Файл: Особенности коммуникаций в организации ( Теоретические опыт основы и характеристика быть коммуникаций указ в организации ).pdf

- отмечено несвоевременное поступление информации и её недостаточный объём;

- недостаточно развит процесс обратной связи.

Для устранения или снижения отрицательного действия указанных недостатков в целом на деятельность компании необходимо пересмотреть организационную структуру, оптимизировать процесс передачи данных по вертикальному направлению и получения обратной связи.

В результате наблюдения за исследуемой совокупностью было установлено: уровень комфорта сотрудников в Департаменте можно определить как очень высокий. Психологический климат в коллективе отличный, коллектив очень дружный, что подтверждают данные анкетного опроса. Наблюдается позитивное общение, как по вопросам работы, так и непринуждённое общение коллег во время перерывов. Большинство рабочих мест расположено так, что работники имеют возможность беспрепятственной коммуникации внутри департамента и в тоже время имеют своё личное пространство. Прослеживается довольно высокая удовлетворённость сотрудников своими обязанностями, что свидетельствует об удачном подборе работников с определёнными профессиональными навыками, соответствующими занимаемыми ими должностями и правильной организацией труда.

Внутри подотделов департамента наблюдается образование неформальных групп. Объединяющими социальными признаками являются возрастные, гендерные, наличие общих интересов вне организации, свободные межличностные коммуникации на рабочем месте. Объединению людей способствуют традиции, развитые в департаменте, например, проведение праздничных мероприятий, как внутри неформальных групп, так и общих для департамента.

Прослеживается недостаточная обратная связь руководителя отдела со своим коллективом. Косвенно, это подтверждает большой процент респондентов, которые предпочитают не обращаться к вышестоящему руководству со своими предложениями, а принимать самостоятельные решения в своей работе, что, судя по наблюдению, в масштабе департамента может привести к рассогласованности действий подразделений департамента. Ошибочный либерально-попустительский стиль управления департаментом снижает эффективность работы коллектива.

В качестве рекомендаций по улучшению коммуникативной системы в компании ООО «Ремакстел» можно предложить следующее:

1. Прогресс в области информационных технологий может способствовать совершенствованию процесса коммуникаций в компании. Более полное использование возможностей электронной почты, позволяющие направлять письменные сообщения любому человеку в организации, а также делать рассылку одновременно нескольким адресатам, позволит уменьшить поток телефонных разговоров.

2. Пройти курсы повышения квалификации, семинары или тренинги по вопросам коммуникаций для эффективного информационного обеспечения организации.

3. Воспользоваться консультационными услугами профессионального бизнес-консультанта по вопросам правильной организации эффективного процесса коммуникаций. В дальнейшем возможно обучение сотрудников основным принципам работы с информацией.

4. Проведение совместного обучения сотрудников позволит ещё больше сплотить коллектив и улучшить микроклимат в нём. Эффективность совместного обучения во многом зависит от оптимальной реализации личностных и групповых возможностей. Благоприятная атмосфера в коллективе не только положительно влияет на результаты работы сотрудников, но позволяет человеку развиваться в дальнейшем, стремиться к достижению лучших результатов, сопереживать за итоги работы всего коллектива.

5. Совершенствовать процесс обратной связи. Как один из вариантов можно рассмотреть организацию еженедельных собраний офисных работников, на которых можно подводить итоги работы коллектива за неделю, проводить презентации, делать доклады, наблюдать непосредственную реакцию коллектива на полученную информацию, совместно обсуждать предлагаемые обсуждению вопросы, касающиеся деятельности компании.

6. Создать единую информационную базу, которая отражала бы динамичные, достоверные и полные данные о состоянии компании. К информации должны иметь доступ не только высшее руководство, но и менеджеры среднего звена, а также рядовые сотрудники компании (работники организации не должны ждать, когда им предоставят информацию, правда, при этом должна быть определена черта, разграничивающая доступ и защиту информации). Это позволит сотрудникам разных уровней (руководителям, подчинённым) оперативно отслеживать все ключевые показатели, от которых зависит их эффективность и информированность.

