Файл: Значение процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.pdf

Всё вышесказанное по поводу информации хотелось бы дополнить мнением Ф.И. Шаркова. Он даёт определение информации: «Термин «информация» имеет латинское происхождение (information – изложение, разъяснение). Информация появляется тогда, когда происходят какие – либо изменения. В самом общем виде информация – это передача сообщений между передающей и принимающей системами, которая, как правило, приводит к изменению состояния принимаемой системы»^[24].

В этой главе было сказано, что организационные коммуникации – это взаимодействие между подчиненными и руководителем, между одними подчинёнными, а также только между руководителями. В данном случае принято говорить о внутренних коммуникациях. То есть, когда взаимодействие между людьми происходить внутри организации и не распространяется на внешний мир. Но когда организация начинает взаимодействовать с внешней средой, с средствами массовой информации, органами государственного регулирования происходят внешние коммуникации. Таким образом, организационные коммуникации делятся на две большие группы: внешние коммуникации и внутренние коммуникации.

Начну с внешних организационных коммуникаций. Внешние коммуникации – обмен информацией между организацией и внешней средой. Под внешней средой понимается: средства массовой информации, органы государственного регулирования, поставщики, конкуренты, потребители товаров, общественность

Зачем же организации нужно взаимодействовать с внешней средой? Организация никогда не существует изолировано, она постоянно взаимодействует с внешней средой. Организация все время находится под наблюдением, как общества, так и государственных органов. Организация старается удовлетворить своих клиентов производимой продукцией, наладить связи с государственными органами, показать общественности значимость своей деятельности. С помощью внешних коммуникаций организация повышает свой рейтинг. В учебной литературе, а именно в учебнике Л.Г. Павловой и Е.Ю. Кашаевой, перечисляются внешние факторы, оказывающие влияние на организацию и на ее деятельность. Авторы разделили внешние факторы на силы прямого воздействия и косвенного воздействия.

К среде прямого воздействия относятся:

- поставщики трудовых ресурсов, материалов, капитала;

- потребители;

- конкуренты;

- профсоюзы;

- законы и государственные органы.

К среде косвенного воздействия относятся:

- научно – технический прогресс;

- состояние экономики;

- социокультурные и политические факторы;

- международные события^[25].

Второй группой организационных коммуникация являются внутренние коммуникации. Внутренние коммуникации происходят в рамках организации. Они возникают между сотрудниками, между подразделениями. Любая организация, как правило, состоит из отделов. Между отделами должен происходит обмен информацией для координации задач и действий. От того, насколько правильно построены внутренние коммуникации зависит успех организации.

Внутренние коммуникации, в отличии от внешних коммуникаций,более обширны. Так как внутренние коммуникации возникают как между различными уровнями (вертикальные коммуникации), так и между подразделениями организации (горизонтальные коммуникации). Также происходит информационные обмен по формальным и по неформальным каналам. В ходе внутренних коммуникаций достигаются следующие цели: происходит информационный обмен между сотрудниками и структурными подразделениями; развиваются и совершенствуются межличностные отношения; внутри организации устанавливается благоприятная атмосфера.

Более подробно внутренние коммуникации будут разобраны в следующей главе, а пока, хотелось бы обратиться к мнению Мельман Виктории Александровны по поводу внутренних коммуникаций. Она считает, что «В настоящее время крайне важно правильно выстраивать работу по управлению системой внутренних коммуникаций в организации. Необходимо создавать единое информационное поле, устранять коммуникативные разрывы, постоянно получать обратную связь от персонала с целью вовлечения сотрудников в процессы управления организацией, повышения мотивации к достижению целей компании, улучшения качества процедур принятия управленческих решений»^[26]. С данным мнением трудно не согласиться. Организация может рассчитывать на успех только в том случае, если в этой организации правильно выстроена система внутренних коммуникаций. В данной курсовой работе, в первой главе, уже упоминалось о значимости обратной связи в коммуникационном процессе. Мнение Виктории Александровны ещё раз доказывает эту значимость.

В данной главе подглаве были даны краткие определения внешних организационных коммуникаций и внутренних организационных коммуникаций. Было дано определение термину «информация». Ведь коммуникации – это обмен информацией. Коммуникации в организации — это обмен информацией, на основе которого руководитель получает сведения, необходимые для принятия эффективных решений, и доводит информацию до сотрудников организации. В следующей главе будет подробно разобраны внешние коммуникации.

2.2. Внешние коммуникации

Ещё раз обращусь к определению внешних коммуникаций. Внешние коммуникации – обмен информацией между организацией и внешней средой. К внешней среде относятся: средства массовой информации, потребители, поставщики, общественность, органы государственного регулирования, конкуренты. В этой главе будут подробно разобраны внешние коммуникации в организации. Как же организация взаимодействует с внешней средой?

Организация взаимодействует с потребителями с помощью рекламы. Реклама играет важную роль в жизни человека. Ведь каждый день человек сталкивается с рекламой кого – либо товара или услуги из различных источников. Реклама воздействует на потребителя и формирует движение товаров на рынке. Реклама привлекает внимание потребителя к новым брендам, услугам, товарам, которыми люди пользуются в повседневной жизни. В современных литературных изданиях и учебных пособиях существует очень много работ, которые изучают влияние рекламы на общественность. Обращусь к учебнику «Основы рекламы», в котором авторы определяют функции и цели рекламы. Они считают, что «Реклама служит для того, чтобы оповестить различными способами (иногда всеми имеющимися) о новых товарах или услугах и их потребительских свойствах, и направлена на потенциального потребителя, оплачивается спонсором и служит для продвижения его продукции и идей»^[27]. Дополню это мнение. Чтобы потребитель обратил внимание на товар, реклама должна быть яркой, интересной, запоминающейся. В то же время, реклама должна быть ненавязчивой, чтобы она не отпугивала потребителя.

