Файл: Основные функции в системе менеджмента (ООО "Джалеби").pdf

Некоторые исследователи различают среди функций менеджмента общеорганизационные (например, выполнение функций руководителями организаций), специализированные (осуществления задач разными специалистами), обслуживающие (что касается учета и отчетности).

Некоторые исследователи подчеркивают важность четырех функций, которые должны выполняться для эффективной деятельности организации. Это такие как, Producingresults – производство результатов, ради которых существует организация, и которые определяют ее прибыльность, Administering – администрирование с целью обеспечения эффективности, Entrepreneuring – предпринимательство, обеспечивающее управление изменениями, и Integrating – интеграция, объединение элементов организации для обеспечения ее деятельности на перспективу.

Исследуя и систематизируя научные разработки ученых и практиков, целесообразно к основным функциям управления относить планирование, организация, лидерство (руководство) и контроль.

Функция планирования считается одной из главных. Практически все ученые в области управления признают ее. Планирование предполагает прогнозирование, постановку целей и задач, давая ответ на такие вопросы как: Что производить? Каким образом? Для кого? Данная функция связана с существованием в нашей жизни определенного ряда стихийных процессов, которые могут появиться вследствие природных катаклизмов, возможностей неконтролируемого поведения лица и других причин, которые не зависят от деятельности человека. При помощи планирования мы строим схему воздействия на объект в будущем, а потому он не гарантирует успех управленческих решений стопроцентно. Средствами планирования руководство фирмы устанавливает главные направления и принятия решений, которые обеспечивают единство целей и задач для всех участников процесса управления. Таким образом, определяется единственное направление в деятельности предприятия для достижения общих целей. Как отмечают, Н.Мескон, М.Альберт, Ф.Хедоури, планирование должно быть непрерывным в силу двух аспектов. Во-первых, деятельность организации продолжается после обретения поставленных целей, во-вторых, постоянная неопределенность будущего побуждает к регулярному пересмотру уже построенных планов и создание новых непредвиденных, но необходимых в настоящее время планов [16]. При планировании важным является также основательная оценка необходимых ресурсов для выполнения поставленных задач.

Содержание функции планирования предполагает реализацию программы действий, созданию и распределения заданий работникам или подразделениям фирмы, их взаимосвязь между собой. Важным здесь является регулирование выполняемых работ, что обеспечивает четкую линию следования выбранного направления функционирования предприятия. Если все же произошли отклонения от основного плана, то необходимо проводить корректировку согласно поставленных целей.

---

Организационная деятельность является главным элементом систем управления. Функция организации – это процесс систематического корректировки многих задач и взаимоотношений между людьми, которые их выполняют. Функция организации направлена на реализацию определенных на предыдущем этапе планов. Организовывать – это значит создавать структуру. То есть, под организацией следует понимать целенаправленное воздействие на коллектив предприятия для создания механизма управления и взаимосвязей в ней. Организационная деятельность является главным элементом систем управления.

Важным аспектом в процессе организации делегирование, а именно выполнение работ руководителями с помощью других лиц. Таким образом, успешные управленцы поручаю (делегируют) полномочия своим подчиненным. Главное в этом сводится к правильной организации работы. С помощью делегирования полномочий формируются отношения и должностные связи работников на предприятии, которые являются основой для упорядочения деятельности подразделений и обеспечивают координирование работы предприятия.

Функцию лидерства (руководства) выделяет в своих исследованиях Ричард Дафт, объясняя ее как использование влияния для мотивации работников [8]. Руководство – это феномен, который возникает в системе формальных (официальных) отношений, а лидерство – феномен, рождающийся системой неформальных (неофициальных) отношений. Роль руководителя определена в соответствии с целями организации, а роль лидера возникает стихийно.

Лидерство в меньшей степени касается того, что вы делаете, а в большей – кто вы есть. Лидер должен работать не на свои интересы, проявляя цинизм, а на выполнение поставленных задач предприятия. Лидерство отвечает на вопрос “Как быть?”, а не “Как выполнить то или иное?”. Лидер отличается от хорошего руководителя не только тем, что выполняет управленческие функции, но является непревзойденным интегратором. Лидер должен создавать мотивацию для своих подчиненных. Функция лидерства (руководства) является функционально необходимой для процесса управления предприятием.

Контроль является необходимым во всех сферах жизни человека. Функция контроля в управлении признается многими исследователями. Она позволяет выявлять проблемы еще до того момента, как они превратятся в кризисные явления. Выделяют установления стандартов, измерения достигнутого в сравнении с запланированным и корректировка планов.

Под контролем понимается обратная связь управленческого процесса, то есть приведение до нормально состояния планов, которые потерпели крах. Контроль является постоянной профилактической деятельностью управленческого процесса для нормализации его деятельности. Руководитель, который борется с нарушениями, путем применения жестких мер и увольнения с работы не является эффективным менеджером.

---

Контроль – это процесс обеспечения достижения целей организации. Так как планирование направлено в будущее, то такая функция как контроль должен предусматривать и предупреждать изменения .

В свою очередь контроль должен быть объективным, действенным и систематическим. Целесообразно также создание организационных и социально-психологических условий для уменьшения потребностей контроля. Методами контроля могут быть – анализ, проверка, самоконтроль, обследование и т.п.

Итак, основные функции управления на практике тесно взаимосвязаны друг с другом. Их взаимодействие обеспечивает успешное функционирование предприятия в рыночных условиях, несмотря на внешние или внутренние факторы воздействия.

