Файл: Проектирование организаций (Проект организации на примере тайм-кафе).pdf

Иерархия.

Присвоение каждому элементу своего уровня, на котором он функционирует в сложной организационной структуре, с сохранением целостности системы - называется иерархией. То есть распределение полномочий и власти между «звеньями». При это на каждом звене принимаются самостоятельные решения, без согласования с вышестоящим руководством, что является уровнем управления. На каждом уровне управления иерархии свой тип управленческих решений.

При прочих равных условиях, чем больше ступеней иерархии в организации - тем ниже её эффективность. Это обусловлено тем, что при пережали информации через слишком много звеньев цепи, она легче искажается, и поступает к целевому персоналу не полной.

В любой организации выделяется три основных уровня иерархии:

1. Высшее звено. К нему относятся топ-менеджмент.
2. Среднее звено. Это начальники отделов, департаментов.
3. Низшее звено. Начальники цехов, администраторы и т.д.

Количество уровней управления находится в тесной взаимосвязи с осуществлением линейных и функциональных связей внутри организации. Если рассматривать эти связи, как способ координации управленческих решений, то также возникает тесная взаимосвязь с системой распределения прав и ответственности.

Распределение прав и ответственности.

Распределение прав и полномочий происходит исходя из положения рассматриваемого отдела в иерархии организации. Этот процесс происходит еще на этапе департаментизации. Распределение прав, полномочий и ответственности организует связь между высшего руководства с нижестоящими в системе иерархии. Полномочия — это право использования ресурсов организации для исполнения поставленной задачи.

Полномочия бывают следующих видов:

• Рекомендательные - для линейных руководителей, внутри своего уровня иерархии.
• Согласования. Для решений, которые имеют тактический или плановый вид. Согласование происходит с вышестоящим руководством, и, если оно против, решение не принимается к исполнению. Способствует более внимательной оценке принимаемых решений, однако нагружает высшее руководство.
• Параллельные полномочия. Руководитель имеет возможность отменить решение другого линейного руководителя. Это способствует повышению контроля за процессом, и избежание ошибок. Однако в некоторых ситуациях может замедлять производственный процесс.
• Функциональные полномочия. Принимаются в рамках компетенции руководителя в пределах отдела.
• Линейные полномочия. Существуют, когда административная часть организации разделена на несколько ступеней иерархии.

В практике управления организацией существуют две системы распределения полномочий и ответственности:

1. «Ёлочка» - основанная на принципе единоначалия. Работник получает распоряжения, относящееся к выполняемой им работе, только от одного непосредственного руководителя. Следственно полномочия и ответственность вышестоящего руководства покрывают только часть полномочий и ответственности нижестоящего, что создаёт у последнего зону так называемой «чистой» ответственности. Плюсом такой системы является то, что права и ответственность строго регламентируются, ответственных за неудачи можно быстро и легко выявить. Минусом - является высокий уровень бюрократии.
2. «Матрёшка» - система двойного и множественного подчинения. Полномочия и ответственность высшего руководства полностью поглощают полномочия и ответственность низшего руководства. Плюсом такой системы является полный контроль со стороны высшего руководства. Однако права и ответственность настолько распылены по всем уровням иерархии, что виновного за происшествие найти становится практически невозможно. В такой системе допускается наличие нескольких руководителей с одинаковыми полномочиями по отношению к субъекту управления, что уводит окончательное решение на самые верхние ступени иерархии.

Дифференциация и интеграция.

Дифференциация - деление работ в организации меду подразделениями, таким образом, чтобы работы в пределах одного подразделения, получали некоторую завершенность в рамках этого подразделения. Более простыми словами — это выделение частей в организации, каждая из которых предлагает свою работу для удовлетворения спроса, поступающего из вне.

Дифференциация происходит по полномочиям, по функциям, по ролевому статусу, по стилю, по ответственности и т.д. Она необходима для специализации деятельности, равномерного распределения нагрузки, повышения профессионализма управляющего персонала.

Интеграция - форма согласования, объединяющая деятельности организации в рамках требований, предъявляющих внешним окружением. Это процесс, изначально создаваемый разделением и взаимосвязью работ в организации.

Изучая степени дифференциации частей организации, необходимо для определения уровня потенциального конфликта между ними, а нахождение уровня интеграции - для создания условий, способствующих снижению уровня возможной конфликтности. В совокупности эти два фактора способствуют повышению эффективности при взаимодействии организации с внешней средой.

Централизация и децентрализация.

В небольшой организации все решения может принимать один руководитель, но с увеличением масштаба руководитель становится перегружен.

Централизация подразумевает под собой концентрацию прав принятия решений на верхнем уровне иерархии. Она направленна на предотвращение искажения информации при передаче через уровни управления.

Децентрализация - процесс передачи и делегирования ответственности за некоторые ключевые решения на нижние уровни иерархии.

Степень централизации или децентрализации может измеряться с использованием следующих переменных:

• Количество решений на каждом уровне управления.
• Важность решения для организации.
• Уровень контроля за исполнением решения.

Чем выше степень того или иного фактора, тем более централизованной является структура организации и наоборот.

