Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях на примере ООО «Кеддо».pdf

Динамика уровня образования сотрудников ООО «Кеддо» представлена в таблице 5.

Таблица 5

Динамика уровня образования сотрудников ООО «Кеддо» за 2017-2018 гг.

Проанализировав таблицу 5 можно говорить о том, что в целом уровень образования сотрудников ООО «Кеддо» по сравнению с 2017 годом повысился в 2018 году: уменьшилось на 1 человека число сотрудников со средним образованием, что составило 25%. Число сотрудников с высшим образованием увеличилось на 8 человек или на 12,7%, а также можно отметить увеличение количества сотрудников со средним профессиональным образованием на 1 человека.

Вышеуказанные данные свидетельствуют от том, что при приеме на работу в организацию отдается предпочтение кандидатам, владеющих высшим уровнем образования и, следовательно, высоким уровнем квалификации.

Динамика движения персонала ООО «Кеддо» за 2017-2018 гг. представлена в таблице 6.

Таблица 6

Динамика движения персонала в ООО «Кеддо»

Анализируя данные таблицы 6, можно отметить, что в 2018 году численность работников ООО «Кеддо» увеличилась на 8 штатных единиц. В 2017 году было принято на работу 10 человек, в 2018 году – 12 человек.

При этом выбыло из организации в 2017 году – 10 человек, а в 2018 году – 4 человек. Значение показателя текучести кадров по приему и выбытию за 2017 имеют достаточно высокие значения, в отличие от показателей 2018 года, в течение которого из организации выбыло всего 4 человека, а принято 12 человек. Общий коэффициент текучести персонала в организации в 2017 году составил 0,14, а в 2018 году 0,05. Это означает, что за 2017 год организацию покинули 14% персонала против 5% за 2018 год. Коэффициенты постоянства персонала равняются 0,71 (или 71%) в 2017 году и 0,79 (или 79%) в 2018 году.

Подводя итоги анализа обеспеченности и движения персонала ООО «Кеддо», можно отметить, что все показатели в организации находятся в пределах нормы, характерной для ее сферы деятельности – предприятий оптовой торговли. Однако можно сделать вывод о том, что использование линейно-функциональной структуры в ООО «Кеддо» влечет за собой возникновение проблем, связанных с эффективными внутрикорпоративными коммуникациями, поскольку данный вид организационной структуры подразумевает взаимодействие между сотрудниками разных подразделений компании только через их непосредственных руководителей.

2.3. Оценка качества и проблемы в управления коммуникациями в ООО «Кеддо»

В настоящее время в ООО «Кеддо» все процессы, связанные развитием системы управления внутрикорпоративными коммуникациями осуществляют следующие субъекты коммуникаций:

- 8 руководителей функциональных подразделений (Совет Директоров);

- отдел персонала;

- отдел PR и продвижения;

- Малый совет - неформальная рабочая группа, в которую входят 12 представителей среднего менеджмента из восьми подразделений компании.

В ООО «Кеддо» наиболее распространены вертикальные нисходящие коммуникации (от руководителей к подчиненным) и очень слабо используется форма обратной связи – восходящая вертикальная коммуникация - от подчиненных к руководителям.

Коммуникации по нисходящей осуществляются следующим образом: руководители подразделений сообщают своим подчиненным о текущих задачах, стоящих перед подразделением, дают распоряжения в письменной или печатной форме, а подчиненные в свою очередь, предоставляют руководителям отчеты о проделанной работе с заранее установленной периодичностью.

Поскольку в компании преобладает вертикальная коммуникация, и практически не развита горизонтальная коммуникация, то многие рабочие вопросы решаются только через руководителей подразделений.

Так как компания состоит из восьми отделов, то обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий между структурными подразделениями, а, следовательно, компания нуждается в развитии горизонтальных коммуникаций.

Дальнейший анализ системы управления внутрикорпоративными коммуникациями в ООО «Кеддо» подразумевает оценку качества и результативности действующей системы внутрикорпоративных коммуникаций.

Основной методом исследования стало анонимное анкетирование сотрудников и последующий анализ ответов.

Целью этого исследования является оценка действующей системы внутрикорпоративных коммуникаций для ее дальнейшего развития, а основными задачами являются:

1. Оценка эффективности каналов внутренних коммуникаций.
2. Оценка информационных потребностей сотрудников.
3. Определение основных проблем в развитии системы управления внутрикорпоративными коммуникациями.

В исследовании сотрудников просили указать, какими каналами внутренних коммуникаций они пользуются для получения информации о деятельности компании в целом.

Рисунок 3. Получение информации о деятельности ООО «Кеддо» в целом, по каналам межличностных коммуникации

Как видно из рисунка 3, большее количество сотрудников – 42% получают информацию о деятельности компании в целом от своего непосредственного руководителя (руководителя подразделения), 27,5% сотрудников получают информацию от отдела персонала, 19% от своих коллег (сотрудников своего отдела) 11,5% от членов Малого совета (средний менеджмент отделов, в т.ч. представитель от его отдела).

Также сотрудникам было предложено указать, какими каналами коммуникаций они пользуются для получения информации о деятельности своего функционального подразделения.

