Файл: Построение организационных структур (Миссия и цели хостела «Ночлег»).pdf

Процесс регистрации без предварительного заказа длится несколько дольше, при этом администратор и гость должны обсудить такие вопросы, как стоимость номера, сроки размещения, порядок оплаты. Если стороны приходят к взаимному согласию, то в соответствии с Правилами, исполнитель (гостиница) обязан заключить с потребителем (гость) «договор» на оказание услуг.

Для этого гость обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность (паспорт чаще всего). Сделать он это обязан в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июля 1995 года №713 «Об утверждении правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации и перечня должностных лиц, ответственных за регистрацию»:

«Регистрация граждан по месту пребывания в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, больнице, на туристской базе, а также в ином подобном учреждении осуществляется по их прибытии администрацией этих учреждений на основании документов, удостоверяющих личность»^[11].

Клиент должен заполнить анкету формы №1-Г (утвержденная форма). В хостеле «Ночлег» форму №1-Г заполняют сами администраторы на основании паспорта (дополнительный сервис гостиницы). Заполнение данной анкеты свидетельствует о заключении договора между клиентом и гостиницей. Администратор должен проследить за тем, чтобы постоялец правильно заполнил данный документ, дату заселения, дату отбытия, указал свой домашний адрес. Ведь в дальнейшем неправильно указанные данные осложнят, например, возврат забытых вещей в номере, кроме того, правильно заполненный адрес гарантирует получение оплаты, если гость выехал, не заплатив за предоставленные услуги. Неверно указанная дата выезда может привести в дальнейшем к простою номера, а если гость планирует остаться дольше, номер может быть продан, что в результате приведет к конфликту между администрацией и проживающим.

Граждане, прибывшие в командировку, на совещания, конференции, сборы, заполняют анкету формы №1-Г в одном экземпляре, остальные - в двух.

После проверки личные документы возвращаются владельцам.

Для хранения анкет и работы с ними вадминистраторской должны быть две картотеки:

в первой хранятся анкеты на лиц, проживающих в гостинице,

во второй - на лиц, выбывших из гостиницы в течение месяца.

Анкеты в картотеках расставляются в алфавитном порядке.

Проверив данные анкеты, администратор выписывает разрешение на поселение – документ (документ не утвержденной формы), подтверждающий право гостя на заселение. Такое разрешение выписывается в двух экземплярах:

- один – для кассира для выписки счета за проживание (если оплату за проживание принимает другой сотрудник гостиницы, а не администратор и если гостиница не автоматизирована специализированной гостиничной системой)^[12],

- второй для дежурного по этажу (или для администраторов других корпусов, если корпусов у гостиницы несколько).

Как правило, выглядит данный документ представлено в приложение 1.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции: прием входящих документов; первоначальная (экспедиционная) обработка; предварительное рассмотрение и распределение; регистрация; рассмотрение документов руководством; исполнение резолюций; отправка ответных документов.

В данной организации всю обработку документации производят администраторы.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников относятся Положение об отделе и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор)^[13]. Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами. Данные документы являются инструментом разграничения функций между отдельными работниками в конкретной организации.

В данном случае будет разработано Положение об отделе вспомогательной службы. В состав вспомогательной службы входят горничные и отдел охраны.

Положение об отделе охраны разработана на основании типовых либо примерных положений или инструкций, а также организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). При разработке положения были четко сформулированы, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д.

Рассмотрим более подробно каждый раздел данного Положения, который представлен в приложение 2.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД^[14]. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавливают точное название отдела охраны, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Рассмотрим формулировку этого пункта: «Отдел охраны входит в состав в вспомогательной службы и подчиняется управляющему и директору.

Второй раздел Положения формулирует основные задачи Отдел охраны. При формулировке задач службы их нельзя сужать до задач его руководителя. Одной таких задач является организация, и осуществление комплекса мер по обеспечению безопасности гостиничной деятельности.

Третий раздел Положения составляет отдела охраны. Непосредственно, какие должностные единицы входят в данный состав отдела. В нашем случаи всего два человека, которые отвечают за сектор режима и охраны.

Четвертый раздел Положения. Данный раздел содержит всестороннюю характеристику деятельности отдела охраны и называется «Функции». Их описание имеют четкие формулировки и включают все функции, выполняемые отделом. Например, в соответствии с основными задачами отдел по режиму и охране выполняет следующую функцию «Организует работу по выполнению решений, приказов и распоряжений руководства гостиничного предприятия по обеспечению безопасности гостей, персонала и посетителей».

Пятый раздел Положения «Права» содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. В права охраны включают право Регулярно проверять правильность ведения службы в подразделениях, указывать руководителям подразделений на выявленные недостатки и требовать их устранения.^[15]

Шестой раздел Положения «Взаимоотношения и связи секретариата с другими отделами организации». Пункты положения, определяют взаимоотношения службы охраны с другими подразделениями хостела, которые были согласованы с этими подразделениями.

На основании Положения об отделе разрабатывается должностная инструкция для каждого работника службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления взаимосвязей отдельных должностей^[16]. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы и применять соответствующие меры воздействия.

Без правильных и грамотно составленных основных документов просто невозможно эффективное управление персоналом, причем, вне зависимости от размеров организации

Во второй главе данной работы была спроектирован организационная структура управления коллективного средства размещения хостел «Ночлег».

Хостел « Ночлег» - самое дешевое средство переночевать на чистой кровати с завтраком и горячим душем. Преимущества хостела «Ночлег:

Первый, и главный плюс - выигрыш в цене по сравнению с гостиницами.

