Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Разработка бюджетов ».pdf

На текущий момент времени предприятия различной величины, равно как и предприниматели среднего звена функционируют в очень изменчивой среде, что требует от них современных подходов к планированию их деятельности. Нестабильность экономической конъюнктуры, ужесточение конкуренции, повышение требований потребителей к производимому продукту, сокращение жизненного цикла товара в значительной степени усложняют управленческий процесс, а перспективы развития становятся все менее предсказуемыми. В этих условиях только оперативных мер по адаптации предприятия к новым реалиям уже недостаточно, и составление планов и бюджетов в эпоху свободных рыночных отношений становится не только прерогативой крупных государственных корпораций, но также жизненно необходимо для любых коммерческих организаций. Выгода от качественного бюджетирования и его исполнение с запасом окупают затраты на внедрение, разработку и сопровождение. Однако стоит отметить что очень многое зависит от специфики деятельности предприятия, но даже небольшим фирмам все же стоит рассмотреть данную возможность хотя бы в сокращенном варианте, заменяя некоторые отдельные шаги на условные коэффициенты, либо вовсе пропуская. Но обо всем по порядку.

Трудоемкий процесс внедрения системы бюджетирования может длиться месяцами и даже годами. Помимо временных затрат он потребует от вас наличия высококвалифицированных специалистов в области бюджетирования и компьютерной техники.

Для обеспечения быстродействия и возможности наглядной демонстрации итогового результата на помощь к нам приходят вычислительные системы, с помощью которых мы изначально смоделируем несколько ситуаций, разработаем регламент и таким образом получим возможность в дальнейшем автоматизировать данный процесс.

Обязательно стоит отметить что главная проблема практической реализации бюджета – это оперативное обеспечение процесса бюджетирования истинно верными исходными данными. То есть в некотором роде, разработать регламент, запрограммировать процесс планирования – это только первая часть задачи. Намного сложнее обеспечить информационную поддержку этому процессу в реальном времени, и в конечном необходимо создать полностью автоматизированный процесс, т.е. таким образом организовать работу всех структур предприятия, при котором исходные данные будут автоматически корректными, и в режиме реального времени смогут пополнять базу данных для поддержания процесса бюджетирования.

Таким образом, целью работы будет являться Разработка строгого регламента выполнения процесса «Разработка бюджетов» как и в самом широком смысле этого слова так и для каждого случая, в частности. Имеется ввиду тот факт, что данный регламент должен быть абсолютно универсален и способен учитывать большую часть возможных рисков.

Все же не стоит забывать, то наша задача стоит не в том, чтобы разобраться во всех тонкостях и перипетиях российского рынка, для получения максимально точной прогнозной картины. А главной целью данной работы является все же строгий регламент (последовательность действий) при которой мы получим пошаговую инструкцию для разработки бюджета.

Чтобы нам достигнуть цель данной работы, необходимо поэтапно решить следующие задачи:

Определить исходные данные (откуда будет поступать информация для планирования бюджета, возможность проверки на корректность).
Определить результаты (какие формы отчетов мы должны получить и в какой форме при использовании данного регламента).
Определить роли условных сотрудников, отделов при бюджетировании.
Выбор средства для моделирования бизнес-процессов, наиболее подходящих для бюджетирования.
Моделирование бизнес-процессов «как есть». Создаем работающую модель, проверяем на корректность итоговый балансовый отчет.
Необходимо определить и обосновать предлагаемые мероприятия по улучшению процесса бюджетирования, как то, оптимизация трудозатрат, уточнение поправочных коэффициентов, рассмотрение возможности изменение процесса.
Моделирование бизнес-процессов «как должно быть».

1. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

1.1 Описание предметной области

Теперь перейдем к сути поставленной задачи. Для начала предлагаю вспомнить что же такое правильно составленный бюджет, его структура, и необходимые данные.

Стоит обратить внимание, что для каждого хозяйствующего субъекта на основе общих правил разрабатывается своя частная система бюджетирования, позволяющая при верной и успешной ее реализации получить эффективную управленческую технологию в режиме реального времени.

Понятию «бюджетирование» трудно дать общее определение, которое бы охватывало все частные случаи, и при этом было бы не перегруженным. Если отметить основное и отталкиваться от задач, для решения которых разрабатывается и внедряется система бюджетирования в организации, то бюджетирование – это комплексная система, которая включает в себя технологию планирования взаимосвязанных объемных и стоимостных показателей с установлением персональной ответственности за их исполнение и технологию управления финансовыми ресурсами на основе определения отклонений от установленных стандартов для своевременного принятия обоснованных мер по их устранению.

Бюджетирование – это финансовое планирование, охватывающее все стороны деятельности организации, позволяющие составлять все понесенные расходы и полученные доходы в финансовых терминах на предстоящий период. Это и запланированные финансовые сметы, и прогнозируемые объемы привлеченных внешних ресурсов, а также обязательно учитываемые возможные риски в будущем, дополнительные возможности доходов и непредвиденные расходы.

В зависимости от временного интервала, охватываемого бюджетом, различают стратегические, тактические и операционные бюджеты.

Бюджетный период (продолжительность временного интервала, охватываемого бюджетом) для стратегического бюджетирования составляет от 3 до 10 лет, для операционного – 1 год.

Сфера стратегического бюджетирования обычно достаточно широка и охватывает основные направления развития организации в рамках значительного временного периода.

Бюджеты составляются как для структурных подразделений, так и для всей компании в целом. Бюджеты отдельных подразделений сводятся в единый бюджет предприятия, называемый основным или головным.

