Файл: Основные функции в системе менеджмента ( ООО «Городской супермаркет» ).pdf

Общие, социально-психологические и технологические функции взаимно дополняют друг друга, создают целостную систему менеджмента, позволяющую четко выявить методы и приемы управленческого воздействия на деятельность организации, специализировать органы управления и труд отдельных менеджеров.

Классификация функций систем менеджмента

Рассмотрим подробней классификацию функций систем менеджмента.

Первый подход основан на взглядах А. Файоля, который в своей работе «Основные черты промышленной администрации — предвидение, организация, распорядительство, координирование, контроль» (1916г.) выделил характерные для организаций виды деятельности, обозначив управление (менеджмент) как особую дисциплину. А. Файоль сформулировал 14 принципов менеджмента, которые по сей день сохраняют свою практическую значимость^[11]. Последователи Файоля предлагали свой набор функций управления, включив в предложенный Файолем список новые элементы или исключив какой-либо из них. Так, Ричард Л. Дафт предложил следующие управленческие функции: планирование, организация, лидерство (руководство) и контроль.

Второй подход связан с именем П. Друкера, который положил в основу функций управления направления деятельности менеджера — управление бизнесом, управление менеджерами, управление работниками и работой.

Третий подход определяет менеджмент как совокупность трех областей (блоков) управленческого труда: блока содержания — постановка задач, планирование и побуждение к действиям; блока процесса — управление интересами, вовлечение работников в процесс принятия решений, коммуникации; блока контроля (и обучения), который состоит из следующих элементов: противостояние менеджеров и работников в вопросах контроля; сопоставление текущих результатов и целей и внесение коррекции; индивидуальная учеба и обучение организации в целом.

В России наиболее распространен подход, согласно которому в состав функций менеджмента включают: планирование, организацию, мотивацию, контроль и координацию, а также дополнительные функции — принятие управленческих решений, учет и анализ хода их выполнения.

Планирование – это процесс составления планов организации, то есть такой этап управления, на котором определяются: а) цели деятельности организации; б) ресурсы, необходимые для достижения этих целей; в) способы достижения поставленных целей. Планирование представляет собой начальный этап управления, т.к. без четкого представления о целях деятельности не имеет смысла приступать к работе. Кроме того, важно понимать, какие ресурсы (оборудование, деньги, специалисты, технологии и т.п.) выделяются для достижения этой цели и как они буду использоваться. Пожалуй, одним из главнейших элементов любого плана является указание на сроки выполнения каждого его пункта (сроки достижения целей). Планирование – определение миссии, целей и задач, выработка стратегии, принятие решений^[12]. Наличие правильно составленного плана позволяет перейти к следующему этапу управления – организации работы. Термин «организация» в менеджменте используется в двух значениях:

1) организация как объект управления – компания, предприятие;

2) организация как функция менеджмента – процесс организационной деятельности.

Организация – определение организационной структуры, решение кадровых вопросов, распределение полномочий и ответственности, назначение рабочих задач, их конкретизация в подразделениях организации, распределение ресурсов внутри организации^[13]. Когда организационные задачи касаются всего предприятия в целом (или его крупных частей), то говорят, что менеджмент формирует организационную структуру управления (ОСУ) компанией. Поэтому функция организации – это еще и процесс разработки организационной структуры предприятия. Выбор правильной организационной структуры и рациональное распределение между сотрудниками задач, полномочий и ресурсов позволяют приступать к работе. Однако эта работа будет результативной и эффективной, только в том случае, если исполнители (руководители тоже) будут понимать свою выгоду от успешной работы, видеть перспективы своего развития, соглашаться с установленными в компании порядками и принимать ее нравственные ценности, а также будут грамотно замотивированы выше стоящим руководством. Обеспечить выполнение этих сложных условий в коллективе можно только путем специальной работы, которая называется мотивированием или стимулированием персонала, или просто – мотивацией.

Мотивация – это активизация деятельности персонала и побуждение его к эффективному труду для достижения целей организации. С помощью этой функции создаются условия работы на предприятии, в которых становится выгодно и удобно работать всему коллективу. Однако в менеджменте этим термином обозначается одна из функций управления – действия руководителя, направленные на формирование таких мотивов поведения сотрудников, которые подталкивали бы их действовать не только в своих интересах, но и в интересах компании. Если сотрудники видят свою выгоду, понимают и принимают цели и ценности своей компании, то значительно повышается их сознательность и производительность труда. Тем не менее, стабильная результативность рабочего процесса любого предприятия или подразделения невозможна без осуществления контроля.

Контроль – это процесс, в ходе которого менеджмент определяет: во-первых, достигнуты или нет цели организации, а во-вторых, верными ли были решения и не нуждаются ли они в корректировке. Призван заранее выявлять опасности^[14].

Другими словами, контроль – это оценивание результатов труда в организации и формирование на их основе соответствующих выводов и решений.

Что менеджерам приходится контролировать?

Соблюдение сотрудниками трудовой дисциплины, количество и качество производимой продукции, соблюдение графиков отгрузки товаров, выполнение заданий и многое другое.

Координация – это обеспечение согласованности действий всех звеньев управления, и поддержание устойчивого режима работы компании.

Целью координации является установление взаимодействия в работе различных подразделений компании, руководителей, специалистов, а также устранение помех и отклонений от заданного режима работы.

Современное производство невозможно без разделения труда, а это требует усиления координации деятельности руководителей, специалистов и отдельных звеньев системы менеджмента.

При нарушении координации руководители лишаются информации о работе друг друга и действуют обособленно. Это приводит к уменьшению или даже отсутствию необходимого сотрудничества менеджеров. Она предназначена для установления взаимодействия двух или более процессов, или их частей для своевременного их выполнения^[15].

Одной из важнейших функций современного менеджера является анализ. В менеджменте анализ позволяет получить необходимую информацию о структуре организации, проблемах, задачах, т.е. выделить из общего представления о компании и ее деятельности те факты, которые непосредственно относятся к рассматриваемому в настоящий момент вопросу.

Процедуру выявления задач и потребностей компании, а также нахождения решений проблем называют бизнес-анализом (business analysis). Например, подробный и всесторонний анализ работы компании, как правило, включает в себя изучение таких аспектов, как: тип и особенности организационной структуры компании и ее соответствие ситуации; технологии производства; кадровый состав компании; функции департаментов и отделов; коммуникации; тип организационной культуры; финансовые показатели работы компании и т.п^[16].

Решения, принимаемые на основе бизнес-анализа, часто представляют собой усовершенствование производственных и управленческих процессов, осуществление организационных изменений, стратегическое планирование, разработку политики компании и т.п.

Изучение организационных процессов, как правило, не ограничивается только анализом, за ним следует этап синтеза.

Синтез (греч. σύνθεση – совмещение, помещение вместе) – метод исследования объекта (процесса, явления), заключающийся в целенаправленном объединении ранее разрозненных частей (элементов, сведений и т.п.) в единый объект или процесс, обладающий требуемыми свойствами.

В ходе синтеза менеджмент создает новые организационные структуры, разрабатывает и принимает перспективные планы и программы, стратегии и т.п.

Планирование - основная функция менеджмента представляет собой вид деятельности по формированию средств воздействия, обеспечивающих достижение поставленных целей. Планирование применяется к важным решениям, определяющим дальнейшее развитие фирмы^[17].

Согласно концепции немецкого профессора Д.Хана планирование - это ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений. Сущность планирования проявляется в конкретизации целей развития фирмы и каждого подразделения в отдельности на установленный период: определение хозяйственных задач, средств их достижения, сроков и последовательности реализации, выявление материальных трудовых и финансовых ресурсов для решения поставленных задач.

Планирование деятельности любой организации — систематический (периодический) и подлежащий информационной обработке процесс, в ходе которого определится (качественно, количественно и во времени) будущие цели организации, а также средства и методы ее развития.

Виды планирования. Планирование может быть разделено по периодам: краткосрочное — до полугода, среднесрочное — до полутора лет, долгосрочное — 5—10 лет, а также по функциональным блокам организации: планирование менеджмента, планирование финансов, планирование производства, планирование кадров.

Кроме того, различают уровни планирования:

• высший — стратегическое планирование, под которым подразумевают составление плана на долгосрочную перспективу развития организации. Здесь главная задача — определить, как организация будет вести себя в своей рыночной нише в зависимости от действий конкурентов;
• средний — тактическое планирование, в ходе которого определяют промежуточные цели на пути достижения стратегических целей и задач. Тактическим планированием в организации занимаются руководители подразделений, координируя свою деятельность и используя идеи стратегического плана;
• нижний — оперативное планирование. В оперативных планах, как правило, описываются нормы деятельности организации и виды работ, направленных на достижение главных целей.

Все три периода составляют общую систему — генеральный (общий) план функционирования организации, отраженный в одноименном документе.

Планирование дает возможность заранее учесть внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития фирмы, предприятия или др. структурного подразделения^[18].

В зависимости от содержания целей и задач можно выделить следующие формы планирования и виды планов:

Формы планирования:

• перспективное
• среднесрочное
• текущее (бюджетное, оперативное)

Виды планов:

В зависимости от содержания хозяйственной деятельности: планы производства, планы сбыта, материально-технического снабжения, финансовый план, план рекламной работы, план по НОТ и др.

В зависимости от структуры фирмы: план работы предприятия, секции, филиала, отдела.

Планирование предполагает обоснованный выбор целей, определение политики, разработку мер и мероприятий, выбор методов достижения целей.

В зависимости от направленности и характера рассматриваемых задач различают три вида планирования: стратегическое или перспективное; среднесрочное и тактическое или текущее.

Стратегическое планирование направлено на продолжительное существование предприятия и охватывает срок 10-20 лет. Оно предусматривает разработку общих целей фирмы на будущее, определяет программу развития, содержание и последовательность осуществления мероприятий по достижению поставленных целей с учетом средств и обеспечения необходимыми ресурсами.

Процесс планирования — неотъемлемая составляющая процесса стратегического менеджмента. Стратегическое планирование описывает три компонента: начальное состояние бизнеса, желаемое состояние бизнеса (конечное состояние бизнеса), средства, необходимые для перехода из исходного состояния в конечное^[19].

Стратегическое планирование предполагает установление целей и соотношение их с ресурсами, которые будут направлены на их достижение. Следовательно, задача стратегического планирования — определить направление деятельности организации и разработать политику, которая обеспечит достижение этих целей.

Основная идея стратегического менеджмента — это ограниченное, последовательное приспособление организации к изменяющейся внешней среде. Для того, чтобы приспособиться к изменениям во внешней среде и при этом достигать поставленных целей, организация должна выработать стратегию.