Файл: Построение организационных структур (Миссия и цели хостела «Ночлег»).pdf

Проектная численность персонала хостела «Ночлег» приведена в таблице 2.1.

Таблица 2.1.

Проектная численность персонала

Хостел — это не только важнейший вид предприятий экономической деятельности, но и сложная организационная структура, характеризуемая распределением целей и задач управления между целыми подразделениями и отдельными работниками.

Под организационной структурой управления необходимо понимать совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами.

Организационная структура управления складывается из состава, соотношения, расположения и взаимосвязи отдельных подсистем организации. Создание такой структуры направлено, прежде всего, на распределение между отдельными подразделениями организации прав и ответственности.

Структура проектируемой организации должна быть такой, чтобы обеспечить реализацию ее миссии, достижение ее целей и эффективное решение стоящих перед организацией задач. Для проектируемой организации в соответствии с обозначенными миссией и целями, численностью персонала и управления учредителем наиболее подходящей является линейно-функциональная структура.

В такой структуре управления вся законченность власти понесена линейным руководителем, возглавляющей определенный коллектив. При разработке конкретных вопросов и подготовки соответствующих решений, программ, планов ему помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных отделений (управлений, отделов, бюро и т.д.)

В этом случае функциональные структуры подразделения находятся в подчинении главного линейного руководителя. Свои решения они осуществляют или через главного руководителя, или (в пределах своих полномочий) непосредственно через соответствующих руководителей служб - исполнителей. Таким образом, линейно - функциональная структура включает в себя специальные подразделения при линейных руководителях.

Линейно - функциональная структура также имеет положительные моменты и недостатки.

Преимущества линейно функциональной структуры:

1) лучшая подготовка решений и планов, связанных со специализацией рабочих;

2) клиринг главного линейного менеджера детального анализа проблем;

3) возможность привлекательности консультантов и экспертов.

Недостатки линейно функциональной структуры^[7]:

1) отсутствие близких взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между индустриальными ветвями;

2) недостаточно точная ответственность как подготовка решения, как правило, в его реализации не участвует;

3) чрезмерно развитая система коммуникаций на вертикальном, которое является тенденцией к чрезмерной централизации.

Организационная структура гостиницы определена его назначением, способностью фонда числа, спецификой посетителей и многих других факторов.

Уровнями управления проектируемой организационной структуры выступают:

- высший - институциональный уровень (директор). Деятельность руководителя обусловлена целями и стратегиями развития системы в це­лом, здесь реализуется большая часть внешних связей;

- средний - управленческий уровень, объединяющий руководителей среднего звена и их аппарат.

- низший - производственно-технический уровень, объединяющий руководителей низового звена, находящихся непосредственно над рабочими (старший мастер, мастер). Они ответственны за обеспечение производственного процесса всеми видами услуг и за работу с клиентами.

Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям. В организации выделяются вертикальные и горизонтальные, линейные и функциональные связи^[8].

Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организации и в ее частях.

Горизонтальные связи образуют связи между двумя и более равными по положению в иерархии или статусу частями или членами организации.

Линейные связи определяют отношения, в которых директор реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными, т.е. эти связи идут в организационной иерархии сверху вниз и выступают, как правило, в форме приказа, распоряжения, команды, указания и т.п.

Функциональные связи реализуются посредством информационного обеспечения координации деятельности.

Организационная структура управления проектируемого коллективного средства размещения «Ночлег» представлена на рис.2.1.

Рис. 2.1. Организационная структура управления хостела «Ночлег»

Отдел по работе с клиентами имеет свою внутреннюю структуру.

Возглавляет отделы управляющий, которому непосредственно подчиняются администраторы и вспомогательная служба (горничные и охранники).

Структура отдела по работе с клиентами представлена на рис.2.2.

Рис. 2.2. Структура отдела по работе с клиентами «Ночлег»

Для эффективной работы созданной организационной структуры важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия каждой службы и работников.

Основные обязанности и полномочия функциональных подразделений хостела коротко изложены в таблице 2.2.

Таблица 2.2.

Обязанности и полномочия функциональных подразделений коллективного размещения «Ночлег»

Таким образом, каждый сотрудник знает свои непосредственные обязанности и функции, но и хорошо понимает, каким именно образом его работа соотносится с той, которую выполняют другие сотрудники, и каким образом их общая деятельность влияет на эффективность работы отеля.

Для эффективного функционирования всего хостела необходимо взаимодействие между собой всех служб. Главным моментов во взаимодействии является процесс коммуникации, вся информация должна циркулировать и переходить от одной службы к другой. Существует несколько уровней коммуникаций. Первый между управляющим и администраторами. Средства передачи информации – ежедневные планерки, электронная почта, официальные распоряжения и др. Коммуникации между департаментами: как правило, роль координатора работы всех служб возлагается на управляющего, информационного центра хостела. И последний этап коммуникаций – внутри отдела. Средства – доска объявлений, журнал передачи смены (в котором записывается важная, новая информация, на которую следует обратить внимание, просьбы, задания, поручение, все то, что помогает профессиональному выполнению должностных обязанностей), собрания коллектива и др.

И так, от эффективного функционирования хостела, от правильной сформированной структуры управления и успешной взаимосвязи между всеми отделами, нацеленными на достижение единой цели, зависит качество предоставляемых услуг, профессиональный уровень персонала, доходность, репутация, престижность и будущее хостела.

Обязанности, задачи, полномочия каждой управленческой должности определяются в должностной инструкции^[9].

Должностная инструкция – это один из локальных нормативных актов, принимаемых работодателем. Согласно статье 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, могут принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

С целью повышения эффективности работы для проектируемого обеспечить наличие обобщенных формальных правил и стандартов работы, обеспечивающих однородность выполнения сотрудниками своих обязанностей.

2.3. Документооборот в организации

Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления организацией. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов хостела «Ночлег». Упорядочивание документооборота начинается с составления полного реестра используемых в организации документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

1. прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);
2. каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
3. порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными^[10].

Существует три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

В данной мини-гостинице централизованная форма организации документооборота. Так как имеет не большой документооборот.

Наиболее распространенным документом в хостеле является документ регистрации клиента.

Прибыв в гостиницу, клиент должен зарегистрироваться. Процесс регистрации клиента в гостиницах различен, но информация о госте везде одинаковая.

Продолжительность регистрации зависит от того, какой гость прибыл в гостиницу: по брони или без брони.

Поселение по брони в гостиницах, где организован автоматизированный учет, занимает всего несколько минут, так как практически вся необходимая информация указана в предварительной заявке.