К внешним коммуникациям относится взаимодействие организации с органами государственного регулирования. Государственные органы осуществляют контроль организации. Первоочередное требование государственных органов к организации – это соблюдение законодательства Российской Федерации, Конституции, иных нормативно правовых актов. Вот некоторые из документов, которых организация должна придерживаться в своей деятельности:

- Конституция Российской Федерации;

- Гражданский Кодекс РФ;

- Указы Президента РФ.

Этих документов на самом деле больше. Среди этих законов можно найти положения о денежном вознаграждении работников за труд, о соблюдении условий труда на рабочем месте, о защите прав потребителей и другие.

Организация не может обойтись без взаимодействия с государственными органами. Во-первых, чтобы организация существовала, она должна быть официально зарегистрирована. Этот этап регулирует Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». В статье 1 сказано, что данный закон регулирует отношения, возникающие в связи с регистрацией юридических лиц при их создании, реорганизации и ликвидации^[28].

Во-вторых, обязательно должен быть зарегистрирован товарный знак, чтобы было возможно отличить товары одного производителя от товара другого производителя. Это положение регулируется Федеральным Законом «О введении в действие части четвертой Гражданского Кодекса Российской Федерации»^[29]. Данная часть определяет отношения, которые возникают между предпринимателями в области товарных знаков. А также описывает права, на основании которых можно использовать торговую марку. Эта глава признает утратившим силу с 1 января 2008 Закона «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».

В-третьих, товары, производимые организаций, подлежат обязательной сертификации, в целях подтверждения соответствия установленным требованиям. Ранее применявшийся закон о сертификации продуктов и услуг от 10 июня 1993 г. №5153-1 в настоящее время утратил силу. Действующий порядок сертификации продукции в Российской Федерации установлен Федеральным законом №184-ФЗ «О техническом регулировании». Этот закон регулирует отношения возникающие при: разработке, принятии, применении и исполнении обязательных требований к продукции. Данный закон использует следующие понятия: «безопасность продукции и связанных с ней процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации (далее – безопасность) – состояние, при котором отсутствует недопустимый риск, связанный с причинением вреда жизни или здоровью граждан…»^[30].

Существуют и другие этапы взаимодействия организации с государственными органами. До тех пор, пока организация не будет ликвидирована, то есть, пока не будет прекращено ее существование. Подводя итог, можно сказать, что организация зависит от органов государственного регулировании и подчиняется им.

Средства массовой информации (СМИ) – неотъемлемая часть современного общества. Под средствами массовой информации понимается: печатное издание; электронное издание; телеканал; радиоканал; телепрограммы; радиопрограммы. С помощью СМИ распространяется информация, которая направлена на аудиторию. В учебном пособии «Теория и практика массовой информации» авторы приводят основные типы изданий. «По характеру аудитории выделяются следующие основные типы изданий, теле- и радиопрограмм:

- международные;

- общероссийский;

- межрегиональные;

- территориальные (областные, краевые, городские, районные);

- этнических общностей;

- профессиональных групп;

- возрастных групп;

- для женщин и мужчин;

- для верующих.

По предметно – тематической направленности:

- универсальные;

- специализированные.

По целевому назначению:

- художественные;

- публицистические;

- развлекательные;

- научные;

- рекламные;

- информационные^[31].

Наглядный пример того, как информация может быть направлена как на детей, так и на взрослых, как на мужчин, так и на женщин. Если информация предназначена для юристов, она, скорее всего, будет малополезной для инженеров. То есть информация предназначена для разных профессиональных групп.

Средства массовой информации формируют общественное мнение. С помощью СМИ осуществляется понимание важнейших событий, происходящих в городе, стране, мире. Взаимодействие организации со средствами массовой информации относится к внешним коммуникациям. Как же происходит это взаимодействие?

В первую очередь продукция, которую изготовляет организация нацелена на потребителя. Чтобы потребитель узнал о этой продукции, организация задействует средства массовой информации. В газете или интернете может быть размещена информация о данном товаре. Могут быть выделены полезные свойства этого товара. Приведены мнения известных людей, которые выделяют эту продукцию среди других. У потребителя формируется мнение о товаре и об организации. Узнав о товаре, потребитель вскоре приобретет его. В данном случае, можно сказать, что при взаимодействии организация использовала СМИ как канал для передачи информации.

Информация, передаваемая средствами массовой информация должна быть достоверной. Деятельность СМИ и взаимодействие организации со СМИ определяется Федеральным законом «О средствах массовой информации». Статья 38 регулирует право на получение информации от организации. «Государственные органы местного самоуправления, организации, общественные объединения, их должностные лица предоставляют сведения о своей деятельности средствам массовой информации по запросам редакций, а также путем проведения пресс-конференций, рассылки справочных и статических материалов и в иных формах»^[32]. Статья 39, данного закона, предоставляет редакциям право на запрос информации о деятельности государственных органов и организаций: «Редакция имеет право запрашивать информацию о деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, их должностных лиц»^[33].