Файл: Проектирование ИС по управленческому учету в ООО «ТД БЕРУ».pdf

Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов

Деятельность «ТД Беру» состоит в оптовой торговле автоаксессуарами и автозапчастями. Что можно наблюдать на Рисунке 4 на котором представлена декомпозиция общей деятельности предприятия и указаны входные, выходные данные, а также необходимые ресурсы, а также документы для осуществления детальности предприятия. И так входные данные характеризуются имеющимися товарами и заказами, которые идут от заказчиков.

Пройдя через детальность и используя ресурсы сотрудников и оборудования, а также документы финансового управления и нормативных документах (подробнее ниже) заказы преобразуются в договоры, по которым предприятие предоставляет товары покупателям оптовой торговли, а также отчеты по выполнению и результатам работы предприятия в целом. Тем не менее данная декомпозиция не показывает всех тонкостей и особенностей работы предприятия торгового дома «Беру».

На рисунке 4 показана схема основных бизнес-процессов «ТД Беру».

Рисунок 4. Диаграмма деятельности «ТД Беру».

Таким образом, как показано на Рисунке 5, заказы идут через обработку информации подразделением управления, для чего использует формы и регламенты формирования отчета, а также сотрудников управления, специально уполномоченных для решения подобных вопросов. В данном конкретном случае на выходе получается документы отчета по заказам, которые всенепременно отправляются в отдел учета, где помимо документа отчета по заказам используется информация о товарах имеющихся в данный момент в наличии. Используя формы и регламенты формирования отчета отдел при помощи сотрудников учета формирует отчет по заказам, который отправляется в отдел управленческого решения. Там используя формы и регламенты формирования договора, а также условия договора от клиента формирующихся в блоке формирования условий от клиента за счет информации предоставленной клиентом при оформлении заказа. Из всего выше сказанного в блоке управленческие решения формируются отчеты по заказам, а также конечные договора, подписываемые далее клиентом в определённом регламентом порядке.

Далее определив место автоматизации работы предприятия нам необходимо детальнее рассмотреть процессы, протекающие в блоке «управленческие решения». Естественно данную информацию можно посмотреть на Рисунке 6.

---

И так, как показано на Рисунке 6, в первую очередь общий отчет по заказам переходит в блок анализа данных, использующий нормативные документы и акты для создания результатов анализа, на основании которых используя все те же нормативные документы и акты в блоке формирования документа решения формируются детали условий заказа. Параллельно с этим в блоке формирования условий договора, от клиента поступаю условия необходимые для проведения определенных операций.

В дальнейшем условия договора изменение под наблюдением юристов, для перевода условий договора от клиента на юридический язык и внедрение их в общий текст договора.

В блоке формирования договора используются детали условий заказа и дополнительные условия договора, которые сформировали юристы на основе пожеланий клиента в разумных пределах. Блок Формирования договора использует нормативные документы и акты для создания текста договора который в последующим отправляется заказчику на согласование. В случае если клиент согласен с условиями договора, то он его подписывает, в случае если не согласен с условиями договора, то учитывая новые пожелания клиента информация идет в блок формирования условий договора где снова проходит фильтрацию юристами и отправляется повторно на формирование договора.

Тем не менее на этом путь не закачивается. Итоговый отчет по заказам формирующейся в блоке формирования договора отправляется на формирования отчета по заказу где в свою очередь преобразуется и описывается в системе при помощи средств баз данных. И в итоге уходит в архив.

Рассмотрим основные методы принятия управленческих решений.

Управленческий учёт — упорядоченная система выявления, измерения, сбора, регистрации, интерпретации, обобщения, подготовки и предоставления важной для принятия решений по деятельности организации информации и показателей для управленческого звена организации (внутренних пользователей — руководителей). Основной задачей управленческого учёта является ответ на вопрос, в каком состоянии находится организация, как необходимо распределить имеющиеся ресурсы, чтобы повысить эффективность деятельности.

Бюджет — количественное и стоимостное выражение плана на предстоящий период (как правило, год).

Очень важным этапом при осуществлении функций закупки является выбор поставщика.

Существует два основных критерия выбора поставщика:

---

• Стоимость приобретения продукции и услуг;
• Качество обслуживания.

В стоимость приобретения номенклатуры входит цена товара за вычетом полезности, которую сложно оценить в денежном эквиваленте.

Качество обслуживания включает в себя:

• Качество номенклатуры — соответствие всем стандартам и эксплуатационным характеристикам;
• Надежность обслуживания — гарантированное обслуживания потребителя необходимыми ему производственными ресурсами, полное выполнение договорных обязательств, хорошее сервисное обслуживание.

Поставщик — Юридическое, либо же физическое лицо, поставляющее товары или услуги заказчикам. Поставщик осуществляет предпринимательскую деятельность в соответствии с условиями заключённого договора поставки, который является одним из видов договора купли-продажи. В соответствии с договором поставки поставщик обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые либо закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в других целях, не связанных с личным, семейным, домашним или иным подобным использованием.

Ценообразование — установление цены на номенклатуру. Существует две системы ценообразования:

• Рыночное ценообразование на основе взаимодействия спроса и предложения;
• Централизованное государственное ценообразование на основе назначения цен государственными органами.

