Файл: Значение процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.pdf

Четвертым элементом коммуникационного процесса является получатель. Без получателя коммуникация не может состояться. Получатель – принимающая сторона. Это лицо, которому отправитель по каналу передает закодированную информацию. Получателем может быть одно лицо или группа лиц. В подтверждение того, что без получателя не может состояться коммуникация можно привести мнение из учебного пособия А.П. Моисеевой. Она считает, что «принимающий сообщение, вне зависимости от его реакции, - неотъемлемый элемент коммуникации, без него коммуникации нет. Реакция получателя определяет результативность коммуникации. Успех или результат коммуникации может быть различным»^[14].

Когда отправитель и получатель обмениваются информацией, они проходят несколько этапов коммуникационного процесса. Этот процесс начинается с зарождения идеи и ее формирования, а заканчивается обратной связью. Вот пять основных этапов:

- зарождение идеи и ее формирование. На этом этапе отправитель формулирует главную мысль, которую он хотел бы передать своему собеседнику. Отправитель должен быть уверен в том, что эта информация будет полезной, а самое главное понятной для получателя. Немаловажным фактором является своевременность и актуальность информации. По мнению Д.Е. Краснянского, отправитель, на данном этапе «пытается заранее определить, какого рода впечатление должно сложиться у получателя от переданного сообщения, т.е. как информация будет воспринята и интерпретирована получателем. При этом нет гарантии, что получатель поймет отправителя так, как хотел последний. Результат интерпретации зависит от многих факторов, среди которых наиболее важными являются такие характеристики источника, как его статус, надежность и квалификация.»^[15]. То есть, можно сделать вывод, что отправитель, также, как и получатель является главным элементом коммуникационного процесса. Именно отправитель начинает этот процесс. Он формулирует идею так, чтобы она обязательно была понятна для получателя.

- кодирование информации. Отправитель, перед тем как отправить информацию получателю, должен её закодировать. Кодирование – процесс зашифровки информации в понятную для получателя форму. Чтобы закодировать информацию отправитель использует слова, символы, жесты, мимику, интонацию. Этот процесс превращает идею отправителя в сообщение с целью доведения до получателя. Говоря о целях кодирования, приведем слова М.Ю. Коноваленко и В.А. Коноваленко. Они выделили основные цели кодирования: «Цели кодирования – доведение идеи отправителя до получателя; обеспечение такой интерпретации полученной информации получателем, которая соответствует замыслу отправителя. Для этого используются системы кодов – символов и знаков»^[16].

- передача сообщения и выбор канала. После того, как отправитель выбрал основную идею для передачи её получателю, а затем закодировал эту информацию, следует этап передачи сообщения. Сообщение – сформулированная и закодированная информация. Сообщение передается по определенному каналу. Так, информация может быть передана во время разговора с собеседником с помощью речи. Информация может быть передана одновременно группе лиц. Например, во время лекции преподаватель объясняет материал аудитории. При передаче письма, написанного от руки по почте, или письма, составленного на электронном устройстве и, отправленного по электронной почте. Так же сообщение может быть передано с помощью невербальных средств. Таким образом, на этом этапе отправитель выбирает канал для передачи сообщения получателю. По поводу канала для передачи сообщения можно привести мнение из учебной литературы. Так в учебном пособии Н.К. Шавенько «Основы теории информации и кодирования» дано определение каналу связи: «каналом связи или просто каналом называют совокупность технических средств и физических сред, обеспечивающих передачу сообщений из одной точки пространства в другую. В зависимости от того, для передачи какого вида сообщений (дискретных или непрерывных) используется канал, он называется дискретным или непрерывным соответственно»^[17].

