Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (ООО «СибЭкоСтрой»).pdf

Таблица 2

Схема движения бухгалтерской информации по счету 50 "Касса" по автоматизированной форме бухгалтерского учета «1С: Предприятие» версия 8.2 «СибЭкоСтрой»

В кассе хранятся только денежные средства в валюте Российской Федерации. Расчеты в иностранной валюте Общество не осуществляет.

Денежные средства сдаются на расчетный счет кассиром Общества. Услугами инкассаторских служб Общество не пользуется.

Большая часть операций по учету движения наличных денежных средств Общества осуществляется по подотчетным суммам.

К подотчетным лицам относятся сотрудники Общества, чьи должности перечислены в приложении к учетной политике.

Наличные деньги выдаются под отчет на следующие цели:

- хозяйственно-операционные расходы;

- служебные командировки.

Лица, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию Общества отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Отчет об израсходованных суммах подотчетным лицом составляется по унифицированной форме АО-1 «Авансовый отчет». В бухгалтерии проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчет сумм.

Проверенный авансовый отчет утверждается директором Общества и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией Общества производится списание подотчетных денежных сумм.

Кассовые документы и книги, журналы учета приходных и расходных кассовых ордеров, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, авансовые отчеты, документы по ревизии кассы должны храниться в архиве Общества в течение пяти лет.

Таблица 3

Проводки по учету кассовых операций ООО «СибЭкоСтрой»

Использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально ответственных лиц пятнадцать дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией. Использованные контрольные ленты хранятся в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии Общества в течение 15 дней после проведения и подписания результатов последней инвентаризации, а в случае недостачи - до окончания рассмотрения дела. Данные в памяти вычислительной машины и ККТ уничтожаются не менее чем через три года. Ответственность за хранение в течение указанного срока кассовых чеков, копий товарных чеков, контрольных лент и сохранение информации памяти машин несет директор Общества.

В сроки, установленные директором Общества, а также при смене кассиров производится внезапная инвентаризация кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Для осуществления инвентаризации кассы приказом директора Общества назначается комиссия (форма № ИНВ-22). Приказ является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии.

В ходе проведения инвентаризации кассы комиссия производит сверку сумм оприходованных в кассу наличных денежных средств с суммами, списанными с лицевого счета.

Выдачу наличных денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. В них должны присутствовать подписи получателей и должен стоять оттиск штампа "Оплачено" с указанием даты. Никаких исправлений и подчисток в документах учета денежных средств быть не должно.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

Кроме того, инвентаризационной комиссией осуществляется контроль над соблюдением кассиром лимита остатка наличных денежных средств, своевременностью депонирования невыплаченных сумм заработной платы, соответствием корреспонденции счетов по проводимой той или иной операции.

При подсчете фактического наличия пересчитывают как наличные деньги, так и денежные документы (почтовые марки, авиабилеты, талоны ГСМ).

По результатам проведенной инвентаризации комиссией составляется акт.

Таблица 4

Проводки по учету результатов инвентаризации кассы ООО «СибЭкоСтрой»

При обнаружении комиссией недостачи или излишка ценностей в кассе, в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

На оборотной стороне акта материально ответственное лицо – кассир Общества – пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия – решение по результатам инвентаризации.

Выявленные излишки наличных денег приходуются как прочий доход Общества. Недостачи относятся на счета виновных лиц. В случае отказа кассира погасить недостачу, организация вправе оформить исковое заявление в судебные органы. При отказе судом во взыскании ущерба с виновных лиц сумма ущерба списывается как прочий расход Общества.

Неоприходование наличных денежных средств в кассу организации выявляется исключительно при проверке кассовых документов путем сличения выручки по фискальному отчету ККТ с выручкой по книге кассира-операциониста. Отражение указанного обстоятельства в бухгалтерском учете зависит от многих факторов и требует обстоятельного разбирательства, в процессе которого необходимо установить, действительно ли имел место наличный расчет, выявить контрагента, уплатившего денежные средства, и основание для их внесения. Бухгалтерские записи зависят от итогов расследования.

2.3. Предложения по совершенствованию учета и внутреннего контроля денежных средств

В целях совершенствования документооборота и повышения эффективности контроля за расходованием денежных средств в ООО «СибЭкоСтрой» необходимо приложением к учетной политике утвердить список должностей лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды.

Также, заключенный с кассиром договор материальной ответственности необходимо привести в соответствие с требованиями действующего законодательства. В целях повышения эффективности системы внутреннего контроля ООО «СибЭкоСтрой» предлагается создание графика.

Исполнители должны получить выписку из графика документооборота, и в последствии создавать и представлять документы, относящиеся к сфере их обязанностей. Контроль за соблюдением графика документооборота возложить на главного бухгалтера.

Наличие графика документооборота не только способствует взаимодействию информационных систем организации, но и является одним из доказательств наличия системы внутреннего контроля. Кроме того, график рационального документооборота способствует оптимизации числа подразделений и числа исполнителей, влияющих на качество учетно-аналитической информации, и, как показывает практика, улучшает всю учетную и контрольную функции системы управления организацией.

С целью повышения эффективности контрольной деятельности за движением наличных денежных средств можно рекомендовать внутрихозяйственный контроль, осуществляемый через перечень процедур, которые включают сохранность наличных денежных средств и правильное оформление движения денежных средств.

Обеспечение стабильного функционирования деятельности хозяйствующих субъектов на фоне динамично изменяющихся внешних условий определяет необходимость в совершенствовании подходов к эффективному управлению предприятием. Управленческие решения принимаются на основе имеющейся в распоряжении руководства информации, одним из носителей которой являются данные бухгалтерской отчетности и российской системы бухгалтерского учета. При этом информативность отчетных форм по движению денежных средств напрямую влияет на качество управленческих решений.