Файл: Автоматизация документооборота предприятия.pdf

• предоставление актов сверок между складом и покупателями;

• обработка, регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних документов;

• организация информационно-справочной работы по документам;

• контроль исполнения документов;

• составление реестров на входящую, исходящую и внутреннюю документацию;

• систематизация документов, обеспечения их правильного использования и хранения;

• подготовка и передача дел в архив предприятия.

Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются внутри организации при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft Word.

В ООО «Амтел» присутствует смешанная организационная форма работа с документами. Основная часть документов проходит через склад, т.к. на складе происходит распечатка, подпись и передача документов клиентам. После чего документы попадают в бухгалтерию, где проверяется правильность подписания документов и их регистрирация в своей базе для дальнейшего хранения.

Большинство исходящей документации формируется не в главном офисе, а на складе организации. Подготовкой, проверкой, подписанием документов занимается Оператор 1С. Ежедневно из организации отправляется порядка двухсот документов.

Так как документопоток достаточно большой и часть накладных отправляется в другие города вместе с товаром, некоторые документы просто не возвращаются обратно, связи, с чем существуют постоянные долги по документам, которые через определенное время распечатываются, подписываются и отправляются клиенту почтой или с очередной поставкой груза.

Внутренними документами ООО «Амтел» являются Устав компании, Положения о дочерних компаниях, приказы и распоряжения Генерального директора, докладные и служебные записки, акты, справки, заявления и пр.

Количество внутренних документов так же постоянно растет, в связи с расширением компании и появлением новых сотрудников, что требует выделения им большего внимания и поиск новых решений их систематизации.

Технологическая цепочка движения и обработки управленческих документов в ООО «Амтел» состоит из следующих стадий:

- распечатка документов на бумажном носителе;

- прием документов и их первичная обработка;

- предварительное рассмотрение по их содержанию, выявление конкретного адресата, которому документ направлен и должен быть передан, и распределение по подразделениям и ответственным лицам;

- регистрация документов;

- направления на исполнение, а также, собственно исполнение документов по содержанию;

- оформление, проверка соответствия содержания реальным организационным процессам или результатам, и удостоверение документов;

- отправка документов следующему адресату.

Прием, отправка и регистрация документов.

Регистрируют документ после его выполнения и полной проверки. После того как документ проверят на правильность составления (реквизиты, даты, подписи, печати, суммы) на товарных накладных ставится подпись, дата, расшифровка подписи и круглая печать организации. В программе ставиться отметка о получении документа. Таким образом, в базе есть таблица, в которой можно увидеть список полученных и не полученных накладных.

В ООО «Амтел» регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Прием и отправка документов в ООО «Амтел» осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте.

Прием и первичная обработка документов осуществляется сотрудниками склада или бухгалтерии. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственно Генеральному директору (как и любому структурному подразделению) или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта.

В делопроизводстве также принимают участие администратор склада и помощник бухгалтера, который занимается распечаткой и подписанием документов, выполняет типовые операции по обработке документов.

В ООО «ООО «Амтел»» стабильно увеличивается объем документооборота. Это связано с постоянным активным ростом компании, появлением новых клиентов, партнеров и приростом количества работников.

Стоит отметить, что в ООО «Амтел» не существует инструкции по делопроизводству, а есть общий регламент по работе с документами.

При большом объеме входящей, возвращающейся и внутренней документации, в организации не установлен единый порядок передачи документов на хранение в архив. Поэтому рекомендуется организовать собственную экспертную комиссию по проведению экспертизы ценности документов. По итогам необходимо ввести Положение, регламентирующее деятельность данной комиссии.

Еще одним этапом совершенствования документационного обеспечения управления можно выделить внедрение Системы автоматизации на предприятии. Еще одним из преимуществ компании может стать внедрение электронной подписи.

Глава 3. Разработка системы электронного документооборота в ООО «Амтел»

3.1. Внедрение системы электронного документооборота

В результате проведенного анализа было выявлено, что основными проблемами делопроизводства в ООО «Амтел» являются: отсутствие единой автоматизированной системы документооборота, отсутствие единых правил и стандартов организации работы с документами и документопотоками. Основные задачи делопроизводства в ООО «Амтел»:

• обеспечение единого типа работы с документами и общий стандарт документирования;

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• осуществление оптимального учета документов;

• разработка и внедрение автоматизированных документационных процессов.

В ООО «Амтел» было выявлено, что в организации используются различные компьютерные технологии. Автоматизация документационного

обеспечения управления преследует ряд целей в вопросах работы с документами, которые можно объединить в следующие группы:

• обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами;

• упорядочение документооборота;

• создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

• создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.