В рыночной экономике окончательная цена рассчитывается в зависимости от себестоимости товара, цен конкурентов и подобных факторов.

Одними из важнейших моментов управления предприятием является учет и анализ рентабельности.

Изучение процессов учета и анализа «ТД Беру» отобразило следующие недостатки:

• Учет ведется нерегулярно;
• При анализе управления рассматриваются не все показатели, а только прибыль и убытки;
• Не ведется анализ в разрезах мест возникновения расходов, что не позволяет оптимизировать расходы и повышать рентабельность продаж.

Информационное обеспечение задачи

Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов. Информационная модель представлена на рисунке 9.

---

Рисунок 6. Информационная модель системы

В соответствии с представленной информационной моделью менеджер отдела продаж формирует отчет по продажам, используя таблицу Продажи, далее передавая его на утверждение Руководителю отдела продаж. После, он попадает к Главному Бухгалтеру, и через форму главного бухгалтера формируется документы Бухгалтерской отчетности о прибытия и убытиях, используя справочники: Параметры Затрат, Место возникновения, Затраты и таблицу Учет затрат.
Менеджер отдела закупок создает документ Отчет по закупкам, используя при этом таблицу Закупки, справочники, такие как: Поставщики, Товары и таблицу Закупки. Далее передавай этот отчет Руководителю отдела закупок для дальнейшего формирования. Затем данный отчет передается Руководителю склада и Логисту. Тем самым, Логист, на основе отчета, через форму Логиста, расценит документ Цены. А также, Руководитель отдела закупок заполняет документ План закупок.

Менеджер отдела маркетинга на основании справочников: Затраты, Товары, и документа Отчет по продажам сформирует документ Скидки.

В итоге, после создания всех документов, они отправляются к Коммерческому директору. Коммерческий директор, используя форму Коммерческого директора формирует два документа: Приказы, План закупок.

Системный Администратор обеспечивает правильную и перебойную работу Информационной системы.

Используемые классификаторы и системы кодирования

Классификаторы служат средством описания данных, обуславливают единство классификации и кодирования информации и предназначены для обеспечения машинной обработки и выдачи данных в удобной форме потребителям при решении различных задач.

В проектируемой задаче использовались следующие общероссийские классификаторы:

• ОКУД — Общероссийский классификатор управленческой документации;
• ОКОПФ — Общероссийский классификатор организационно-правовых форм.

При разработке системы используется реляционная модель базы данных. При создании информационной системы совокупность отношений позволяет хранить данные об объектах предметной области, моделировать связи между ними.

К информационному обеспечению предъявляются общие требования, такие как:

• информационное обеспечение должно быть достаточным для поддержания всех автоматизируемых функций объекта;
• для кодирования информации должны использоваться принятые классификаторы;
• для кодирования входной и выходной информации, которая используется на высшем уровне управления, должны быть использованы классификаторы этого уровня;
• должна быть обеспечена совместимость с информационным обеспечением систем, взаимодействующих с разрабатываемой системой;
• формы документов должны отвечать требованиям корпоративных стандартов или унифицированной системы документации;
• структура документов и экранных форм должна соответствовать характеристиками терминалов на рабочих местах конечных пользователей;
• графики формирования и содержание информационных сообщений, а также используемые аббревиатуры должны быть общеприняты в этой предметной области и согласованы с заказчиком;
• в информационной системе должны быть предусмотрены средства контроля входной и результатной информации, обновления данных в информационных массивах, контроля целостности информационной базы, защиты от несанкционированного доступа.

---

В данном случае к информационному обеспечению задачи будут относиться входные и результатные документы, классификаторы, а также перечень экранных форм, предназначенных для реализации диалога пользователя и системы.

Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

В системе используются справочники, приведенные в таблице 12.

Таблица 12. Перечень используемых справочников

№	Название справочника	Отечественный за ведение	Средний объём справочника в записях	Средняя частота актуализации (раз в мес)	Средний объем актуализации  в %
1	Виды Товаров	Менеджер	25	0,5	30
2	Затраты	Бухгалтер	20	0,5	40
3	Клиенты	Менеджер	50	4	35
4	Места возникновения	Менеджер	30	2	20
5	Параметры затрат	Бухгалтер	35	3	25
6	Переменные	Бухгалтер	10	2	20
7	Поставщики	Менеджер	120	12	45
8	Товары	Менеджер	5000	6	60

Таблица 13. Перечень реквизитов используемых справочников

Наименование справочника	Реквизиты
Затраты	Код Вид затрат Размер затрат
Клиенты	Код Наименование Контактное лицо Комментарий
Места возникновения	Код места возникновения Наименование
Параметры затрат	Код параметра Наименование Значение Вид затрат
Переменные	Вид затрат
Поставщики	Наименование Контактное лицо Комментарий
Товары	Штрих — код Наименование Вид товара

В таблице 14 приведена оперативная информация, используемая в системе.

Таблица 14. Оперативная информация.

№	Название таблицы	Отечественный за ведение	Средний объём справочника в записях	Средняя частота актуализации	Средний объем актуализации в %
1	Продажи	Менеджер	3500	ежедневно	60
2	Закупки	Менеджер	100	2 раза в месяц	40
3	Затраты	Руководитель отдела продаж	100	1 раз в месяц	30
4	Учет затрат	Менеджер	500	ежедневно	50

---