Файл: Основные функции в системе менеджмента ( Совершенствование планирования).pdf

Планирование - это прежде всего процесс принятия решений, который помогает обеспечить эффективное функционирование и развитие организации в будущем и снизить неопределенность.^[20]

Такие решения являются процессом планирования в широком смысле. В узком смысле это планирование подготовки специальных документов-планов, определяющих конкретные шаги организации по реализации принятых решений. Планирование в основном заключается в определении основных целей деятельности предприятия и ориентировано на определение предполагаемых конечных результатов, учет средств и способов достижения поставленных целей, а также обеспечение необходимыми ресурсами.

Как компания мы рассматриваем в настоящее время основной целью деятельности компании является достижение прибыли, полученной в результате удовлетворения потребностей потребителей определенных товаров или услуг.

Данную цель можно разложить на несколько составляющих:

1. Пла­ни­ро­ва­ние рос­та при­бы­ли.

2. Пла­ни­ро­ва­ние из­дер­жек пред­при­ятия, и, как след­ст­вие, их у­мень­шение.

3. Уве­ли­че­ние до­ли рын­ка, уве­ли­че­ние до­ли про­даж.

4. Улуч­ше­ние со­ци­аль­ной по­ли­ти­ки фир­мы.^[21]

Структурная схема планирования на предприятии представлена на

схеме 3.

Дол­го­сроч­ное пла­ни­ро­ва­ние

отсутствует

Крат­ко­сроч­ное пла­ни­ро­ва­ние

План

то­ва­ро-

обо­ро­та

План План План дви­же­ния План по Сме­та

по по за­па­сов открытию рас­хо­дов

закупкам труду продукции новых точек

План рекламных

мероприятий

Сме­ты рас­хо­дов

Планы доходов

Орди- Неорди-

нарных нарных

План по реализации прибыли

Сметы расходов

Орди- Неорди-

нарных нарных

Кредитный План кап.

план вложений

План ис­сле­дов.

и раз­ра­бо­ток

Крат­ко­сроч­ный По­сто­ян­ная Крат­ко­сроч­ный

фи­нан­со­вый план фи­нан­со­вая фи­нан­со­вый план

(до­хо­ды) увяз­ка (рас­хо­ды)

Схема 3. Структурная схема планирования на предприятии

Баланс доходной и расходной частей всех планов включается в бюджет, это означает план расходов и доходов, поскольку ориентиром является поддержание ликвидности платежеспособности предприятия.^[22] Как правило, отдельные планы составляются только по количественным показателям, и только после их взаимосвязи рассчитываются денежные показатели. В разработке планов участвует вся управленческая команда ООО "Криста": управляющий директор, начальник отдела кадров, коммерческий директор, главный бухгалтер. Особое внимание уделяется тому, что ООО "Криста" не имеет долгосрочного планирования, что является необходимым условием стратегического планирования, необходимого для выживания на рынке. Краткосрочные планы составляются на срок 1-2 года, не более. Это говорит о серьезных просчетах в управленческой деятельности.

2.2.2. Организация

Для того чтобы планы были реализованы, руководство должно найти эффективный способ объединения планов, т. е. организация как процесс-это функция координации многих задач. Чтобы сделать этот процесс успешным, необходимо иметь хорошо продуманную организационную структуру, соответствующую поставленным целям и задачам. Если рассматривать организационную структуру ООО «Криста», то ее можно представить следующим образом: ( см. схему 4.)

Генеральный директор

Начальник отдела кадров

Главный бухгалтер

Коммерческий директор

Начальник охраны

Зам. Коммерч. директора

Отдел снабжения

Отдел охраны

Бухгалтерия

Отдел кадров

Магазины (зав. Магазинами)

Склады (зав. Складами)

Схема 4. Организационная структура ООО «Криста»

Как видно из приведенной диаграммы, организационная структура ООО "Криста" построена по линейно-функциональному типу.

Начальнику охраны подчиняется лицо, непосредственно охраняющее склады и магазины в количестве 7 человек. Коммерческий директор занимается вопросами снабжения и сбыта, координацией хозяйственной деятельности. Подчиняется начальнику отдела снабжения, который непосредственно участвует в закупке товаров, а также представителю, в обязанности которого входит управление торговыми операциями со стороны управляющих складами и со стороны управляющих складами. Руководители цехов и складов занимаются текущими вопросами своих структурных подразделений. Кроме того, в функции коммерческого директора входит мониторинг изменений рынка, тенденций, поиск новых продуктов, пользующихся повышенным спросом, поиск новых ниш на рынке с целью расширения сферы деятельности, а также мониторинг деятельности конкурентов. Эти функции, как известно, осуществляются отделами маркетинга, которые существуют на более крупных предприятиях, но при их отсутствии они частично закрепляются за всем управленческим персоналом и коммерческим менеджером в более крупном масштабе. Требования к персоналу определяются тарифными и квалификационными справочниками, правилами работы отделов и структурных подразделений, а также рабочими и рабочими инструкциями.

Анализируя функции работников коммерческих служб ООО "Криста", можно сделать вывод, что функциональное разделение труда соответствует должностным обязанностям этих исполнителей. Между подразделениями бизнес-служб существуют не функциональные связи (обмен информацией между сотрудниками, отделами, подготовка документации и доведение ее до команд), а линейные связи (заместитель директора по торговле координирует и контролирует деятельность специалистов на основании данных отчетов).^[23]

Вопросы управления персоналом решает отдел кадров, возглавляемый начальником отдела кадров. Начальник отдела кадров информирует двух инспекторов труда. ^[24]Эта компания осуществляет следующие функции управления персоналом: подбор и расстановка кадров, планирование кадровых потребностей, прием на работу, перевод, увольнение сотрудников, контроль за правильным использованием персонала, ведение личных дел, документирование для награждения, рассмотрение писем, жалоб, заявлений. Такие функции, как обучение, поддержка профессиональной квалификации, изучение причин текучести кадров, анализ профессионального, возрастного, образовательного состава персонала и др. не реализуются на предприятии, что, несомненно, сказывается на экономической эффективности его работы. Финансовая служба (бухгалтерия) во главе с главным бухгалтером обсуждает финансовые вопросы компании, включая подготовку текущих финансовых планов. Главный бухгалтер отчитывается перед двумя бухгалтерами.^[25]

Таким образом, организационная структура ООО "Криста" в принципе соответствует его целям и задачам, что свидетельствует об эффективности управления предприятием с точки зрения организации, но, как и любая другая линейно-функциональная система, имеет ряд недостатков:

• Негибкая структура организации;
• Четко определенные задачи для всех структурных подразделений;
• Власть проистекает из иерархических уровней в организации;
• Иерархическая система контроля;
• Командный тип коммуникаций, идущий сверху вниз;
• Содержанием коммуникаций являются распоряжения, инструкции и решения, принятые руководством организации.

Следует отметить, что выполнение некоторых функций, например, в области управления персоналом, оставляет желать лучшего. Еще одним серьезным упущением руководства является отсутствие маркетингового отдела, который просто необходим в рыночных условиях, в частности для организаций, желающих расширить свою деятельность.

2.2.3. Мотивация

Продолжение разговора о недостаточном внимании к вопросам управления персоналом ООО "Криста" затрагивает вопросы мотивации.

При планировании и организации работы руководитель точно определяет, что должна делать организация, когда, как и кто, по его мнению, должен делать. Если выбор этих решений происходит эффективно, то руководитель получает возможность превратить свои решения в действия и применить основные принципы мотивации на практике. Мотивация-это процесс побуждения себя и других к осуществлению деятельности, направленной на достижение личных целей или организационных целей.

Хорошо известно, что методы мотивации сотрудников могут быть как материальными, так и нематериальными.

Что касается материальных методов, то приоритетной должна быть организация заработной платы. На этом предприятии организация оплаты труда относительно упрощена. Рядовые работники (продавцы, работники склада, Младший обслуживающий персонал (техники, грузчики), охранники получают строго фиксированную заработную плату, независимо от их личного вклада в деятельность организации, а также получают премии по результатам работы всего предприятия в целом. Такая же схема оплаты применяется к сотрудникам бухгалтерии и отдела кадров. Руководители цехов также имеют фиксированную заработную плату + премию, основанную на результатах их распределения + премию, основанную на результатах работы всего предприятия. Руководитель службы (коммерческий директор и его заместитель, главный бухгалтер, начальник отдела кадров, начальник отдела безопасности) помимо должностного оклада имеют определенный процент прибыли.

