Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях.pdf

Социальная цель предусматривает обеспечение организации кадрами, их эффективное использование, профессиональное и социальное развитие. В данное время под функциями кадровой службы предусматривают конкретные виды управленческой деятельности, которые формируют циклический процесс управления персоналом.

Классификация кадровых функций, которые зависят от различных критериев:^[3]

Направленность работы:

• Социальная функция;
• Нормативная функция;
• Информативно–аналитическая функция;
• Контрольная функция.

Направленность кадровой службы;

• Административная функция;
• Делопроизводство;
• Трудоустройство;
• Функция развития;
• Функция лояльности;
• Функция управления дисциплиной.

Среди современных функций выделяют:

• Определение потребности в персонале – планирование качественной потребности в персонале, выбор методов расчета количественной потребности в персонале, планирование количественной потребности в персонале;
• Обеспечение персоналом – получение и анализ маркетинговой информации, разработка и использования инструментария обеспечения потребности в персонале, отбор персонала, его деловая оценка;
• Развитие персонала – планирование и реализация карьеры и служебных перемещений, организация и проведение обучения;
• Использование персонала – определение содержания и результатов работы на рабочих местах, производственная социализация, введение персонала, его адаптация к трудовой деятельности, упорядочению рабочих мест, обеспечение безопасности работы, высвобождение персонала;
• Мотивация результатов работы и поведения персонала – управление содержанием и процессом мотивации трудового поведения, управление конфликтами, использование монетарных побудительных систем: оплата труда, участие персонала в прибылях и капитале предприятия, использование немонетарных побудительных систем: групповая организация и социальные коммуникации, стиль и методы руководства, регулирование рабочего места;
• правовое и информационное обеспечения процесса управления персоналом.

К инновационным кадровым функциям принадлежат:^[4]

• определение общих принципов кадровой политики организации;
• решение задач кадрового планирования;
• мониторинг рынка работы;
• определение потребности в персонале на перспективу;
• разработка профиля должности, определение требований к будущим работникам;
• усовершенствование системы отбора персонала и диагностики профессиональной пригодности;
• организация адаптации персонала;
• разработка локальных нормативных актов, которые определяют трудовые отношения;
• планирование мероприятий по обучению персоналу, работа с кадровым резервом;
• организация развития персонала, планирование деловой карьеры;
• усовершенствование системы мотивации персонала в процессе трудовой деятельности;
• проведение исследований в области стимулирования персонала;
• организация работы по формированию и развитию организационной культуры предприятия;
• планирование мероприятий по урегулированию конфликтов и трудовых споров в организации;
• оценка экономической и социальной эффективности управления персоналом.

В некоторых организациях зона ответственности службы управления персоналом расширяется, к основным прибавляются такие специфические функции:

• отслеживание и изучение рынка работы;
• контроль за развитием рынка кадровых технологий;
• сбор и анализ информации по компаниям–конкурентам;
• анализ бизнес–процессов компании и определение критических точек контроля;
• доведение стратегических показателей к сотрудникам;
• контроль за численностью персонала.

На практике принято выделять не общие функции службы управления персоналом, а функциональные обязанности структурных подразделов предприятия. Содержание работы каждого специалиста, который занимается управлениям персонала, зависит от конкретного рабочего места или должности, которые он занимает, их экономической роли в общем производственном процессе и организационной структуре. Чем полнее определена функции каждого рабочего места или должности на предприятии, тем точнее можно установить круг обязанностей и содержание работы каждой категории работников.

Функции службы управления персоналом во многом определяют сие организационную структуру, т.е. структуру организации, в которой элементами служат подразделы или отдельные участники системы, а связи выражают включенность участников или подразделов в другие подразделы.

Также на процесс разработки функциональной структуры организации влияет размер организации, специфика и направленность деятельности, разделение труда организации, особенности продукции и услуг. Так, на малых предприятиях эти функции выполняет один специалист, реже специализированный отдел. В средних организациях цели кадровой политики организации реализует служба управления персоналом, который имеет несколько подразделов. В больших организациях с широкими финансовыми возможностями за каждую функцию отвечает конкретный специалист или небольшой отдел.

1.2. Коммуникативная деятельность службы управления персоналом и ее структура

Эффективное управление персоналом непосредственно связано с усовершенствованием коммуникативных процессов на всех уровнях. Обмен информацией встроен во все виды управленческой деятельности, поэтому коммуникации названы соединяющим процессом.

В социальной психологии коммуникацией называется передача информации, сообщение. Она может иметь как двусторонний, так и односторонний характер. Коммуникации в системе управления персоналом является двусторонним процессом, поскольку имеет место взаимный обмен информацией между субъектом и объектом управления, т.е. между руководителями и подчиненными. Такие коммуникации реализуются как процессы общения людей в организации.^[5]

Контакт – способ передачи информации (непосредственный, опосредствованный);

Код – вербальный, невербальный (мимика, жесты, интонация);

Сообщение – содержание информации;

Контекст – содержательное поле, в котором сообщение становится информативным.

Контакт в процессе общения – это коммуникация с обратной связью.

Коммуникатор не только сообщает информацию, но и получает ответ. Таким образом, он становится реципиентом, а реципиент – коммуникатором, поскольку сообщил информацию. Единицей контакта является коммуникативный стимул, или коммуникатор. Обмен комуникатами называется трансакцией. Комуникаты могут быть элементарными или сложными; доброжелательными или отрицательными; вербальными или невербальными. Трансакции в процессе общения предусматривают использование нескольких кодов одновременно.

Общение^[6] – это межличностный или межгрупповой процесс, в основе которого лежит обмен между людьми результатами их психологической деятельности: усвоенной информацией, мыслями, оценками, чувствами, установками.

В управлении персоналом общение реализуется как деловое. Вместе с тем в организации присутствуют и неформальные коммуникации, которые возникают на психологической основе. Контакты, в которых проявляются личностные качества людей, их мысли, чувство, эмоции в общении, есть наиболее приемлемыми и распространенными в организации.

Ограничение контактов создают психологические барьеры между людьми, которые приводят к ухудшению взаимоотношений, отстранение от целей организации.

Общение как межличностное взаимодействие представляет собой совокупность связей и взаимодействий, которые возникают и закрепляются между людьми в процессе их общей деятельности.

Компоненты структуры:

• Цель;
• Содержание;
• Средства;
• Участники;
• Тип связи;
• Форма;
• Результат.

Содержание общения – информация, связанная с организационно–технологическими, социальными процессами, обменом знаниями, чувствами, убеждениями. Цель связывается с достижением определенного результата. Средствами общения выступают слово, мимика, жесты, интонации. Субъектами общения выступают конкретные люди, группы

Типы общения:

• Однонаправленное;
• Двухнаправленное;

Формы общения – непосредственное, опосредствованное техническими средствами передачи устного языка и письменного текста (телефакс, компьютерные сети), а также материальными носителями информации в виде документальных сообщений.

Управленческое общение – это деловое общение между субъектом и объектом управления в организациях, которое осуществляется знаковыми средствами и обусловленное нуждами общей деятельности.

В управлении персоналом общения является самостоятельным компонентом управленческой деятельности, осуществляется с помощью специфических средств – языковых и неязыковых и характеризуется субъективной ориентированностью.

Выделяют три стороны в общении:

• коммуникативную;
• интерактивную;
• перцептивую.

В управленческом общении субъект и объект управления обмениваются информацией в форме решений, замыслов, идей, отчетов, докладов, сообщений. Самое деловое общение в этом случае выступает как коммуникативный процесс, особенностями которого есть:

• Наличие обратной связи;
• Наличие коммуникативных барьеров;
• Феномен коммуникативного влияния.

Интерактивная сторона управленческого общения связана с организацией работы – ее делением, кооперацией, синхронизацией согласно технологическому процессу.

Перцептивная сторона управленческого общения определяется как процесс восприятия и взаимного понимания между участниками управленческих отношений.

На характер общения важное влияние взыскивает статус участников общения. За этим показателем выделяют:

• горизонтальное общение, когда общаются лица, равные за статусом;
• вертикальное общение, т.е. общение руководителя и подчиненного.

За направленностью управленческое общение может быть:

• личностно – ориентированным
• социально – ориентированным, когда обращение адресовано группе.

По функциональному назначению выделяются такие виды, или жанры, управленческого общения:

• приказ. С помощью приказов приходятся управленческие решения к исполнителям;
• беседа – используется для психологического влияния на работника, получение дополнительной информации о ситуациях в организации;
• совещания – проводятся для обсуждения разных вариантов решения проблем и принятие решений;
• отчеты – используются для осуществления контроля за выполнением управленческих решений;
• переговоры между разными субъектами, которые разрешают принять общее решение.

Управление персоналом может быть эффективным тогда, когда в коммуникативном процессе особое внимание отводится обратной связи.

Такая необходимость обусловлена объективными факторами, которые приобретают закономерные принципы. Среди последних психологи выделяют:

• закон неопределенности восприятия. Одна и та же информация или управленческое действие могут восприниматься разными людьми по–разному в зависимости от их психологических структур;
• закон неадекватности восприятия человека человеком, поскольку человек есть сложной автономной психологической системой;
• закон неадекватности самооценки, которая может быть завышенной или заниженной;
• закон расщепления содержания управленческой информации. По мере движения информации по иерархическим уровням организации содержание ее отвергается от начального;
• закон самосохранения. Ведущим мотивом человека являются старания защитить себя, сохранить личный статус, собственное достоинство.

Необходимым условием взаимодействия людей в процессе общения есть обратная связь, с помощью которого человек управляет своим поведением, ориентируясь на партнера. Обратная связь – это процесс обмена содержательной и оценочной реакцией партнеров на информацию и поведение друг друга.

Причинами опосредствованной обратной связи:

• отсутствие взаимного доверия между руководителем и подчиненным;
• неправильно выбранный стиль руководства;
• отдельные личностные качества участников общения – неправдивость, чрезмерная скромность;
• наличие у партнеров психологических комплексов, например «защитного»;
• отсутствие достаточной мотивации к деятельности;
• положительная или отрицательная обратная связь.

Особое значение таких обратных связей между руководителем и подчиненным обусловлено процессом восприятие информации. Ограничениями для отрицательной обратной связи со стороны подчиненного есть: опасение возможных неприятных следствий для себя; социально–культурный фактор; психологическое напряжение. Относительно руководителей, то отрицательная обратная информация по отношению к подчиненным часто рассматривается ими как эффективная форма управленческого общения. Высказывания могут унижать человеческое достоинство подчиненного. В результате возникают коммуникативные барьеры в общении, конфликты. Вместе с тем отрицательная обратная связь в управленческом общении имеет объективную основу, поскольку не все работники одинаково относятся к своим функциональным обязанностям. Задача состоит в том, чтобы руководитель находил наиболее эффективные формы отрицательной обратной связи.