Файл: Автоматизация документооборота предприятия.pdf

Электронный документооборот пользуется все большей популярностью, и многие предприниматели начинают задумываться о том, какую пользу может принести внедрение СЭД. Речь идет о большом количестве сэкономленного времени, денежных средств и человеческих ресурсов, именно поэтому и стоит задуматься о возможности использования СЭД.

Традиционно считается, что одним из главных преимуществ электронного делопроизводства, и в частности электронного документооборота, является сокращение расходов на бумагу. Действительно, при использовании систем электронного документооборота можно практически полностью отказаться от бумажных копий документов, и, тем самым, существенно снизить соответствующие денежные расходы. Но это лишь один из плюсов электронного делопроизводства, и как показывает практика, далеко не самый важный.

Автоматизация делопроизводства позволяет кардинально изменить скорость обработки потоков документов в организации. Это касается как потоков входящих и исходящих документов, так и множества внутриорганизационных потоков обмена различными документами. Такое ускорение дает совершенно иное качество работы предприятия в целом, сокращаются издержки, снижается нагрузка на работников предприятия, значительно улучшается качество их работы. Все это приводит не только к улучшению финансовых показателей, но и к росту имиджа предприятия.

Помимо движения документов, профессиональные системы ЭДО содержат инструменты автоматизации бизнес-процессов, выходящие за рамки традиционного делопроизводства, и позволяют автоматизировать все задачи управления предприятием.

Другой важной особенностью электронного делопроизводства является контроль исполнения документов. При бумажном делопроизводстве задачи оперативного отслеживания движения документов очень трудоемки.

Главной целью написания работы является обосновании внедрения системы электронного документооборота на предприятии ООО «Амтел».

Основными проблемами документооборота в ООО «Амтел» в настоящее время являются: отсутствие единой автоматизированной системы документооборота, отсутствием единых правил и стандартов ведения документооборота.

Изложенные недостатки и отсутствие единого информационного пространства в организации замедляют процесс принятия и реализации управленческих решений, уменьшает эффективность управления из-за недостаточности и разобщенности информации.

Выявленные недостатки позволили определить направления совершенствования системы документационного обеспечения управления в ООО «Амтел».

1. Внедрение системы электронного документооборота 1С: Документооборот 8 и разработку соответсвующих документов:

- Положения о документообороте предприятия (регламентирует классический и электронный документооборот одновременно).

- Регламенты обработки документации в СЭД (решают задачи регулирования отдельных процессов, выступают в качестве инструкций и учебных пособий).

Система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудовые затраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и оперативный поиск информации.

Внедрение автоматизированной программы 1С: Документооборот 8 в делопроизводство ООО «Амтел» принесет прибыль и позволит сократить издержки по документационному обеспечению управления и в целом повысить эффективность работы с документами в организации.

Список использованной литературы

1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993г. (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ).

2. Гражданский кодекс РФ (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (в ред. от 28.11.2011 №337-ФЗ) // Российская газета. - № 238-239 от 08.12.1994.

3. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 г. №197-ФЗ (в ред. 2018).

4. Федеральный закон от 27.07.2006 г. №149-ФЗ (в ред. от 06.04.2011 № 65-ФЗ с изм. от 21.07.2011 № 252-ФЗ) «Об Информации, информационных технологиях и о защите информации»//Российская газета. - № 165 от 29.07.2006.

5. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ ( в ред.от 06.12.2011 № 409-ФЗ) «О техническом регулировании»// Российская газета. - № 245 от 31.12.2002.

6. Федеральный закон РФ от 21.11.1996г. № 129-ФЗ (в ред. от 28.11.2011 83-ФЗ) «О бухгалтерском учёте»// Российская газета. - № 228 от 28.11.1996

7. Федеральный закон РФ от 10.01.2002г. № 1-ФЗ (в ред. от 08.11.2007 № 258-ФЗ) «Об электронной цифровой подписи» //Российская газета - №6 от 12.01.2002.

8. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

9. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

10. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

11. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утверждённая Приказом Главархива СССР от 23.05.1988г. № 33/ Главархив СССР. - 1991.

12. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК- 011. Общероссийский классификатор управленческой документации, утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299 ( в ред. № 60/2010, утв. Приказом Росстандарта от 25.10.2011 № 499-ст и № 500- ст). - М.: ИКК Издательство стандартов, 1995.

13. Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» (Зарегистрировано в Минюсте России 18.02.2016 N 41145)

14. Анодина Н. Н. Документооборот в организации: практическое пособие / Н.Н. Анодина. - М. : Омега-Л, 2018. - 312 с.

15. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебник / М.И. Басаков. - Рн/Д: Феникс, 2017. - 350 с.

16. Басаков, М.И. Делопроизводство: Учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. - Рн/Д: Феникс, 2017. - 376 с.

17. Белов С.П. Разработка методики подготовки организации к внедрению системы электронного документооборота / С.П. Белов // Интернет-журнал Науковедение. - М.: ИГУПИТ. - Вып. 1. - 2018. - 13 с.

18. Быкова, Т.А. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под ред. Т.В. Кузнецова. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2018. - 364 с.

19. Глущенко П.В. Модели систем электронного документооборота на предприятии: монография. - М..: Вузовская книга, 2019. - 365 с.

20. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / Н.П. Крюкова. - М.: ИНФРА-М, 2016. - 268 с.

21. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / А.А. Раздорожный - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 304 с.

22. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов/ А. С. Гринберг [и др.]. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2017. - 391 с.

23. Долганов О. И. Проведение обследование документационного обеспечения управления и формализация его результатов // Современные технологии делопроизводства и документооборота. - 2017. - № 7. - С. 22-38

24. Иванов Е.В., Дашкова Е.В. Этапы выбора системы электронного документооборота // Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении. Пенза, 2018.- С. 24-30

25. Иванова Е.В. Автоматизация документооборота на предприятии // Наука и образование в жизни современного общества. Тамбов, 2017. - С. 51-53.

26. Информационные технологии и системы: учеб. пособие / Е.Л. Федотова. - М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2017. - 352 с.

27. Кирсанова М.В. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: -4-е изд. -М.:ИНФРА-М, 2016. - 304 с.

28. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. - М.: Дашков и К, 2016. - 520 с.

29. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: Учебник для бакалавров / И.Н. Кузнецов.. - М.: Юрайт, ИД Юрайт, 2017. - 576 с.

30. Кузнецов С. Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело. — 2018. — № 4. — с. 10-12

31. Куняев Н. Н., Фабричнов А. Г., Демушкин А.С., Кондрашова Т.В. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот /Куняев Н. Н.//Логос.-2017. - 452с.

32. Курченков К.Б. Электронный документооборот. Критерии разработки систем электронного документооборота 2014. № 12- С. 102-106.

33.Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2016. - 592 с.

34. Персианов В. В., Киреева Е. З., Казакова М. Н. Электронное офисное делопроизводство: учебник-Директ-Медиа 2016. -326 с.

35. Полушина Л.В. Внедрение системы электронного документооборота // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2017. С. 41-59.

36. Полякова О. А. Мнение эксперта // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2016. № 1. С. 39.

37. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. - М.: ТК Велби, Изд. Проспект, 2017. - 384 с.

Приложение 1

Оценка систем электронного документооборота (сравнение пяти параметров, которые являются определяющими при выборе СЭДа для автоматизации документооборота на предприятии. Шкала - десятибалльная).