Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Разработка бюджетов ».pdf

Бюджет продаж – операционный бюджет, включающий в себя запланированный объем продаж, цену и ожидаемый доход от реализации продукции. Важность этого бюджета настолько велика, что необходимо создавать отдельное подразделение, занимающегося изучением рынка, анализом портфеля продукции и т.д., именуемое отдел маркетинга. Качество составления бюджета продаж непосредственным образом влияет на процесс бюджетирования и успешную работу компании.

При составлении бюджета продаж нужно ответить на следующие вопросы, для получения исходных данных:

1. какую продукцию выпускать;
2. объем реализации данной продукции (с разбивкой на определенные промежутки времени);
3. какова будет цена реализуемой продукции;
4. какой процент продаж будет оплачен в текущем месяце, какой в следующем, стоит ли планировать безнадежную задолженность.

Обычно компания в текущем периоде уже выпускает несколько видов продукции. Исходя из стратегического плана компании, отдел маркетинга оценивает хозяйственный портфель и прогнозирует жизнеспособность и объемы реализации каждого вида продукции.

На объем реализации продукции влияют следующие факторы:

1. конкуренция;
2. сезонные колебания;
3. производственные мощности предприятия;
4. макроэкономические показатели текущего и перспективного состояния страны (средний уровень заработной платы, темп роста производства продукции по отраслям, уровень безработицы и т.д.);
5. долгосрочные тенденции продаж для различных товаров;
6. масштаб рекламной кампании;
7. ценовая политика, качество продукции, сервис;
8. объем продаж предшествующих периодов;
9. относительная прибыльность продукции;

Вся реализованная продукция может быть оплачена покупателями следующими видами платежей: предоплата, оплата по факту получения продукции и продажа товара с временной отсрочкой платежа (кредит). Лучшим вариантом прогнозирования будущего характера оплаты является совокупная работа по статистическому анализу опыта компании, сортировке всех существующих контрактов по признаку срока оплаты продукции, оценка степени выполнения каждым из покупателей своих обязательств и в итоге получаем следующий результат (табл. 16).

Таблица 1

Коэффициенты относительной оплаты продукции

В целом к бюджету продаж предъявляются следующие требования:

- бюджет продаж должен содержать хотя бы месячный или квартальный объем продаж в натуральных и стоимостных показателях;

- бюджет должен составляться с учетом спроса на продукцию, опираться на географию продаж, иметь выделенные категории покупателей, учитывать влияние сезонных факторов;

- бюджет включает в себя ожидаемый денежный поток от продаж, который в дальнейшем необходимо включить в доходную часть бюджета потоков денежных средств;

в процессе прогноза денежных потоков от продаж необходимо учитывать коэффициенты инкассации, показывающие, какая часть продукции оплачена в месяц отгрузки, в следующий месяц, безнадежный долг (как это показано в табл. 16).

Одновременно с бюджетом продаж целесообразно составлять бюджет коммерческих расходов, так как коммерческие расходы планируются теми же подразделениями.

Для качественного выполнения работы по составлению бюджета продаж и коммерческих расходов, необходимо учитывать следующее:

- расчет коммерческих расходов должен быть оформлен в соответствии с объемом продаж;

- не стоит ожидать повышения объема продаж, одновременно планируя уменьшение финансирования мероприятий по стимулированию сбыта;

- основная часть затрат на сбыт планируется в процентном отношении к объему реализации – величина этого отношения зависит от стадии жизненного цикла товара;

- коммерческие расходы можно группировать по многим критериям, в зависимости от сегментации рынка сбыта;

- основную часть затрат на сбыт товара составляют затраты на продвижение товара - это и определяет приоритеты в управлении коммерческими расходами;

- также в бюджет коммерческих расходов включают расходы по хранению, страховке и складированию продукции.

Бюджет производства – это производственная программа, определяющая запланированные номенклатуру и объемы производства в бюджетном периоде (в натуральных показателях).

Он основывается на бюджете продаж, учитывая производственные мощности, увеличение/уменьшение запасов, а также, величину внешних закупок. Для расчета объема товаров, которые необходимо произвести в отчетный период, используется следующая универсальная формула:

ТМС готовой продукции на начало периода + Планируемый объем производства продукции = Планируемый объем продаж + ТМС готовой продукции на конец периода.

В итоге объем производимой продукции в течении отчетного периода определяется планируемым объемом продаж в сумме с необходимым остатком продукции на конец периода за вычетом имеющейся готовой продукции на начало периода. Важным моментом является определение оптимального запаса продукции на конец отчетного периода. С одной стороны, больший запас продукции поможет отреагировать на непредвиденные скачки спроса и перебои с поставкой сырья, с другой стороны деньги, которые вложены в запас, не приносят никакого дохода в периоде.

В основном, запас готовой продукции на конец периода выражается в процентах относительно продаж следующего периода. Эта величина обязана учитывать погрешность прогноза объема продаж и историю отношений с покупателями.

Одновременно с бюджетом производства следует составлять бюджет производственных запасов. Он отражает планируемые уровни запасов сырья, материалов и готовой продукции. Бюджет подготавливается в стоимостном выражении и должен количественно представить опасения снабженцев предприятия относительно перебоев в поставках сырья, неточности прогноза продаж и др. Информация бюджета производственных запасов используется также при составлении прогнозного баланса и отчета о прибылях и убытках.

