Файл: Системный подход при анализе построения организации (Становление системного подхода (предпосылки, развитие термина, ученые внесшие вклад).pdf

Системный подход является универсальным методом исследования, который дает возможность строить многофакторные модели, которые характерны для социально-экономических систем (к ним относятся организации). Системный подход формирует системное мышление, которое направлено на повышения уровня эффективности принимаемых решений.

Осуществление системного подхода происходит путем реализации следующей последовательности процессов:

• Выявление признаков системы (целостность, связанность, эмерджентность, связанность и тд.);
• Анализ связей и свойств данной системы;
• Построение структуры системы;
• Выявление взаимодействий с внешней средой;
• Объяснение тенденций поведения системы;
• Объяснение целей системы;
• Определение информации, которая необходима для реализации управления системой.
• Значение системного подхода в управлении организацией

В управлении организацией системный подход заключается в том, что руководитель должен рассматривать организацию в качестве сложной иерархической системы, состоящей из частей (подсистем), которые обладают своими функциями, обусловленными поставленными задачами и целями (вследствие чего происходит классификация подсистем, которые входят в состав организационной или производственной структуры).

В тоже время руководитель должен пытаться обнаружить и проанализировать взаимодействие частей системы и интегрировать их таким образом, чтобы обеспечить эффективное достижение поставленных целей.

Системный подход является лишь способом мышления по отношению к организации и управлению, позволяющий представить организацию как совокупность взаимосвязанных элементов, образующих сложную систему, которая тесно взаимодействует с окружающей средой. При этом микросреда организационной системы допускает относительную автономность подсистем, образующих иерархию подсистем.

Системный подход предполагает, что при изменении любого элемента системы, происходит и изменение предприятия, вследствие чего система становится иной целостностью, которая занимает уже иное положение на пути к достижению поставленных целей. Деятельность всякой произвольно взятой системы заключается в переработке входных (известных) параметров и известных параметров влияния внешней среды в значения выходных (неизвестных) параметров при учете факторов обратной связи. Вход (ресурсы) системы - совокупность вещественных, энергетических, информационных потоков, которые поступают из внешней среды и участвуют в производстве продукции, которая является «выходом» системы. К ресурсам можно отнести поступающие на предприятие сырье, новшества, материалы, информацию, новое оборудование, трудовые ресурсы, денежные средства и тд. Конечным продуктом (выходом системы) считаются компоненты, которые система передает окружающей среде. По ним судят о степени достижения целей, поставленных перед системой.

---

Передача информации происходит посредством каналов прямой и обратной связи: через каналы прямой связи поступает информация о решениях, которые приняты управляющими; через каналы обратной связи поступает информация о полученном результате, т.е. о том, как реализованы управленческие решения. Обратная связь отмечает взаимосвязь между выходом и входом системы, осуществляемую либо непосредственно, либо посредствам других элементов системы. Благодаря обратной связи происходит передача информации с выхода системы в органы управления, где полученный сигнал (информацию) сопоставляют с планом или другим сигналом, который задает объем и содержание работы. Если возникает несогласованность между тем, что предусматривалось по плану и тем, что имеют фактически, то принимается ряд мер по устранению отличий.

К основным функциям обратной связи можно отнести:

1. Возможность реагирования на отклонения от планового объема и содержание работы;

2. Компенсация возмущений и поддержание состояния устойчивого равновесия системы (например, неполадки в работе оборудования);

3. Объединение внутренних и внешних возмущений, которые направлены на снижение уровня устойчивого равновесия.

При неэффективном или неправильном использовании обратных связей на предприятии могут возникнуть соответствующие неблагоприятные последствия. Некоторые системы становятся неспособны воспринимать новые тенденции, течения и не способны развиваться, из-за невозможности прогнозировать свою деятельность на длительный срок, а так же утрачивают способность к адаптации к переменам внешней среды.

Использование системного подхода при управлении организацией способно облегчить множество нюансов в процессе осуществления работы предприятия.