Таким образом, непосредственными финансово заинтересованными в повышении эффективности деятельности ООО "Криста" являются руководители, а зависимость заработной платы остальных работников от эффективности его работы явно недостаточна. Экономическая ответственность работников ООО "Криста" реализуется путем прямого снижения заработной платы виновных работников на сумму требований к ним за бездействие на производстве. Что касается нематериальных форм мотивации, то здесь ситуация еще более плачевная. Только проявление этих форм позволяет поблагодарить сотрудников ООО " Криста"за достигнутые результаты (объем продаж и/или отсутствие нареканий со стороны клиентов), а также звание" Лучший работник года " (по тем же критериям).^[26]

Таким образом, мотивация как функция управления слабо выражена на данном предприятии, что выражается прежде всего в высокой текучести кадров. Это, несомненно, самым пагубным образом сказывается на результатах работы ООО "Криста".

2.2.4 Контроль и анализ

Анализ и контроль представляют собой настолько взаимосвязанные функции управления, что описывают их проявление в бизнесе, что я считаю целесообразным рассмотреть их сочетание, так как в процессе контроля происходит анализ основных показателей деятельности предприятия, анализ имеющихся ресурсов и разработка других планов на основе этого анализа.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Необходимо выявлять и решать возникающие проблемы до того, как они станут слишком серьезными, а также использовать их для содействия успешной деятельности. Процесс мониторинга состоит из установления стандартов, изменения фактических достигнутых результатов и корректировки, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.^[27] Реализация контрольных функций базируется, прежде всего, на организации системы бухгалтерского учета и отчетности, включающей показатели финансово-производственной деятельности и их анализ. ООО "Криста" использует две формы контроля: финансовый (как основа общего контроля управления) и административный. Финансовый контроль осуществляется на основе сопоставления с финансовым планом достижений предприятия, осуществляется путем получения от каждой хозяйственной единицы финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям своей деятельности в типовых формах, принятых в ООО "Криста".

Административный контроль осуществляется в ходе выполнения экономических результатов с показателями, запланированными в текущем бюджете; объем фактических и планируемых доходов в сравнении с ними; анализируются изменения доли рынка компании в целом и отдельных продуктах, и сегментах рынка. ^[28]Функции планирования и организации, рассмотренные выше, помогают в предварительном мониторинге. Основным средством проведения предварительного контроля является выполнение определенных правил, процедур и поведения. Поскольку правила и поведение разрабатываются для того, чтобы обеспечить выполнение планов, строгое соблюдение-это способ убедиться, что работа идет в заданном направлении. В качестве форм реализации, описаний перед использованием трудовой инспекции, положений о структурных подразделениях, правил, норм трудового законодательства и др. В этой организации предварительная проверка применяется по трем ключевым направлениям-в отношении людских, материальных и финансовых ресурсов. Предварительная проверка в области человеческих ресурсов заключается в достижении тщательного анализа коммерческих и профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения определенных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных кадров.^[29]

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (финансовый план предприятия), который также позволяет реализовать функцию планирования.^[30] Бюджет является предварительным механизмом контроля в том смысле, что он обеспечивает уверенность в том, что, когда организация нуждается в наличных деньгах, она их получит. Бюджеты также устанавливают лимиты расходов и, таким образом, предотвращают нехватку наличных средств в любом подразделении или организации в целом.

Текущий контроль. Как действительно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно во время работы. Его предметом являются подчиненные служащие и традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Одновременный контроль за деятельностью продавцов осуществляет руководитель магазина, за деятельностью менеджеров-заместитель коммерческого директора и др. Форма текущего контроля заключается в выявлении недостатков, замечаний в книге жалоб и предложений, отсутствии, в том числе неуважительных причин и т.д.