Второе - это великолепная возможность познакомиться и пообщаться с другими путешественниками, обычно из самых разных стран мира.

Гостиница имеет четкую иерархию управления, все члены (работники отеля) занимают определенное место в соответствии со своим статусом. Состав данной гостиницы состоит всего из 10 человек. Обязанности, задачи, полномочия каждой должности определяются в должностной инструкции.

Также в данной работе было разработано положение об отделе охраны входящий в состав вспомогательной службы. Так как положение об отделе относится к числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников любого предприятия вне зависимости от форм и размеров организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Любой отель представляет собой некую систему или совокупность связанных между собой элементов, действующих как единое целое при реализации его генеральной цели. Для эффективного управления отелем необходимо, чтобы все управленческие решения, направленные на удовлетворение потребностей гостей, опирались на строго зафиксированную управленческую иерархию.

Как показывает практика, не существует даже двух абсолютно одинаковых отелей, следовательно, не может существовать и одинаковой для всех гостиниц модели структуры управления. Последняя должна разрабатываться индивидуально и учитывать специфику, задачи и потребности каждого отеля. Проектирование организационной структуры управления и конечное ее состояние зависят от генеральной цели (миссии) отеля, размера его номерного фонда (вместимости), специализации гостиницы и спектра предоставляемых услуг, степени централизации (децентрализации) функций и числа уровней управления.

Современному менеджменту известны, пять основных видов классических организационных структур управления в зависимости от способа их построения – линейная, функциональная, линейно-функциональная, дивизионная и матричная. В данной работе была рассмотрена гостиница с линейно-функциональной структурой управления, где были выявлены преимущества и недостатки этой структуры.

Необходимо отметить, что на формирование характеристик организационной структуры менеджмента гостиницы помимо особенностей самого отеля, влияют системы взаимоотношений его работников, внешние факторы (экономические, политические, социально-культурные), а особенно организационно-правовая форма гостиницы. Чем динамичнее изменяются факторы внешней среды, тем адаптивнее должна быть структура менеджмента гостиницы. Поэтому, являясь базой для эффективной организации работ в рамках отеля, структура управления, тем не менее, должна быть гибкой и подвергаться систематическому пересмотру на предмет соответствия стратегическим целям гостиничной компании. Также должны учитываться текущие изменения, связанные с ростом квалификации работников, появлением новых управленческих технологий, изменением состава функций управления и условий внешней среды.

На основании теоретической части первой главы данной курсовой работы было проведено проектирование организационной структуры управления коллективного средства размещения хостела «Ночлег».

Стратегическая цель гостиничной организации, ориентирована на обслуживание определенного сегмента рынка: групповых туристов или туристов - индивидуалов, туристов, стремящихся к отдыху и восстановлению здоровья и сил.

В процессе работы была создана организационная структура, где были установлены соотношения полномочий различных должностей и обязанностей.

Также в данной работе было разработано положение об отделе охраны входящий в состав вспомогательной службы. Так как положение об отделе относится к числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников любой организации вне зависимости от форм и размеров организации.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативные правовые акты

1. Трудовой кодекс Российской Федерации № 197 ФЗ от 30 декабря 2001 года, в действующей редакции 2007 г.
2. Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июля 1995 года №713 «Об утверждении правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации и перечня должностных лиц, ответственных за регистрацию»
3. Закон Российской Федерации «Об основах туристской деятельности в РФ». № 132 ФЗ от 24 ноября 1996 г., в действующей редакции 2007 г.
4. Закон Российской Федерации «О защите прав потребителей» № 2300-1 ФЗ от 07 февраля 1992 г., в действующей редакции 2007 г.

Литература

1. Абрамов А.А., Кузнецова А.Н./ Управлением предприятием Учебное пособие – М.: РГОТУПС, 2006. - 214с
2. Багиев Г.Л. Организация предпринимательской деятельности / Учеб.пособие: Изд-во СПбГУЭФ, 2001. - 231 с
3. Жукова М.А. Менеджмент в туристском бизнесе: / Учебное пособие.- М.: КноРус, 2008.- 192 с.
4. Зайцева Н.А. Менеджмент в социально-культурном сервисе и туризме : учеб пособие для студ. высш. учеб.заведений. – 3-е изд., стер. – М. : Издательский центр «Академия», 2006. – 240 с.
5. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ. – М.: «Омега–Л», – 2007. – 116с.
6. Зорин И. В., Каверин Т. П., Квартальнов В. А., Менеджмент туризма: Туризм как вид деятельности – М., 2003. – 364с.
7. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб.пособие. 6-е изд., испр. и доп. \М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008-363c.
8. Наумова С.А. Экономика и предпринимательство в социально - культурном сервисе и туризме Учеб.пособие – Томск: Изд. ТПУ, 2003. – 127с.
9. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. 2-е изд Издательство: Инфра-М , 2009. - 249с.
10. Попов С.А.Безопасность в гостинице// Белгородский бизнес журнал. - 2007. - №2. - С.60
11. Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря-референта (рекомендации по составлению) // Секретарское дело. – 2007. – №4. – С. 19-24.
12. Статья «Методические положения по функциональной диагностике организационных структур», журнал «Босс». -2006. - №7.
13. Тайм-менеджмент с помощью MicrosoftOutlook. Специальное издание/ Пер. с англ. А.Маркова, А.Струсевича.- СПб: Питер, 2007.- 264 с.