Бюджет прямых затрат на материалы – это количественное выражение планов на прямые затраты компании на использование и приобретение основных видов сырья и материалов. Механизм составления широко применяется многими предприятиями, но качество составления оставляет желать лучшего (завышение расходных коэффициентов и т.д.).

Методика составления бюджета прямых затрат на материалы опирается на следующие рекомендации:

1. все затраты подразделяются на прямые и косвенные;
2. прямые затраты на сырье и материалы – это только непосредственная сумма стоимостей сырья и материалов, из которых производится конечный продукт;
3. бюджет прямых затрат на материалы мы составляем на основе производственного бюджета и бюджета продаж;
4. объем закупок сырья и материалов можно рассчитать, как объем, необходимый для достижения объемов из производственного бюджета плюс запасы на конец периода и минус запасы на начало периода;

бюджет прямых затрат на материалы составляется, учитывая сроки и порядок погашения кредиторской задолженности за материалы (за прошлые месяцы).

В дополнение к бюджету прямых затрат на материалы составляют график оплаты приобретенных материалов (отражение будущей кредиторской задолженности).

Бюджет прямых затрат на оплату труда – это количественное выражение планов относительно трат предприятия за оплату труда основного производственного персонала.

При подготовке бюджета прямых затрат на оплату труда стоит учитывать:

- он составляется исходя из бюджета производства, данных о производительности труда и ставок оплаты труда основного производственного персонала;

- в бюджете прямых затрат на оплату труда выделяют фиксированную и сдельную часть оплаты труда.

В том случае, если на предприятии накопилась задолженность по оплате труда или если организация подозревает, что не сможет выплатить заработную плату в установленные сроки, то дополнительно к бюджету прямых затрат на оплату труда следует составить график погашения задолженности по заработной плате. Этот график составляется по тому же принципу, что и график оплаты приобретенных сырья и материалов.

Бюджет производственных накладных затрат – это количественное выражение планов относительно всех затрат компании, связанных с производством продукции за исключением прямых затрат на материалы и оплату труда.

Производственные накладные расходы делятся на постоянную и переменную части. Постоянная часть (амортизация, текущий ремонт и т.д.) планируется исходя из реальных потребностей производства, а переменная часть использует подход, основанный на определенных нормативах. Под нормативом понимается сумма затрат на единицу базового показателя. Для оценки нормативов затрат используют различные базовые показатели. Расчет нормативов производится на основе данных предшествующих периодов с необходимыми корректировками на инфляцию и некоторые конъюнктурные факторы.

Бюджет управленческих расходов – это плановый документ, который содержит расходы на мероприятия, непосредственно не связанные с производством и сбытом продукции.

К управленческим расходам относятся затраты на содержание отдела АСУ, ОТиЗ, отдела кадров, на отопление и освещение помещений непроизводственного назначения, услуги связи, налоги, проценты по полученным кредитам и т.д. Основная часть управленческих расходов носит постоянный характер, переменная часть планируется с помощью норматива, в котором роль базового показателя, как правило, играет объем проданных товаров (в натуральном или денежном выражении).

После составления описанных выше предварительных бюджетов, можно приступать к формирования основного финансового бюджета, которое начинается с формирования прогнозного отчета о прибылях и убытках компании.

Прогнозный отчет о прибылях и убытках – это форма финансовой отчетности, составленная до начала планового периода, которая включает в себя результаты планируемой деятельности. Прогнозный отчет о прибылях и убытках составляется в основном для того, чтобы определить и учесть выплату налога на прибыль в оттоке денежных средств в бюджете денежных средств.

Прогнозный отчет о прибылях и убытках составляется, опираясь на данные, содержащиеся в бюджетах продаж, себестоимости реализованной продукции и текущих расходов. При этом добавляется информация о прочих прибылях, прочих расходах и величине налога на прибыль.

Наиболее ответственным этапом здесь является оценка себестоимости. Для того, чтобы процесс оценки себестоимости был сделан адекватным процессу оперативного финансового планирования, надо построить модель себестоимости, с помощью которой происходит автоматический пересчет себестоимости в зависимости от изменения факторов потребления ресурсов и цен. Вся совокупность используемых предприятием ресурсов представляется в виде стандартного набора, расширяемого в зависимости от планов освоения предприятием новых видов продукции. Для каждого такого вида ресурса устанавливается расходный коэффициент , который в свою очередь, определяет потребление i-го ресурса j-ым продуктом. Помимо этого, устанавливается цена каждого i-го ресурса . Модель оценки себестоимости наглядно можно представить в виде двух следующих таблиц (Таблица 2 и Таблица 3).

Таблица 2

Модель оценки себестоимости в виде расходных коэффициентов

Таблица 3

Модель оценки себестоимости в виде цен ресурсов

С помощью данных, представленных в табл. 2 и 3, расчет себестоимости j-го продукта производится с помощью следующей простой формулы:

Плановый отчет о прибылях и убытках будет содержать в сжатой форме прогноз всех прибыльных операций предприятия и тем самым позволит менеджерам отследить влияние индивидуальных смет на годовую смету прибылей. Если сметная чистая прибыль слишком мала по сравнению с объемом продаж или собственным капиталом, необходим дополнительный анализ всех составляющих сметы и ее пересмотр.

Следующим шагом, одним из самых важных и сложных шагов в бюджетировании, является составление бюджета денежных средств.