Файл: Основные функции в системе менеджмента (Теоретические основы функций менеджмента ).pdf

2. Единство и полнота. Организованная на предприятии система планирования позволит верхнему уровню менеджмента получать и использовать во благо организации сведения о том, что должно произойти в ближайшее время на рынке, начало каких экономических процессов следует ждать и как к ним подготовиться. Важно при этом учитывать, что система должна быть полной, то есть у организации должен быть разработан целый ряд планов, взаимообусловленных и взаимосвязанных, которые обеспечат наиболее верное представление о процессах, происходящих во внешней среде предприятия [24].

3. Структурность. Соблюдение структуры подразумевает деление планов по размеру, содержательной информации, а также времени реализации. Если говорить о содержательном элементе – планы должны быть ориентированы на конкретную проблему. По масштабу выделяют укрупненные и с проработанной детализацией планы (необходимость детализации связана с их целевым назначением). По времени принято разграничивать краткосрочные (до года), среднесрочные (от года до пяти лет, но иногда – от трех лет до пяти), долгосрочные (пять-десять лет и больше) планы [16]. Как отдельный важный структурный элемент выделяют планирование инвестиций (речь обычно идет о разбивании данного раздела на период подготовки к реализации проекта и период его непосредственного осуществления).

4. Интеграция в условиях целеориентированности. То есть все планы интегрируются при составлении единого документа с ориентированностью на цели, потому они должны быть взаимосвязаны содержательно.

Планирование может быть непостоянным (выполняться по необходимости) и постоянным (текущим) [2].

Планы должны быть согласованы между собой, чтобы не нарушалась взаимосвязь разных структурных элементов организации. Это согласование происходит по принципу последовательности – от одной управленческой ступени к другой.

5. Свойства гибкости, актуальности и, как следствие, эффективности реализации. Гибкость системы планирования – это возможность ее использования в разных условиях разных сред предприятия. Если, например, речь идет о масштабной реорганизации на хозяйствующем субъекте, то система планирования, предполагается, уже будет приспособлена к изменениям, либо подвергнется редактированию с учетом новой информации. К тому же разработка альтернативных планов никогда не бывает лишней (выступает как способ повышения гибкости структуры планирования) [17].

Обычно организация системы планирования на предприятии включает в себя несколько подсистем [6]:

1. подсистема, отвечающая за конкретные конечные цели (в том числе и материальные и социальные, и другие, оцениваемые в стоимостном выражении), которые являются важнейшим фактором, влияющим на политику, проводимую организацией;

2. потенциальное планирование (учет потенциальных возможностей во всех структурных элементах и подразделениях организации);

3. планирование конкретных действий, запуска процессов, которые должны привести к желаемому результату с учетом необходимого на это времени и требуемых ресурсов;

4. проведение расчетов, которые являются важнейшей составляющей планирования и представляют информацию в количественном выражении.

Помимо признаков, принципов планирования, требований к нему необходимо рассмотреть и его этапы. Методология этапов разрабатывалась разными исследователями-экономистами, но мы обратимся к варианту, предложенному А.И. Ильиным [11]:

1-й этап. Изучение внутренней и внешней среды предприятия, определение ведущих элементов организационной среды, их исследование, прогнозирование возможных перемен и ожидаемой экономической ситуации в стране, оценка положения предприятия (оценка производится независимо от того, только ли это созданная организация, или функционирующая не первый год) и его возможностей.

2-й этап. Определение тех направлений, в рамках которых организация будет вести свою деятельность – идею, миссию, цели. Часто этот этап (особенно касается постановки целей) ставится на первое место – до начала изучения среды.

3-й этап. Анализ на уровне стратегии. Происходит сопоставление показателей, к которым предприниматель стремится, с реальными результатами, которые показало исследование внешней и внутренней сред. После сопоставления определяется величина разрыва между ними. Для этого, как правило, используется стратегический анализ, благодаря которому продумываются дальнейшие варианты развития событий в стратегической перспективе.

4-й этап. Выбирается единственная (из возможных альтернативных) стратегия и начинается ее детальная разработка.

5-й этап. Подразумевается, что на этом этапе у руководства хозяйствующего субъекта уже есть готовый стратегический план.

6-й этап. После того, как определен долгосрочный план, начинается разработка нескольких среднесрочных.

7-й этап. Этот тап подразумевает наличие и долгосрочного, и ряда среднесрочных планов у организации. Теперь руководство может приступить к проектированию годичных оперативных проектов [22].

8-9 этапы. Последние этапы являются, в целом, необязательными этапами планирования, однако, именно на этом уровне разработки планов появляются предпосылки для создания новых плановых документов [27]. То есть подводятся итоги: что предприятие уже сделало, к каким результатом пришло, каких целей удалось достичь, выявляются отличия между плановыми (или прогнозными) показателями и реальными.

Система планов организации представляет собой совокупность всех существующих планов по развитию ее деятельности [6]. Составление такой системы необходимо для реализации, главным образом, стратегических (что подразумевает и реализацию тактических) целей предприятия, а также для организации слаженной, бесперебойной работы всех имеющихся, или планируемых к открытию в будущем, подразделений.

