Файл: Основные функции в системе менеджмента (Теоретические основы функций менеджмента ).pdf

Учитывая анализы внешней и внутренней среды, компания выбирает стратегию роста, которая будет осуществляться за счет постоянного расширения ассортимента продукции, повышения качества обслуживания, предоставления дополнительных услуг и т.д. В итоге от реализации данной стратегии организация займет определенную долю на рынке и существенно увеличит масштабы своей деятельности.

Далее более подробно рассмотрим организацию как функцию управления.

Любая организация должна обладать определенными особенностями. Предприятие «Зеленый мир» обладает следующим рядом признаков:

1) наличие цели (главная цель – получение прибыли путем выращивания и реализации комнатных растений)

2) правовой статус (предприятие является юридическим лицом, функционирует в организационно-правовой форме ООО, имеет свое наименование «Зеленый мир», а также счета и самостоятельный баланс, обладает ИНН)

3) обособленность (предприятие имеет свои границы, которые определяются численностью работников, наличием организационной структуры и помещения)

4) саморегулирование (предприятия самостоятельно заключает любые договора в соответствии с законодательством РФ)

5) организационная культура (строгое соблюдение должностных обязанностей, непрерывные работы по мотивации персонала, соблюдается принцип справедливости и вознаграждения, проводятся корпоративные праздники, учитываются ожидания сотрудников).

Вся деятельность организации подвержена влиянию законов организации.

1. Закон синергии. Синергетический эффект в организации высокий.

Сотрудникам известна миссия предприятия, его стратегия, приоритеты, сильные и слабые стороны, поэтому в их работе проявляется заинтересованность, инициативность, работники ответственны и исполнительны, что поощряется в организации.

Наблюдается благоприятный климат в коллективе: работники взаимодействуют друг с другом, их отношения строятся на вежливости, уважении и честности. Большинство возникающих конфликтов имеют незначительный характер и быстро устраняются.

Сближению сотрудников способствуют корпоративные мероприятия, на которых они могут проводить время в неформальной обстановке.

2. Закон самосохранения. В современном мире влияние факторов внешней среды на организацию отличается высоким уровнем непредсказуемости, а так как предприятие находится на начальном этапе развития, существует угроза банкротства. Чтобы не допустить банкротства, организация максимально использует свои внутренние ресурсы и старается блокировать серьезные потрясения, изменения границ и рангов ключевых фигур.

3. Закон онтогенеза. Организация находится на начальном этапе – этапе становления. Формируется жизненный цикл продукции. Для дальнейшего развития и существования потребуется стабильное обеспечение ресурсами.

4. Закон информированности-упорядоченности. Организация обладает полной информацией о своей внутренней и внешней среде в пределах города и региона. На данном начальном этапе развития этого достаточно, однако перед тем, как перейти на стадию роста, ей потребуется больше информации.

5. Закон единства анализа и синтеза. Предприятие настроено на экономный режим функционирования благодаря эффективному сочетанию анализа и синтеза в структуре управления.

6. Закон композиции и пропорциональности. Закон действует по двум принципам:

• планирование (каждый отдел разрабатывает систему планов)
• координация (органы управления своевременно выявляют отклонения, возникающие между отдельными элементами системы)

Структура предприятия находится в определенной композиции, где происходит подчинение нижестоящих по должности сотрудников менеджерам отделов, которые в свою очередь подчиняются руководителю организации.

Одним из важнейших признаков организации является ее имидж. Имидж - целенаправленно формируемый образ (какого-либо лица, явления, предмета), призванный оказать эмоционально-психологическое воздействие па кого-либо в целях популяризации, рекламы и т.п. Его основу составляют: стиль отношений и официальная атрибутика (название, эмблема, торговая марка).

Для предприятия, занимающегося выращиванием и продажей комнатных растений, в качестве названия выбрано «Зеленый мир», которое дает клиентам, партнерам, поставщикам и др. представление о виде деятельности организации.

