Файл: Особенности коммуникаций в организации (ООО «Публичные коммуникации» ).pdf

В процессе коммуникации адресант и адресат осуществляют ряд взаимозависимых шагов. Их цель – сформировать сообщение и пользоваться связью с целью его передачи таким образом, чтобы эти две адресата равноценно осознали начальную мысль. Данная цель не проста, потому как на любом этапе значение сообщения может быть по той или иной причине изменено и даже целиком потеряно.

Важно обратить внимание на особенности восприятия, так как от них часто зависит эффективность общения. Управленец обязан понимать что данные, которые не входят в сферу знаний адресата, будут восприниматься медленнее.

В условиях непонимания или недостаточного понимания смысла сообщения подчиненный интуитивно склоняется к области своих ранних знаний, опыт которых похож на данный случай. Несмотря на кажущуюся понятность данных, понимание их субъективно. Кодирование и декодирование данных могут не привести к нужному эффекту, обмен информацией может оказаться неэффективным, так как на каждом этапе процессу коммуникации есть риски вмешательства шумов, искажающих смысл послания или блокирующих коммуникационный процесс.

Коммуникации в организациях предполагают собою многоуровневую систему взаимосвязей, в которую входят как сама фирма, внутренние коммуникации среди подразделений, так и ее внешняя среда – внешние коммуникации (с другими организациями, населением и т.д.).

Особенности работы каждого учреждения, его внутренние и внешние связи предполагают наличие особой системы коммуникации и механизма осуществления коммуникаций. Организации используют различные инструменты с целью коммуникаций с образованиями собственной внешней среды. Так, с клиентами они общаются с помощью рекламы, PR и иных возможностей продвижения продукции и услуг в рынок. К формальным коммуникациям можно отнести связи, предусмотренные структурой организации, связи с внешней средой – с потребителями продукта или услуг, предоставляемых организацией (при помощи PR и рекламы).

Также к формальным коммуникациям относятся связи организаций с органами государственного регулирования, куда все организации периодически представляют отчетность (налоговые органы, органы статистики и пр.). В собственных регулярных отчетах каждое предприятие информирует о финансовых, статистических данных, а кроме того приводит данные о собственном размещении, численности сотрудников и др. Любая организация не может эффективно развиваться, не выстраивая эффективные формальные связи.

---

Несомненно, большую роль в жизни любой организации имеют также и неформальные коммуникации.

Канал неофициальных коммуникаций можно охарактеризовать каналом распространения слухов. Так как согласно по неформальным каналам, с помощью слухов информация распространяются значительно скорее, нежели по формальным каналам. Некоторые руководители используют этот факт намеренно, при необходимости быстрого распространения некоторой информации, запуская информацию «только среди своих».

Процессы коммуникации, в которых принимают участие сотрудники организации, это коммуникации, связывающие управленцев и работников, коммуникации между управленцами одного уровня, коммуникации организации с внешней средой. Информация поступает из разных источников– информация от вышестоящего руководства, подчиненных, коллег, клиентов, поставщиков и т.д.

Работа управленца – это, прежде всего, деятельность, связанная с принятием управленческих решений. Успешность этого вида деятельности взаимосвязана и находится в зависимости от информации, собранной, переработанной, проанализированной информации. Таким образом, коммуникации, потоки информации дают возможность управленцам продуктивно работать, выполнять задачи, стоящие перед ними, принимать верные управленческие решения для подбора подходящей стратегии с целью решения задачи целей организации или ее подразделения.

Коммуникационная деятельность занимает большую часть времени любого управленца. Любой менеджер заинтересован в совершенствовании эффективных коммуникаций, так как коммуникации повышают качество управления, хорошо отлаженные коммуникации способствуют обеспечению координацию в процессе управления, его непрерывность и бесперебойность.

Коммуникационный процесс – важное средство в координации работы подразделений компании, так как он дает возможность получать и предоставлять нужные данные на всех ступенях управления в разных направлениях.

Являясь, по-сути, связью, обменом информацией, коммуникационный процесс выступает средством получения менеджерами знаний о потребностях работников, их планах, их видении ситуации .

В ходе коммуникационного процесса управленцы получают информацию о знаниях, способностях, творческом потенциале своих подчиненных .

Одновременно, коммуникационный процесс выступает средством доведения до сотрудников организации целей, задач, планов организации, принятых управленческих решений, информации о выполнении этих решений, задач, планов, новостей о проблемах, трудностях и достижениях.

---

Управление коммуникациями в современных организациях – это процесс целенаправленных управленческих влияний на взаимодействия информационного и неинформационного характера, оказывающих влияние как на удовлетворение коммуникационных потребностей, так и на реализацию целей, задач и планов организации.