Если рассматривать планирование обобщенно, то под ним понимается определенный процесс, подразумевающий несколько (точнее – много) стадий, на каждой из которых разрабатывается тот или иной тип плановой документации. Значит, организация системы планирования – это процесс формирования планов так, чтобы они были согласованы по срокам, целям, ресурсам и наилучшим образом служили для направления текущей деятельности предприятия к реализации поставленных целей и получению максимального эффекта от принимаемых управленческих решений.

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод о том, что планирование как функция управления - процесс непростой и многоуровневый, требующий не только тщательного проведения расчетов, но и умения предвидеть и учитывать риски, делать прогнозы, вести большую аналитическую и статистическую работу. Однако процесс этот необходим, если организация желает добиться успехов в выбранном ею направлении бизнес-деятельности.

1.2 Контроль и координирование в системе менеджмента

Контроль - своевременное фиксирование отклонений от нормы и внесение коррективов в ход работ, исправляя допущенные ошибки [19].

Контроль – это одна из функций менеджмента, являющаяся особым видом управленческой деятельности, целью которой является поддержание организации (предприятия) на необходимом уровне развития благодаря установленным стандартам, а также благодаря ей проводится ряд мероприятий, связанных с устранением отклонений от данных стандартов [29].

Основной задачей контроля является достижение поставленных целей в организации. Однако благодаря контролю также решается ряд других поставленных задач [27]:

1) определение уровня развития организации (предприятия);

2) анализ отклонений от существующих стандартов;

3) внесение решений, благодаря которым возможно улучшение деятельности организации (предприятия).

Существует огромное количество определений понятия «контроль».

По мнению М. Мескону «контроль – это процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных целей» [22,322с.].

А.З. Фаррахов считает, что «контроль – это одна из важнейших функций менеджмента, выполняя которую мы измеряем прогресс (достижения) по отношению к запланированным целям (задачам) и, если необходимо, вносим те или иные коррективы» [29,183с.].

То есть можно сказать о том, что контроль - это постоянный процесс, обеспечивающий достижение целей организации путём своевременного обнаружения возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем и изменений внешней среды.

Функция контроля начинает осуществляться с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Грамотный контроль – залог эффективного функционирования организации. Без контроля объединить деятельность каких-либо групп невозможно, поэтому он является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Первое, что нужно указать: контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель независимо от своего ранга должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, вне зависимости от наличия или отсутствия такого поручений.

Контроль дает возможность своевременно обнаруживать и устранять недостатки и нарушения, судить о правильности и эффективности принимаемых решений, поддерживает дисциплину и порядок, соблюдение законности, усиление охраны прав граждан.[16]

Контроль необходим по нескольким причинам:

1. Исчезает неопределенность: никакое планирование, даже самое тщательное, не может учесть всех возможных осложнений и обстоятельств. Мероприятия контроля выявляют их и дают возможность корректировать программу действий.
2. Появляется возможность предотвращения кризисов: никакая организация функционирования объекта не страхует от ряда мелких ошибок и упущений. Если их вовремя не исправлять, их количество может превысить некую «критическую массу». Мероприятия контроля позволяют выявить и исправить их, не дожидаясь кризиса.
3. Выявляются не только деструктивные, но и конструктивные явления: контроль позволяет выявить эффективные решения, определить перспективные направления деятельности.

Контроль в организации осуществляется в соответствии с уставом организации, правилами внутреннего распорядка, должностными инструкциями, годовым отчетом и другими внутренними документами, а также внешними нормативно-правовыми актами и установленными стандартами.

Контроль подразделяется на предварительный, текущий и итоговый.

Предварительный контроль - контроль в форме определенной политики, процедур и правил [9].

Текущий контроль – контроль непосредственно при проведении работ, производимый в виде оценки деятельности подчиненного его непосредственным начальником. Итоговый контроль осуществляется после того, как работа закончена.[19]

Первый этап процесса контроля - это установление конкретных целей, имеющих временные границы.

Второй этап - сравнение показателей функционирования с заданными стандартами и определение масштабов допустимых отклонений.

Третий этап - измерение результатов. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, что необходимо исправить, над чем поработать[29].

Таким образом, можно сказать о том, что контроль является одной из важнейших функций организации, благодаря которой происходит обеспечение выполнений поставленных задач.

Для руководителя данная функция представляет собой возможность контролировать работу сотрудников и следить за качеством их действий, позволяет выявлять слабые места и ошибки в производстве и в своевременном их исправлении, что является совсем немаловажным в эффективном руководстве организацией.

Координирование - иногда выделяется как самостоятельная функция управления [24].

Координация в управлении осуществляется путем налаживания взаимодействия различных подразделений, согласование действий исполнителей, маневрирование ресурсами координация осуществляется в основном руководителями высшего и среднего звена управления. Основой успешной координации является управленческая информация и все службы, связанные с ее получением и обработкой [2].

С целью координации используются различные управленческие документы: отчеты, совещания, собрания, современные средства коммуникации.

Одним из важнейших аспектов координации деятельности организации является процесс распределения полномочий.

Полномочия - это совокупность официально представленных сотруднику прав, самостоятельно принимать решения и отдавать распоряжения в интересах предприятия [7].

Существуют следующие виды полномочий: