Файл: Особенности коммуникаций в организации (ООО «Публичные коммуникации» ).pdf

Введение

Темой данного исследования явились коммуникации в управлении организацией, так как каждый менеджер должен разбираться в видах, формах и средствах деловых коммуникаций. Проблемами коммуникаций в организации занимались отечественные ученые, такие как Т. З. Адамьянс, М. А. Василик, А. Б. Зверинцев, Ф. И. Шарков. Но они недостаточно уделили своё внимание проблеме коммуникационного процесса, какой эффект для руководителей и подчиненных имеет письменное и устное общение.

Существуют различные типы связей: вертикальные и горизонтальные, линейные и функциональные, формальные и неформальные .

Вертикальные связи соединяют иерархические уровни организации. Они формализованы, отражают распределение полномочий и служат для передачи отчетов и распоряжений. Горизонтальные связи – это связи между равными по положению в иерархии частями организации. Их основная задача – повышение эффективности взаимодействия.

Линейные связи – это отношения, в которых осуществляется прямое руководство (сверху вниз). Функциональные связи имеют совещательную природу и направлены снизу-вверх.

Формальные связи – это связи, регулируемые принятыми в организации процедурами. Неформальные связи усиливаются, когда формальные связи не выполняют своей роли. В англоязычной терминологии grapevine (система слухов) поставляет работникам 66% информации, 80% которой – информация «по делу». Преобладание неформальных отношений в большинстве случаев тормозит достижение целей организации. Российская бизнес-коммуникация отличается от западной значительным превосходством неформальной стороны.

Целью работы является развитие теоретико-методологических основ исследования управления информацией и коммуникациями на предприятиях в современных условиях. Для достижения цели в работе были поставлены и решены следующие задачи:

– проанализировать использование коммуникаций в системе управления предприятиями;

– изучить особенности формирования организационно-экономического механизма управления информацией и коммуникациями на предприятиях;

–проанализировать динамику изменения системы коммуникаций предприятий.

Объект исследования – процессы коммуникации в системе управления предприятиями.

Предмет исследования –теоретические и практические аспекты формирования организационно-экономического механизма управления коммуникациями организаций.

Существует большое количество исследований в области коммуникаций. В качестве примера можно привести статью Грунистой О.С. , в которой приведены любопытные данные о сравнении эффективности вертикальных и горизонтальных коммуникаций; статью Райковой Е.В., в которой подробно описаны достоинства и недостатки устной и письменной коммуникации; книгу Дж.М. Лейхиффа и Дж.М. Пенроуза , в которой предложены 10 способов повышения эффективности письменных коммуникаций.

---

В целом большое внимание в литературе уделяется важности коммуникаций, предлагаются различные способы их улучшения. Однако в существующих исследованиях мало затронута тема поиска и анализа причин нарушений коммуникаций. Тогда как именно поиск причин позволит найти наиболее эффективные способы предотвращения проблем в коммуникациях.

1. Теоретические основы формирования механизма управления коммуникациями в организациях

1.1 Понятие и роль коммуникаций в современных организациях

Прежде чем рассмотреть сущность коммуникационного процесса, нужно понять, что такое коммуникация. Коммуникация – от лат. «communicatio» − сообщение, передача и от «communicare» − делать общим, беседовать, связывать, сообщать, передавать. Этим термином обозначают операционные системы, повседневно обеспечивающие единство и преемственность человеческой деятельности.

Коммуникация – это передача мыслей, сведений, идей между двумя и более работниками, между структурными подразделениями организации, а также между самой организацией и окружающей средой. Никакая совместная деятельность была бы невозможна без системы коммуникаций, так как без общения нельзя организовать деятельность людей, тем более эффективную деятельность, что говорит о высокой актуальности рассматриваемой проблемы.

Для эффективного осуществления функций организации необходима развитая система коммуникаций. Умелое применение коммуникативных инструментов и технологий способствует улучшению, как внутренней политики организации, так и внешней.

Проведенный анализ теоретических источников позволил установить, что понятие «коммуникация» основательно рассматривалось отечественными и зарубежными учёными. Категориальные представления ученых представлены в таблице 1.

Таблица 1. Категориальные представления отечественных и зарубежных ученых понятия «коммуникация»

Следует отметить, что коммуникация – это не только передача или получение информации, так как в процессе передачи информации руководитель мотивирует у своих подчиненных определенное поведение. Поэтому выделяют следующие функции коммуникации :

---

⎯ Информативную (передача информации);

⎯ Интерактивную (побудительную), связанную с воздействием на поведение собеседника путем внушения, просьбы, приказа и др.;

⎯ Перцептивную (восприятия партнерами по общению друг друга и установления на основе этого взаимопонимания);

⎯ Экспрессивную (возбуждение или снятие эмоциональных переживаний).

Для эффективного осуществления коммуникационных функций организация использует различные виды коммуникаций.

Коммуникации принято подразделять на две большие группы: межличностные, которые не связаны с нахождением лиц в организации, и организационные, которые связаны с организацией. Организационные коммуникации подразделяют на внешние и внутренние.

Внешние коммуникации представляют собой информационное взаимодействие между организацией и средой. В частности, к таким коммуникациям относится паблик рилейшнз. Главная задача PR – сформировать общественное мнение, направить мысли, чувства и поведение людей в нужное для организации русло.

Довольно быстрыми темпами за прошедшее время развивается маркетинг, что увеличило его роль как одну из неотъемлемых, а в некоторых случаях, – и главенствующих составляющих любого предприятия, практически в любой сфере деятельности. Наряду с этим возросла и роль маркетинговых коммуникаций, которые переживают революцию .

По определению Ф. Котлера, маркетинговые коммуникации – это средства, с помощью которых фирмы пытаются информировать, убеждать и напоминать потребителям, напрямую или косвенно, о своих товарах и торговых марках.

Управление маркетинговыми коммуникациями – целенаправленная деятельность компании по регулированию рыночной устойчивости посредством информационных технологий.

Маркетинговые коммуникации выполняют целый ряд функций, позволяющий потребителям быть информированными о товарах и услугах, а производителям о потребностях потребителей. Сегодня деятельность отдельных людей, групп и организаций напрямую зависит от их информированности и способности эффективно использовать имеющуюся информацию. В информационном обществе изменятся не только производство, но и весь уклад жизни, система ценностей. Основное отличие современного рынка заключается в том, что информация и знания движутся в обоих направлениях: от продавца к потребителю и от потребителя к продавцу.

Внутренние коммуникации – это коммуникации внутри организации, которые делятся на формальные и неформальные.

---

Неформальные коммуникации – это коммуникации, которые основаны на неслужебных, нерегламентированных отношениях. Зачастую, такие коммуникации называют просто слухами.

Формальные коммуникации – это коммуникации, определяемые структурой организации, связями между уровнями управления и ее структурными подразделениями. Формальные коммуникации в свою очередь подразделяются на вертикальные и горизонтальные.

Вертикальные коммуникации связывают между собой уровни управления. Информация передается по нисходящий (сверху вниз) или восходящий (снизу вверх) системе. Как правило, в нисходящем потоке содержится информация, связанная с постановкой целей и задач перед нижестоящими подразделениями, а в восходящем потоке коммуникаций содержатся сообщения, передаваемые с низших уровней организации на высшие (отчеты о проделанной работе, вопросы, жалобы, предложения и т.д.).

Горизонтальные коммуникации – коммуникации между различными структурными подразделениями организации. Их появление вызывается необходимостью согласования решаемых подразделениями задач.

В любой организации, на любом предприятии при формировании коллектива руководитель сталкивается с проблемой мотивации персонала. В 92% организаций именно коммуникация является основным мотивирующим фактором для сотрудников .

От того, как в организации будет построена коммуникативная система, будет зависеть лояльность сотрудников и их стремление к работе. С помощью взаимодействия руководителя и подчиненного выявляются потребности сотрудников, а каналы коммуникации служат распространению мотивирующей информации. Происходит круговорот символической информации между руководителями и подчиненными, вследствие чего в организации формируется рабочая атмосфера, нацеленная на достижение общей цели. Для руководителя организации немаловажно обладать навыками делового общения, куда относится умение успешно вести переговоры, составить деловую бумагу и т.д..

Умение делового общения так же заключается в знаниях принципов делового общения, его культуры, которая содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами и конкурентами.

От того, насколько руководитель развит в области деловых коммуникаций будет зависеть не только внутренние развитие организации, но и внешнее. Таким образом, коммуникации играют неотъемлемую роль в жизни любой организации. Коммуникация в организации – это передача мыслей, сведений, идей между двумя и более работниками, между структурными подразделениями организации, а также между самой организацией и окружающей средой. Для успешного функционирования современной организации мало иметь развитые внутренние коммуникации, необходимо развивать и внешние формы общения с потребителями, партнерами и даже конкурентами.

---

1.2 Управление коммуникациями в современных организациях

Коммуникация в организациях – довольно сложный, требующий профессиональной подготовки процесс. Причем, мы считаем, что она может рассматриваться и как процесс, и как деятельность, как контакт, и как непосредственно процедуру.

Коммуникация как процесс проявляется как взаимодействие между различными субъектами коммуникации, при которых осуществляется обмен информацией между двумя или более людьми.

Особенности коммуникации как деятельности можно выявить в ходе совместного общения, взаимодействия, когда среди участников коммуникации вырабатывается понимание смысла обращения, вырабатывается некий общий взгляд на вещи, события, поступки.

Коммуникация как общение прежде всего есть форма межличностных отношений, которая состоит из обмена информацией, регулирования восприятия субъектов коммуникации друг другом и организации взаимодействия между субъектами.

Сущностью коммуникации как процедуры является то, что личность одновременно и отправитель, и адресат, принимающий данные.

Коммуникации могут быть, в зависимости от результатов, эффективными и неэффективными. Выделяется внутренняя и внешняя эффективная коммуникация. Внутренняя эффективная коммуникация – высокоструктурированная коммуникация в границах учреждения, напрямую нацеленная на результат, на выполнение задач организации. Она предполагает, что коммуникация представляется важной частью деятельности компании.

Внешняя эффективная коммуникация сопряжена с достижением фирмой собственных задач либо другой организационной работой. Она происходит между фирмой, ее поставщиками, потребителями ее услуг, покупателями, конкурентами, посредниками. Кроме того, это отношения с государственными и муниципальными органами и с населением. Так как результат любого учреждения находится в зависимости с ее внешней сферой, данный вид коммуникации значим для успешности работы фирмы.

Процесс коммуникации содержит следующие основные элементы:

1. Адресант – человек, создающий сведения (данные) с целью передачи.

2. Извещение – непосредственно сведения, закодированные в знаки.

3. Путь – способ передачи данных.

4. Адресат – человек, какому специализированы сведения.

Говоря о элементах процесса коммуникации, некоторые авторы особо подчеркивают особую роль эффектов коммуникации – последствий коммуникации, выраженных в изменении внутреннего состояния субъектов коммуникационного процесса, в налаживании взаимоотношений или иных действий .

---