Вместе с тем, управление коммуникациями в организациях, это непрерывная, целенаправленная деятельность, которая направлена на выявление, преодоление и снятие коммуникативных барьеров. Решение этих задач предполагает специальные знания, профессиональные умения и навыки менеджеров, проектирование организации таким образом, чтобы обеспечить и поддерживать эффективные коммуникации как на уровне подразделений, отделов, так и на уровне каждого отдельного работника.

Основными коммуникационными барьерами в организациях могут выступать несоответствие задач, стоящих перед организацией или ее подразделением, существующим коммуникативным сетям, различие в понимании целей и потребностей подразделений, которое приводит к проблемам с координацией деятельности подразделений, возникновению противоречий между ними. Налаживание формальных каналов коммуникации, грамотное выстраивание восходящих, нисходящих и горизонтальных коммуникаций и обратной связи также служат улучшению эффективности коммуникаций.

Современный подход к управлению коммуникациями в организациях ориентирован на интегрированное использование всех составляющих коммуникационного комплекса. Сегодня большим препятствием в интеграции коммуникаций являются односторонние, узкопрофессиональные навыки управления. Интегрированный подход к коммуникациям – это не альтернатива, а требование, предъявляемое рынком.

2. Особенности использования внутренних коммуникаций (на примере ООО «Публичные коммуникации»)

2.1 Общая характеристика, основные цели и задачи внутренних коммуникаций ООО «Публичные коммуникации»

---

В условиях ужесточенной конкурентной борьбы и радикально сменяющейся ситуации на рынке, предприятия должны фокусировать внимание не только на материальном состоянии дел, но и вырабатывать стратегию обмена информационного обеспечения внутри своей структуры, которая бы дозволила им получать большую пользу от сотрудников и от предприятия в целом. От эффективности коммуникационных связей и их взаимодействия зависит перспектива и предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, и также работников данного предприятия, а на тотальном уровне и благосостояние всей страны в целом. От качества системы внутренних коммуникаций в компании зависит многое. И уже стало вполне привычным, что крупные предприятия выделяют ее в отдельный функционал, создавая соответствующие подразделения и нанимая специалистов в данной сфере.

Компания ООО «Публичные коммуникации» была основана в феврале 2013 года, а настоящий момент, представляет собой стабильную организацию, которая преуспевает в развитии. Компания осуществляет завоевание рынка с помощью оказания своим клиентам разнообразного спектра услуг. Данные услуги компании представлены в таблице 1.

Таблица 1 Перечень услуг компании ООО «Публичные коммуникации»
 

Наименование услуги	Содержание услуги
Предоставление публичной отчетности	Формирование положительного образа компании, которая имеет ясную систему пользования кем-чем-нибудь посредством контрактации, а также бухгалтерского учета. Выполнение локализации на публичных веб-ресурсах компании информации об итогах работ, опубликование их в средствах массовой информации, свидетельствует о стабильном совершенствовании и надежности. Агентство формирует публичные отчеты компаний «под ключ», в соответствии с последними нормативными требованиями профильных организаций.
Совершенствование корпоративных коммуникаций	Согласно подходу исследуемого агентства, коммуникации берут начало с комплексной стратегии. Во время ее развития они определяют, что, кому, как и когда следует говорить о компании. Далее выбирают средства для информирования ключевыми сообщениями компанию. Ими могут являться: пресс-конференции и брифинги, инициирование экспертных комментариев, пресс-туры, управляемые утечки и многие другие. Агентство тесно сотрудничает со всеми типами СМИ: деловыми, глянцем, развлекательными, общественно-политическими, глянцем, специализированными.
Проведение тренингов	Публичное выступление любого плана является настоящим вызовом для неопытного спикера. Агентство помогает спикерам освоить все нюансы взаимоотношений со средствами массовой информации. Тренеры рассказывают о правилах «упаковки» содержания, подготовке к интервью, о том, как правильно давать ответ на затруднительные вопросы и вести себя в непредвиденных ситуациях. Для каждого спикера оформляется персональная программа, которая зависит от степени его подготовки и индивидуальных характеристик.
Digital	Агентство не только следит за прогрессом каналов так называемых «новых медиа», но и придумывает, каким образом клиенты смогут извлечь из них максимальную выгоду. Создаются сайты, ведутся и продвигаются официальные аккаунты компаний во всех социальных сетях.
Личное позиционирование	Задача агентства заключается в проведении функционируемого комплекса публичных активностей владельца бизнеса или топ-менеджера ежедневно на имидж компании. Происходит разработка программы позиционирования для первых лиц, организовываются интервью, инициируются комментарии прессе, осуществляеются договора об участии спикера в главных отраслевых мероприятиях.
Репутационный аудит	Агентство проводит репутационный аудит, руководствуясь разнообразными задачами, начиная разработкой долговременной коммуникационной стратегии, заканчивая оценкой результативности преодоления компанией кризисного периода. Инструменты: проведение интервью у представителей различных целевых аудиторий, массовое анкетирование, аудит социальных сетей.
Проведение программ КСО	Внимание компаний к программам корпоративной социальной ответственности (КСО) говорит об опытном бизнесе, готовности внести свой вклад в жизнь общества. Правильно подготовленные программы КСО не только делают помощь более действенной, но и приносят пользу и самой компании. Агентство оказывает ряд услуг в области социальной ответственности бизнеса: Аудит нынешних программ КСО в соответствии с бизнес-стратегией компании, представленности в медиа поле, актуальности и востребованности направлений социальной направленности. Разработка стратегии КСО, в которую входит идеология программ КСО, подробное изложение о направлениях деятельности и механика осуществления программ. Консультативное, информационное и организационное проведение определенных акций социальной деятельности.

---

Исходя из данных таблицы, можно сделать выводы, что компания действительно готова предложить достаточно широкий спектр услуг и консультаций. Клиентами ООО «Публичные коммуникации» являются такие ведущие компании как Hyundai, Согаз, Сбербанк, Indesit, СТС Медиа. Для наглядности рассмотрим их в таблице 2.

Таблица 2 Потребители ООО «Публичные коммуникации».

Клиент	Предоставляемая услуга
Hyundai	Продвижение модельного ряда компании, организация тест-драйвов, мероприятий для СМИ (конференции, брифинги, пресс-туры). Продвижение моделей премиум-класса: разработка и реализация программы взаимодействия с агентами влияния и «посланниками бренда».
Согаз	Формирование положительного общественного мнения о деятельности компании путем размещения рекламных и информационных материалов о Страховой группе во внутрикорпоративных изданиях и на иных информационных площадках крупнейших российских компаний и предприятий — корпоративных клиентов СОГАЗ.
Indesit	Коммуникационное сопровождение деятельности компании: разработка стратегий продвижения брендов Indesit и Hotpoint-Ariston, формирование пула лояльных журналистов, организация мероприятий для прессы.
СТС Медиа	Развитие корпоративных коммуникаций Холдинга: разработка коммуникационной платформы по тематике деятельности, основных проектов и событий (ключевые сообщения, Q&As). Разработка PR-проектов по продвижению брендов и руководства Холдинга в СМИ. Организация мероприятий для СМИ в области корпоративных коммуникаций.
Pernod Richard Rous	Приглашение светских СМИ на неформальные мероприятия и вечеринки, инициирование освещения. Вовлечение «адвокатов бренда» в коммуникацию компании.
Дикси	Информационное сопровождение благотворительной программы
ДИКСИ	«Неравнодушные соседи», которая реализуется в нескольких регионах РФ. Взаимодействие с фондами-участниками, подготовка содержательных материалов о ходе программы, обеспечение информационного покрытия в регионах проведения благотворительной программы.
Rochaho	Организация пресс-туров для федеральных СМИ на объекты УК «РОСНАНО», расположенные в различных городах РФ. Разработка креативных концепций, верстка и печать корпоративных брошюр для представителей власти о проектах Группы РОСНАНО.
SBERBANK CIB	Продвижение стажировок инвестиционного подразделения «Сбербанка»: разработка и реализация анонсирующей кампании в социальных сетях, студенческих сообществах в Интернете. Освещение всех этапов программы стажировок «Head Start!».
AVICA PROPERTY INVESTORS	Подготовка коммуникационной платформы и дальнейшее проведение пресс-конференции по случаю завершения сделки по приобретению галереи «Времена года» в интересах фонда и дальнейшим планам развития. UNIWEB Информационная поддержка запуска сервиса онлайн-образования. Увеличение упоминаемости сервиса и его представителей в специализированных СМИ. Инициирование аналитических обзоров и интервью с CEO компании в СМИ.
ДАУРИЯ АЭРОСПЕЙС	Освещение запуска первой в России частной спутниковой группировки Perseus, личное позиционирование основателя компании. Организация пресс-брифинга для ключевых федеральных СМИ, инициирование комментариев и интервью первого лица. Более 200 упоминаний по итогам мероприятия. ГК «Tashir» Освещение открытия уникального экзотариума в Москве. Разработка концепции благотворительного мероприятия. Организация и пресс-сопровождение мероприятия.

---