Файл: Автоматизация документооборота предприятия.pdf

Если при исследовании имеющихся материалов можно обойтись без участия работников ДОУ, то техническое задание требует их присутствия. Существуют определенные технические требования, которые должна обеспечить организация внедрения СЭД, в первую очередь, речь идет об объемах функциональности системы и ее настройках. Система должна управляться с помощью простых и понятных команд, ее технические характеристики и общая надежность должны обеспечивать безопасность рабочего процесса. Многое в ТЗ зависит от объема необходимой работы и функциональных требований. Полный список требований должен всегда находиться у специалистов службы ДОУ.

Есть еще особенности разработки СЭД и связаны они с решением сложных задач. В настоящее время простой электронный документооборот уже не в состоянии удовлетворить потребности организаций. Заказчиков больше не устраивает классический функционал бизнес приложений, они хотят получить инструменты, с помощью которых они будут решать свои задачи, связанные с управлением бизнесом. А управление — это в большей степени процессный подход, чем учетный.

На данный момент в функциональном развитии ИТ-продуктов по автоматизации прослеживаются тренды [24, с. 51]:

• все больше набирают популярность универсальные BPM системы, которые позволяют автоматизировать совершенно разные сквозные процессы предприятия;

• классические системы СЭД, CRM, ERP начинают обзаводиться функционалом по управлению процессами и перестают быть только учетными системами; 

• функционал одних систем начинает проникать в другие системы, и мы можем видеть CRM системы с подсистемой документооборота или ERP систему с подсистемой управления процессами.

Вот некоторые востребованные функции, дополняющие СЭД:

• автоматическое выставление счетов и создание актов;

• автоматизация процессов сбора документов первичной бухгалтерской отчетности;

• автоматизация процесса утверждения контрагента;

• автоматизация контроля исполнения договорных обязательств;

• автоматизация контроля графика платежей по договорам.

Глава 2. Анализ документационного обеспечения управления в ООО «Амтел» и его совершенствование на основе автоматизации

2.1. Общая характеристика ООО «Амтел»

Компания ООО «Амтел» входит в группу ЕвроАвто, которая была создана в г. Санкт-Петербурге с 1994г. Торгово-сервисная сеть ЕвроАвто состоит из магазинов автозапчастей, осуществляющих продажи запасных частей для иномарок, и станции технического обслуживания легковых и грузовых автомобилей. ООО «Амтел» зарегистрировано 14 июня 2002 г. и является самостоятельным юридическим лицом, в действительности выполняя функциональные задачи подразделения сети ЕвроАвто, а именно, оптовый и региональный отдел, функционирование которых будет рассматриваться в данной работе с точки зрения документационного обеспечения управленческих организационных процессов.

Одним из приоритетных направлений деятельности является продажа запасных частей к автомобиям.

Согласно правилам, принятым в сети ЕвроАвто, любой клиент всегда может:

• подобрать оригинальные или альтернативные запчасти на иномарки более 800 моделей;

• остановиться на новых деталях или сделать выбор в пользу запчастей для иномарок б/у;

• найти нужную деталь online по названию, номеру, марке машины или каталогу производителя;

• получить грамотную консультацию по подбору автозапчастей у специалистов - операторов контакт-центра и сделать резерв на выбранные запчасти;

• приобрести запчасти в ближайшем для клиента магазине сети ЕвроАвто или купить запчасти через сайт,

• установить запчасти на любом автосервисе сети ЕвроАвто и получить гарантию, как на сами приобретенные запчасти, так и на работы по их установке,

• стать участником Дисконтной программы и получать скидки на покупку и установку запчастей в торгово-розничной сети ЕвроАвто, а также информацию о действующих акциях и специальные предложениях.

Компания придерживается сбалансированной политики по закупкам новых запчастей у всемирно известных производителей, работающих в разных ценовых категориях. Значительный ассортимент б/у (бывших в употреблении) автозапчастей в дополнение к новым позволяет предложить оптимальные решения под любой бюджет каждого клиента. При этом все детали уже находятся на локальных складах, расположенных при магазинах, поэтому клиенты могут получить выбранный товар в удобном для них магазине в Санкт-Петербурге или заказать оперативную доставку в свой город.

В автосервисах проводится диагностика и ремонт всех систем автомобиля, слесарный и кузовной ремонт, покрасочные и малярные работы, плановое техническое обслуживание, а также автомойка и шиномонтаж.

Оптовый и региональный отдел занимается продажей запасных частей клиентам, которые работаю с компанией на постоянной основе. В основном это юридические лица, с которыми подписываются договора (более 2000 регистраций), а также на устной договоренности - их большинство (более 8000 регистраций). Таким образом, документооборот в организации очень большой.

Организация ООО «Амтел» работает на основании устава, в ее штатном расписании на данный момент более 200 человек.

В компании существует множество отделов:

- Отдел рекламы и маркетинга.

- Таможенный отдел.

- Отдел возвратов.

- Отдел инвентаризации.

- Отдел логистики.

- Отдел закупки.

- Отдел продаж.

- Склад.

Также компания проводит различные мероприятия, обучающие семинары и конференции для клиентов и работников организации, на них рассказывают об истории компании и об определенном товаре, которому посвящен семинар.

Внешние и внутренние информационные связи в компании.

Рассмотрим организацию процесса обслуживания клиентов ООО «Fvntk», а также взаимодействие отдела продаж с другими отделами предприятия.

Любая торговая операция начинается с заключения договора купли- продажи с клиентом. Менеджер по продажам обсуждает с клиентом номенклатуру товара, цены, способ доставки товара - все эти и другие параметры отражаются в договоре, а также в приложениях, спецификациях, дополнениях или других документах, сопровождающих договор. Только после заключения договора возможно осуществление отгрузки клиенту. Если договор не предусматривают отсрочку платежа, товар клиенту отпускается при поступлении денежных средств на расчетный счет предприятия или при оплате за наличный расчет через кассу предприятия. Информацию о поступлении денежных средств менеджер получает у бухгалтера предприятия.

Отпуск товара производится на основании заказа покупателя. Заказ должен быть предоставлен менеджером по продажам или торговым агентом. Заказы принимаются с 9-00 до 17-00, отгрузка производится на следующий день. Данные о заказе заносятся в «Реестр поступивших заказов».

В «Реестре поступивших заказов» должна содержаться следующая информация:

- наименование клиента;

- адрес доставки;

- вид оплаты;

- время доставки;

- примечания по доставке.

Данный реестр необходим для ведения учета по вводу заказов, а также для составления маршрутов транспортных средств по доставке продукции покупателям.

Ввод заказа в систему осуществляют менеджеры отдела продаж. На основании заказа оформляются:

- отгрузочная накладная (для сбора товара в дорогу),

- товарная накладная (Торг-12) в 2-х экземплярах,

- счет-фактура - 2экемпляра,

- сертификаты,

- качественные удостоверения на продукцию.

В случае получения денег или возврата товара от клиента оформляется доверенность.

Внутренние информационные связи.

1. Планирование распределения товарных ресурсов.

В основу построения системы планирования положена иерархия планов. Планы нижних уровней зависят от планов более высоких уровней, т.е. план высшего уровня устанавливает входные данные, намечаемые показатели и/или какие-то ограничения для планов низшего уровня. Кроме того, эти планы связаны между собой таким образом, что результаты планов нижнего уровня оказывают обратное воздействие на планы высшего уровня, то есть имеется обратная связь.

К планам высшего уровня при планировании товарооборота организации относится план деятельности организации, который утверждается на собрании акционеров. На основании данного плана коммерческий директор производит выдачу целей отделам продаж в разрезе товарных групп.

2. Прогнозирование спроса.

Прогнозирование - это установление значения переменной (или ряда переменных) на какой-то момент времени будущего. Целью прогнозных расчетов является обеспечение информацией процесса планирования.

Первичные прогнозы продаж по клиентам (ассортимент по клиентам) составляются менеджерами отделов продаж (для каждого клиента, с которым работает менеджер).

Планирование прогнозов продаж ведется в недельном формате в физических единицах измерения. В качестве физических единиц измерения выступают либо коробки (для штучных товаров), либо килограммы (для весовых товаров).

3. Контроль выполнения планов и закупок.

Обязательно предусмотрена процедура контроля выполнения данных планов.

1. Анализ выполнения планов продаж/закупок.

2. Отбор товарных позиций, по которым выявлены отклонения свыше установленных норм.

3. Выявление причины отклонений.

4. Выработка решений по сглаживанию выявленных проблем

5. Утверждение решений.

Основной целью данного мероприятия является поддержание высокой оборачиваемости товаров, недопущение создания излишков товаров (причина браков, списаний, неликвидов) и недостатков товаров (упущенная прибыль, неудовлетворенность клиентов).

Реализация процедуры контроля выполнения планов продаж и закупок предусматривает еженедельное проведение совещаний с участием отделов закупок и продаж.

Также на совещаниях по закупкам рассматриваются вопросы, связанные с:

- введением в ассортиментную матрицу компании новой продукции;

- выведением из ассортиментной матрицы товаров уровень продаж (рентабельности), которых ниже заданного уровня;

- реализацией (ликвидация) неликвидных и слабооборачивающихся товаров;

Целью ликвидации запасов является устранение нежелательных запасов по максимальной цене или с возможно более низкими издержками. Ниже приведены несколько подходов, решающие эту задачу:

- Перемещение излишних запасов в другой филиал, где этот товар требуется;

- Снижение цены для обеспечения «движения» излишних запасов;

- Возврат поставщику;

Управление складом осуществляется в компании с помощью программы «БИТ: Управление складом»

Выгоды использования:

-Повышение скорости обработки заказов (как по приходу, так и по отгрузке).

-Снижение пересортицы и исключение потерь по срокам годности.

-Повышение эффективности складского хозяйства за счет сдельной мотивации и оптимизации складских запасов.

Основные функции:

- Адресное хранение товара.

-Точная и актуальная информация об остатках товара в разрезе адресов хранения.

-Оптимизация складских запасов за счет перераспределения товара внутри склада.

-Автоматизация процесса приемки товара, включая приемку по местам с последующим пересчетом.

-Упрощение / ускорение процедуры приемки за счет стандартизации процедур.

2.2. Организация документооборота в ООО «Амтел»

Движение документопотоков в компании ООО «Амтел» с момента их получения или создания и вплоть до завершения работы с ними, а именно исполнения или отправки, - образует документооборот рассматриваемой организации.

В ООО «Амтел», на данный момент, не существует централизованной службы документационного обеспечения управления. Функции данной службы на предприятии выполняют делопроизводитель и секретарь генерального директора, которые состоят в следующем:

• прием и распределение входящей документации;

• копирование и тиражирование документов;

• своевременная передача корреспонденции к ответственным лицам и исполнителям;

• контроль качества подготовки и оформления документов;

• порядок единого документооборота предприятия;