Файл: Автоматизация документооборота предприятия.pdf

Документооборот организации представлен потоками бумаг разных категорий, схема перемещения которых разрабатывается управляющим службы делопроизводства. Совокупная схема автоматизации перемещения документов в организации показана на рисунке 1.

Хорошая организация документооборота может помочь оперативному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузкой подразделений и официальных лиц, содействует действенному управления компании.

Рисунок 1. Схема автоматизации работы с документами

Автоматизированные технологические процессы обработки документной данных должны отвечать условиям инструкции по делопроизводству.

Современные организации автоматизации делопроизводственной работы и документационного обеспечения административной деятельности компаний поддерживают абсолютный жизненный цикл документа (табл.1).

Таблица 1

Области автоматизации делопроизводства

Поступивший извне документ сначала должен быть отмечен. После этого документ начинает движение по организации. Он попадает к должностным лицам, которые решают кто, что и в какой период должен сделать по этому документу.

Поступающие в организацию, а также исходящие бумаги подлежат обязательной регистрации (помимо копий документов, поступающих для сведения и рекламно-поздравительных извещений). Все бумаги организации фиксируются централизованно. Исключение составляют организации, имеющих регионально обособленные структурные отделения либо с весьма большой годовой отчетностью, для автоматизации и регистрации которых формируется основа данных и информационно-поисковая система, дозволяющая отследить все документы организации и зоны их нахождения в данный период времени, состояние и исполнения и контроль сроков выполнения документов. 

Регистрационная карта является основной единицей хранения в базе данных организации и заводится в момент регистрации документа. Организация регистрационной карточки сводится к заполнению ее реквизитов.

Некоторыми системами допускается разбиение любой из групп по единому предметному признаку, признаку подразделений либо признаку переписки. Любую из подгрупп, в свою очередность, можно разделить на наиболее малые подгруппы и так далее. Разбиение на подгруппы обусловливается инструкциями документооборота в организации, а их структура и принципы формирование регистрационных номеров находится в системном справочнике групп документов.

По критерию исполнения соответствующие документы могут выводиться из своевременной информационной основы и храниться в архивной банке документов. Остаются только лишь акты, имеющие нормативно-правовой вид.

Характерной чертой отечественного компьютерного рынка является все более и более конкретное его распределение на 2 огромные области, одна из которых включает домашних пользователей и небольшие офисы (1-25 компьютеров), в то время как другая - корпоративных клиентов, средние и большие фирмы и организации (25 и более ПК).

Если домашние пользователи выбирают устанавливать лучшие образцы программного обеспечения бесплатно, то средние и большие фирмы, в основном, озадачены повышением производительности применения существующих компьютерных конструкций и готовы платить за продукты и связанные с ними обслуживание.

К корпоративной организации автоматизации деловых операций предъявляются сходные условия: она должна основываться на концепции «сотрудничества и обмена сообщениями», использовать технологии электронной почты, покупатель-сервер, Internet, планирования и регистрации событий, уметь работать с разными СУБД и быть простой в применении и администрировании.

С формированием рыночных отношений и изменением форм собственности в России возникает устойчивый спрос на решения в области автоматизации работы с бумагами и организации бизнеса. Большой потенциальный спрос на программы и обслуживание в области электронного документооборота обусловлен целым рядом факторов [19, с. 39].

1. С документами работают совершенно все организации и огромное число частных лиц.

2. Фактически любая организация встречается с проблемами в делопроизводстве, в том числе и если речь не идет о его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д.

3. За счет совершенствования ведения делопроизводства компании и организации получают действительный шанс усовершенствовать качество собственного управления, что представляется одной из актуальнейших вопросов современной российской экономики.

4. Квалификация секретарей и лиц, отвечающих в организациях за управление делопроизводства, мала и требует увеличения ее степени.

5. Весьма велики требования пользователей на усовершенствование  программ электронного документооборота и их интеграцию с многочисленными автоматизированными работниками местами, информационными и практическими системами.

Целый ряд национальных качеств в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые практические решения. К счастью, возникает все наибольшее число российских изготовителей, предлагающих доступные высококачественные решения в данной области. Это дает надежду на то, что возможности формирования отрасли достаточно удобны, и уже сегодня видна потребность в проведении специализированных мероприятий, направленных на пропаганду решений, выработку стандартов и формирование высококлассных объединений субъектов этого рынка.

1.3. Особенности разработки и внедрения систем электронного документооборота

Электронный документооборот несет основную функцию обеспечения документами делового процесса в электронном виде.

Обеспечение - это широкое научное понятие, стимулирующее всякую деятельность и таким образом приобретающее методологический характер.

В электронном документообороте представление информации по существу происходит на каждом из его этапов (формирование, передача, принятие и обработка электронного документа).

С появлением персональных компьютеров по доступным ценам и развитие глобальной сети интернет, привело к резкому скачку на рынке СЭД. В настоящее время большинство организаций являются пользователями системы электронного документооборота.

Основные функции СЭД:

• Общий документооборот организации.

