатов и выработка рекомендаций

7.1 Анализ Парето. Анализ Парето проводится для выявления функций, на которые приходиться наибольший объем затрат. Для выявления таких функций строится диаграмма Парето.

Рис. 3. Диаграмма Парето

На диаграмме функции располагаются по мере уменьшения стоимости. При этом выделяются три группы функций:

А группа функций, чья суммарная стоимость находиться в интервале 0 – 75 % стоимости процесса;

В группа функций, чья суммарная стоимость находиться в интервале 75 – 90 % стоимости процесса;

C группа функций, чья суммарная стоимость находиться в интервале 90 – 100 % стоимости процесса;

Анализ по уменьшению стоимости функций процесса ведется в первую очередь по функциям попадающим в группу А. При невозможности снизить затраты в этой группе функций, проводиться анализ по функциям групп В. И в самую последнюю очередь проводиться анализ по функциям группы С.

Стоимость не единственный показатель, по которому может проводиться анализ Парето. Если вместо стоимости использовать факторы, вызывающие ухудшение качества продукции, то функции будут отсортированы по степени их влияние на качество. В этом случае, по оси Y будет откладываться значение этих факторов применительно к функциям процесса. И, соответственно, в группу А попадут функции, имеющие наибольшее количество проблем с точки зрения качества.

7.2 Значимость функций. Относительная значимость функций является субъективным показателем и определяется с использованием методов экспертных оценок. Наиболее простым является метод попарного сравнения. Составляется матрица функций и на пересечении строк и столбцов выставляется предпочтительность той или иной функции. После расстановки предпочтительности вычисляется относительная значимость каждой функции.

Рис. 4. Матрица

Для повышения точности оценок, может использоваться не бинарная, а n-арная система оценок относительной значимости (5-ти, 10-ти и т.д.). В этом случае, появляется возможность определить насколько одна функция значимей другой.

7.3 Диаграмма относительной значимости функций. После определения относительной значимости функций, происходит определение относительной стоимости функций, и строится диаграмма относительной значимости функций.

Рис. 5. Диаграмма функций

7.4 Выявляются функции, у которых относительная функциональная значимость меньше относительной стоимости. Т.е. определяются функции, чей вклад в создание конечного продукта меньше стоимости их реализации. Эти функции являются объектом дальнейшего анализа, при котором должны быть определены меры по повышению функциональной значимости или снижению стоимости.