Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях на примере ООО «Кеддо».pdf

1. Электронные информационные источники, к которым можно отнести, например, корпоративные рассылки по электронной почте, корпоративный портал, корпоративные блоги, онлайн-мероприятия и т.п.
2. Корпоративные СМИ, к которым относятся традиционные средства распространения информации, такие как газеты, журналы, корпоративное радио, информационные стенды и т.д.
3. Организационные мероприятия, которые могут быть реализованы в различных форматах, например, собрания, совещания, встречи с руководством, пятиминутки и т.п.
4. Специально-разработанные источники, к которым можно отнести корпоративные фильмы, информационные листовки и буклеты, брошюры и т.д.

Среди вышеперечисленных коммуникационных каналов в современных условиях лидирующую позицию занимают электронные информационные источники. Данный вид имеет ряд преимуществ и будет рассмотрен как основное средства управления внутрикорпоративными коммуникациями в ООО «Кеддо». Перечислим преимущества электронных информационных источников построения внутрикорпоративных коммуникаций:

1. Возможность установления скоростного мгновенного контакта с большой аудиторией.
2. Гибкость процесса сообщения, которая проявляется в возможности адаптировать сообщения для разных уровней и типов занятых.
3. Возможность сбора, хранения и быстрого поиска сообщений прошлых периодов в базе данных.

Кроме перечисленных каналов коммуникаций отдельно можно выделить, так называемые, невербальные каналы передачи информации, которые также важны для оптимизации процесса управления системой внутрикорпоративных коммуникаций. Внедрение данных каналов в общую систему внутрикорпоративных коммуникаций ООО «Кеддо» позволит акцентировать внимание на значимости каждого сотрудника. Это способствует созданию и поддержанию атмосферы, в которой каждый сотрудник чувствует, что он признан, понимается и принимается организацией, что каждый является значимой частью ООО «Кеддо», что, в свою очередь, способствует повышению работоспособности и эффективности выполнения задач, поставленных перед каждым сотрудником в отдельности и всей организацией в целом.

К невербальным каналам передачи информации можно отнести невербальные символы и знаки, элементы интерьера и само рабочее помещение и/или комнату отдыха – все эти элементы выполняют коммуникативную функцию и могут являться дополнением к системе внутрикорпоративных коммуникаций.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что оптимальным будет сочетание сразу нескольких каналов, совокупность которых обеспечивает систему управления внутрикорпоративными коммуникациями новыми возможностями.

Следующее направление оптимизации связано с созданием, внедрением и поддержанием (постоянным обновлением) корпоративной базы знаний, что подразумевает решение следующих задач:

1. Формирование электронной библиотеки.
2. Разработка программы дистанционного обучения сотрудников.
3. Разработка кейсов, тестов, конкурсов и специальных заданий для формирования единой системы электронной проверки знаний.
4. Размещение информации о тренингах, семинарах и т.п.
5. Обеспечение обратной связи с целью привлечения сотрудников компании к выявлению недостатков и «узких» мест для дальнейшей выработки новых идей, методов работы и устранения выявленных недостатков.

Подводя итоги, выделим основные направления оптимизации процесса управления системой внутрикорпоративных коммуникаций ООО «Кеддо», которые изображены на рисунке 7.

Рисунок 7. Пути оптимизации процесса управления внутрикорпоративными коммуникациями в ООО «Кеддо»

На рисунке 7 видно, что оптимизация процесса управления внутрикорпоративными коммуникациями должна представлять собой непрерывную работу над повышением эффективности взаимодействия сотрудников компании, т.к. оптимизация бизнес-процессов, разработка внутрикорпоративных стандартов, регламентов, формализация связей и выявление т.н. «точек сбоя», т.е. причин искажения информации. Все перечисленные факторы оказывают непосредственное влияние на эффективность внутрикорпоративных коммуникаций. В свою очередь, высокая эффективность внутрикорпоративных коммуникаций оказывает положительное влияние на деятельность всей организации.

Для достижения целей, поставленных перед системой управления внутрикорпоративными коммуникациям ООО «Кеддо», наиболее подходящим источником можно назвать создание внутрикорпоративного портала компании.

Корпоративный портал ООО «Кеддо» должен обладать определенной совокупностью разделов, которые будут отвечать требованиям тех функций, для которых портал создается. Выделим 8 блоков или разделов в нашей модели корпоративного портала (рисунок 8.).

Рисунок 8. Модель корпоративного портала ООО «Кеддо»

Отметим, что все блоки представляют собой взаимосвязанную и взаимозависимую структуру. Каждый из блоков имеет свое содержание, которое отражает смысловую составляющую блока и его функции в системе внутрикорпоративных коммуникаций, построенных и управляемых на базе корпоративного портала.

Первый раздел – это представление компании, который содержит в себе следующие подразделы:

- общая информация о компании, ее истории, задачах, ценностях и корпоративной культуре;

- фото- и видеоотчеты о деятельности компании;

- лента важных новостей отрасли;

- внутренние вакансии компании;

- контакты и реквизиты для быстрого доступа.

Основными функциями раздела являются:

- работа с официальными новостными лентами (приказы, распоряжения, правила);

- ведение календарь событий компании.

Представление сотрудников компании следующий важнейших блок, в состав которого входят:

- единый справочник сотрудников компании;

- настраиваемая карточка сотрудника (фото, контакты, область деятельности);

- списки новых сотрудников и кадровых изменений, доска Почета, дни рождения и т.п.