- декодирование информации получателем. Восприятие. На этом этапе в коммуникационный процесс включается получатель. Чтобы расшифровать закодированную информацию, получатель декодирует её. Декодирование – перевод закодированного сообщения в доступную и понятную форму. Если отправитель закодировал сообщение с помощью символов, понятных для получателя, значит главная идея этого сообщения будет понятна для получателя, и без проблем будет декодирована. Получатель принимает сообщение и пытается его воспринять. После получения сообщения, получатель должен отправить ответ отправителю сообщения. Наступает последний этап коммуникационного процесса.

- обратная связь. Обратная связь - ответ получателя на сообщение. Ответом в разговоре может служить речь получателя, направленная отправителю. Кивок головы получателя символизирует то, что информация понятна. В виртуальном пространстве обратная связь – это ответ, направленный по электронной почте. Если возникает обратная связь, значит главная цель коммуникации достигнута. В учебном пособии «Основы теории коммуникации» Ж.В. Николаева дает определение обратной связи. По ее мнению, «в теории коммуникации под обратной связью понимают ответную реакцию получателя на сообщение источника. При обратной связи коммуникация становится двусторонним процессом, позволяя обеим сторонам корректировать свои цели и свое поведение по отношению друг к другу. Именно благодаря обратной связи источник информации узнает, достигнут ли желаемый результат коммуникации (положительная обратная связь) или сообщение вызвало не ту реакцию, на которую рассчитывал источник (отрицательная обратная связь)»^[18]. Это мнение говорит о значимость обратной связи в коммуникационном процессе. В тот момент, когда получатель даёт обратную связь отправителю, он вступает в двусторонний процесс. Начинается взаимодействие между отправителем и получателем.

Таким образом, по вышесказанному можно сделать вывод. Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми. В коммуникационном процессе существует два главных элемента между которыми возникает коммуникация. Это отправитель и получать коммуникационного процесса. Помимо отправителя и получателя существует такие элементы, как канал и сообщение. Отправитель и получатель, во время коммуникационного процесса, обмениваются между собой информацией. При обмене информацией отправитель и получатель проходят пять этапов. Каждый этап важен. Без одного из этапов коммуникационный процесс не может состояться. Отправитель начинает процесс с формулирования идеи, а затем отправляет идею получателю в виде сообщения. Получатель заканчивает процесс тем, что он принимает сообщение, анализирует его и даёт обратную связь отправителю.

1.3 Коммуникационный процесс в организации

Как уже говорилось ранее, коммуникации в организации – это сложная система обмена информацией, которой посвящено очень много научных работ.

Начать хотелось бы с мнения А.А. Сафина, Э.Г. Никифорова, А.Э. Устинова. Они считают, что «вне зависимости от того, к какому именно типу принадлежит та или иная организация, необходимым условием ее существования является координация совместной деятельности работников для достижения поставленных целей. Это требует хорошо отлаженной системы приема, передачи и переработки информации. Для того чтобы управленческие мероприятия были эффективными, а результат деятельности соответствовал ожиданиям, необходима развитая система коммуникаций, обеспечивающая синхронность и точность понимания передаваемого»^[19].

Любая организация состоит из отделов. Коммуникации в организации помогают наладить взаимодействие между отделами, координирует деятельность сотрудников и подразделений. Сотрудник должен понимать, что от него требуется и знать, каким образом выполнить поставленную руководством задачу. Усилий одного сотрудника порой бывает недостаточно. Для достижения поставленных целей требуются усилия всех сотрудников. Поэтому сотрудники решают поставленные задачи совместными усилиями, объединившись в отделы. Сотрудники обмениваются между собой информацией и мнениями по рабочим вопросам. Таким образом происходит взаимодействие между сотрудниками.

Далее происходит взаимодействие между отделами. Отделы обмениваются между собой информацией, знаниями, опытом. Проводят между собой переговоры, чтобы прийти к единому выводу и достигнуть договоренность. Благодаря отлаженному взаимодействию между отделами, а также обеспечению правильного коммуникационного процесса, организация может рассчитывать на эффективную работу.

