Файл: Значение процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.pdf

Горизонтальные коммуникации призваны наладить взаимодействие между различными отделами организации одного уровня, а также наладить взаимоотношения между сотрудниками этих отделов. Когда в коллективе преобладает поддержка и взаимовыручка – сотрудник будет удовлетворен своей работой. Хорошие взаимоотношения способствуют комфортной и продуктивной работе. Плохие взаимоотношения будут негативно сказываться на успехе всей организации. В доказательство можно привести фрагмент из книги «Организационная психология», описывающая последствия, когда личность неудовлетворена своей работой: «Неудовлетворенность личности своей работой может распространяться и на другие сферы её жизнедеятельности. Наиболее типичны при этом два крайних варианта поведения – либо апатия, бегство от действительности, общественная пассивность, либо нарастание агрессивности, вплоть до явных правонарушений»^[45].

Организация состоит из нескольких отделов, поэтому очень важно, чтобы между ними происходил информационный обмен. «Управленческие функции на предприятии связаны не только организационно, но и информационно. Именно поэтому сбор, анализ и накопление – это процесс, отражает жизнедеятельность компании»^[46]. В ходе взаимодействия сотрудники обмениваются между собой знаниями, опытом, идеями, взглядами, которые могут пригодится в рабочем процессе.

Существует три типа горизонтальных коммуникаций:

- коммуникации между отделами (группами) организации;

- коммуникации между исполнителями;

- коммуникации между руководителями.

Горизонтальные коммуникации происходят только между сотрудниками одного уровня. Когда коммуникации выходят за пределы одного уровня, возникают вертикальные коммуникации.

Вертикальные коммуникации – коммуникации между разными уровнями организации. Информация при этом перемещается с одного уровень на другой. Вертикальные коммуникации подразделяются на нисходящие и восходящие коммуникации.

Нисходящие коммуникации начинаются с руководителя, который взаимодействует со своими подчиненными. Руководитель ставит подчиненным задачи, даёт рекомендации по выполнению задач, интересуется ходом выполнения поручений, информирует сотрудников о каких-либо событиях и изменениях, мотивирует сотрудников. Трудно переоценить значимость мотивации сотрудников. «Функция мотивации заключается в осуществлении влияния на трудовой коллектив компании в форме побудительных мотивов к эффективному труду, общественного воздействия, коллективных и индивидуальных поощрительных мер»^[47]. Мотивация сотрудников способствует достижению высоких результатов организации. Именно руководитель влияет на мотивированность сотрудников. Одним из способов мотивации сотрудников является денежное вознаграждение. В учебном пособии «Управление персоналом организации: конспекты лекций» авторы считают, что «вознаграждение – это все то, что человек считает ценным для себя». По их мнению, самоуважение, дружба, осознание значимости выполненной работы относится к внутреннему вознаграждению. А продвижение по службе, символы служебного статуса к внешнему вознаграждению^[48]. На всё это влияет руководитель, а значит происходят нисходящие коммуникации

Восходящие коммуникации - информационный обмен, который начинается с сотрудников низкого уровня и направлен к руководителю, то есть к высокому уровню. В учебном пособии «Деловые коммуникации» так сказано по поводу восходящих коммуникаций: «Руководители низкого звена информируют руководителей среднего звена, последние – высших руководителей и т.д.»^[49]. Сотрудники информируют своего руководителя о ходе выполнения работ, проводят отчёты, выражают своё мнение по рабочим вопросам, направляют руководителю служебные записки и сообщения. С помощью этой информации руководитель узнает о реальном положении дел в организации, о возникающих проблемах и трудностях, которые необходимо устранить. При восходящей коммуникации происходит обратная связь, которая очень полезна для руководителя. С помощью обратной связи руководитель получает максимальную эффективность взаимодействия своих подчиненных. С помощью обратной связи он может понять, какая атмосфера преобладает в коллективе.

