Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях на примере ООО «Кеддо».pdf

В том случае, когда адресат, получивший сообщение, отвечает отправителю, роли сторон изменяются. Между ними формируется взаимный информационный поток, реакция каждой стороны выражается в обратной связи на сообщение. В этом случае устанавливается двусторонний, коммуникативный процесс, который представлен на рисунке 1.

Обратная связь повышает шансы на эффективный обмен информацией. Она позволяет обеим сторонам подавлять шум. Шум — это любое вмешательство в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающее смысл послания. Источниками шума, вносящего искажения в передаваемый сигнал, могут быть язык и различия в восприятии, из-за которых изменяется смысл при кодировании и декодировании.

Определенные шумы присутствуют в любой коммуникации. В связи с этим, на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторые изменения смысла. Чаще всего собеседникам удается преодолеть шум и передать своё сообщение. Но высокий уровень шума, безусловно, приводит к заметной потере смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена [17, с. 161].

Существуют типичные барьеры в предоставлении обратной связи, которые мешают руководителям эффективно осуществлять этот важнейший вид коммуникаций. Вот некоторые из них: «это не входит в мои обязанности», «если они не справляются — им здесь не место», « это не в нашей культуре», «у меня нет времени», «то я такой, чтобы судить других?», «не хочу их расстраивать», «не хочу их травмировать» и т. д. Наличие таких барьеров свидетельствует о недостаточной коммуникативной компетентности руководителя.

Для их устранения были выработаны правила эффективной обратной связи [22, с. 89]:

• 1. Намерение — эффективная обратная связь обязана быть обращена в основном к отдельным аспектам трудовой деятельности, а не осуществляться в форме личных нападок, унижающих чувство достоинства или затрагивающих репутацию человека.
  2. Конкретность — эффективная обратная связь должна обеспечиваться конкретной информацией, после которой не возникают вопросы, и человек не находится в ситуации фрустрации, не зная, что делать.
  3. Описательность — эффективная обратная связь должна носить описательный, а не оценочный характер. Желательно, чтобы она содержала объективные сведения о том, что сделал человек, а не оценку его деятельности.
  4. Полезность — эффективная обратная связь доставляет информацию, которую может использовать работник для улучшения своего труда, т. к. сам по себе работник не может что-либо исправить.
  5. Своевременность — обратная связь, осуществляемая своевременно; чем скорее, тем лучше, так как работник может лучше понять, что от него требуется, о чём говорит начальник.
  6. Готовность — для того чтобы обратная связь была эффективной, необходимо, чтобы у работников были возможность, желание и готовность её исправить. Если же работникам навязывают обратную связь, то она оказывается гораздо менее эффективной.
  7. Ясность — получатель должен чётко и ясно понимать обратную связь. При этом и руководитель обязан следить за тем, насколько хорошо его поняли.
  8. Достоверность — обратная связь должна быть надёжной и достоверной. Ситуация или проблема только осложняются, если руководитель владеет неверной информацией, что создаёт у подчинённого мнение, как будто к нему относятся предвзято и несправедливо.

Выделяют следующие фазы эффективного построения коммуникаций (беседы, обсуждения, переговоров и т. д.) [3, с. 79]:

• • 1. подготовительную — определение макро- и микроцелей беседы, стратегии разговора, выработка тактики беседы, сбор информации о собеседнике, продумывание аргументов и контраргументов, определение приблизительного плана беседы;
    2. контакта — создание атмосферы доверия, использование приёмов расположения людей к себе, создание у собеседника желания сотрудничать, привлечение его внимания, пробуждение интереса к беседе;
    3. ориентация — понимание целей и мотивов собеседника, определение его интересов, состояний, отношений; при необходимости внесение поправок в план беседы;
    4. аргументации (контраргументации) — склонение собеседника к определённому решению, убеждение или переубеждение его;
    5. завершения — подведение итогов беседы, закрепление достигнутого результата, снятие с собеседника неприятного ощущения от трудного разговора с помощью приёмов расположения людей к себе. Определение возможности новых дальнейших контактов;
    6. анализа хода беседы, своих удач и промахов, осуществление подготовки к следующим контактом [7, с. 121].

По субъекту и средствам коммуникаций:

- межличностные

- коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий

По форме общения:

- вербальные

- невербальные

По каналам общения:

- формальные

- неформальные

По организационному признаку (по пространственному расположению каналов) [5, с. 34]:

- вертикальные;

- горизонтальные;

- диагональные;

По направленности общения[6, с. 24]:

- нисходящие;

- восходящие;

Коммуникации, осуществляемые при помощи технических средств, информационных технологий в нынешних современных условиях приобретают важнейшее значение. Осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий и др. Менеджеры с их помощью могут, например, обратиться к другим сотрудникам за информацией, нужной для решения проблем, а могут также изучить литературу о современных достижениях в какой-либо интересующей их области.

Следовательно, из рассмотренного выше можно сделать вывод от том, что коммуникации осуществляются в различных видах и формах, исследование которых позволяет определить способы повышения их эффективности.

Особое внимание заслуживают межличностные коммуникации, которые зависят от множества факторов. Изучение влияния различных факторов, таких как обратная связь, статусные различия, компетентность, доверие и совместимость работников, культурные различия и многие другие, позволит изучить процессы межличностных коммуникаций.