Так, например, менеджерам, при понимании структуры системы организации и занимаемое ими положение, становиться проще координировать свои конкретные выполняемые функции и цели с целями предприятия в целом. Для генерального же директора, системный подход играет важную роль путем стимулирования самого генерального директора в поддержании равного баланса между целями организации и нуждами отдельных подразделений (подсистем). Системный подход направляет мысли в приоритизацию роли коммуникации при осуществлении деятельности предприятия.

Данный подход способен повысить эффективность принимаемых решений, что, в свою очередь, является одним из ключевых факторов способствующих процветанию любого предприятия. Появление способности создавать многофакторные модели, которые присущи организациям, обусловлено системным подходом. Благодаря данному подходу лицам, занимающим руководящие должности на предприятии, становится проще выявить причинно-следственные связи принятия решений, не способствующих достижению поставленных целей. Так же, при использовании системного подхода в управлении, дает возможность управленцам использовать ряд технических приемов для повышения эффективность контроля и планирования. Благодаря формированию системного мышления, управленцам проще комплексно анализировать деятельность любого отдела и эффективность управленческой системы на уровне конкретных характеристик.

---

Системное мышление внесло свой вклад в появление и развитие новых взглядов на организацию (значительное внимание было уделено интегрированному характеру организации), а также в разработку новых математических приемов и средств, которые упростили процесс принятие управленческих решений. Поэтому системное мышления является сильной стороной современного руководителя так как:

• Управляющему приходится усваивать значительный объем информации и знаний, на которых основывается принятие тех или иных управленческих решений. Поэтому он должен быть способен к переработке, восприятию и систематизированию большого количества информации.
• Менеджер должен применять системную методологию, в целях нахождения единственного оптимального решения, а не множество решений близких к оптимальному.
• Руководитель должен объективно оценивать нишу, занимаемую предприятием, в макросреде, и то, каким образом осуществляется взаимодействие с большей системой, частью которой является.
• Данный способ мышления дает возможность менеджерам повысить уровень продуктивности в ход реализации планирования, контроля, организации и других основных функций управленцев.

Таким образом, системный подход способен упростить выполнение управленческих функций и повысить их эффективность, путем комплексного анализа и установлению причин принятия непродуктивных решений.

Аналитическая часть

• Общая характеристика ОАО «Арктика»

Открытое акционерное общество «Арктика» создано в соответствии с Постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа 20 декабря 2003. Данное открытое акционерное общество является гостиницей расположенной по адресу: Россия, Тюменская область, Ямало-Ненецкий автономный - округ, г. Салехард, ул. Республики 38. Уставный капитал составляет 27 500 000 (Двадцать семь миллионов пятьсот тысяч) рублей. В гостинице имеется резервный фонд в размере 15 процентов от его уставного капитала.

Деятельность ОАО «Арктика» относится к отрасли жилищно–коммунального хозяйства в части предоставления гостиничных услуг. Сбыт продукции гостиничной отрасли осуществляется напрямую в гостинице, а так же через системы бронирования и системы посредников (туристические бюро, event-агенства, собственный сайт).

---

Единственным акционером ОАО «Арктика» выступает субъект Российской Федерации – Ямало-Ненецкий автономный округ, который является держателем 100% пакета акций в уставном капитале ОАО «Арктика». Уставный капитал ОАО «Арктика». разделен на 27 500 (Двадцать семь тысяч пятьсот) штук обыкновенных именных акций бездокументарной формы номинальной стоимостью 1 000 (Одна тысяча) рублей каждая.

