Файл: Основные функции в системе менеджмента (Понятия функций менеджмента).pdf

И так, в первой главе мы рассмотрели определения менеджмента, его сходства и различия с очень похожим понятием «управление», не много задели историю появления менеджмента и наконец, смогли перейти к самой сути нашей темы к функциям менеджмента. Мы кратко рассмотрели все пять функций, так же мы более подробно рассмотрели первую функцию, функцию «планирование», выяснили на какие вопросы она отвечает и к чему приведет ее отсутствие.

ГЛАВА 2 Задачи функций менеджмента.

И так что же такое функции в менеджменте, как мы уже знаем основополагателем Функций менеджмента является Аристотель. Функции менеджмента – это виды управленческой деятельности, которые обеспечивают формирование способов влияния на деятельность организации. Управленческие процессы на предприятии происходят на основе функционального распределения. Суть управленческой деятельности на всех уровнях управления обеспечивают функциями менеджмента.

Функции менеджмента:

1. Планирование - предположить, что будет впереди, мыслительный процесс зависит от ума, начинается любая работа, рабочие работают по плану, подчиненные должны понимать план.
2. Организация. Организовать работу подчиненных, обеспечить их всем необходимым, руководитель может спросить с работника выполнение
3. Координация работы заключается в том, что работа делится среди исполнителей, а потом собирается в единый оконченный результат.
4. Стимулирование работы - внешнее воздействие на работника, для улучшения качества работы, воодушевление на достижение цели и вселение уверенности в собственных силах.
5. Контроль сравнение фактических результатов с запланированным контролировать можно весь процесс или конечный результат.

И так мы уже знаем, сколько функций существует в менеджменте, и кратко ознакомились с каждой из них, сейчас мы разберем их более подробно и узнаем какие из них являются более важными и почему.

Функция «планирование»

Функция планирования является, самой важной функцией в менеджменте именно по этой причине она и стоит на первом месте в списке функций. Реализуя функцию планирования, предприниматель или управляющий на основе глубокого и всестороннего анализа положения, в котором в данный момент находится фирма, формулирует стоящие перед ней цели и задачи, разрабатывает стратегию действий, составляет необходимые планы и программы. Сам процесс планирования позволяет более четко формулировать целевые установки организации и использовать систему показателей деятельности, необходимую для последующего контроля результатов. Кроме того, планирование обеспечивает более четкую координацию усилий структурных подразделений и таким образом укрепляет взаимодействие руководителей разных служб организации. А это значит, что планирование – это непрерывный процесс изучения новых путей и методов совершенствования деятельности организации за счет выявленных возможностей, условий и факторов. Следовательно, планы не должны носить директивного характера, а меняться в соответствии с конкретной ситуацией. По мимо всего этого хотелось бы заметить, что эта функция встречается и в повседневной, я бы даже сказала, бытовой жизни. Задумайтесь, встречалась ли вам эта функция в быту? Конечно, встречалась, каждый из нас хотя бы раз нуждался в этой функции находясь дома или в магазине, или даже просто прогуливаясь по парку, каждый день мы, что то планируем и ставим перед собой различные цели и задачи. Зная это мы можем сказать, что функция планирования отвечает на несколько задач, которые помогают нам принять решения и представить к чему приведет данное решение к краху или грандиозной победе в качестве достижения запланированной цели. И так давайте более подробно рассмотрим функции планирование и разберем ситуации в которых они ярко выражены в предприятии и в быту.

---

По своей сути, функция планирования отвечает на три основных вопроса:

1. Где мы находимся на данное время?

Если мы рассматриваем данный вопрос с точки зрения организации, то руководители должны оценить сильные и слабые стороны организации, как он может это сделать? Руководитель анализирует несколько важных отраслей, а именно:

• -финансы,
• -маркетинг,
• -производство,
• -научные исследования и разработки,
• -трудовые ресурсы.

Все это осуществляется с целью определения, чего может реально добиться организация. Только после того как руководитель проанализирует каждую из отросли он сможет ответить на вопрос где на данный момент находиться данная организация.