Взаимодействие между элементами организационно-управленческой структуры осуществляется посредством коммуникационных каналов.

И такая система коммуникаций может быть рассмотрена как с точки зрения глобальной, когда интерес представляет организация в целом, или локальной, если интерес представляет лишь какая то ее часть, например, подразделение, обеспечивающее конкретное направление деятельности (складское хозяйство) или функцию в организации (юридический отдел).

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в крупных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Основным средством достижения эффективного использования трудовых ресурсов в организациях была и остается мотивация труда персонала. Грамотно построенный в организации процесс мотивации труда позволяет менеджерам добиться максимального результата от использования имеющихся трудовых ресурсов, обеспечить рост производительности труда и повысить прибыльность предприятия.

Управление трудом на основе мотивационных механизмов получило широкое применение в западных странах. В нашей стране мотивация труда стала широко изучаться экономической наукой и активно применяться в управлении персоналом после перехода к рыночной экономике. Ранее понятие «мотивация» заменялось понятием «стимулирование».

В настоящее время существует достаточно большое количество разнообразных теорий мотивации, из которых и складывается понятие мотивация, которая каждая по-своему объясняет мотивационную модель трудового поведения человека. Системы мотивации труда разработаны на основе, как теоретических исследований, так и практического опыта.

---

Подготовка, принятие и реализация решений как процесс управленческого труда руководителя имеют определенную технологию: совокупность последовательно применяемых приборов и способов достижения целей деятельности.

Принятие решения представляет собой процесс, так оно является нескончаемой последовательностью взаимосвязанных шагов.

«Первым шагом на пути решения проблемы является диагноз, или определение проблемы, правильный и полный» [32]. Очень часто управленцы подвергают рассмотрению в качестве проблемы только ситуации, в которых что-то должно произойти, но не произошло. Как проблему можно анализировать также потенциальную возможность. Принято считать, что правильно установить проблему – значит, решить ее наполовину, но это трудно применять к организационным решениям.

В результате данного этапа появляются: четкая речевая формулировка проблемной ситуации, установление смысла проблемы, основных требований и условий.

«Второй этап заключается в выявлении причин возникновения проблемы. Для этого нужно собрать и проанализировать требующуюся внешнюю и внутреннюю информацию. Ее можно собрать, используя, например, вне организации анализ рынка, а внутри нее - интервьюирование, компьютерный анализ финансовых отчетов, опросы работников или приглашение консультантов по управлению» [26].

Следующий этап в процессе принятия решения заключается в выявлении ограничений при принятии решения. Перед тем, как перейти к следующему этапу процесса принятия решения, управленец должен объективно установить суть ограничений и только потом выявлять альтернативы.

Для крупной фирмы существует меньше ограничений, чем для мелкой. В дополнение к установлению ограничений руководителю нужно определить стандарты, по которым ожидается оценка альтернативных вариантов. Эти стандарты оценивания альтернативных вариантов называются критериями принятия решений.

«Как только определены факторы, ограничивающие решение, менеджер может начинать работу по поиску альтернатив или возможных направлений действия для решения проблемы. На практике руководитель редко располагает достаточными знаниями или временем, чтобы сформулировать и оценить каждую альтернативу. Руководитель ограничивает число вариантов выбора для серьезного рассмотрения несколькими вариантами, которые представляются наиболее желательными».

На следующем этапе все предложенные альтернативы нужно сравнить друг с другом или оценить для последующего выбора лучшей из них.

---

При сравнении альтернатив значительную роль играют: предыдущий опыт руководителя, системный анализ, пробные попытки. Оценка заключается в определении положительных и отрицательных сторон анализируемых альтернатив и установление между ними какого-то уровня компромисса.

Следующим этапом принятия решения является выбор альтернативы, который представляет собой своего рода вершину в процессе принятия решения.

Еще одной стадией, которая входит в процесс принятия решения и начинается после того, как решение стало действовать, является установление обратной связи.

На этой стадии происходит оценка и измерение последствий решения или соизмерение фактических результатов с теми, которые менеджер надеялся получить. Обратная связь дает возможность управляющему сделать корректировку решения, пока предприятию еще не принесено значительного ущерба.

Реализация функций менеджмента в компании предполагает использование системного подхода. Системный подход – комплексное изучение явления или процесса как единого целого с позиций системного анализа, т.е. уточнение сложной проблемы и её структуризация в серию задач, решаемых с помощью экономико-математических методов, нахождение критериев их решения, детализация целей, конструирование эффективной организации для достижения целей.

Система представляет собой множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определённую целостность, единство.

Основные принципы системного подхода были рассмотрены зарубежными (Р.Джонсон, Р.Розенцвейг, Дж.Гиги) и рядом отечественных авторов (А.Берг, А.Богданов, М. Сегров).

Системный подход выполняет две следующие функции:

– позволяет определить большее множество реальных возможностей, чем при использовании традиционных методов;

– позволяет выявить более плотные связи между элементами и найти им новые объяснения;

– позволяет определить критерий выбора оптимального варианта с учетом единицы анализа.

Системный подход – это способ исследование объектов в качестве систем.

Отечественный опыт применения системного подхода в управлении начинается в 40-50 годах на предприятиях Советского Союза.

Это происходит в том момент, когда назревает необходимость перейти на децентрализованную систему качества продукции и услуг.

При этом создаются новые методы управления на предприятиях, которые способствуют организационному развитию.

В основе зарубежного опыта изучения и применения системного подхода лежит представление об организации как социотехнической системе. Существует несколько основных идей, которые послужили развитию данного подхода применительно к организации:

---