Среди функций раздела, можно отметить следующие:

- возможность быстрого контакта с сотрудниками (веб-чат, e-mail);

- быстрый поиск информации о сотруднике (по алфавиту, по структуре, по параметрам);

- контроль присутствия сотрудника на портале;

- возможность создания личного кабинета сотрудника с разного рода возможностями, такими как персональные документы, фото- и видеоматериалы, блог, личный календарь и др.

Следующий блок связан с управлением корпоративной информацией и содержит библиотеки офисных документов с коллективным доступом и систему документооборота материалов портала. Также данный раздел предназначен для выполнения следующих функций:

-возможность использования Microsoft Office в работе с документами портала;

-возможностью работы через браузер;

- функция контроля документов портала;

- возможность внесения разграничения доступа к документам;

- управление мультимедиа материалами, такими как фото, видео.

Отдельно необходимо выделить раздел корпоративного поиска, который не содержит в себе документов и корпоративной информации, но отвечает за реализацию одной из важнейших функций корпоративного портала, а именно реализацию полнотекстового поиска по всей информации, которая размещена на сайте, как на русском, так и на английском языке. Данная функция реализуется за счет следующих возможностей корпоративного поиска:

- поиск по тегам и облако тегов;

- поддержка русской и английской морфологии;

- моментальная индексация обновленных и новых документов;

- учет прав доступа сотрудника при отображении результатов поиска;

- расширенный язык поисковых запросов;

- федеративный поиск: выдача поисковых результатов разных типов на один запрос (новости, сотрудники, документы и т. п.).

Социальные сети и коллективная работа – это раздел, который содержит в себе такую информацию, как календарь событий группы и ее участников, отчеты о выполнении задач от участников группы, библиотека документов для группы, фото и видео-материалы группы. Кроме того, раздел обладает большим количеством функций, таких как:

- создание рабочих групп для совместного обсуждения и решения производственных и непроизводственных задач;

- использование принципов социальной сети в организации совместной работы;

- организация совещаний группы;

- обсуждение рабочих вопросов (форумы, веб-мессенджер);

- задачи и поручения участникам группы, планирование, контроль исполнения.

Бизнес-процессы – это раздел, который также не несет информационную нагрузку, но обладает рядом функций:

- создание настраиваемых веб-формы (создание электронных запросов с необходимыми полями), назначение ответственных за обработку сотрудников;

- автоматизация обслуживания заявок в системе Help Desk, контроль прохождения заявок;

- рассылка приглашений и механизм подтверждения, отчеты о совещаниях;

- бронирование переговорных комнат (и любых других помещений).

Перечень функций может быть расширен при необходимости для обеспечения максимального охвата бизнес-процессов, реализация которых может быть оптимизирована за счет внедрения их в структуру корпоративного портала.

Внутрикорпоративные коммуникации – раздел, который отвечает за реализацию следующих функций корпоративного портала:

- обмен мгновенными сообщениями внутри портала (аналог современных мессенджеров);

- создание, как открытых, так и закрытых тематических форумов;

- создание опросов и анкетирование сотрудников, с возможностью систематизации ответов;

- интерактивные возможности, например, отчеты;

- автоматизированная система приема и обработки обращений с возможностью просмотра статуса.

Кроме перечисленных функций, данные раздел также содержит фотогалереи как личные сотрудников, так и общественные (например, фото с мероприятий компании и т.п.).

Обучение и тестирование сотрудников – раздел, который содержит такую информацию как: учебные курсы и журнал результатов тестирования, сведения по каждому сотруднику. Также раздел представляет возможность для реализации следующих функций:

- создание, внедрение и хранение неограниченного количества учебных курсов и материалов;

- возможность создания тестов с учетом баллов и автоматическим определением результатов;

- гибкая система распределения прав доступа к учебным курсам.

Для развития системы управления коммуникациями предлагается реализация проекта корпоративного портала путем внедрения продукта «1C - Битрикс: Корпоративный портал». Рассмотрим основные преимущества и возможности данного проекта, которые отвечают требования и задачам, решения которых необходимо для удовлетворения потребностей во внутрикорпоративных коммуникациях ООО «Кеддо» (рисунок 9).

Рисунок 9. Возможности корпоративного портала «Кеддо», построенного на основе «1С – Битрикс»

Очевидно, что представленные на рисунке 9 функции были перечислены и разобраны в модели корпоративного портала ООО «Кеддо». Отличием является наличие всего лишь 3 разделов, которые содержат в себе все перечисленные функции.

3.2. Оценка предложенных рекомендаций по развитию системы управления коммуникациями

Рассмотрим основные преимущества корпоративного портала для сотрудников. Прежде всего, корпоративный портал выступает в качестве инструмента внутрикорпоративных коммуникаций, обеспечивая возможность мгновенной взаимосвязи сотрудников различных подразделений.

Следующим преимуществом является возможность создание команд для выполнения определенных проектов, мониторинг результатов в режиме реального времени и т.п.

Кроме того, предложенные пути оптимизации системы управления внутрикорпоративными коммуникациями позволяют удовлетворить потребности сотрудников компании, которые были выявлены в процессе исследования, а именно потребность в следующих видах информации:

-о целях работы компании;

-о деятельности других отделов;

-об экономическом состоянии компании;

-о мероприятиях в компании.

Также преимуществом является наличие обширного инструментария, интегрированного в одном виртуальном пространстве, а именно:

-инструменты для публикации разного вида контента, как например, блоги, файлохранилища, галереи и т.п. Иными словами площадка позволяет размещать и хранить информацию, которая необходима и полезна для совместной работы.

- инструменты для обсуждения, т.е. своего рода корпоративная социальная сеть.

- инструменты для контроля и мониторинга, т.е. возможность контроля и мониторинга деятельности команды проекта или отдельного сотрудника.