Файл: Проектирование организаций (Проект организации на примере тайм-кафе).pdf

Введение.

Проектирование организации - начало создания предприятия. Именно от грамотного проектирования зависит успешность запуска предприятия, и его дальнейшего функционирования, и развития. На этапе проектирования, наша задача описать как будет выглядеть создаваемая нами организация, а именно структуру её технических, социальных, экономических сторон и др.

Даже не большая организация, в которой не много сотрудников является весьма сложной системой, с рядом подсистем (социальная, экономическая, технологическая, информационная, административная и другие).

Также в условиях рыночной экономики, актуальность проектирования организации очень велика, ввиду того что рынок имеет особенность меняться с развитием технологий, а также при различных социальных, экономических и политических событиях.

Данная курсовая работа поможет понять, что грамотное и тщательное проектирование организации, является залогом успешного запуска, функционирования и развития организации. В курсовой работе процесс проектирования будет рассмотрен на примере тайм-кафе. Цель работы - разработать проект организации, и обосновать его эффективность для развития предприятия.

Глава 1. Основные принципы и методики проектирования организации.

1.1 Сущность проектирования организации.

Проектирование организации — это процесс создания проекта, то есть прообраза будущей организации, с описанием её производственных, экономических, социальных сторон. Целью такого проектирования является поиск оптимального сочетания организационных компонентов (структуры организации, персонала, целей и задач, миссии и т.д.), а также установлением между ними связей и соответствия.

Проектирование организации позволяет достигнуть оптимального соотношения её компонентов по отношению друг к другу, и позволяет запланировать, как и где эти компоненты будут взаимодействовать между собой.

Таким образом, сама сущность проектирования или создания организации - соединение определённым образом работы (виды деятельности проектируемой организации) и работников между собой. Такое соединение имеет как статическое (структура организации), так и динамическое проявление (процессы внутри организации).

Кроме вышеописанных задач проектирования организации, О. С. Виханский и А. И. Наумов отмечают, что также в проекте должно быть учтено состояние и развитие внешней среды организации.

Американский экономист Джон Гэлбрейт определил проектирование организации как непрекращающихся поиск самого эффективного сочетания организационных переменных. Факторы, которые оказывают непосредственное влияние на этот процесс, по результатам многочисленных исследований, имеют ситуационный характер, и делятся на четыре основные группы (рисунок 1):

• Внешняя среда (всё то, что окружает организацию)
• Технологии работы в организации
• Стратегические решения руководителей организации по отношению к её целям
• Поведение работников.

Рисунок 1. Ситуационные факторы проектирования организации

Источник: «Менеджмент» О. С. Виханский, А. И. Наумов / «Магистр ИНФРА-М», Москва, 2014.

Внешняя среда.

Внешняя среда организации состоит из двух уровней: общее окружение (макросреда) и непосредственное окружение.

Общее окружение — это состояние экономики, правовое управление и регулирование, политическая обстановка, природные ресурсы и среда, научно-техническое развитие общества, и инфраструктура и т. д.

Непосредственное окружение — это покупатели, поставщики, рынок труда, конкуренты.

Для эффективного функционирования организации при проектировании необходимо учитывать текущую, и насколько возможно - будущую ситуацию и расстановку сил во внешней среде.

Факторы внешней среды делятся на факторы макроокружения и факторы непосредственного окружения.

Факторы макроокружения:

• Экономические. Отражают экономическую ситуацию в стране. (ВВП, инфляция, уровень безработицы, климат, природные ресурсы и т. д.)
• Правовые. Законы и нормативные акты, которые устанавливают рамки отношений и границы действия между субъектами.
• Политические. Направление и методы развития общества. (политическая идеология, политическая стабильность, деятельность оппозиции)
• Социальные явления и процессы. Качество жизни, традиции и ценности, национальные особенности, уровень образования, демография.
• Научно-технический прогресс. Модернизация производства и инновации.

Факторы непосредственного окружения:

• Потребители. Организации необходимо изучить потенциального потребителя для выявления наиболее востребованного продукта, определения ширины круга потребителей, выявления рынка сбыта и собственной конкурентоспособности.
• Поставщики. Изучение поставщиков позволяет избежать зависимости от недобросовестных поставщиков, обеспечения оптимального уровня себестоимости и качества продукта, и обеспечить эффективную непрерывную работу.
• Конкуренты. Изучение конкурентов также позволяет увеличить эффективность организации. Повышение конкурентоспособности достигается путём более глубокой специализации, использованием особенностей производимого продукта и производства, снижением издержек.
• Рынок рабочей силы. Изучения позволяет обеспечение предприятия квалифицированными кадрами.

Однако первым этапом в проектировании организации является - выявление институтов внешней среды. Так как они являются посредниками между внешней средой и самой организацией. Институты внешней среды входят в непосредственное соприкосновение с нашей организацией, и являются организациями, либо группами индивидов.

После того как мы определимся с институтами внешней среды, необходимо определиться с их характеристиками и их относительной важностью для организации.

Внешнюю среду характеризуют такие параметры как сложность и динамика.

Сложность - определяет как много факторов влияет на проектирование организации, и на их схожесть между собой.

Динамика - определяет изменяемость, и скорость изменения факторов, влияющих на организацию.