Если же мы рассматриваем данный вопрос с точки зрения простого обывателя, то в данном случае все будет зависть от того, к какой цели идет сам обыватель, это может быть как покупка чего либо (путевки в отпуск/ квартиры/ дорогих вещей и тд.) так и достижения чего либо (продвижение по карьерной лестнице/ внимание со стороны противоположного пола и т.д.) в любом случае индивидуум должен оценить свои сильные и слабые стороны. Рассмотрим ситуацию, когда индивидуум ставит перед собой цель стать актером/актрисой в данной ситуации ему/ей необходимо будет проанализировать следующие:

• личностные качества необходимые актеру/актрисе
• финансовые возможности
• физиологические возможности

Следующим вопросом, на который нам необходимо будет ответить это

2. Куда мы хотим двигаться? Отвечая на данный вопрос у индивидуума и руководителя будет почти идентичный анализ. Руководитель будет анализировать следующие возможности и угрозы в окружающей среде:

• конкуренция,
• клиенты,
• законы,
• политические факторы,
• экономические условия,
• технология,
• снабжение,
• социальные и культурные изменения,

Иными словами руководство определяет, что может помешать организации достижению этих целей.

Индивидуум же будет анализировать:

• конкуренция,
• законы,
• политические факторы,
• экономические условия,
• социальные и культурные изменения,

И заключительным вопросом в функции планирования будет вопрос «Как мы собираемся это сделать?»

3. Как мы собираемся это сделать? Отвечая на этот вопрос как Руководители так и индивидуумы должны решить как в общих чертах, так и конкретно, что должны делать члены организации/индивидуум, чтобы достичь выполнения поставленных целей.

---

Таким образом, планирование — это одно из средств, с помощью которого руководство или индивидуум обеспечивает единственное направления усилий для достижения поставленной цели.

Следующая функция это функция «организация» они одинаково работает как для какой либо организации, так и для индивидуума. Функция организации — это формирование структуры организации, а также обеспечение всем необходимым для ее работы — персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами. В любом плане, составляемом в организации есть создание реальных условий для достижения запланированных целей, часто это требует перестройки структуры производства и управления с тем, чтобы повысить их гибкость и приспособляемость к требованиям рыночной экономики. При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в реальность, используя важную функцию менеджмента, как мотивация.

Далее по списку, «Функция координация» — это центральная функция менеджмента. Она обеспечивает достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Наиболее часто используются отчеты, интервью, собрания, компьютерная связь, средства радио и телевещания, документы. С помощью этих и других форм связей устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирование, организация, мотивации и контроля), а также действие руководителей.

Следующая функция «Стимуляция», так же ее называют «функция мотивации», но второе название, считается не совсем корректным, так как если мы разберем два определения «Стимуляция» и «Мотивация», то мы увидим одно их главное и очень весомое различие и так «Стимуляция»- это (лат. stimulus— острый металлический наконечник на шесте, которым погоняют буйвола (быка), запряженного в повозку) — сильный побудительный момент; внутренний или внешний фактор, вызывающий реакцию, действие; также, в терминологии экспертных оценок, — объект-наблюдение, воздействующий на опрашиваемого субъекта («стимулирующий» его принять то или иное решение). Иными словами это побуждение на какое либо действие из вне. А «Мотивация» - это (от лат. movere) — побуждение к действию; психофизиологический процесс, управляющий поведением человека, задающий его направленность, организацию, активность и устойчивость; способность человека деятельно удовлетворять свои потребности. Иными словами это побуждение, на какие либо действия заданный самим человеком. Проанализировав два этих определения мы можем сказать, что если эта функция касается организации то, более корректным названием будет «Функция стимуляции», но если мы рассматриваем с точки зрения индивидуума будет более правильным называть ее «Функция мотивации». Итак поняв различия «стимуляции» и «мотивации» мы можем более подробно разобрать задачу данной функции. Функция стимуляции — это деятельность, имеющая целью активизировать людей, работающих в организации, и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей, поставленных в планах. Для этого осуществляется их экономическое и моральное стимулирование, обогащается само содержание труда и создаются условия для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития. С конца XVIII по XX век было распространенное мнение, что люди всегда будут работать лучше, если у них есть возможность заработать больше. Считалось, таким образом, что стимуляция — это простой вопрос, который сводится к предложению предоставления соответствующих денежных вознаграждений в обмен на усилие. Руководители узнали, что стимуляция — это результат сложной совокупности потребностей, которые постоянно изменяются.

---

И завершающей функцией является Функция контроля. Функция контроля — это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Существуют три аспекта управленческого контроля.

