Файл: Разработка эффективной системы организационных коммуникаций предпринимателя: оценка внешних и внутренних форм взаимодействия (Сущность понятия коммуникации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

На фоне высокого макроэкономического напряжения в России, в условиях неопределенности и турбулентности внешней среды от руководства хозяйствующих субъектов требуется принятие наиболее эффективных управленческих решений. Учитывая, что в современной экономике именно персонал как носитель знаний, идей, умений и навыков является основным ресурсом любого предприятия, в условиях внешней нестабильности большое значение имеет эффективное управление социально-трудовыми коммуникациями, поскольку без эффективного обмена информацией между квалифицированными кадрами, гармонично взаимодействующими для достижения целей бизнеса, преодолеть кризис невозможно. Следовательно, актуальность темы исследования заключается в совершенствовании методов управления в каждой компании посредством развития коммуникационного менеджмента, который ведет к повышению эффективности деятельности в целом, устойчивости компании на рынке и повышению конкурентоспособности.

Цель исследования заключается в разработке рекомендаций по совершенствованию коммуникаций в предпринимательской структуре.

Объект исследования – торговая компания ООО «БМВ Русланд Трейдинг», осуществляющая продажу автомобилей BMW на территории России.

Предметом исследования являются деловые отношения, складывающиеся между стейкхолдерами и компанией, в процессе реализации коммуникационной функции управления.

Задачи исследования:

– провести теоретический анализ мнений ученых понятия «коммуникация»;

– охарактеризовать внешние и внутренние коммуникации предпринимателя;

– провести анализ технологий, методов и инструментов коммуникационного менеджмента;

– оценить внешние и внутренние коммуникации торговой компаний;

– выявить проблематику каналов коммуникаций в компании;

– разработать рекомендации по совершенствованию коммуникаций в компании;

– рассчитать эффект от внедрения рекомендаций.

Для проведения исследования применялись методы синтеза, дедукции, индукции; сравнения, группировки, а также иные способы систематизации и аналитической обработки информации и изложения полученных результатов.

Научно-методологическую базу исследования составили научные работы таких современных ученых, как: Анопченко Т. Ю., Винер Н., Гнатюк О. Л., Ефимочкина Н. Б., Кафтан В. В., Кули Ч. Х., Масленников В. В. и др.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ

1.1. Сущность понятия коммуникации в предпринимательской среде

В классическом варианте коммуникацию (от лат. communicatio – сообщение, передача) рассматривают как общение, обмен мыслями, сведениями, идеями и т. д., передачу того или иного содержания от одного сознания, коллективного или индивидуального, к другому посредством знаков, зафиксированных на материальных носителях. Научная категория, как и категории в других сферах, например в производственных отношениях, представляет собой социальный процесс, отражающий общественную структуру и выполняющий в ней связующую функцию^[1].

В настоящее время трудно найти единое понимание сущностных характеристик коммуникации. Существуют десятки научных определений, в рамках которых трактовки варьируются в зависимости от решаемых в каждой научно-прикладной ситуации задач. В универсальном понимании коммуникация рассматривается как способ связи любых объектов материального и духовного мира^[2].

Американский социолог Ч. Кули под коммуникацией понимал механизм, посредством которого существуют и развиваются человеческие отношения, символы сознания, вместе со средствами передачи их в пространстве и сохранения во времени (позы и жесты, слова, документы, железные дороги, телеграф, телефон и другое)^[3].

Техническое восприятие коммуникации представляет собой путь сообщения. По мнению авторов К. Шеннона и У. Уивера коммуникация – это обозначение всех процедур, с помощью которых одно сознание может влиять на другое» (устная и письменная речь, а также все человеческое поведение)^[4].

В теории управления коммуникация позиционируется как некий процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности, включающий обмен информацией и выработку единой стратегии взаимодействия, взаимным восприятием и попытками влияния друг на друга. К примеру организационная коммуникация является процессом, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации, передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам, и институтам за ее пределами^[5].

Если применить основные концепты коммуникации к системам управления, то процесс управления приобретет характер коммуникации. В этом контексте процесс управления представляется как взаимодействие (общение) следующих коммуникаторов: субъекта – лица, передающего информацию (коммуникант), и объекта – лица, принимающего информацию (реципиент)^[6].

Основатель кибернетики Н. Винер отождествлял понятия «коммуникация» и «управление». Он отмечал, что «понимание общества возможно только на пути исследования сигналов и относящихся к нему средств связи, и в будущем развитию этих сигналов и средств связи, развитию обмена информацией между человеком и машиной суждено играть все возрастающую роль»^[7]. Н. Винер впервые объяснил значение механизма «обратной связи» в структуре и функционировании коммуникационных процессов сложноорганизованных систем. Обратная связь – это реакция на получаемое сообщение. В массовых коммуникациях формой обратной связи являются опросы, рейтинги^[8].

Если говорить о функциях управления в предпринимательских структурах, то можно отметить, что М. Х. Мескон, М. Альберт и Ф. Хедоури определяют первичные функции управления, такие как процесс прогнозирования, планирования, организации, мотивации, координации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь цели организации^[9]. Такое понимание управления имеет структурно-функциональную природу и в качестве доминирующей установки выдвигает способность руководителя эффективно управлять имеющимися в его распоряжении ресурсами, в том числе информационными. Основной вектор управления направлен на организацию деятельности внутренней структуры социальной системы, например, конкретной компании или промышленного предприятия. Здесь коммуникационные процессы протекают от субъекта управления к объекту в виде информационных потоков.

