Файл: Анализ внешней и внутренней среды организации (Сущность и характерные особенности управленческих решений).pdf

2.2. Разработка мероприятий по совершенствованию процесса принятия управленческих решений с учетом влияния факторов внешней и внутренней среды

В рамках данной курсовой работы в ООО «Сигма СК» было проведено исследование на выявление существующего влияния внутренней среды на разработку и реализацию управленческих решений. ООО «Сигма СК» - предприятие малого бизнеса с числом постоянно работающего персонала - 35 человек.

Исследование влияния внутренней среды на разработку и реализацию управленческих решений в организации проводилось с использованием анкетирования, разработанного автором. Вопросы анкеты были условно разделены на 8 секций по типам факторов, через которые внутренняя среда оказывает действие на процессы разработки и реализации управленческих решений. Это было сделано для того, чтоб выявить, какие именно факторы могут помешать эффективной разработке и реализации управленческих решений в ООО «Сигма СК», и дать рекомендации по устранению этого негативного влияния. Данное анкетирование предлагалось пройти персоналу ООО «Сигма СК». Среди работников, прошедших опрос, были следующие специалисты: менеджер, бухгалтер, два продавца-кассира и два продавца консультанта. Этим работникам было предложено ответить на двадцать следующих вопросов анкетирования, разделенных по следующим группам:

Цели:

1) Всегда ли ясны цели, достижения которых требует руководство?

2) Координирует ли руководство деятельность исполнителей в ходе достижения поставленных целей?

Структура организации:

3) Удовлетворяет ли вас существующее разделение труда между исполнителями управленческих решений?

4) Удовлетворяет ли вас существующее распределение прав и ответственности в ходе реализации управленческих решений?

5) Эффективна ли, на ваш взгляд, существующая иерархия подчинения?

Задачи:

6) Всегда ли ясны задачи, исполнение которых необходимо в ходе реализации управленческого решения?

7) Бывали ли ситуации, когда реализация поставленных задач превышала отведенные для этого сроки, либо времени было слишком много?

Человеческий фактор:

8) Не мешает ли образование, квалификация непосредственных исполнителей успешной реализации управленческих решений?

9) Уделяется ли внимание дополнительному обучению или повышению квалификации кадров для более эффективной реализации управленческих решений?

Способности персонала:

10) Достаточно ли развиты коммуникационные способности у исполнителей для создания продуктивных контактов в ходе реализации управленческих решений?

---

11) Достаточно ли развита у руководителя способность координировать деятельность исполнителей?

12) Способны ли сотрудники эффективно разрешать возникающие в ходе работы конфликты?

Психологические особенности:

13) Учитывает ли руководитель личные потребности работников при поручении какого-либо управленческого задания?

14) Мотивирует ли руководитель каким-либо способом исполнителей для более эффективной реализации управленческих решений?

15) Учитывает ли руководитель воздействие порученных заданий на психологические особенности работников?

Групповая динамика:

16) Воздействует ли руководитель на процессы групповой динамики, путем проведения мероприятий по усилению сплоченности коллектива?

17) Воздействует ли руководитель на процессы групповой динамики, путем проведения мероприятий по снижению уровня стресса?

18) Воздействует ли руководитель на процессы групповой динамики, путем проведения мероприятий по улучшению психологического климата в коллективе?

Лидерство:

19) Всегда ли разработанные руководителем управленческие решения сопровождаются поддержкой работников?

20) Существует ли в коллективе, помимо формального лидера, неформальный?

Далее в таблице 3приведены результаты тестирования специалистов ООО «Сигма СК», их должности и имена. Положительные ответы на приведенные вопросы отмечены знаком «+», отрицательные - знаком «-».

Таблица 1

Результаты анкетирования сотрудников ООО «Сигма СК»

Должность сотрудника

Ф. И. О. сотрудника

Номера вопросов и ответы сотрудников

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

Менеджер

Листкова В. П.

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

-

+

+

+

-

+

+

+

-

Бухгалтер

Кутняк О. Б.

+

+

+

+

+

+

-

+

+

-

+

+

+

+

+

-

+

-

+

-

Продавец-кассир

Федосеева М. Л.

+

+

+

+

+

-

+

+

+

+

+

-

+

+

+

-

-

-

+

-

Продавец-кассир

Кубышко Д. Н.

+

+

-

+

+

+

+

+

+

+

+

-

+

+

-

-

-

-

+

-

Продавец- консультант

Ильюхина Г. В

_

+

+

+

+

-

+

+

-

+

+

+

+

+

+

-

+

-

+

-

Продавец- консультант

Восткова Е. П.

+

+

+

+

+

+

+

+

-

+

+

-

+

+

+

-

-

-

+

-

---

Таким образом, из результатов анкетирования видно, что процессам разработки и реализации управленческих решений более всего мешают персонифицированные факторы влияния внутренней среды, т. к. более 30 % ответов свидетельствуют об этом. А если рассматривать ответы, исходя из конкретных вопросов, то проблема состоит в том, что сотрудники не способны эффективно разрешать возникающие в ходе работы конфликты, руководитель не воздействует на процессы групповой динамики, путем проведения мероприятий по усилению сплоченности коллектива, по снижению уровня стресса и по улучшению психологического климата в коллективе.

Результаты анкетирования можно подтвердить и тем, что автор лично имел опыт работы в ООО «Сигма СК». И, используя метод полевого наблюдения, было выявлено, что в организации действительно существует проблема отрицательной групповой динамики, которая проявляется виде низкой сплоченности коллектива, повышенной конфликтности и непродуктивного решения этих конфликтов. Эта проблема не способствует эффективной реализации управленческих решений и отрицательно влияет на эти процессы. Более того, результаты наблюдения и анкетирования показали, что проблема усугубляется тем, что в ООО «Сигма СК» не проводятся мероприятия по снижению уровня стресса и по улучшению психологического климата. А ведь именно эти меры могли бы нормализовать групповую динамику, которая, в свою очередь, способствовала бы более эффективному протеканию процессов разработки и принятия управленческих решений.