Рисунок 4. Получение информации о деятельности своего подразделения по каналам межличностных коммуникации

На рисунке 4 видно, что 43,5% сотрудников получают информацию о деятельности подразделения от своего непосредственного руководителя, 32% от своих коллег, 15% от сотрудников отдела персонала и всего 9,5% от членов Малого совета.

Как видно из графиков, наибольшее количество сотрудников получают информацию как о деятельности компании в целом, так и о работе своего подразделения от непосредственного руководителя, что говорит о слабо развитых горизонтальных коммуникациях в ООО «Кеддо». Также, помимо руководителя подразделения, основным источником официальной информации является отдел персонала.

Для определения наиболее часто используемых способов передачи информации, сотрудникам было предложено проранжировать следующие каналы коммуникации: личное общение, телефонные переговоры, электронная почта, Skype, социальные сети, Whats App, Viber и т.п., где 1 – часто используемый, 6 – используемый реже всего.

Как видно из рисунка 5, наиболее распространённый канал передачи информации внутри компании – электронная почта – 45,5%, а наименее распространенный – Skype (2%). Второй канал по степени использования – телефонные переговоры (22%), далее идет личное общение (16%), Whats App, Viber (11%) и социальные сети (3,5%).

Рисунок 5. Использование сотрудниками каналов коммуникации

Следующей задачей исследования системы управления внутрикорпоративными коммуникациями в ООО «Кеддо» является выявление информационных потребностей сотрудников и удовлетворение этих потребностей.

Для определения необходимой информации, было предложено проранжировать следующие виды информационных потребностей, где 1 – наиболее значимый, 8 – наименее. На рисунке 6 представлены данные об информационных потребностях сотрудников компании.

Рисунок 6. Информационные потребности сотрудников ООО «Кеддо»

Можно выделить основные информационные потребности сотрудников ООО «Кеддо». Рассмотрим их в процентом выражении по убыванию значимости: о целях работы компании – 32,2%, о деятельности других отделов – 21,5%, об экономическом состоянии компании – 15,5%, о мероприятиях в компании – 12%, об организационных изменениях – 7,2%, о тренингах и обучении сотрудников – 5,4%, о льготах и бонусах для сотрудников – 3,6%, о найме и вакансиях в компании – 2,5%

Таким образом, можно выделить следующие недостатки существующей системы управления внутрикорпоративными коммуникациями ООО «Кеддо», которые были выявлены в ходе исследования:

1. Слабая осведомленность сотрудников о целях работы, деятельности отделов и о другой информации, которая может быть необходима как для эффективного выполнения бизнес-процессов компании, так и для повышения имиджа организации в глазах сотрудников, т.е. увеличения их лояльности.
2. Отсутствие единого инструмента внутрикорпоративных коммуникаций, которое выражается в использование разного рода средств общения, таких как почта, социальные сети, личное общение и т.п.
3. Отсутствие единой базы знаний, необходимой для повышения навыков и знаний сотрудников ООО «Кеддо», а, следовательно, повышения эффективности выполнения бизнес-задач. В отличие от первого недостатка, данный недостаток может оказывать негативное влияния на конкурентоспособность компании на рынке.
4. Невозможность осуществления командных проектов с участием сотрудников из различных подразделений и/или их неэффективность, связанная с нехваткой своевременной информации или невозможностью получения информации о деятельности сотрудников других подразделений.

Вышеперечисленные недостатки являются основными, их игнорирование может оказать негативное влияние на конкурентоспособность организации в современных условиях, т.к. сказываются на эффективности выполнения бизнес-процессов и лояльности сотрудников к организации в целом.

3. Основные направления и пути совершенствования системы управления коммуникациями организации на примере ООО «Кеддо»

3.1. Пути оптимизации процесса управления системой коммуникаций

Рассмотрим предложенные пути оптимизации процесса управления системой внутрикорпоративных коммуникаций.

Построение процесса обмена информацией, необходимой для эффективного осуществления рабочих процессов, предполагает решение следующих задач:

1. Разработка регламентов, необходимых для эффективного выполнения сотрудниками рабочих функций. К таким регламентами можно отнести регламенты взаимодействия между сотрудниками по рабочим вопросам (схемы получения, хранения, обмена и передачи информации, обратной связи, постановки задач, формирования системы отчетности и контроля и т.п.)
2. Разработка и внедрение подсистемы, обеспечивающей доведение до сведения всех сотрудников, а также хранение и возможность доступа к таким документам, как приказы и распоряжения руководства, положения и инструкции, образцы документов, необходимых для работы и т.п.
3. Оптимизация процесса обмена информацией и взаимодействия между различными подразделениями ООО «Кеддо», как было выявлено в ходе анализа, результаты которого представлены во второй главе работы, взаимодействие между сотрудниками разных подразделений можно считать недостаточным и слабоструктурированным, что негативным образом сказывается на выполнении бизнес-процессов компании.

Разработка и внедрение внутрикорпоративных информационных источников предполагает внедрение следующих средств, необходимых для обеспечения процесса передачи разного рода информации среди сотрудников организации: