Файл: Основные функции в системе менеджмента ( Совершенствование планирования).pdf

Операционные планы реализуются через систему бюджетов или финансовых планов, которые составляются для каждого подразделения, а затем собираются в единый бюджет или финансовый план предприятия. Бюджет - это выражение оперативного плана в денежных единицах. Она охватывает все аспекты деятельности фирмы и служит средством координации работы всех подразделений фирмы. Среднесрочное планирование чаще всего осуществляется в течение 5 лет, поскольку этот период соответствует максимальному периоду обновления производства и продуктовой линейки. В этих планах формулируются основные задачи на указанный период, например, производственная стратегия предприятия в целом и отдельных подразделений; стратегия сбыта; финансовая стратегия; кадровая политика; определение объема и структуры необходимых ресурсов и форм материального обеспечения с учетом внутрифирменной специализации и производственной кооперации. Среднесрочные планы предусматривают разработку определенной последовательности действий, направленных на достижение целей, поставленных долгосрочной программой развития. План обычно включает количественные показатели, включая распределение ресурсов. В нем содержится подробная информация о продуктах, капитальных вложениях и источниках финансирования. Он разрабатывается в производственных подразделениях. Текущее (оперативное) планирование состоит из определения промежуточных целей и задач. В то же время детально разрабатываются инструменты и методы решения проблем, использования ресурсов и внедрения новых технологий. Такое планирование обычно осуществляется в течение года. Планы представляют собой детальную спецификацию целей и задач, поставленных долгосрочными и среднесрочными планами. Текущее планирование осуществляется с детальной разработкой операционных планов компании и ее подразделений, маркетинговых программ, планов исследований, производственных планов и логистики. Основными элементами текущего плана являются календарные планы (месячные, квартальные, полугодовые), которые представляют собой детальную спецификацию целей и задач, поставленных долгосрочными и среднесрочными планами. Календарные планы составляются на основе информации о наличии заказов, степени использования мощностей и их использования с учетом установленных сроков исполнения каждого заказа, запасов, товарных предложений и конъюнктуры рынка. Календарные планы включают расходы на реконструкцию и замену оборудования, строительство новых предприятий и подготовку рабочей силы. Маркетинговые планы продукции и услуг на рынке включают показатели по экспорту продукции, техническому обслуживанию и техническому обслуживанию. Оперативные планы реализуются через систему бюджетов или финансовых планов, которые составляются для каждого подразделения, а затем собираются в единый бюджет или финансовый план предприятия. Бюджет - это выражение оперативного плана в денежных единицах. Она охватывает все аспекты деятельности фирмы и служит средством координации работы всех подразделений фирмы. С учетом, в частности, показателей, разработанных в долгосрочных и среднесрочных планах. Бюджет используется для увязки будущего, текущего и других видов планирования. Различные службы отвечают за бюджетирование, и администраторы могут им управлять в соответствии с менеджером.

Бюджет компании охватывает все аспекты ее деятельности и основывается на оперативных планах подразделений и предприятий компании, поэтому он также служит средством координации работы всех звеньев общества. В первую очередь учитываются показатели, разработанные в долгосрочных и среднесрочных планах. Бюджет используется для увязки перспективного, текущего и других видов планирования. Различные службы отвечают за бюджетирование, и их администраторы корректируют его в соответствии с менеджером. Бюджет компании охватывает все аспекты ее деятельности и основывается на оперативных планах подразделений и предприятий компании, поэтому он также служит средством координации работы всех частей фирмы.

1.2 Организация

Важной функцией менеджмента является функция организации, которая заключается в создании постоянных и временных связей между всеми подразделениями компании, определении порядка и условий функционирования компаний. Организация как процесс-это функция координации многих задач.

Функция организации реализуется двумя путями: через административно-организационное управление и через оперативное управление. Административно-организационное руководство включает в себя определение структуры предприятия, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, наделение правами и определение ответственности между работниками аппарата управления.

Оперативное управление обеспечивает функционирование предприятия в соответствии с утвержденным планом. Заключается в регулярном или непрерывном сравнении полученных фактических результатов с результатами, изложенными в плане, и последующей их корректировке. ^[5]Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

Существует два основных аспекта организационного процесса:

1. Разделение организации на подразделения по целям и стратегиям.

2. Передача власти.

Делегирование как термин, используемый в теории управления, относится к передаче функций и полномочий лицу, которое берет на себя ответственность за их реализацию.

Под организационной структурой предприятия понимается организация обособленных подразделений, с их взаимосвязями, которые представляют собой намеченные цели, поставленные перед предприятием и его подразделением, а также распределение функций между ними. Организационная структура предусматривает разделение функций и полномочий по принятию решений между обществом, руководителями, ответственными за деятельность структурных подразделений, образующих организацию общества. Основные проблемы, возникающие при разработке структуры управления: установление правильных отношений между отдельными подразделениями, что связано с определением целей, условий труда и стимулов; распределение ответственности между руководителями; выбор конкретных систем управления и последовательности процессов принятия решений; организация информационных потоков; выбор соответствующих технических средств. Проблема совершенствования организационной структуры управления включает в себя уточнение функций подразделения, определение прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей является повышение эффективности управления.

Организационная структура прежде всего направлена на установление четких отношений между отдельными подразделениями общества, распределение прав и обязанностей между ними. Реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, выраженные в различных принципах. Организационная структура компании и ее руководство постоянно меняются и совершенствуются в соответствии с меняющимися условиями.

Наиболее важными факторами, вызывающими необходимость структурной перестройки предприятий, являются следующие:

- ускоренное освоение новых видов продукции под влиянием научных исследований;

- технический прогресс во все более конкурентной среде;

- интенсивное внедрение самых современных технологий;

- систематическое внедрение новых методов организации и управления производством на основе активного использования компьютерных технологий. ^[6]

Организация как процесс является функцией координации многих задач. Существует два основных аспекта организационного процесса:

1. Разделение организации на подразделения по целям и стратегиям.

2. Передача власти.

Классификация организационных структур.

1. Организационная структура по продукту.

Она предполагает создание самостоятельных бизнес-подразделений в структуре предприятия-производственного отдела, ориентированного на производство и реализацию конкретных видов продукции. В то же время

это специализировать производственный отдел в головном предприятии по отдельным видам или группам продукции, а также передать им полномочия по контролю за производством и реализацией дочерних предприятий. При этом функциональные службы производственного отдела поддерживают тесный контакт с соответствующими центральными службами, получая от них указания по всем вопросам, связанным с реализацией единой политики и координацией деятельности внутри предприятия в целом.

Поскольку собственно производственный отдел функционирует как центр прибыли, обеспечивающий не только финансовый, но и оперативный контроль за деятельностью предприятий в глобальном масштабе. Этот контроль часто осуществляется через совместные или переплетенные дирекции, дополняемые дорогами руководителя производственного отдела в конкретные дочерние предприятия.^[7]

2. Организационная структура по региону.

Предполагается, что ответственность за управление деятельностью ТНК распределяется между независимыми подразделениями. Эти подразделения по своему содержанию и характеру деятельности могут выступать в качестве производственных подразделений и быть центром прибыли и ответственности. Они координируют деятельность дочерних и производственных компаний по всем видам продукции. Отдел возглавляет менеджер, который подчиняется непосредственно высшему руководству и работает в тесном контакте со всеми центральными службами. Под его началом могут быть руководители отдельных подразделений.

3. Смешанная структура.

Включает в себя сочетание различных типов организационных структур управления.^[8]

Наиболее распространено сочетание отраслевых и региональных принципов при построении организационной структуры. Эта структура является наиболее распространенной. Это отражает общие закономерности развития производственного процесса в современных условиях, что требует комплексного подхода к развитию организационной структуры предприятия с учетом охвата всех сторон, направлений и направлений деятельности. В этих условиях сочетание промышленного и регионального аспектов наиболее полно отвечает потребностям развития компании.