• Кадровое делопроизводство.

• Архивное делопроизводство.

• Автоматизация деятельности коллегиальных органов управления.

• Автоматизация работы с клиентами.

Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:

• Надежное хранение и удобный поиск документации.

• Поддержка и выполнение канцелярских задач.

• Своевременный контроль за исполнением документов и их маршрутизация.

• Создание аналитических отчетов.

• Обеспечение информационной безопасности.

Внедрение такой системы в любой организации осуществляется в несколько этапов. Главное здесь - автоматизировать работу тех отделов, которые вынуждены обрабатывать огромное количество документации, и где необходим четкий контроль над всеми материалами. Там наличие системы электронного документооборота даст максимально возможный эффект. Чаще всего это финансовые и HR-отделы.

Внедрение системы электронного документооборота должно начинаться с уточнения тех целей, которых намерен добиться заказчик после начала ее использования. Для начала заказчику необходимо сформировать техническое задание, исходя из которого нужно будет вести работу по реализации такой системы. Как правило, заказчики начинают понимать, зачем нужна данная система в организации, после того, как им приходится столкнуться со следующими сложностями: потеря данных; поступление информации не по месту назначения; материалы приходят с опозданием; приходят не те данные; поставка информации является слишком дорогой. Таким образом, внедрение системы электронного документооборота на предприятии поможет облегчить работу с информацией. Сотрудники отдела документационного обеспечения управления знают обо всех сложностях, с которыми им приходится сталкиваться при перемещении документации. Руководству предприятия необходимо привлечь работников данной службы проранжировать все сложности по определенным критериям.

Необходимо уточнить следующую информацию: зачем нужен электронный документооборот, в чем видится экономический эффект от внедрения СЭД, какие документы можно будет обрабатывать. Ответив на все эти вопросы, руководство компании получит самую подробную информацию о том, как именно должно быть произведено внедрение электронного документооборота.

Главная особенность, отличающая внедрение СЭД в организацию от прочих бизнес-процессов, заключается в необходимости исследования существующего документооборота. Это актуально для российских компаний, поскольку в зарубежных предприятиях все архивы документов уже обработаны таким образом, что пользоваться ими максимально удобно. Исследование документов необходимо провести, поскольку это позволит уточнить существующую схему, по которой они обрабатываются. Вы узнаете все о маршрутах файлов и их категориях, получите информацию об их секретности, а также сможете разобраться с тем, какие именно отделения предприятия они обслуживают. При исследовании всего существующего документооборота необходимо выполнить полный аудит технической инфраструктуры предприятия, а также уточнить квалификацию сотрудников. Очень важно провести аудит максимально детально, тогда все этапы внедрения СЭД можно будет выполнить корректно, не опасаясь появления каких-либо сложностей. На подготовительном этапе необходимо выполнить следующие процедуры:

- провести анализ всех бизнес-процессов, уточнить, какие именно схемы перемещения документации используются на предприятии;

- выявить организационную структуру, определить ее плюсы и минусы, предложить способы ее оптимизации;

- составить номенклатуру всей документации, сформировать все необходимые классификаторы и справочники, а также инструкции по их использованию;

- провести анализ всех учетных систем и инфраструктуры;

- выполнить сверку всех характеристик, которыми должно обладать оборудование, используемое заказчиком; выявить целесообразность создания дополнительных функций в системе (данная информация должна быть решена с помощью представителей заказчика, поскольку очень часто новый функционал требует денежных затрат, а на это готовы пойти далеко не все предприниматели).

Предпроектное обследование при внедрении СЭД предусматривает использование услуг сотрудников отдела ДОУ. Они играют роль консультантов, экспертов, а также могут участвовать в качестве модераторов при необходимости разрешать сложные вопросы (при расхождении во мнениях между участниками команды, занимающихся внедрением).

Необходимо согласовать все сроки внедрения с теми сотрудниками предприятия, которые имеют отношение к данному процессу. График должен быть выстроен грамотно, с учетом отпусков, текущей загрузки и прочих дополнительных нюансов (например, сезонности бизнеса, которым занимается заказчик). План внедрения СЭД требует обязательного участия работников отдела документационного обеспечения управления. Именно им придется выполнять функции менеджеров проекта. Они имеют полную информацию о том, насколько сильно загружены те или иные службы, и могут составить точные сроки осуществления данного этапа, опираясь на материалы. Также они могут сформировать рабочую группу, каждый участник которой будет иметь собственное поле работы. Исследования организации, необходимые для внедрения СЭД, должны проводиться от вышестоящих чинов к нижестоящим. При этом используется иерархическая структура предприятия: вначале опрашивается высшее руководство, затем среднее звено, а потом осуществляется анализ движения всех документов на каждом из рабочих мест.

Главные проблемы внедрения систем электронного документооборота связаны с некорректным ее использованием. Нельзя вводить систему такой, какая она есть. В этом случае вам часто придется решать возникающие сложности, при этом вы будете отвлекать людей от их работы, что будет вызывать только лишь раздражение.