Таким образом, создание бюджетов осуществляется в рамках оперативного планирования. Исходя из стратегических целей фирмы, бюджеты решают задачи более эффективного распределения экономических ресурсов, имеющихся у организации. Разработка бюджетов придает количественную определенность выбранным перспективам существования фирмы.

Хорошо поставленная бюджетная система очень важна для предприятия, особенно крупного. Она поможет усовершенствовать координацию всех его подразделений, избежать кризисных ситуаций, улучшить мотивацию, повысить ответственность управленцев всех уровней, предсказать финансовый результат, предотвратить нежелательные ситуации.

Цели (задачи) бюджетирования исходят из целей деятельности организации.

Предприятие начинает планирование своей деятельности с выбора целей, определяющих содержание деятельности и задачи, решение которых, в конечном счете, будет способствовать достижению целей.

Основная общая цель организации – это четко выраженная причина ее существования – является ее миссией.

Миссия организации обозначается в самом общем виде – либо в нефинансовых, либо в приблизительно очерченных финансовых целях. Выработанные на этой основе главные, частные цели служат как критерии для всего последующего процесса принятия решений. Миссия в итоге является логической начальной точкой для выбора наилучших альтернатив.

От того, какова миссия организации, ее главные и частные цели, зависят цели и задачи бюджетирования. При этом необходимо:

- строго сформировать основные финансовые и нефинансовые цели предприятия;

- выбрать количественные показатели, с помощью которых можно будет контролировать достижение данных целей;

- поставить задачи (обеспечивающие достижение основных целей), которые будут решены с помощью бюджетирования.

В продолжении к вышесказанному, основные цели бюджетирования формируются следующим образом:

- получение необходимого инструмента планирования;

- осуществление контроля с обратной связью;

- оказание мотивирующего влияния на деятельность работников;

- формирование коммуникационной среды;

- избавление от неэффективных механизмов в повседневной деятельности предприятия;

- обеспечение координации деятельности организации.

Бюджет нацелен на будущее, что позволяет предусмотреть возможные нежелательные ситуации и получить необходимые возможности для их разрешения. Хоть сам по себе, процесс бюджетирования не имеет возможности предотвратить появления проблем в будущем, но создает все необходимые условия для того, чтобы подготовиться к их появлению, а также предусматривает финансовую «подушку», для их более безболезненного решения. В результате, необходимость поспешных решений, принимаемых под давлением неожиданно появившейся проблемы и определяемых только текущей целесообразностью, без перспективного взгляда в будущее, сводится к минимуму.

С помощью бюджетирования в том же ключе разрабатываются контрольные показатели для конкретных групп работников, что повышает их личную ответственность за результаты работы. Также, непосредственное участие сотрудников организации в составлении бюджетов и смет повышает мотивационный эффект.

Таким образом формируется финансовая осведомленность сотрудников организации. Они могут быстрее осознать последствия своих действий и решений, так как будут четко представлять себе всю картину целиком. Как говорил генералиссимус А.В. Суворов: «Каждый солдат знай свой маневр», так чтобы каждый понимал, насколько именно от него зависит исход всего сражения. Без этого он бы не стал Великим, непобедимым русским полководцем.

Решения, оказывающее влияние на показатели бюджетного года, принимаются ранее, как составляющие перспективного плана, который станет стартовой точкой для подготовки годового бюджета.

Коммуникационная функция бюджетирования усиливается, когда процесс его осуществляется в виде комбинации информационных потоков, движущихся во встречных направлениях.

При реализации коммуникационной функции процесса бюджетирования следует иметь в виду, что она достаточна трудоемка и дорогостояща, и если затраты на нее будут выше, чем ее достоинства, превратится в бюрократический тормоз.

Координация деятельности подразделений организации в процессе бюджетирования имеет чрезвычайно важное значение. Составление бюджета является своего рода механизмом, при помощи которого действия различных подразделений организации могут быть согласованы и сведены в единый процесс.

Выполнение бюджетов может рассматриваться в качестве одной из целей организации, вместе с тем сами бюджеты должны быть направлены на достижение нескольких целей в зависимости от временных границ их функционирования, сферы применения и степени детализации.

Бюджетная система также выполняет контрольную функцию, определяет сферу ответственности руководителей различного уровня и соотносит ее с показателями бюджетов и смет. Финансовый контроль и оценка результативности являются необходимой прямой и обратной связью. Сравнение бюджетных и фактически достигнутых показателей осуществляется контролем с обратной связью, а на сравнении бюджетных показателей с установленными организацией целями основан контроль с прямой связью.

В последовательности подготовки документов для составления основного бюджета выделяют две отдельных части бюджетирования, каждая из которых является законченным этапом планирования и имеет следующую структуру:

Подготовка операционного бюджета:
1. бюджет продаж;
2. бюджет производства;
3. бюджет производственных запасов;
4. бюджет прямых затрат на материалы;
5. бюджет производственных накладных расходов;
6. бюджет прямых затрат на оплату труда;
7. бюджет коммерческих расходов;
8. бюджет управленческих расходов;
9. прогнозный отчет о прибыли.
Подготовка финансового бюджета:
1. инвестиционный бюджет;
2. бюджет денежных средств;
3. прогнозный баланс.

Теперь, когда мы понимаем общий смысл бюджетирования и его обобщенную структуру, мы должны определить действующие лица, необходимые исходные данные, а также возможные результаты и итоговую форму отчета.