По двухместной классификации факторов внешней среды выделяется четыре типа ситуаций, соответствующих тому или иному типу предприятия:

• 1. Ситуация низкой определённости - факторов мало, они схожи. И не изменяются. Этот вариант считается наиболее благоприятным для руководства организации.
  2. Ситуация умеренной неопределённости - факторов много, они не схожи, но не изменяются. Значительный элемент риска в процессе принятия решения. Руководитель такой организации должен иметь серьёзную подготовку и иметь достаточный опыт.
  3. Ситуация умеренно высокой неопределённости - факторов мало, факторы схожи и постоянно меняются. Требует от руководства организации достаточной гибкости в принятии решений. Однако в такой ситуации схожесть факторов позволяет ему справляться имея достаточный уровень подготовки и мотивации.
  4. Ситуация высокой неопределённости - факторов много, они не схожи и постоянно меняются. Наибольшая трудность для организации. Требует от руководства наивысшего уровня подготовки, аналитических способностей и интуиции.

Исходя из рассмотренных выше ситуаций, можно сделать вывод что каждое производство требует специфического подхода к организации его частей, в зависимости от его сложности.

Технология работы в организации.

В случае проектирования организации под этим понятием имеется в виду как действия персонала на производстве, а также материалы и оборудование, используемые для производства. Проектируя организацию по параметру технологии работы, мы подразумеваем разделение и группировку работ. В наши дни, изменение технологий работы меняется и преобразуется в очень быстром темпе.

Например, компания Amazon стремиться автоматизировать как можно больше этапов розничной торговли , уже тестируя роботов-курьеров, запуская роботизированные магазины, и с недавнего времени используя роботов-упаковщиков.

Фактор такого взрывного развития технологий в последние годы усиливает внимание руководителей к взаимосвязи между структурой организации и технологией работы. Важным фактором стала гибкость технологических работ, и возможность быстрой модернизации производства вслед за научно-технически прогрессом.

Описывая связь между технологией работы в организации и проектированием учитываются следующие переменные:

1. Неопределённость в сроках начала работ и месте её выполнения
2. Неопределенность в способе выполнения работ (в знании, как выполнять работу)

Рассмотрим их влияние на проектирование организации. Совокупное влияние этих временных на проектирование представлено в таблице №1.

Рисунок 2. Влияние неопределённости в способе выполнения, сроках начала и месте выполнения работ в совокупности, на проектирование организации

По горизонтали – степень влияния неопределённости в способе выполнения работ.

выше

По вертикали – степень влияния неопределённости в сроках начала и месте выполнения работ.

ниже

ниже

выше

Рассмотрим подробнее представленные ситуации:

Ситуация 1: как правило такое соотношение между временем/местом и способом выполнения работ наблюдается в подразделениях организации, которые выполняют довольно интонационную деятельность, и в тоже время которая не предполагает каких-либо отработанных алгоритмов выполнения или существующих инструкций. Но тем не менее эти виды работ выполняются регулярно и согласно известному расписанию, либо в предсказуемом временном режиме. Примерами таких отделов являются - маркетинг, служба снабжения, отдел финансирования и т. д.

Ситуация 2: в таких условиях работают подразделения, выполняющие инновационную деятельность, не имея при этом чётких сроков или даже прогнозов поступления работы. Таким примерами являются подразделения, работа которых связанна с преодолением кризисных или конфликтных ситуаций, возникающих в процессе работы.

Ситуация 3: в этой ситуации работают подразделения, выполняющие не сложную с точки зрения планирования работу. Их работа производится согласно известным алгоритмам или подробным инструкциям, но тем не менее она появляется в нечётких временных рамках. То есть появление работы у таких подразделений плохо поддаётся временному планированию. Примерами таких подразделений могут послужить кадровая служба, ремонтный цех и т. д.

Ситуация 4: в условиях, когда сроки и методы работы чётко определенны и спланированы. В таких условиях работают, например охрана, цех упаковки, конвейерная сборка, лаборатории.

Стратегический выбор.

Выбор определённой стратегии оказывает непосредственное влияние на многие аспекты и решения организационного проектирования в целом.

Рассмотрим три возможные области стратегического выбора:

1. Идеология управления.

Выбор такого направление стратегического развития организации как «идеология управления», напрямую влияет на такие аспекты организации как развитие горизонтальных связей между сотрудниками, масштаб управляемости, количество уровней иерархии в своей структуре, централизация и децентрализация, деление структуры организации на звенья, секторы и т.д.

Рассматривая влияние идеологии управления, можно наблюдать взаимозависимость выполняемых разными подразделениями работ. Взаимозависимость работ имеет четыре типа:

1. Складывающаяся

Каждое из подразделений относительно автономно по отношению к другим, но в тоже время не имеет полной самостоятельности.

1. Последовательная

В этом случае каждое подразделение зависит от предыдущего. То есть начало работы конкретного подразделения организации начинается с завершения своей части работ предыдущим.

1. Связанная

Конечные результат работы одного подразделения становится началом работ для другого.

1. Групповая

При такой взаимосвязи работа не перемещается из отдела в отдел, а выполняется всеми вовлечёнными подразделениями одновременно.

Чем больше в организации групповых и связанных структур, тем более сложной интеграции своих подразделений требует организация.

2. Идеология потребителей.

Это направление стратегического развития определяет с какими потребителями будет работать организация. Ориентирование на определённую группу потребителей непосредственным образом влияет на весь процесс проектирования организации. Например индивидуальные, или корпоративные, услуги для других организаций (юридических лиц) либо для населения (физических лиц). Если у организации, ориентированная на обслуживание отдельных индивидуальных клиентов и в тоже время на обслуживание некой организованной группы потребителей, то это окажет влияние на весь процесс проектирования. В реальных условиях организация может быть ориентированная либо на потребителя, либо на производство продукции. Причём эти два стратегических выбора абсолютно в разных направлениях рассматривают структурную и административную деятельность. В случае если организация выбирает своим ориентиром изготовление продукции, то административные (властные) решения принимаются руководством, подразделения группируются с ориентацией на производимый продукт, а ответственность лежит на потребителях.