Руководитель организации играет большую роль в обеспечении коммуникационного процесса. Трудно переоценить роль руководителя в системе управления. В учебном пособии Ф.Е. Удалова, О.Ф. Алёхина, О. С. Гапонова приводится мнение по поводу руководителя. Они считают, что «руководителем считается лицо, направляющее и координирующее деятельность исполнителей, которые обязаны ему подчиняться и в установленных рамках выполнять все его требования. Основная задача руководителя – это организация выполнения работы силами подчиненных»^[20]. Это мнение подтверждает значимость руководителя в организации. От его способностей, навыков, опыта, знаний, умений зависит эффективная деятельность организации. Руководитель – это лидер. Его лидерские качества способны привести к успеху весь коллектив. В своей книге «Оценка персонала высшего и среднего звена» А. В. Вязгин высказал мнение по поводу лидерства. Он считает, что «лидерство – использование управленческого влияния и дара для содействия исполнению обязанностей, полезного для них «подталкивания» (стимулирования) и воодушевления (мотивации) работников к достижению целей организации, общества и их личных целей»^[21]. На руководителя ложится огромная ответственность за эффективность рабочего процесса. Руководитель ставит перед своими сотрудниками задачи, отдает приказы и распоряжения, выполнение которых приведут организацию к успеху. Но самое главное, от руководителя зависит атмосфера в коллективе и взаимоотношения между всеми сотрудниками. Руководитель должен быть открытым и доступным для любого сотрудника. По мнению кандидата технических наук Мельникова О.Н. и доктора экономических наук Ларионова В. Г. «руководитель и подчиненный в межличностных отношения на службе руководствуются общепринятыми нормами и правилами этикета, которые предполагают взаимную вежливость, понимание и доброжелательность, внимательность и чуткость в отношении к окружающим, стремление к сотрудничеству»^[22]. Из этого мнения можно выделить две главные мысли. Во – первых, в организациях подчиненный и руководитель общаются между собой придерживаясь определенных правил. Эти правила должны соблюдаться всеми сотрудниками неукоснительно. Во – вторых, только вежливость и взаимопонимание создают благоприятную обстановку в коллективе. Если в коллективе преобладает взаимопонимание, взаимовыручка, дружеская атмосфера, тогда успех работы гарантирован.

В этой главе была дана общая схема взаимодействия между сотрудниками организации и отделами, а также показана значимость руководителя в процессе коммуникации.

Глава 2. ПОНЯТИЕ И ВИДЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ

2.1 Организационные коммуникации

Как было выяснено выше, коммуникационный процесс – процесс обмена информацией между двумя и более людьми. В этой главе более подробно говорится о коммуникационном процессе, возникающем в организации. Коммуникации возникают не только в свободной форме между друзьями, родственниками и знакомыми. Коммуникации возникают в организациях между сотрудниками. Организационные коммуникации – это взаимодействие между подчиненными и руководителем, между одними подчинёнными, а также только между руководителями. Элементарным примером организационных коммуникаций может быть ситуация, когда руководитель пытается донести до сотрудника или группы сотрудников необходимую информацию. Это информация имеет большое значение для организации, так как она координирует действия всех сотрудников.

Стоит остановиться на понятии «информация». Информация – это то, что передается в процессе коммуникации. По словарю Ожегова, информация – это сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-нибудь^[23]. Информация в организации очень важна. Так как эта информация помогает понять эффективна ли работа сотрудников, или наоборот, неэффективна.

Информация должна быть оперативной, значит получена вовремя, актуальной, значит ценная в данный момент, комплексной, значит должна охватывать всех сотрудников и все отделы организации, достоверной, значит основана на фактах, исследованиях, анализе.

Организационные коммуникации – процесс, с помощью которого руководитель может донести до подчиненных определенную информацию. И наоборот, подчиненные могут донести информацию до руководителя. То есть, организационные коммуникации служат инструментом обеспечения координации деятельности по всей вертикали и горизонтали, помогают всем сотрудникам получить необходимую информацию для дальнейшей деятельности.