Таким образом, по результатам проведённой работы можно сделать вывод, что без взаимной помощи и сотрудничества руководства и персонала компании невозможно наладить эффективное функционирование коммуникаций. Также, необходимо развивать и совершенствовать нисходящие и восходящие формальные вертикальные коммуникации, так как это позволяет достичь высокой управляемости компанией, оперативного реагирования на изменения ситуации на рынке, более высокого качества обслуживания клиентов, повышения мотивации сотрудников, вовлечённости их в управление организацией.

3.3. Повышение эффективности межличностной коммуникации

Существует несколько стратегий, которые позволяют достаточно успешно преодолевать коммуникационные барьеры и повышать эффективность коммуникации на уровне сотрудников организации.

Во-первых , организации должны обратить специальное внимание именно на развитие коммуникационных навыков своих сотрудников. К числу наиболее важных навыков относятся: активное слушание. Смысл активного слушания как приема коммуникации состоит в способности слушателя помочь говорящему сказать именно то, что он намеревался сказать. Существует несколько принципов активного слушания:

- не перебивать говорящего, не начинать говорить, пока говорит собеседник;

- расположить собеседника к себе, создать атмосферу дружелюбия;

- нейтрализовать отвлекающие факторы, избегать постороннего вмешательства;

- продемонстрировать симпатию и заинтересованность к собеседнику;

- быть терпеливым и избегать споров на этапе получения информации;

- задавать вопросы.

Профессор Кит Дэвис приводит 10 правил эффективного слушания:

1) Перестаньте говорить. Невозможно слушать, разговаривая. Полоний (Гамлету): «Дай каждому твой слух, но никому — твой голос».

2) Помогите говорящему раскрепоститься. Создайте у человека ощущение свободы. Это часто называют созданием разрешающей атмосферы.

3) Покажите говорящему, что вы готовы слушать. Необходимо выглядеть и действовать заинтересованно. Не читайте почту, когда кто-либо говорит. Слушая, старайтесь понять, а не искать поводов для возражений.

4) Устраните раздражающие моменты. Не рисуйте, не постукивайте по столу, не перекладывайте бумаги. Будет ли спокойнее в кабинете, если закрыть дверь?

5) Сопереживайте говорящему. Постарайтесь войти в положение говорящего.

6) Будьте терпеливым. Не экономьте время. Не прерывайте говорящего. Не порывайтесь выйти, не делайте шагов в направлении двери.

7) Сдерживайте свой характер. Рассерженный человек придает словам неверный смысл.

8) Не допускайте споров или критики. Это заставляет говорящего занять оборонительную позицию, он может замолчать или рассердиться. Не спорьте. Именно победив в споре, вы проиграете.

9) Задевайте вопросы. Это подбадривает говорящего и показывает ему, что вы слушаете. Это помогает продвигаться вперед.

10) Перестаньте говорить! Это наставление идет и первым, и последним, ибо все остальные зависят от него. Вы не сможете эффективно слушать, если будете разговаривать.

Помимо умения активно слушать существует еще ряд навыков, которые можно использовать для снижения вероятности возникновения барьеров и для повышения отдачи межличностных коммуникаций.

Прояснение своих идеи перед началом их передачи. Прояснение собственных идей перед их передачей означает, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы или идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи. Для любой передачи в адрес вышестоящего руководителя, подчиненного или коллеги вам в принципе нужна определенная тема как объект передачи. Примеры тем для передачи.

1) Сообщение работникам о своем понимании предстоящих изменений в распределении заданий.

2) Получение от вашего руководителя информации, проясняющей задачу.

3) Сообщение руководителю о проблеме, с которой вы столкнулись.

4) Обсуждение с подчиненным менее чем удовлетворительных результатов его работы.

5) Поощрение подчиненного похвалой и признание его хорошей или прекрасной работы.