Торговая марка - это обозначение, которое предназначено для индивидуализации товаров и позволяют отличать товары одних производителей от других, и подлежит специальной регистрации [15]. В качестве товарного знака установлено изображение, представленное на рисунке 4.

Рисунок 4 – Товарная марка ООО «Зеленый мир»

На способность предприятия адаптироваться к изменениям внешней среды влияет то, как организовано предприятие, как построена структура управления. Организационная структура предприятия — это совокупность звеньев (структурных подразделений) и связей между ними [6].

При создании организационной структуры учитываются следующие основные законы рациональной организации [15]:

• упорядочение задач в соответствии с важнейшими точками процесса;
• приведение управленческих задач в соответствие с принципами компетентности и ответственности, согласование «поля решения» и доступной информации, способность компетентных функциональных единиц принять к решению новые задачи);
• обязательное распределение ответственности (не за сферу, а за «процесс»);
• короткие пути управления;
• баланс стабильности и гибкости;
• способность к целеориентированной самоорганизации и активности;
• желательность стабильности циклически повторяемых действий.

Предварительным этапом формирования организационной структуры управления является департаментализация - процесс обособления структурных подразделений. Процесс департаментализации ООО «Зеленый мир» представлен в таблице 4.

Таблица 4 - Департаментализация организации

Таким образом, на основе департаментализации и с учетом вышеуказанных требований для «Зеленый мир» была разработана организационная структура, изображенная на рисунке 5. Данная структура принадлежит к линейно-функциональному типу, который обеспечивает разделение управленческого труда [1]. При этом линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные – консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов. Руководители функциональных служб осуществляют влияние на производственные подразделения формально, не имея, как правило, права самостоятельно отдавать им распоряжения.

Рисунок 5 - Организационная структура ООО «Зеленый мир»

Описание и согласование структуры ответственности за выполнение пакетов работ обеспечивает матрица распределения ответственности. Она является формой описания распределения ответственности за реализацию работ, с указанием роли каждого из подразделений в их выполнении. Матрица представляет собой таблицу, в строках которой даны конкретные функции управления организации, а в столбцах - структурные подразделения. На пересечении столбцов и строк показываются основные операции управления по каждой из функций (таблица 5).

Таблица 5 - Матрица распределения ответственности

Окончание таблицы 5

Условные обозначения: О - ответственность за принятие решения, постановку цели, формирование задач; К - контроль; У - участие, информирование, сбор данных.

Для выполнения некоторых функций управления требуются совместные действия работников. Характер их взаимодействия и соподчиненности представлен в Приложении 3.

2.2 Координация деятельности и построение системы коммуникаций

В ООО «Зеленый мир» процесс координации осуществляется посредством всевозможных документальных источников, таких как отчеты и докладные. Кроме того, проводятся еженедельные собрания с целью подведения итогов деятельности предприятия за прошедшую неделю и планирование работы на текущую неделю. Также, при необходимости возможно экстренное собрание.

Управленческая деятельность неразрывно связана с необходимостью постоянного обмена информацией (коммуникативной деятельностью) для координации работы подразделений организации и индивидов, направленной на достижение общих целей.

Горизонтальные и вертикальные коммуникации ООО «Зеленый мир» представлены на рисунках в Приложениях 4 и 5.

Распределение полномочий в ООО «Зеленый мир» представлено в таблице 7.

Таблица 7 - Полномочия сотрудников организации

Таким образом, делегирование полномочий позволяет ООО «Зеленый мир» разгрузить директора организации, а подчиненным максимально эффективно использовать имеющиеся у них способности и приобрести новые, а также поднять свой престиж для дальнейшего продвижения по служебной лестнице.

2.3 Организационный контроль

Контроль в ООО «Зеленый мир» осуществляется в соответствии с уставом организации, правилами внутреннего распорядка, должностными инструкциями и другими внутренними документами, а также различными внешними законами и стандартами.