Прежде всего, система электронного документооборота (ЭДО) должна предполагать выполнение всех функциональных задач документационного обеспечения управления деятельности организации в полном объеме, а именно включать в себя функции по подготовке документов и их регистрации, контролю за их исполнением, поиска документов, их хранения и справочную работу по массиву документов. «Система должна быть построена на единых методологических принципах, программнотехнических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов» , действующих в организации внутренних локальных нормативных актов, инструкций и требований.

При выборе СЭД мы остановились на «1С:Документооборот 8 ПРОФ. При выборе рассматривались многие параметры и рейтинг СЭД.

Обзор TAdviser опирался на открытые данные о числе начатых и завершенных проектов, а также на информацию от ECM-вендоров о количестве реализованных лицензий или автоматизированных рабочих мест (рис. 2).

Рис. 2 Верхняя десятка рейтинга производителей СЭД (ECM) на рынке по количеству реализованных проектов

По сведениям других аналитических рейтингов «1С: Документооборот 8» входит в пятерку лидеров.

Автоматизация производится на платформе «1С:Предприятие 8.3», за основу берутся решения «1С:Документооборот8 ПРОФ» и «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2», обладающие широкими функциональными возможностями на уровне ERP-систем международного класса. Возможна интеграция с бизнес-процессами, реализованными на базе решений SAP.

Цели автоматизации работы с документами на разных предприятиях могут кардинально отличаться масштабами и динамикой. Например, построение системы управления документооборотом крупного холдинга, решившего полностью отказаться от бумажных документов, предполагает запуск проекта, несравнимого по масштабам и характеру с проектом внедрения такой же системы, но на небольшом единичном предприятии. При этом в обоих случаях речь может идти о внедрении «1С: Документооборот 8».

Универсальный инструмент для целей построения систем электронного документооборота на предприятиях любого масштаба - программу 1С Документооборот фирма 1С разрабатывала как современную ECM-систему (Enterprise Content Management), которая, помимо документов, помогает контролировать и управлять деловыми процессами и организовывать совместную работу сотрудников. Решение реализует проверенные методики и имеет функционал, обеспечивающий полный цикл обработки документов на предприятии.

Функционал 1С: Документооборот 8 дает возможность:

1. Централизовано и безопасно хранить документы.

2. Регистрировать входящие и исходящие документы.

3. Создавать, хранить и обрабатывать организационные, распорядительные, информационные, справочные и прочие внутренние документы, договоры, служебные записки.

4. Получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей.

5. Наладить коллективную работу сотрудников при прозрачном согласовании, утверждении и контроле исполнения документов.

6. Гибкая настройка маршрутизации документов, контроль и анализ исполнительской дисциплины.

7. Производить автоматизированную загрузку документов из электронной почты и со сканера.

8. Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Существует четыре варианта поставки конфигурации 1С: Документооборот 8.

1С: Документооборот КОРП для любых предприятий со сложной организационной структурой и развитым, многоуровневым документооборотом.

1С: Документооборот государственного учреждения для государственных (муниципальных) учреждений со сложной структурой и развитым документооборотом.

1С: Документооборот ПРОФ для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с простой организационной структурой и минимальным документооборотом (наш выбор).

1C: Document Management с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.

Программа 1С Документооборот не имеет отраслевой принадлежности. Благодаря своей универсальности документооборот в 1С легко настраивается и адаптируется под специфику конкретной организации. Рассмотрим более подробно функционал решения на примере 1С: Документооборот КОРП (релиз 2.1.11.5).

Функциональные возможности 1С: Документооборот 8.

Учет корреспонденции, входящей и исходящей.

В программе встроено связанное отображение входящих и исходящих документов. Ведется контроль целостности ответов, контроль истории переписки.

Внутренний документооборот (рис.4).

Служебные записки, ОРД, приказы, проектные документы, технические документы. Хранение внутренних документов организовано в журнале. Есть возможность просматривать все документы сплошным списком.

Рис. 3 Внутренний документооборот

На рисунке отображена структура папок - это рубрикатор для группировки внутренних документов (по папкам, по видам документов, по контрагентам, по категориям, по проектам).

Поиск информации, штрихкодирование.

Программа способна хранить большое количество информации. Для удобства пользователей реализованы следующие способы поиска данных:

• Поиск по реквизитам;

• Поиск в списках (с помощью быстрых отборов);

• Полнотекстовый поиск;

• Поиск бумажных документов по штрих-кодам.

1С: Документооборот поддерживает печать штрих-кодов непосредственно в файл документа и печать на отдельном листе, а также вывод на печать штрих-кодов на клеевой основе для нанесения на бумажный вариант. Применение таких технологий в разы упрощает поиск документов и создание четко структурированного архива: достаточно считать сканером штрих-код, чтобы автоматически открыть карточку документа, либо задачи по документу, существующие на текущий момент.