Формальные коммуникации – коммуникации, которые приняты в организации между сотрудниками, которые регламентируются правилами, которые закреплены в должностных инструкциях и внутренних нормативных документах. «За каждым сотрудником в организации закреплен определенный стандарт поведения в виде устойчивой структуры формальных прав и обязанностей. Общим правилом делового взаимодействия считается соблюдение формально – ролевых принципов взаимодействия с учетом должностных ролей, прав и функциональных обязанностей»^[50]. Это мнение авторов учебного пособия «Деловая коммуникация» доказывает значимость формального взаимодействия в организации. Каждый сотрудник должен занимать свою должностную роль и выполнять свои обязанности.

Формальные коммуникации – официальные коммуникации. К формальным коммуникациям относятся вертикальные и горизонтальные коммуникации. С помощью формальных коммуникаций передается информация, имеющая отношение к деятельности организации: документы, отчеты, задачи, приказы, распоряжения. Формальные коммуникации используются для осуществления четкой и эффективной работы всей организации.

Формальные коммуникация – официальное общение, обмен официальными документами, официальный язык, который используется в деловой переписке и общении. «Деловое общение, в отличие от обиходно – бытового, практически всегда подчинено решению конкретных задач: производственных, научных, коммерческих, политических, социальных – в зависимости от интересов и целей речевых переговоров»^[51]. В организации формальность используется при общении руководителя и подчиненного, при заключении сделок, соглашений, контрактов, при составлении документов и нормативно правовых актов, при составлении трудовых договоров. «Деловое общение присутствует в совместной деятельности и направлено на повышение ее качества и продуктивности»^[52].

Неформальные коммуникации – коммуникации, возникающие в организации, которые не содержат определенных правил и инструкции. Неформальные коммуникации возникают тогда, когда сотрудники общаются между собой в свободной форме. В процессе общения они передают друг другу информацию, которую, где – то услышали или прочитали. Невозможно представить человека без общения с другими людьми. «Исторический опыт и повседневная практика свидетельствуют о том, что полная изоляция человека от общества, лишение его контактов с другими людьми приводит к полной утрате человеческой личности, её социальных качеств и свойств»^[53]. Сотрудники делятся мнениями по рабочим вопросам, рассказывают друг другу о ситуациях, которые с ними возникли в нерабочей обстановке.

Неформальные коммуникации в организации возникают спонтанно и порой их очень сложно контролировать. Происходят неформальные взаимоотношения между сотрудниками, в процессе которых возникает обмен информацией по неформальным каналам связи. Этой информации, порой, бывает очень много, и она распространяется очень быстро. «Количество информации, возникающее, при управлении предприятием, увеличивается, вместе с ростом организации. Даже на самых маленьких предприятиях приходится перерабатывать намного больший объем информации, чем кажется на первый взгляд».^[54]

Как известно, когда один человек услышал какую – то информацию от коллеги по работе, из телевизора или радиопрограммы, он хочет рассказать об этом своему ближнему окружению. Так происходит и в организации. Когда один человек знает о чем – то, например о прибавке к зарплате или о грядущем сокращении, он, непременно сообщит эту информацию другим людям. Таким образом в организации возникают слухи. Слухи – информация, возникающая из неизвестных источников, которая передается другим людям по неформальным каналам. В учебное пособии «Основы руморологии» авторы рассказывают о природе слухов, о возникновении и распространении слухов. Они считают, что слухи – это информация, которая становится известной определенному кругу лиц. Авторы обозначают плюсы и минусы слухов. Плюсом использования слухов они считают то, что «информация распространяется сама собой, затраты невелики, а эффект от распространения информации значителен». К минусам они отнесли бесконтрольный процесс управления слухами^[55].

Слухи влияют на общественное мнение, на статус и репутацию сотрудников организации.

Как происходит процесс внутренних коммуникаций подробно представлено на схеме (рис. 1.2), в приложении.

Подводя итог по поводу внутренних коммуникаций, хотелось бы разобрать процесс внутренних коммуникаций на основе реально существующей организации. Показать, как внутренние коммуникации влияют на эффективность управления организацией.

Публичное акционерное общество «Красногорский завод имени С.А. Зверева» - одно из ведущих предприятий России в области оптического и оптико-электронного приборостроения, обладающее уникальным многолетним опытом и на протяжении десятилетий обеспечивающее разработку, испытания и серийное производство приборов и систем для различных сфер применения.

Красногорский завод основан в 1942 году. В военные годы деятельность завода была полностью направлена на нужды обороны.

В 1952 году в серийное производство запускается зеркальный фотоаппарат «Зенит», который стал известен во всем мире. В настоящее время, завод входит в холдинг «Швабе». На сегодняшний день холдинг «Швабе» — это, 64 организации в регионах России, а также за рубежом. Холдинг «Швабе» входит в государственную корпорацию «Ростехнологии».

Основными направлениями деятельности Красногорского завода являются создание: фототехники; медицинской техники; гражданской продукции различного назначения; аппаратуры для военно-промышленного комплекса; прицелов на стрелковое оружие, танки, самолеты и вертолеты; аппаратуры для аэрокосмического зондирования земли. Также, предприятие осуществляет техническое перевооружение и модернизацию производства, закупает новое технологическое оборудование для оптимизации рабочих процессов.

Красногорский завод состоит из отделов и цехов: цех изготовления деталей; отдел технологов; юридический отдел; финансовый отдел; отдел по охране труда; тематический отдел; научно-технический центр. Я разберу внутренние коммуникации в научно-техническом центре.

Отдел научно – технического центра Красногорского завода состоит из 20 человек. В это число входят: начальник отдела, заместитель начальника отдела и инженеры. Инженеры разделены на 4 конструкторские бригады. Отдел занимается конструированием приборов для авиации, а также созданием корпусов для приборов. Каждая бригада отвечает за изготовление определенного прибора. Основным заказчиком на изготовление приборов и деталей является Министерство Обороны Российской Федерации. От заказчика поступает заказ на изготовление. Затем начальник отдела ставит задачи перед своими подчиненными по изготовлению приборов или деталей. Происходят нисходящие коммуникации, то есть распоряжения поступают от верхнего уровня к нижнему.

При изготовлении какого-либо прибора научно-технический центр взаимодействует с отделом технологов. Технологи дают рекомендации по изготовлению приборов. Изготовление одного прибора занимает временной промежуток от одного года до пяти лет. После изготовления приборов научно-технический центр взаимодействует с тематическим отделом. Тематический отдел занимается составлением инструкций по эксплуатации приборов. Научно-технический центр помогает в составлении этих инструкций. Происходят горизонтальные коммуникации.

После окончания изготовления прибора бригада докладывает об этом начальнику отдела. Затем начальник отдела и его заместитель отчитываются перед заказчиком. Происходят восходящие коммуникации. То есть от нижнего уровня к верхнему.

Таким образом, внутренние коммуникации Красногорского завода позволяют организовать рабочий процесс. Коммуникации помогают наладить взаимодействие между отделами и способствует координации деятельности сотрудников.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На основе вышеизложенного можно сделать выводы. Коммуникации – обмен информацией между людьми. Коммуникации в организации – процесс взаимодействия между организованными элементами, который осуществляется по каналам связи. Коммуникации – процесс взаимодействия двух или более лиц. Это процесс взаимодействия между отправителем информации и получателем информации. Целью коммуникации является обеспечение понимание информацией. В организации процесс коммуникации происходит либо по восходящей, либо по нисходящей. Я считаю, что внутренние коммуникации в организации необходимы. Взаимодействие между отделами являются важной составляющей организации, так как совместная деятельность способствует эффективной работе организации В тоже время считаю, что общение в организации между сотрудниками не всегда должно быть формальным. Порой, для установления положительной атмосферы в коллективе руководителю стоит применять неформальное общение, основанное на уважении и доброжелательности. А также проводить неформальные мероприятия и встречи, которые способствовали бы сплочению коллектива. Но эти мероприятия не должны проводится разово. Они должны проходить регулярно.

Несомненно, в организациях между сотрудниками, а иногда и между отделами нарушается взаимопонимание, а соответственно и взаимодействие. На организации это сказывается отрицательно. Считаю, что причина нарушения взаимодействия в том, что между сотрудниками не существует договоренностей и правил взаимодействий. Эти взаимодействия и договоренности должны регулировать процесс обмена информацией между сотрудниками. Если не существует этих правил, значит они должны быть обязательно составлены. Правила взаимодействия должны составляться совместно, в результате переговоров. Участие в этих переговорах обязательно должен принимать руководитель организации.