• Первый аспект — установление стандартов — это точное определение цели, которая должна быть достигнута в определенное время. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования.
• Второй аспект — это измерение того, которое было в действительности достигнуто в определенный период, и сравнения достигнутого с ожидаемыми результатами. Если эти обе фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, ему известен и источник этой проблемы.
• Третий аспект — стадии, на которой выполняются действия, если это необходимо, для коррекции серьезных отклонений от начального плана. Одно из возможных действий — пересмотр целей для того, чтобы они стали реальнее и отвечали ситуации.

Контроль — это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим.

Влияние функций менеджмента на компании.

Мы уже знаем, что такое функции в менеджменте, откуда они произошли и где они встречаются. Сейчас бы хотелось доказать их важность, казалось бы и так понятно, что каждая из функций выполняя важную роль и если вычеркнуть хотя бы одну, то рабочий процесс не пойдет и мы не сможем прийти к желаемому результату, а теперь представим, что будет, если не будет, хватать хотя бы одной функции. Для данного анализа мы возьмем несколько организаций, для удобства назовём их:

1 - «А»,

2 - «В»,

3 - «С»,

4 - «D»

5 - «F»

Для чистоты эксперимента представим, что все организации абсолютно идентичные, единственное отличие между ними будет в отсутствии одной функции.

И так первая организация у нас «А», не будем усложнять и пойдем по порядку, в данной организации у нас будет отсутствовать первая функция - «планирование» В таком случае наши функции будут выглядеть следующим образом и в следующем порядке:

1. Организация.
2. Координация.
3. Стимулирование работы
4. Контроль.

В нашей организации «А» есть руководитель, для удобства назовём его «Иван Иванович», и так Первым делом, согласно нашего «плана» с функциями Иван Иванович организовывает работу подчиненных, он обеспечивает их всем необходимым: Рабочими местами, оборудованием, канцелярией, электричеством и пр.

---

Следующим действием, согласно его плана, разделение обязанностей. Иван Иванович правильно распределяет работу между каждым из подчиненных и, в принципе, работа делается быстро и качественна, так как каждый на своем месте, работа в компании напоминает механизм, часов каждый из сотрудников будто шестерёнка в часах, все между собой взаимодействуют и понимают друг друга.

После удачного разделения обязанностей Иван Иванович, для пущей старательности рабочих ввел следующую функцию – «стимулирование», что привело к еще большей продуктивности работы.

И наконец, Иван Иванович пришел к заключительному пункту своего «Плана» он ввел контроль. Контроль работы производился следующим образом: Иван Иванович назначил проверяющим Андрея Андреевича, Андрей Андреевич, хорошо справлялся со своей работой, он проверял работу в начале и в конце.

И так что мы получили? А получили мы следующее:

1. Недостатков материалов нет, рабочие места хорош оборудованы, правила безопасности соблюдаются, дискомфорта вызванного не качественной продукцией или вовсе ее отсутствием не наблюдается
2. Каждый в компании знает свое место и свою работу, работа происходит слаженно, быстро и качественно
3. Каждый из рабочих старается изо всех сил, работают с энтузиазмом, привносят новые идеи
4. Производиться контроль качества работы, качество идеальное

Вроде все хорошо, но есть один парадокс прибыли то нет, компания влезает в долги, не пользуется спросом выпускаемый товар. Компания постепенно банкротиться. В чем же дело? Работают ведь хорошо, не прогуливают, качество продукции хорошее, а продаж нет, а все дело в том, что в «плане» Ивана Ивановича не хватает одной функции. Функции «планирования», по этой причине Иван Иванович не провел анализ и в связи с этим деятельность организации оказалась не востребована. Еще одной ошибкой Ивана Ивановича стала, отсутствие целей и по сути рабочие стремились, но не в том направлении в связи с эти Иван Иванович и «сел в лужу».

Далее по нашему списку организаций организация «В», в данной организации у нас будет отсутствовать вторая функция - «организация» В таком случае план функций будут выглядеть следующим образом и в следующем порядке:

1. Планирование.
2. Координация.
3. Стимулирование работы
4. Контроль.

В данной организации «В» есть руководитель, для удобства назовём его «Степан Степанович», и так Первым делом, согласно плана Степана Степановича необходимо произвести анализ, а именно ответить на 3 вопроса:

---