Файл: Автоматизация документооборота предприятия.pdf

Введение

С формированием рыночных отношений и изменением форм собственности в России возникает устойчивый спрос на решения в области автоматизации работы с бумагами и организации бизнеса. Большой потенциальный спрос на программы и обслуживание в области электронного документооборота обусловлен целым рядом факторов.

С документами работают совершенно все организации и огромное число частных лиц.

Фактически любая организация встречается с проблемами в делопроизводстве: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д.

За счет совершенствования ведения делопроизводства организации получают действительный шанс повышать качество собственного управления, что представляется одной из актуальнейших вопросов современной российской экономики.

Система электронного документооборота (СЭД) стала разрабатываться с появлением более-менее доступного интернета. Первоначально они были предназначены для частичной автоматизации процессов работы с различной документацией. Доказав свою эффективность для классического делопроизводства, СЭДы стали внедряться как в государственные структуры, так и в частные организации. Постепенно данные системы стали обрастать все новыми и новыми функциями, превращаясь в комплексные решения, позволяющие максимально автоматизировать любую деятельность предприятия, связанную с документацией.

В настоящее время весьма велики требования пользователей к программам электронного документооборота и их интеграцию с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и практическими системами.

Правильная организация системы делопроизводства и документооборота позволяет поддерживать эффективность управленческого процесса организации или предприятия, вне зависимости от того, являются ли они государственными или частными.

Объектом исследования является электронный документооборот.

Предметом исследования является особенности разработки и внедрения системы электронного документооборота.

Цель работы состоит в обосновании внедрения системы электронного документооборота на предприятии ООО «Амтел».

В соответствии с поставленной целью были сформулированы следующие основные задачи, требующие решения в ходе работы:

1. Исследовать теоретические аспекты разработки и внедрения систем электронного документооборота.

2. Проанализировать особенности организации документационного обеспечения управления в ООО «Амтел».

3. Предложить и обосновать мероприятия по разработке и внедрению системы электронного документооборота в делопроизводство ООО «Амтел».

Теоретическую основу выпускной квалификационной работы составляют работы Н.Н. Анодиной, М.И. Басакова, М.П. Бобылевой, И.Н. Кузнецова, И.Ю. Крыловой, П.В. Глущенко, В.Н. Чернова и др.

Для достижения поставленных задач были применены следующие методы: наблюдение, рассмотрение, анализ источников, изучение, структуризация проблемного поля, контент-анализ, сравнение.

Структура работы. Цель и задачи исследования обусловили структуру выпускной квалификационной работы, которая состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы.

Глава 1. Теоретические аспекты разработки и внедрения систем электронного документооборота

1.1. Система электронного документооборота: назначение, правовое регулирование, проблемы и перспективы

Документы выступают в качестве источника, результата и инструмента управленческой деятельности в рамках функционирования предприятий, они фиксируют начальные условия деятельности, осуществляемые организацией процессы и получаемые в итоге показатели.

Основой системы делопроизводства является документооборот, т.е. движение документов в организации. Документооборот разделяется на потоки документов, проходящих между информационными пунктами и пунктами обработки документов. При этом документы делятся на внутренние, входящие и исходящие. Схемы движения документов и система делопроизводства на предприятии разрабатываются службами документационного обеспечения управления .

Сегодня предприятия в значительной мере перешли на формирование и обмен документами в электронном виде. Тем не менее, для того, чтобы эти документы имели юридическое значение (например, приказы, договора между предприятиями и т.п.), они должны быть распечатаны на бумаге, подписаны, на них должна быть поставлена печать и затем документы физически должны быть доставлены в другое подразделение или партнерскую компанию, даже если они находятся на другом континенте.

Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению термина электронный документ, то есть документ, выполненный при помощи прикладной программы и хранящийся на магнитном носителе.

В соответствии с приказом от 10 ноября 2015 г. № 174н Минфин РФ (Зарегистрировано в Минюсте России 18 февраля 2016 г. N 41145), организации получили право использовать счета-фактуры в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП) , что стало толчком к активному развитию электронного документооборота.

Электронные документы - это средства регулирования информационных отношений, возникающих между юридическими и физическими лицами в развивающемся информационном обществе. Основная функция любого документа - регулирование различных отношений - стандартизирована соответствующим законодательством и унифицирована предъявляемыми требованиями. Электронные документы не исключение. Любой документ выполняет регулирующую функцию в процессе документооборота между субъектами различных отношений: государственных, общественных, производственных, уголовно-правовых, гражданско-правовых, административных, экономических .