Основным видом деятельности ОАО «Арктика» является оказание гостиничных и сопутствующих им услуг по классу «три звезды». В гостинице имеется – 56 номеров категорий: «Сюит»-1, «Люкс»-4, «Студия»-1, «Первая категория»-50 номеров. конференц. зал, ресторан. Так же можно выделить следующие виды деятельности:

• организация и ведение гостиничного хозяйства;

• внешнеэкономическая деятельность, включая туризм и организацию отдыха;

• транспортно-экспедиционные услуги;

• организация и проведение выставок, выставок-продаж, ярмарок;

• организация и проведение конференций, семинаров, деловых встреч;

• организация работы кафе, баров, столовых и магазинов;

• розничная и оптовая торговля.

ОАО «Арктика» обладает следующими ключевыми факторами успеха, характерными для отрасли гостиничных услуг:

• выгодное месторасположение гостиницы;

• возможность выполнения запросов потребителей, в том числе за счет постоянного анализа потребностей и предпочтений гостей;

• благоприятный имидж у потребителей услуг;

• доброжелательный, обученный стандартам обслуживания персонал;

• отличное санитарное состояние номеров и мест общего пользования, наличие предметов первой необходимости, безукоризненное качество постельного белья;

• спокойная и уютная обстановка, гостеприимство и индивидуальное отношение к каждому клиенту.

Основные сегменты туристического рынка, на которые ориентировано ОАО «Арктика» – корпоративные клиенты, индивидуальные туристы и небольшие группы.

Потребителями услуг являются как граждане Российской Федерации, так и иностранные туристы.

ОАО «Арктика» так же осуществляет меры, которые направленны на поддержание высокого качества предоставляемых услуг, расширение клиентской базы и удержание уже наработанной клиентской базы в целях увеличения объемов продаж и как следствие повышение прибыли.

Перспективы развития ОАО «Арктика». В рассматриваемых годах результаты деятельности Общества соответствуют развитию отрасли. Основными направлениями стратегии ОАО «Арктика» являются:

---

• соответствие международным стандартам безупречного качества обслуживания;

• повышение своей конкурентоспособности на рынке гостиничных услуг;

• оптимизация расходов;

• построение цивилизованного диалога с партнерами, позволяющего максимально учитывать взаимные интересы;

• применение в работе с контрагентами различных форм оплаты, отсрочек платежа, разнообразных взаимовыгодных систем скидок.

В 2017году, как и в предыдущем, ОАО «Арктика» намерено;

• повышать уровень сервиса и совершенствовать технологии;

• планируется дальнейшее обновление материально-технической базы;

• ремонт фасада гостиницы, благоустройство территории;

• внедрение новых технологий в целях экономии энергетических ресурсов.

Все это даст возможность увеличить уровень занятости гостиницы, привлечет как новых, так постоянных клиентов, что способствует увеличению прибыли.

Организационная структура предприятия.

Органами управления ОАО «Арктика» являются:

- Общее собрание акционеров;

- Совет директоров (5 человек).

Высшим органом управления ОАО «Арктика» является Общее собрание акционеров. ОАО «Арктика» обязано ежегодно проводить годовое Общее собрание акционеров.

Годовое Общее собрание акционеров проводится в сроки, устанавливаемые Советом директоров ОАО «Арктика», но не ранее чем через два месяца и не позднее чем через шесть месяцев после окончания финансового года.

Генеральный директор является единоличным исполнительным органом и осуществляет принятие решений по вопросам непосредственного текущего управления деятельностью в период между Общими собраниями акционеров и заседаниями Совета директоров ОАО «Арктика». Образование единоличного исполнительного органа ОАО «Арктика» (Генерального директора) осуществляется по решению общего собрания акционеров. Договор от имени ОАО «Арктика» подписывается председателем Совета директоров.

Органом контроля за финансово-хозяйственной и правовой деятельностью Общества является Ревизионная комиссия ОАО «Арктика».

Организационная структура представлена ниже. Структуру ОАО « Арктика» можно отнести к линейной. Данный вид структуры характерен для небольших предприятий, которым данная гостиница и является. Среднесписочная численность персонала за все время существования гостиницы не превышала 55 человек. Так как гостиница является достаточно малым предприятием, то нет особой необходимости содержать собственный отдел кадров.

---