Первичные и связующие функции менеджмента (рис. 1).

Рисунок 1. Первичные и связующие функции менеджмента^[10]

Связующие функции менеджмента – характеризуют способы реализации первичных функций менеджмента, к которым относятся налаживание коммуникаций и управленческие решения, основанные на процессах обмена информацией. Обмен информацией называют связующим процессом, который встроен во все основные виды управленческой деятельности, но его наличие не гарантирует эффективного общения участвующих в данном обмене людей – для этого используются связующие функции менеджмента.

Рассмотрим, что происходит на самом деле в процессе деловой коммуникации. Как говорилось выше, субъектом коммуникативного взаимодействия, в том числе и делового, является лицо передающее информацию (коммуникант), а объектом – лицо ее принимающее (реципиент). Руководитель передает информацию, а подчиненный – принимает ее. Руководитель в данном случае выступает не только коммуникантом – источником и носителем информации, но и актором, инициирующим какие-либо процессы. С другой стороны, объект-реципиент, принявший информацию и мотивированный на деятельность, должен отчитаться о выполнении задания (обратная связь). В этом случае он уже выступает и как коммуникант, и как актор, инициирующий какие-то действия руководства (обратная реакция). В процессе выполнения задания сотрудник общается с другими членами организации, получает и обрабатывает необходимую внешнюю информацию, анализирует и использует все имеющиеся в его распоряжении информационные потоки. В результате образуется уникальная информационная среда, в которой внешние и внутренние потоки информации, обеспечивающие выполнение необходимых деятельностных функций, а соответственно, и жизнедеятельность самой организации, создают информационную инфраструктуру данной организации. Эта инфраструктура представляет собой сложную информационную систему, структурообразующими элементами которой являются все информационные процессы и комплексы информации (внешней и внутренней, структурированной и неструктурированной), а также механизмы информационно-коммуникационного взаимодействия с внешней средой и внутри самой организации.

Таким образом, коммуникация в предпринимательской структуре представляет собой обмен информации между стейкхолдерами. Эффективность внутренней коммуникации проявляется в координации управленцами действия всех подразделений компании.

1.2. Характеристика внешних и внутренних коммуникаций предпринимателя

В настоящее время компании и организации начинают все больше внимания уделять своему образу, который формируется в коммуникационном пространстве. Информация, размещаемая в сети Интернет, как самостоятельно самой компанией, так и другими лицами может как принести пользу и прибыль компании, так и уничтожить ее. Однако, говоря о коммуникационном пространстве, руководители в большей своей части концентрируют свое внимание на внешних коммуникациях, забывая при этом еще об одной важной составляющей – внутренних коммуникациях, их соответствии целям компании, а также ожиданиям внутренней аудитории.

Внешние коммуникации – это коммуникации между организацией и средой. Они осуществляются с  государственного и  финансового органами, другими организациями, поставщиками, клиентами, партнерами, конкурентами, правоохранительными органами и  т. д. Во  внешней среде лоббируются интересы, осуществляется взаимодействие с  партнерами, в  той или иной форме идет борьба с  конкурентами, привлекаются клиенты, продвигаются товары, ведется рекламная компания, платятся налоги^[11].

Подчеркнем, что информация внешней среды, которая поступает к руководящему составу, в большинстве случаев представляет собой документированную информацию в том аспекте, в котором ее трактует закон, а именно, документы. На основании полученной информации руководитель принимает определенные решения.

Также следует отметить, что если организационная система представлена одним работником – индивидуальным предпринимателем, то все его коммуникации будут направлены на внешнюю среду.

Внутренние коммуникации – это все виды коммуникаций внутри организации, включая письменные и устные, личные и групповые, непосредственные и виртуальные^[12]. В организациях, где отдел по корпоративным коммуникациям не выделен в отдельную структуру, функции таких специалистов могут выполнять менеджеры по работе с персоналом, топ-менеджеры или отделы маркетинга и PR.

Внутренние коммуникации являются неотъемлемой частью становления, формирования и поддерживания корпоративной культуры и корпоративного духа. Именно внутренние коммуникации помогают сотрудникам понять корпоративную культуру, цели и ценности организации. Такие коммуникации связывают все отделы компании в единое целое и формируют чувство общности. Внутреннюю коммуникацию нельзя однажды установить и забыть об этом. Процесс должен постоянно поддерживаться и изменяться в соответствии с развитием компании. Методы налаживания внутренних коммуникаций разрабатываются более детально, в зависимости от разных групп интересов, которые существуют в компании, и особенностей построения их взаимодействия, пересечения сфер деятельности.

Организационный процесс управления в предпринимательской среде можно представить следующим образом:

а) наличие материальных, трудовых, финансовых, информационных ресурсов закрепляется в соответствующих документах, которые характеризуют уровень организации (материальные балансы, документы по кадровому составу, финансовые документы, информационно-аналитическая документация – собственно говоря, те комплексы документации, которые существуют в организации, напрямую связаны с системой ресурсного обеспечения;