На выбор между централизацией или децентрализацией влияют:

• Капиталоёмкость принимаемых решений. Регулирует сумму, в рамках которой руководитель имеет право самостоятельного решения.
• Единообразие политики. Установление одинакового качества во всех подразделениях и отделениях, одинаковое качество построения отношений с потребителем.
• Размеры организации. До определённого размера решения принимаются централизованно, однако с ростом организации, это становится невозможно, и встаёт вопрос о децентрализации.
• Организационная культура. Ценностные ориентиры организации, её нормы и устои не могут быть игнорированы при выборе системы.
• Философия управления. Вера высшего руководства в управленческий подход. Носит скорее субъективный характер.
• Стремление подразделений к самостоятельности.
• Отсутствие у руководителей нижестоящих уровней готовности принимать на себя ответственность.
• Наличие электронных информационных систем.
• Степень разделения труда. Как правило, чем выше дифференциация - тем выше степень децентрализации.
• Тип предпринимательства. Высокая скорость изменений невозможна в условиях жесткой централизации.
• Внешняя среда. Демонополизация, политические и налоговые реформы также влияют на развитие одного из рассматриваемых процессов.

Глава 2. Проект организации на примере тайм-кафе.

2.1 Описание организации, её цели и задачи.

В качестве примера рассмотрим проект создания организации формата тайм-кафе «2007», в городе Лениногорск, населением до 100 тысяч человек. Такой формат подразумевает собой организацию некого пространства, для отдыха, работы, учёбы, встреч, тренингов, тематических вечеринок, киносеансов и прочих культурных мероприятий для небольших групп людей (на 40-60 посетителей).

На федеральном уровне, формат тайм-кафе и подобные заведения (антикафе, свободное пространство) стали открываться в 2010 году. Начиная с 2012 года, началось их массовое распространение.

Посетителям, при оплате минимального времени нахождения в заведении (1 час) предоставляются базовый набор услуг. В него входят чай или кофе, сладости, кроссбукинг, настольные и видео игры. Кроме того, посетитель также может заказать доставку еды из заведений общественного питания в наше тайм-кафе, или же принести еду и напитки с собой, за исключением алкоголя.

В дополнение к базовым услугам, планируется предлагать:

• Организацию мероприятий,
• Возможность бронирования зон, столиков или комнат,
• Еда и напитки на вынос.

Для посетителей установлен ряд правил:

• Запрещено распитие спиртных напитков, как и появление в заведении в нетрезвом виде.
• Запрещено курение в заведении.
• Запрещены азартные игры.

В тайм-кафе, также будет работать магазин, в ассортименте которого будет сувенирная продукция, чай различных сортов, кофе, натуральные сладости (джемы, варенье, мёд, ореховые пасты и т.д.)

Расчёт за услуги тайм-кафе происходит по системе предоплаты, на входе в заведение, с возможностью продления времени пребывания.

Целью проектируемой организации является получение прибыли от оплаты посетителями за время, проведённое в заведении, и от продаж.

Для удобства посетителей с разными интересами и целями посещения тайм-кафе, необходимо грамотно спланировать внутреннее пространство, и организовать его таким образом, чтобы они не мешали друг другу.

Целевая аудитория:

• Молодые люди, возрастом от 15 до 30 лет, которые хотят встретиться, провести время компанией, в уютном месте. К их услугам будут представлены настольные игры, игровые приставки, угощения, удобная мебель и уютный интерьер.
• Студенты, Фрилансеры и командировочные работники, которые хотят поработать над своими проектами в тихом уютном месте. К их услугам - коворкинг-зона с Wi-Fi, МФУ, магнитно-маркерными досками и офисными принадлежностями.
• Корпоративные клиенты, которым нужно место для проведения деловых встреч, тренингов, презентаций. К их услугам - демонстрационное оборудование.

Помещение:

Исходя из вышеизложенного можно сделать вывод что местонахождение потенциального клиента - преимущественно учебные заведения, общежития и гостиницы города. Это стоит учитывать при выборе помещения. Для организации необходимо помещение площадью не менее 100 квадратных метров. В жилом помещении на первом или цокольном этаже цена за 1 квадратный метр, в среднем составляет 320 рублей, за помещение с отдельным входом. Конечно, преимущественно помещение должно быть в отдельно стоящем или офисном здании, однако арендная плата на такие помещения выше на 100-120% порядка 650 рублей за квадратный метр. Остановим свой выбор на помещении по адресу улица Энгельса дом 5а. Помещение находится на цокольном этаже, предоставляются в аренду площади до 450 квадратных метров, имеется парковка. В радиусе одного километра находятся одно высшее учебное заведение, одно средне специальное с двумя корпусами общежития, две среднеобразовательные школы и спортивная школа. Кроме того, в непосредственной близости проходят популярные пешеходные прогулочные маршруты, центральных выход из лесопарковой зоны, два городских музея и автобусная остановка.

Рисунок 4. Карта района планируемого размещения тайм-кафе

Источник: Сервис «Яндекс.карты»

Открытие организации планируется в организационно-правовой форме индивидуального предпринимателя. График работы - ежедневный. В будние дни - с 9:00 до 23:00, в выходные и праздничные с 9:00 до 24:00

Штатное расписание:

Штатная численность персонала в антикафе составит семь человек, и включает в себя:

• Директор,
• Менеджер,
• Администраторов-официантов в одном лице,
• Специалист по клинигу.

Кроме того, в форме аутсорсинга будут привлечены бухгалтер и юрист.

Таблица №2. Штатное расписание тайм-кафе «2007».

Помимо людских ресурсов, проект организации предполагает закупку необходимого оборудования и материалов. Структура необходимых ресурсов проекта организации представлена на рисунке №5.