1.3. Контроль

Контроль - это систематический контроль выполнения планов, задач и результатов хозяйственной деятельности, обеспечивающий обратную связь с использованием информации, направленной на объект. Учет и контроль необходимы для управления плановой, финансовой, производственной и трудовой дисциплиной на предприятии. Контроль как основная функция управления объединяет все виды управленческой деятельности, связанные с созданием информации о состоянии и функционировании объекта управления (Бухгалтерский учет), изучением информации о процессах и результатах деятельности (Анализ), работой по диагностике и оценке развития процессов и достижению поставленных целей. Процесс мониторинга состоит из установления стандартов, изменения фактических достигнутых результатов и корректировки, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. С помощью контроля менеджер выявляет проблемы и их причины и принимает активные меры по исправлению отклонений от поставленной цели и бизнес-плана.

Существует три основных вида контроля: предварительный, текущий и итоговый. Промежуточный мониторинг обычно осуществляется в форме конкретных политик, процедур и правил. Прежде всего, это касается трудовых, материальных и финансовых ресурсов. Одновременный контроль осуществляется тогда, когда работа уже ведется и обычно осуществляется в форме контроля труда, подчиненного своему непосредственному руководителю. Окончательная проверка проводится после завершения работы или истечения отведенного на нее времени. Текущий и конечный контроль основан на обратной связи. Системы управления в организациях, открытая обратная связь с менеджером, являющимся внешним элементом по отношению к системе, могут вмешиваться в его работу, изменять как цели системы, так и характер ее работы.^[9]

В процессе мониторинга выделяются три отдельных этапа: разработка стандартов и критериев, сравнение фактических результатов с ними и принятие необходимых корректирующих мер. На каждом этапе проводится комплекс различных мероприятий.

Первым этапом процесса мониторинга является установление стандартов, т. е. конкретных измеримых целевых показателей с временными рамками. Управление требует стандартов в виде показателей эффективности объекта управления по всем его ключевым направлениям, которые определяются в процессе планирования.

На втором этапе сравнения показателей эффективности с заданными нормативами определяется диапазон допустимых отклонений. По принципу исключения должны работать системы управления, только при значительных отклонениях от установленных нормативов, иначе они становятся неэкономичными и нестабильными. Следующий шаг-измерение результатов-обычно самый хлопотный и дорогостоящий. ^[10]Сравнивая измеренные результаты с установленными нормами, руководитель может определить, какие действия следует предпринять. Такими действиями могут быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменения стандартов или невмешательство в работу системы. Для того чтобы проверка выполняла свое истинное назначение, то есть обеспечивала достижение целей организации, она должна обладать рядом важных особенностей. Мониторинг эффективен, если он является стратегическим, ориентированным на результаты, своевременным, гибким, простым и экономически эффективным. Когда организации ведут бизнес на внешних рынках, функция контроля усложняется. Мониторинг на международном уровне особенно сложен из-за большого количества различных сфер деятельности и коммуникационных барьеров. Эффективность мониторинга может быть повышена за счет регулярной организации встреч ответственных руководителей в штаб-квартире организации и за рубежом. Особенно важно, чтобы иностранные менеджеры не отвечали за решение проблем, которые от них не зависят.

Как уже говорилось, в связи с развитием компании и производственной системы появились новые возможности. Сегодня к основным характеристикам добавились мотивация, стимулирование, гуманизация и фирменный стиль.

1.4. Мотивация

При планировании и организации работы руководитель точно определяет, что должна делать организация, когда, как и кто, по его мнению, должен делать. Если выбор этих решений происходит эффективно, то руководитель получает возможность превратить свои решения в действия и применить основные принципы мотивации на практике.