6) Сообщение работникам об идее, над которой им следовало бы, по вашему мнению, подумать.

7) Выяснение реакции работников на ваши идеи.

8) Сообщение руководителю другого отдела об изменениях, возможность которых рассматривает ваш отдел, и выяснение его мнения о том, как это может отразиться на работе его отдела.

9) Сообщение подчиненным о новых целях или системе приоритетов.

10) Сообщение секретарю о важнейших делах текущей недели.

Восприимчивость к потенциальным семантическим проблемам. Не жалейте сил на то, чтобы исключить из сообщения двусмысленные слова или утверждения. Употребляя точные слова, а не общего характера, вы выигрываете в результативности.

«Взгляд со стороны». Следите за выражением своего лица, жестами, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Постарайтесь взглянуть на себя и услышать себя так же, как видит и слышит вас собеседник. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей ясности и понимания ваших слов.

Излучение эмпатии и открытости . Эмпатия — это внимание к чувствам других людей, готовность «влезть в их шкуру». Это все равно, что спрашивать самого себя: «Кто этот человек, к которому я собираюсь обратиться? Каковы его потребности и интересы? В каком он сегодня настроении?» Активно пользуясь эмпатией при обмене информацией, мы пытаемся соответствующим образом настроить принимающую сторону и приспособить вариант кодирования и передачи сообщения к индивиду или группе и ситуации. Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодировании сообщения принимающей стороной.

Например, некоторые люди предпочитают структурированность, детальность и повторения. К таким людям, вероятно, наиболее эффективно было бы обратиться с письмом или подробным меморандумом. Другие, напротив, не любят структурированности и детальности сообщений. В этом случае наиболее подходящей была бы неформальная беседа. Некоторые люди чувствуют себя тревожно или небезопасно в определенных ситуациях или остро реагируют на критику. Они могут реагировать избирательно или неправильно истолковывать предложения по усовершенствованию, если они не представлены в дипломатичной и обещающей поддержку манере. Эмпатия означает также честную попытку увидеть ситуацию, поднимаемые вопросы и проблемы с точки зрения другого человека.

Эмпатия при обмене информацией подразумевает также поддержание открытости в разговоре. Старайтесь избегать скороспелых суждений, оценок и стереотипов. Вместо этого старайтесь увидеть, прочувствовать и понять ситуацию и затрагиваемые проблемы в контексте собеседника. Это вовсе не означает, что вам следует соглашаться с тем, что говорит собеседник. Это значит только, что вы пытаетесь понять его слова.

Установления обратной связи . Обратная связь, делающая процесс коммуникации двусторонним, значительно повышает его эффективность, поскольку дает возможность уточнения полученного послания. Эффективная обратная связь должна:

- быть своевременной, т.е. не задерживаться от момента получения оригинального послания;

- содержать перефразированное оригинальное послание;

- включать уточняющие вопросы;

- не давать оценок оригинальному посланию.

Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них — задавать вопросы. Для сравнения услышанного с тем, что именно вы изначально намеревались сообщить.

Другой способ задавать вопросы — заставить человека пересказать ваши мысли. Можно сказать, например: «я не уверен, что охватил все моменты, поэтому будьте добры рассказать мне, что вы считаете наиболее важными вопросами в связи с проектом, над которым вам предстоит работать?»

Еще один способ создания обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Например, если вы даете новое задание работнику, не появляется ли в выражении его лица напряженность? Не заметно ли в нем легкое раздражение, не смотрит ли человек вниз, слушая вас? Эти сигналы, если они присутствуют, должны сообщить вам, что человек, может быть, не вполне понимает задание или расстроен им. Может случиться, что работник отреагирует на ваши слова с колебаниями в голосе. Любой из этих знаков — факт обратной связи, свидетельствующий о возможной неудовлетворенности или непонимании. Если вы чувствуете это, можно прибегнуть к методам задавания вопросов, описанным выше.