В ООО «Сигма СК» необходимо осуществлять деятельность по управлению стрессами и конфликтами для снижения негативного влияния данных факторов внутренней среды на процессы разработки и реализации управленческих решений. Такая деятельность производится на основе использования способов элиминирования факторов стресса – действий, которые либо смягчают негативные состояния персонала вследствие дистрессоров, либо уменьшают частоту их появления [46]/

Основные способы элиминирования можно разделить на 2 группы: применяемые непосредственно самим работником и применяемые менеджером по отношению к подчиненным. Обе группы этих методов необходимо применять по отношению к работникам организации для снижения уровня стресса. Даже методы управления стрессом, применяемые непосредственно самим работником, должны быть донесены до него его руководством. В ходе опроса персонала в ООО «Сигма СК» не осуществляется деятельность по ознакомлению персонала с методами управления стрессом в самом себе. А это в значительной степени усложняет решение задачи по снижению стресса, поскольку работники организации подвержены влиянию личностных, внешних и других стрессоров, действие которых трудно устранить менеджеру.

---

Таким образом, первый шаг, который необходимо сделать управляющему персоналу в ООО «Сигма СК» по снижению воздействия стресса на своих работников - донести методы по снижению стресса, которые работник может применять непосредственно по отношению к самому себе. Такие методы могут быть описаны в шуточной форме на плакатах, которые следует расположить в комнатах отдыха или, если позволяет рабочая обстановка, в кабинетах, или же в виде небольших памяток на рабочих столах. Такие методы описаны в многочисленных источниках, например в книге Д. Карнеги «Как перестать беспокоиться и начать жить».

Вторая группа методов борьбы со стрессом включает те, которые должен применять менеджер по отношению к своим подчиненным. В первую очередь, это организация профессионального подбора персонала на соответствие личностных характеристик, черт характера, темперамента и других особенностей личности будущих сотрудников их рабочему месту и характеру выполняемой работы. По результатам опроса такая деятельность также не осуществляется в ООО «Сигма СК». Но это очень важно, поскольку значительные стрессы возникают у людей, которые недовольны своей работой. В деле, которое человеку по душе, он более успешен, потому что человек стремиться повторять то поведение, которое приносит ему положительные эмоции [26].

Также было выяснено, что в ООО «Сигма СК» не проводится такой деятельности по профилактике конфликтов, как формирование рабочих групп на основе психологической совместимости. И если сотрудники по психологическим характеристикам несовместимы, то они не смогут достичь продуктивного сотрудничества и эффективной деятельность, а также в силу низкой сплоченности могут возникать конфликты на рабочем месте и, как следствие, невозможность эффективной реализации управленческих решений. Таким образом, в ООО «Сигма СК» необходимо внедрить систему формирования рабочих групп на основе психологической совместимости, проводить корпоративные вечеринки, совместный досуг в нерабочее время.

ООО «Сигма СК» является достаточно небольшой организацией со малым числом работников. В этих условиях руководству по мере возможности нужно уделять как можно больше внимания своим работникам, группой динамике, происходящей в коллективе, потому что именно этот фактор влияния внутренней среды в наибольшей степени мешает эффективной разработке и реализации управленческих решений.

Заключение

---

Факторы, определяющие качество и эффективность управленческих решений могут классифицироваться по различным признакам, это и законы объективного мира, объем и ценность располагаемой информации, время разработки УР, способы оценки факторов влияния. Состояние управляемой и управляющей подсистем.

Как и любой человек живет в обществе, так и любая организация находится во взаимодействии с внешней средой. Внешняя среда непосредственно влияет на всю деятельность организации, и конечно на УР.

В данной работе были рассмотрены такие условия принятия УР как: условия определенности, условия риска и конфликта. Условия определенности, это самый простой случай: известно количество возможных ситуаций (вариантов) и их исходы. Нужно выбрать один из возможных вариантов. Степень сложности процедуры выбора в данном случае определяется лишь количеством альтернативных вариантов. Условия риска эта ситуация встречается на практике наиболее часто, и в этой ситуации наиболее сложно принимать УР. Здесь пользуются вероятностным подходом, предполагающим прогнозирование возможных исходов и присвоение им вероятностей.

На основе изученной литературы можно сделать вывод, что менеджеры в различных условиях пользуются разными методами. В условиях определенности менеджер использует метод, основанный на научно-практическом подходе. В условиях риска чаще всего используется метод, основанный на понятии "здравого смысла", а в условиях конфликта – метод, основанный на интуиции управляющего.

Также в данной курсовой работе были рассмотрены такие факторы внешней среды как сложность, подвижность и неопределенность. Все эти факторы отрицательно влияют на принятие управленческих решений. можно выявить тенденцию, что чем сложнее и неопределеннее внешнее окружение, тем сложнее принимать эффективное управленческое решение.

Сложность принятия управленческого решения является признанным фактом в силу сложной рыночной среды в которой действует сегодня любое предприятие. Нет ничего более подвижного чем социальная среда со сложными взаимоотношениями и факторами функционирования. Велико значение таких характеристик внешней среды как неопределенность, подвижность, сложность и взаимосвязанность факторов. Понимание природы среды принятия решения важный инструмент грамотного менеджера.

Рассмотрев в данной работе все особенности влияния среды принятия решения можно сделать вывод о правомерности, выдвинутой гипотезы. К чему можно добавить о нелинейной сложной корреляционной зависимости внешней среды на эффективность принимаемого управленческого решения.

---