2. Анализ системы управления коммуникациями на примере ООО «Кеддо»

2.1. Общая организационно-экономическая характеристика ООО «Кеддо»

ООО «Кеддо» работает на российском рынке с 2013 года. Полное официальное наименование организации на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью «Кеддо». Юридический адрес предприятия: 111250, г. Москва, Лефортовский Вал, дом № 24

Компания занимается оптовой торговлей, значительную часть оборота занимает обувь торговой марки Keddo, кроме того компания занимается реализаций обуви торговых марок Betsy и Crosby. Таким образом, сфера деятельности ООО «Кеддо» – оптовая продажа женской, мужской и детской обуви. В настоящее время ООО «Кеддо» динамично развивается, запускаются новые проекты, создаются новые коллекции и торговые марки.

Рассмотрим организационную структуру ООО «Кеддо», изображенную на рисунке 2.

Рис.2. Организационная структура ООО «Кеддо»

Высший управленческий состав представлен советом директоров, который осуществляет руководство и организацию рабочего процесса. Они выполняют основную роль структуры управления, под их руководством решаются все производственные процессы. В состав совета директоров входят руководители каждого из подразделений.

На рисунке 2.1 видно, что в ООО «Кеддо» используется линейно-функциональная организационная структура, а коммуникации между различными подразделениями компании осуществляются исключительно через руководителей подразделений.

Для более детального анализа положения предприятия, необходимо провести общий анализ экономической эффективности работы ООО «Кеддо». Рассмотрим основные финансово-экономические показатели за 2017-2018 гг. исходные данные за упомянутые периоды для анализа результатов можно свести в таблицу 1

Таблица 1

Финансово-экономические показатели деятельности ООО «Кеддо» за 2017-2018 гг.

Из проведенного анализа финансово-экономических показателей деятельности ООО «Кеддо» можно отметить, что в 2018 году эффективность деятельности организации существенно повысилась. Это подтверждается увеличением всех показателей, характеризующих финансовые результаты деятельности организации. Особенно стоит отметить опережающий рост выручки организации в 2018 году (на 23,31%) по сравнению с ростом себестоимости продаж.

Также положительным моментом является увеличение в 2018 году по сравнению с 2017 годом дебиторской задолженности (на 110805 руб. (или 10,85%) и в свою очередь уменьшение кредиторской задолженности на 49050 руб. (или 5,33%). Положительно характеризуют деятельность организации увеличение капитала и резервов в 2018 году по сравнению с 2017 годом на 5260 руб. (или 24,5%), рост основных средств и нематериальных активов организации на 18171 руб. или (9,35%), рост валюты баланса организации на 128976 руб. или на 10,61%.

Численность персонала ООО «Кеддо» в 2018 году увеличилась на 8 человек (или 11,59%) вследствие увеличения объема продаж и, следовательно, увеличения нагрузки. Производительность труда в 2018 году увеличилась на 114713 руб./чел. или 42,37%, рентабельность деятельности персонала также выросла на 27903 руб./чел. или 20,68%.

2.2. Анализ структуры и динамики персонала организации

В настоящее время численность персонала ООО «Кеддо» составляет 77 человек. Штатная численность работников ООО «Кеддо» на конец 2018 года укомплектована полностью.

Проанализируем данные по персоналу ООО «Кеддо» по категориям, возрасту и уровню образования в таблице 2.

Таблица 2

Характеристика персонала ООО «Кеддо»

Проанализировав таблицу 2, можно сделать вывод, что за 2018 год в организации произошло увеличение численности персонала на 8 человек, или на 11,6%. Численность персонала по категории специалисты увеличилась на 8 человек или на 14,5%, а по категориям руководители и старшие специалисты изменений не происходило.

Таблица 3

Характеристика возрастного состава сотрудников ООО «Кеддо»

Как видно из таблицы 3, большая часть сотрудников ООО «Кеддо» находится в возрастной группе от 36 до 45 лет (24 человека в 2017 году, 27 человек в 2018 году). Второй по численности является возрастная группа работников от 26 до 35 лет (15 человек в 2017 году и 20 человек в 2018 году). Менее всего в организации работников в возрастных группах до 25 лет (12 человек в 2017 году и 14 человек в 2017 году) и от 46 лет до 55 лет (18 человек в 2017 году и 16 человек в 2018 году). Стоит отметить факт омоложения трудового коллектива в 2018 году по сравнению с 2017 годом: в возрастной группе до 35 лет появилось на 7 сотрудников больше, а возрастная группа от 46 до 55 лет уменьшилась на 2 человека.

Далее в таблице 4 представлены данные по трудовому стажу среди сотрудников ООО «Кеддо».

Таблица 4

Численность сотрудников ООО «Кеддо» по трудовому стажу за 2017-2018 гг.

Как видно из таблицы 4, по количеству человек самой большой группой, выделенной на основе трудового стажа, является группа сотрудников со стажем от 5 до 10 лет. Второй по количеству человек является группа со стажем свыше 10 лет. Количество сотрудников, стаж которых от 1 до 3 лет и от 3 до 5 лет практически не отличается (в 2017 году это 9 и 12 человек, в 2018 году – 12 и 15 человек). Наименьшее количество сотрудников со стажем менее 1 года (в 2017 году 3 человека, в 2018 году – 2 человека) объясняется тем, что в организации преобладают сотрудники в возрасте старше 25 лет.