Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса « Складской учет».pdf

Введение

В информационном обществе главным ресурсом является информация, именно на основе владения информацией о самых различных процессах и явлениях можно эффективно и оптимально строить любую деятельность. В информационном обществе повышается не только качество потребления, но и качество производства. Человек, использующий информационные технологии, имеет лучшие условия труда, а труд становится творческим и интеллектуальным.

Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции, согласно которой данные должны быть организованы в базы данных с целью адекватного отображения изменяющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей. Эти базы данных создаются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных (СУБД).

Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем привели к широкому распространению наиболее удобных и сравнительно простых для понимания реляционных (табличных) СУБД.

Целью курсового проекта является разработка проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет», которая позволит автоматизировать процесс учета товаров на складе предприятия. Автоматизация разрабатывается для общества с ограниченной ответственностью «Сфера».

Так как данная организация занимается торговлей автотранспортных средств и мототехникой, а также запчастями и аксессуарами, то в качестве товаров будут выступать: автотранстпорт, мототехника, запчасти и аксессуары.

Назначение решения задачи сводится к таким аспектам автоматизации комплекса задач как:

• внесение сведений о товарах;
• поиск товаров в таблицах;
• формирование отчетов по товарам;
• вывод отчетов на печать;
• сохранение отчетов в формате *.pdf.

Курсовой проект состоит из введения, трех частей и заключения:

• во введении отражена цель курсового проекта и обоснована необходимость разработки Автоматизированной системы складского учёта материальных ценностей на ООО «Сфера»;
• в аналитической части курсового проекта приведено описание объекта управления, раскрывается экономическая сущность комплекса решаемых задач, а так же дается обоснование проектных решений по выбору технического, информационного, программного и технологического обеспечения;
• проектная часть содержит непосредственную реализацию проектных решений, определенных в первой части. Здесь приведено описание дерева диалога, схемы данных комплекса задач, используемых классификаторов, входной и выходной информации, схемы взаимосвязи модулей и информационных массивов, технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации;
• в третьей части приводятся результаты расчета показателей экономической эффективности курсового проекта на основе выбранной методики расчета.

Объектом исследований курсового проекта является автоматизированная система складского учёта материальных ценностей ООО «Сфера».

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СКЛАДСКОГО УЧЕТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

1.1 Организация учета материалов, их классификация и себестоимость

На предприятии производственные запасы, являясь предметами труда, обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс предприятия.

Основные задачи учета в этой области:

- контроль за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения и на всех стадиях обработки;

- правильное и своевременное документирование всех операций но движению материальных ценностей, выявление и отражение затрат, связанных с их изготовлением, расчет фактической себестоимости израсходованных материалов и их остатков по местам хранения;

- систематический контроль за соблюдением установленных норм запасов, выявление излишних и неиспользуемых материалов;

- своевременное осуществление расчетов с поставщиками материалов, контроля за материалами, находящимися в пути.

Для обеспечения действенного контроля за сохранностью материальных ценностей немаловажное значение имеют организация снабжения на предприятиях, а также состояние складского хозяйства.

В процессе производства материалы используются различно. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе (сырье и материалы), другие изменяют только свою форму и размер (смазочные материалы, краски), третьи входят в изделия без каких-либо внешних изменений (запасные части), четвертые – только способствуют изготовлению изделий, не, входят в их массу или химический состав (МБП) [30, с.102].

Все материалы по способу их использования и назначения в производственном процессе можно подразделить таким образом:

- сырье;

- основные материалы;

- покупные полуфабрикаты;

- вспомогательные материалы;

- топливо;

- запасные части;

- малоценные и быстроизнашивающиеся предметы.

Такая классификация дает возможность предприятию контролировать степень обеспеченности технологического процесса соответствующими видами ценностей.

Для успешного выполнения задач, стоящих перед организацией учета материалов, необходимо:

- иметь номенклатуру-ценник;

- установить четкую систему документации и документооборота;

- проводить в установленном порядке инвентаризацию и контрольные выборочные проверки остатков материалов, своевременно отражать в учете их результаты;

- внедрять современные средства автоматизации учета.

Для правильной организации учета материалов на предприятиях разрабатывается номенклатура-ценник.

Номенклатура – систематизированный перечень наименований материалов, полуфабрикатов, запасных частей, топлива и других материальных ценностей, используемых на данном предприятии [25, с.98].

Номенклатура материальных ценностей должна содержать следующие данные о каждом материале:

- технически правильное наименование;

- полную характеристику (марка, сорт, размер, единица измерения и пр.);

- номенклатурный номер – условное обозначение, заменяющее, по существу, перечисленные признаки.

Наиболее распространенная номенклатура материалов – цифровая. Если же в номенклатуре указана учетная цена каждого вида материалов, то она называется номенклатурой – ценником.

На каждом документе по движению материалов должно быть указано не только наименование материала, но и его номенклатурный номер. Номенклатура материалов позволяет не допускать ошибок при заполнении приходных и расходных документов и при записях в складском и бухгалтерском учете материалов.

Важное значение в учете имеет оценка материалов: оптовая, договорная, плановая и фактическая.

Оптовые цены устанавливаются централизованно, утверждаются правительством и используются в виде отпускных, продажных цен при расчетах между предприятием-поставщиком и предприятием – покупателем. Изменяются они только по решению правительства. Договорные цены устанавливаются при заключении договоров – поставок.

Плановая себестоимость материалов разрабатывается предприятием и в ее состав включаются: оптовая цена, или договорная, расходы по разгрузке и доставке материалов на склады предприятий, командировочные расходы, непосредственно связанные с заготовлением материалов. Плановая себестоимость действует на предприятиях длительное время и меняется при изменении поставщиков, оптовых цен и тарифов за перевозку.

Фактическая себестоимость рассчитывается бухгалтерией предприятия ежемесячно на основе оптовой цены материалов, фактически израсходованных средств на провозную плату, фактически произведенных расходов по разгрузке и доставке материалов на склады предприятия, суммы потерь от недостачи сырья и материалов в пути в пределах норм естественной убыли; фактически произведенных расходов на командировки по непосредственному заготовлению материалов [30, с.139].

Расходы на содержание отдела снабжения, а также заводских складов в себестоимость материалов не включаются. Их относят на общезаводские (общехозяйственные) расходы предприятия.

1.2 Документация по учету движения материалов

Для учета движения материалов применяется типовая учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным: при использовании ЭВМ – один экземпляр, а при ручной обработке – не более двух.

Поступление материалов на предприятие контролирует в первую очередь отдел снабжения, который следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли на предприятие.

В момент принятия материалов на склад материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, накладные), другие – качество (сертификаты, удостоверения и т. п.). При соответствии показателей документов фактическому наличию материально ответственное лицо выписывает приходный ордер [28, с.79].

Для сокращения количества первичных документов разрешается и оформление поступивших материалов без документов. Если расхождений ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на документах поставщика (платежных требованиях) проставляется и заполняется специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера.

В случае централизованной доставки материалов автотранспортом со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную – в четырех экземплярах:

- покупателю – для оприходования материалов (вместо прих. ордера);

- поставщику – для списания ценностей;

- для начисления заработной платы водителям автотранспорта;

- для предъявления в банк на оплату.

Акт о приемке материалов применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов. Акт составляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый – передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй – поступает в отдел снабжения для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.

Приходные документы составляются в день поступления материалов. Приходные ордера, накладные и акты содержат основные реквизиты: наименование поставщика, наименование материалов, их сорт, размер, количество, цену, сумму, подписи лиц, принявших и сдавших материалы.

Кроме перечисленных документов, составляются накладные при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехами на склад неиспользованных сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от выбытия из эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Материально ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху для списания материалов, другой складу – для их оприходования.

Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности предприятия материалов. К ним относятся: лимитно – заборные карты, требования, накладные.

1.3 Особенности ведения учета материалов на складах

Для хранения материальных запасов в организациях создаются:

а) центральные (базисные) склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела) снабжения и сбыта. Центральные склады, как правило, должны быть специализированными, особенно в случаях, когда в организации имеются материалы, требующие разных режимов хранения. Для хранения готовой продукции создаются, как правило, отдельные склады;