В наше время существуют множество специальных систем для удобной и эффективной организации электронного документооборота. Например, «СКБ Контур» - российская компания, занимающаяся разработкой программного обеспечения электронного документооборота бухучета и управления предприятием. Эта система представляет собой программное обеспечение, которое устанавливается на компьютер. Системы электронного документооборота применяются на крупных и средних предприятиях, а также в государственных структурах [14, с. 78].

Система электронного документооборота является средством автоматизации формализованной деятельности организации, преобразовывая документооборот из бумажной формы в электронную. Автоматизация процесса позволяет сократить временные затраты на поиск документа в архивах, а также производить запрос через удаленный доступ. Основная цель подобных систем снизить нагрузку с повседневной деятельности сотрудников организации, что в свою очередь уменьшает временные издержки, сокращает число ошибок в документации, позволяет производить оперативный обмен документации, как внутри организации, так и со внешней средой.

Система электронного документооборота (далее СЭД) в настоящее время плотно вошли в систему управления государственной власти и коммерческого сектора. Сегодня рынок может предложить продукт под любые требования организации, начиная от простейших программ по упрощению делопроизводства и заканчивая комплексными решениями по полной автоматизации всего жизненного цикла документа.

Следует отметить, что с целью введения электронного документооборота в 2011 году был создан Указ Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента РФ» № 352 от 28.03.2011 г. гласит о надлежащей исполнении указаний Президента в части введения электронного документооборота.

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» в актуальной редакции развивает положения законодательства, регламентирующего механизм подписания электронных документов, и восполняет ряд пробелов в регулировании отношений участников электронного взаимодействия. В законе раскрываются вопросы правового регулирования и принципов использования электронных подписей, их видов и порядка признания. Уделяется внимание статусу и деятельности удостоверяющих центров, их аккредитации, условиям выдачи квалифицированных сертификатов. Комментарий рассчитан на руководителей и специалистов предприятий, организаций, органов власти, оформляющих хозяйственную деятельность и оказание государственных (муниципальных) услуг в рамках электронного документооборота.

Законодатель определил понятие электронного документооборота и назвал стадии, этапы, которые проходит документ в процессе документооборота. Проанализируем их.

«Электронный документооборот (оборот электронных документов) — совокупность процессов создания, обработки, отправления, приема, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которые осуществляются с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов6.

Виды электронного документооборота [18, с. 32]:

• производственный документооборот;

• управленческий документооборот;

• архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);

• кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);

• бухгалтерский документооборот;

• складской документооборот;

• секретное и конфиденциальное делопроизводство;

• технический и технологический документооборот.

Проблема правового регулирования и стандартизации систем электронного документооборота актуально не только в России, но и во всем мире. Это проблема пропорционально растет вместе с всеобщим ростом информационно-цифровых технологий.

В настоящее время деятельность систем СЭД со стороны законодательства регулируется достаточно свободно, что позволяет разработчикам создавать гибкий и многогранный продукт под различные задачи организации.

На данный момент наиболее разумным методом автоматизации деловых операций можно признать следующий: «Не пытаться программировать действия работников для любой возможной ситуации, а вместо этого реализовать для них единую информативную сферу, в рамках которой они могут сотрудничать (т. е. вместе разрешать бизнес-проблемы) и обмениваться сообщениями» [17, с. 24].

Это ставит под сомнение безоблачное будущее имеющихся систем workflow, в которых акцент делается на формирование законченных цепочек автоматизации деловых операций.

Кроме перечисленных выше, есть еще целый ряд факторов, всерьез затруднявших внедрение данных технологий в России :

- отсутствие законченных программ для автоматизации отечественного делопроизводства;

- отсутствие активного спроса на ресурсы автоматизации деловых операций;

- путаница в позиционировании проектов западных производителей для целей электронного документооборота и т. д.

На настоящий день ситуация значительно улучшилась. Возникли законченные отечественные продукты, путаница в терминологии и позиционировании постепенно преодолевается.

Для увеличения спроса на программы в области делопроизводства нужно решить 2 главные проблемы.

Во-первых, пояснить значимость совершенствования и автоматизации документационного обеспечения управления (делопроизводства), а, во- вторых - совершенствования и автоматизации деловых операций.

Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.

1.2. Принципы автоматизация делопроизводства

Электронные и обычные документы - это материальные образования, материальные носители информации. В процессе документооборота они подвергаются изменениям: умышленным или неосторожным, а также временным процессам старения вследствие контакта с субъектами документооборота и техническими средствами, обеспечивающими этапы функционирования документооборота .

После того как документ основан - согласован, подписан, утвержден, после этого как поставлены печати и штампы, проект становится непосредственно документом и имеет с этого времени и до окончания рока действия юридическую силу, может применяться для подтверждения в суде и прочих инстанциях.