Файл: Документирование и инвентаризация (на примере ООО «РостовОргСинтез»).pdf

В зависимости от потребностей, может проводиться как полная, так и частичная инвентаризации, объекты инвентаризации могут выбираться какие-то определенные (выборочная инвентаризация) или проверяется все имеющееся на предприятии имущество.

Инвентаризации могут быть плановыми, которые проводят в заранее установленные сроки, или внезапными, которые проводят, чтобы установить наличие ценностей, неожиданно для материально-ответственного лица. Их осуществляют по распоряжению вышестоящих органов, руководителей организаций, по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

По видам объектов можно выделить инвентаризации различных видов имущества предприятия (основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств), а также обязательств.

1.2 Общие правила проведения инвентаризации имущества и обязательств

Общие правила проведения инвентаризации устанавливает такой документ, как «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

В соответствии с данным документом, инвентаризации в основном подлежит все имущество предприятия. Причем, в это имущество включается не только те объекты, которые принадлежат предприятию на праве собственности, но также и те, которые не принадлежат предприятию, но учитываются на его балансе или имущество, которое по каким-либо причинам не было охвачено учетом, а также инвентаризации подлежат все виды финансовых обязательств^[6].

В первую очередь, организация проведения инвентаризации на любом предприятии начинается с создания инвентаризационной комиссии предприятия. Каждое предприятие должно создать инвентаризационную комиссию, которая является постоянно действующей на предприятии.

Состав комиссии утверждается распорядительным документом руководителя организации и может включать такие должности, как представители административно-управленческого аппарата, работники бухгалтерии и другие специалисты, которые наделяются правом проведения инвентаризационных мероприятий.

Вновь созданная инвентаризационная комиссия должна прежде всего разработать план проведения инвентаризации на предприятии: определить объемы инвентаризации, виды объектов, которые необходимо проверить, а также сроки и условия проведения инвентаризационных мероприятий. Также комиссия может составить план проведения инвентаризации на календарный год (определить плановые инвентаризации)^[7].

Как уже было отмечено, состав инвентаризационной комиссии на предприятии утверждается распорядительным документом. К ним относятся такие виды документов, как приказы, постановления или распоряжения. По общему правилу, данные документы должны быть зарегистрированы в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Как правило, все организации должны иметь такую книгу, но на практике, она ведется только на части предприятий.

Отмечая деятельность инвентаризационной комиссии, также необходимо отметить, что действовать она должна только полным составом: если не инвентаризации нет хотя бы одного из членов комиссии, то это может быть основанием для того, чтобы признать недействительными результаты проведенной инвентаризации, если инвентаризационные действия осуществлялись, несмотря на отсутствие кого-то из членов инвентаризационной комиссии.

После того, как были определены даты инвентаризации, начало проведения инвентаризационных мероприятий также закрепляется приказом руководителя.

До того, как начать проверку имущества и обязательств, сверяя их фактическое наличие с учетными данными, комиссия должна затребовать в бухгалтерии последние первичные документы по данным объектам (приходные документы, расходные документы, отчеты о поступлении и выбытии ценностей и другие виды документов)^[8].

Далее от материально ответственных лиц необходимо получить расписку об отсутствии неоприходованных и не списанных в расход ценностей. Материально-ответственное лицо – к ним относятся, к примеру, кладовщики, которые отвечают за хранящиеся на складе материалы и готовую продукцию, заведующие магазинами, которые отвечают за наличие и сохранность в торговых подразделениях товаов для продажи и т.д.

Пример расписки приведен на рисунке 2.

Рисунок 2. Пример расписки материально-ответственного лица

Без расписки, представленной на рисунке 2, инвентаризационная комиссия не имеет права начинать проводить мероприятия по инвентаризации ценностей.

Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата России № 88 (таблица 2).

Таблица 2

Первичная документация по инвентаризации

Указанные в таблице 2 инвентаризационные описи и акты инвентаризации, составленные по соответствующим типовым унифицированным формам, являются первичными учетными документами.

Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием компьютера. Но в любом случае они должны быть заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток^[9].

Формы сличительных ведомостей, а также прочих ведомостей и журналов учета результатов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата России № 88.

Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы и решения комиссии оформляют протоколом, утвержденным руководителем предприятия, после чего результаты инвентаризации отражают в учете^[10].

Результаты инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии.

Кроме того, инвентаризационная комиссия должна выявить причины, которыми обусловлена необходимость внесения уточняющих записей в регистры бухгалтерского учета, и предложить способы отражения в учете результатов инвентаризации.

Инвентаризационная комиссия:

- устанавливает, имеются ли в организации лица, несущие материальную ответственность за сохранность ценностей, определяет размер этой ответственности;

- анализирует возможные способы истребования сомнительной дебиторской задолженности путем перевода долга, бартерных операций и т.п.;

- составляет специальную опись для объектов, не пригодных к дальнейшей эксплуатации и не подлежащих восстановлению, с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин непригодности (порча, полный износ), а также предложений источников списания этих объектов;

- выявляет причины возникновения недостач или излишков;

- по фактам образования излишков или недостач комиссия должна получить подробные объяснения от материально-ответственных лиц^[11].

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей.

На заседании инвентаризационной комиссии утверждается заключительный акт инвентаризации.

Контроль при проведении инвентаризации осуществляется следующими органами: инвентаризационной комиссией, ревизионной комиссией, руководителем предприятия, бухгалтерией.

Таким образом, процедура проведения инвентаризации является строго регламентированной и регулируется нормативными документами. Для проведения инвентаризации необходимо составить огромное количество документации, начиная от организационно-распорядительной и заканчивая первичными документами: актами, описями и т.д. Это свидетельствует о том, что проведение инвентаризации на предприятии является трудоемким процессом.

1.3 Отражение результатов инвентаризации имущества и обязательств в бухгалтерском учете

По результатам инвентаризации на предприятии необходимо выявить фактическое наличие имущества и обязательств. Затем выявленные данные сравниваются с данными бухгалтерского учета и отчетности на предприятии.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в порядке, предусмотренном действующими нормативными документами^[12].

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а результаты годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Согласно п. 3 ст. 12 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст.11) выявленные в результате инвентаризации излишки имущества принимаются к учету и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации.

Согласно п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 №119н, выявленные при инвентаризации излишки запасов приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится:

• в коммерческих организациях - на финансовые результаты;
• в некоммерческих организациях - на увеличение доходов.

Кроме того, в соответствии с п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.10.2003 №91н, неучтенные объекты основных средств, выявленные при проведении инвентаризации, принимаются к бухгалтерскому учету по текущей рыночной стоимости и отражаются в качестве внереализационных доходов.

Таким образом, излишки, выявленные при инвентаризации, принимаются к учету по рыночной стоимости по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса») и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы»^[13].

Например, при выявлении излишков материалов при проведении инвентаризации, в бухгалтерии предприятия на основании первичных документов оформляют следующие проводки:

Дебет 10 «Материалы»

Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 1 «Прочие доходы» - на сумму выявленных излишков.

Но следует отметить, что все-таки излишки на предприятии довольно редкое явление, а вот с недостачами дело обстоит иначе^[14].

Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц^[15].

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Решение о списании недостачи на финансовые результаты принимает руководитель организации.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки производства и обращения^[16].

Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице.

В случае если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача^[17].

При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц в тех случаях, когда виновные установлены.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций.