Файл: Особенности коммуникаций в организации (ООО «Публичные коммуникации» ).pdf

Часто процесс передачи информации может характеризоваться неполнотой или неточностью ее передачи под влиянием различных факторов, что естественно сказывается на эффективности работы всей организации. Эти факторы, таким образом, можно назвать коммуникативными барьерами.

Коммуникативные барьеры – это всё то, что мешает коммуникациям, затрудняет их. Эти затруднения могут быть вызваны различными причинами, соответственно можно выделить различные типы барьеров:

1. Изначальная неполнота передаваемой информации.

2. Плохая структура сообщений.

3. Слабая память.

4. Личностные моменты.

5. Неблагоприятный психологический климат в коллективе.

6. Информационные перегрузки.

7. Искажение и потеря информации.

8. «Помехи».

9. Неподходящий для адресата выбор носителя для передачи информации.

10. Многообразие носителей, с помощью которых передается информация.

11. Давление времени.

12. Недоступность адресата.

13. Неудовлетворительная структура организации.

Специфика межличностной коммуникации определяется активной природой человеческой личности, которая составляет этот процесс.

В человеческой коммуникации происходит не просто «движение информации», а активный обмен ею. Совершенствованию организационных коммуникаций в организациях способствуют:

1. Рационализация коммуникационного процесса.

2. Эффективное применение графических средств.

3. Наиболее эффективным методом совершенствования коммуникаций является фильтрация информации.

Лучшим фильтром для любой информации является психологический, который обеспечивает «выборочное восприятие». Этот фильтр формируют опыт, наставления. Он одновременно является «плохим» и «хорошим». «Плохим» потому, что дает выборочное, субъективное, не обязательно согласовано с реальностью представление, и «добрым», поскольку выполняет защитную функцию. Фильтр пропускает лишь определенную информацию в количестве, которое можно проработать.

Фильтрация информации является действенным средством повышения эффективности коммуникаций. Однако, проходя через многочисленные уровни управления организацией и соответственно фильтруясь, сообщение может существенно исказиться. Чем больше звеньев в коммуникационной цепи, тем выше вероятность получить совсем другое сообщение, нежели то, которое послал отправитель.

4. Барьеры, обусловленные восприятием информации. Возникают из - за конфликта между сферами компетенции и базами суждений отправителя и получателя информации. Участники коммуникативного процесса по поводу каждой проблемы могут иметь различные взгляды, которые основываются на общей осведомленности о ситуации, жизненном профессиональном опыте.

---

Информация может восприниматься выборочно вследствие разных интересов, потребностей, эмоционального состояния людей и состояния окружающей среды. Для того чтобы при таких обстоятельствах коммуникативный процесс прошел успешно, необходимо представить информацию в форме, которая будет вызывать положительные эмоции и интерес.

Получатель может по - своему интерпретировать полученную информацию. Часто такой барьер создает перенос на процесс коммуникации предыдущей негативной или позитивной установки (отношение к человеку), которая может помешать успешному коммуникативному процессу. Для формирования положительных социальных установок во взаимоотношениях, особенно между руководителем и подчиненными, необходимо формировать позитивный климат, который держался бы на открытости и доверии.

5. Для устранения семантических барьеров, обусловленных различным пониманием символов (слов и значений), которыми обмениваются отправитель и получатель информации, сотрудникам необходимо избегать узкопрофессионального жаргона, приобретать культуры речи.

6. Для устранения невербальных преград, которые возникают вследствие неправильной трактовки участниками коммуникативного процесса выражения глаз, мимики, жестов, интонации, модуляции голоса и др. необходимо уметь «читать» людей по их невербальным сигналам. Часто этот процесс затрудняют национально - культурные особенности трактовки невербальных символов.

7. Научиться слушать и передавать информацию участников коммуникативного процесса. Нужно адекватно воспринимать факты, сообщенные в процессе коммуникации, и чувства, которые владеют участниками коммуникативного процесса. Это затрудняет понимание ситуации, порождает сомнения у отправителя послания относительно внимательного отношения к сообщению, а иногда и уважения к себе.

8. Совершенствование обратных связей.

Обеспечение обратной связи позволяет сориентироваться, насколько получатель информации понял ее отправителя. Обратной связи достигают, задавая вопросы, ответы на которые позволяют выяснить степень понимания получателем полученной информации. Наличие или отсутствие обратной связи свидетельствует реакция получателя послания (выражение лица, тон разговора, поза, жесты). Одной из форм его является результаты выполнения задания. Эффективным способом установления обратной связи является практика открытых дверей - установление определенных дней и часов, в которые подчиненные могут прийти к руководителям и обсудить с ними любые вопросы. Усовершенствованию обратной связи способствует работа группы руководителей и рядовых работников, которые обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

---

Другим способом установления обратной связи является применение современных информационных технологий. Создание интернет - сетей дает возможность через электронную почту посылать сообщения любому работнику в организации. Это снижает потребность в телефонной связи. С помощью современной компьютерной техники в системе телекоммуникационных сетей можно проводить видео конференции, обсуждать проблемы в режиме визуального контакта.

9. Регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях организации должны представлять своей потребности в информации своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.

Целенаправленные управленческие действия. Совершенствованию коммуникативных процессов способствуют встречи с коллективом, на которых обсуждаются совершенствование информационного обмена, регулярные оперативные совещания.

Построение систем обратной связи и сбора предложений. Систему обратной связи образуют командировки работников центрального аппарата в территориально отдаленные структурные подразделения организации; опрос работников, которые имеют целью выяснить, насколько понятно доводят до работников цели их деятельности, какие проблемы существуют и какие могут возникнуть, насколько они обеспечены необходимой для работы информации, открыты ли их руководители для предложений. Для облегчения движения информации снизу вверх разрабатывают также системы сбора предложений, которые дают возможность каждому работнику разрабатывать идеи относительно деятельности организации.

В пределах каждой системы управления необходимо выбирать такие методы совершенствования коммуникаций, которые будут соответствовать культуре организации, ее техническому потенциалу, степени важности задач на определенном этапе развития. Постоянное обновление коммуникативных связей необходимо для укрепления взаимопонимания между работниками организации и формирования ее позитивного имиджа в окружающей среде.

Эти недостатки неблагоприятно влияют на предприятие в целом, поэтому необходимо провести ряд изменений в системе коммуникаций.

---

Для решения существующих проблем коммуникаций в организации можно предложить проведение еженедельных совещаний с сотрудниками компании для улучшения уровня коммуникации руководителей и подчиненных.

Стоит ввести на предприятии определенный стиль написания документов, так как некоторым не нравится официальный язык, другие негативно относятся к употреблению в документах просторечий. Для такой крупной организации предлагается ввести официальный стиль при подаче заявлений, объяснительных и т.д.

Стоит провести аттестацию для оценки коммуникативной компетентности управляющих менеджеров. Данный коммуникативный минимум может быть определен как стандарт. В данной аттестации проверяются не только теоретические знания основных техник коммуникации, но и их применение на практике.

В качестве мероприятий можно также предложить курсы повышения квалификаций для управленческого персонала, где будут преподаваться информационные технологии и иностранные языки.

Так, для решения проблем коммуникаций в организации, следует рассмотреть следующие пути повышения эффективности организационных коммуникаций: создавать системы обратной связи; регулировать информационные потоки; предпринимать управленческие действия, способствующие облегчению обмена информацией по вертикали и горизонтали.

Коммуникация является средством, благодаря которому обеспечивается единство организации в достижении целей. Любая компания, заинтересованная в своём долгосрочном существовании, должна уметь организовать «коммуникационное пространство».

Ежедневно мы сталкиваемся с информационными потоками и коммуникациями, поэтому роль и значение коммуникации и информации постоянно возрастает. Знание и умение грамотно использовать все известные приёмы коммуникаций помогает менеджеру приблизиться к решению основной задачи – получению прибыли.

Мешать эффективной коммуникации могут коммуникационные помехи, являющиеся искажением информации, которое усложняет восприятие, вызывает частичную или полную ее потерю.

К коммуникационным помехам относят: избирательное восприятие; семантические препятствия; социокультурные различия отправителя и получателя сообщения; невербальные преграды; информационные перегрузки; слабая обратная связь.

В настоящее время актуальность коммуникаций стремительно возрастает. Они важны абсолютно во всех сферах жизни, ведь все люди живут, постоянно обмениваясь информацией друг с другом. И от эффективности данного обмена зависят наши возможности для продуктивной работы.

---

Итак, коммуникации должны быть эффективными. Для этого необходимо не только правильно выбирать методы коммуникаций, но и минимизировать влияние коммуникационных препятствий. Именно коммуникации дают возможность человечеству обеспечить согласованную общественную деятельность. Для того, чтобы руководитель смог заставить работать других, он должен совершенно владеть искусством коммуникации.

Успешное функционирование организации, формирования и существования организационной культуры, усвоения и проповедование корпоративных идей и ценностей невозможно без отлаженного процесса коммуникаций.

Заключение

Переход к рыночным отношениям совершенно по - другому определяет место предприятия в экономике. Эффективность его работы во многом зависит от управленческой деятельности, обеспечивающей реальную экономическую самостоятельность предприятия, его конкурентоспособность и положение на рынке. В условиях перехода к рыночной экономике в России вопросы развития предпринимательства стоят достаточно остро.

Коммуникация на предприятии в уcловиях рынка является cмыcловым аcпектом cоциального взаимодействия, одной из cамых общих характеристик любой деятельноcти, включая управленчеcкую. Она предcтавляет cобой новую форму политической, научной, организационной и технической cилы в общеcтве, c помощью которой организация включается во внешнюю cреду, оcущеcтвляется обмен мнениями или информацией для обеcпечения взаимопонимания.

Понятие «коммуникации» характеризует связи людей в процессе их совместной деятельности. Зачастую, понятие коммуникации связывают с понятием информации. Но разница их в том, что информация полностью не отражает характер и содержание коммуникаций, она лишь является средством их установления. Главным образом коммуникации проявляются в наличии информационных связей. Если они нарушены или их вовсе нет, не может быть и коммуникаций.

Все сотрудники внутри любой организации ежедневно участвуют в процессе обмена информацией, и эффективность их коммуникаций влияет на успешность предприятия в целом.

Когда человек приходит в организацию, он, в первую очередь, руководствуется личными интересами и целями. Сама организация также имеет свои цели и интересы. При работе внутри организации цели сотрудника и предприятия согласуются. Данное согласование происходит при помощи информации, которая является технологической основой коммуникации.

---