Файл: Барьеры на пути эффективных коммуникаций (Теоретические аспекты преодоления коммуникационных барьеров)).pdf

В-третьих, почти у всех сотрудников АО «Совхоз Пуровский», особенно при подготовке и сдаче отчетности, отмечались коммуникационные перегрузки, связанные с обработкой, подведением итогов, сверкой огромного объема разноплановой информации. Хорошим стимулом ответственного отношения к данным видам работ сотрудников АО «Совхоз Пуровский» является традиционно практикуемое премирование после успешной сдачи годовой отчетности.

Конечно, бывают и ошибки при подготовке и составлении годовой отчетности, однако они, как правило, своевременно корректируются и не оказывают влияние на итоговую информацию о деятельности АО «Совхоз Пуровский» при реформации баланса и переходе на новый отчетный период.

Своевременно выявленные ошибки, связанные с необходимостью обработки чрезвычайно большого объема отчетной информации, не наказываются на АО «Совхоз Пуровский». На предприятии осознают проблематичность эффективного, безошибочного реагирования на весь объем поступающей информации.

Имеют место при коммуникациях на АО «Совхоз Пуровский» и коммуникационные барьеры личностного плана, связанные с психологическими особенностями коммуникантов, создающими коммуникационные барьеры субъективного характера. При проведении наблюдений за сотрудниками АО «Совхоз Пуровский» отмечено, что основными причинами коммуникационных барьеров личностного плана стали:

1. Особенности характера, направленности личности, темперамента, эмоциональных состояний. Зачастую они становились существенною̆ помехою̆ на пути эффективных коммуникаций. Например, возникал коммуникационный барьер, сложности взаимопонимания возмущенного распределением зарплаты меланхолика и агрессивно настроенного холерика, скряги и альтруиста.

2. Различия интересов, менталитета, ценностей тоже очень часто становились причинами барьеров эффективных коммуникаций.

Работники, нацеленные только на получение зарплаты, зачастую спеша, теряют контроль за качеством работ и удивляются на замечания со стороны ответственных сотрудников, при этом возникают серьезные конфликты.

3. Отрицательные впечатления от предыдущего общения, рассказы о конфликтах с некоторыми агрессивно-настроенными работниками передаются как легенды в коллективе и вызывают страх вступления в коммуникации с ними (так рассказывают, что одна работница, несокрушимой комплекции, Тамара Петровна в конфликтной ситуации поколотила оппонентку, тоже весьма с внушительной фигурой. После этого слухи об этой истории передавались между сотрудниками и мало кому хотелось общаться с Тамарой Петровной).

4. Непроизвольная предвзятость при негативном восприятии внешности и манер общения некоторых сотрудников тоже затрудняют коммуникационное взаимодействие.

Возникают и классифицированные С.Г. Сапегиной «Организационные барьеры – коммуникационные помехи, обусловленные характеристиками любой организации: числом звеньев и ступеней управления, типом взаимосвязей между ними, распределением прав, обязанностей и ответственности в системе управления»^[25]. В числе основных причин коммуникационных барьеров стали разные уровни информированности структурных подразделений.

Достаточно часто в АО «Совхоз Пуровский» возникают коммуникационные барьеры, классифицированные С.Г. Сапегиной как «Технические барьеры вызваны временными трудностями коммуникации, связанными с неисправностью технических средств (компьютера, телефона, микрофона, помех во время селекторного совещания); а также отвлекающим шумом, временно заглушающим голос говорящего»^[26].

Это лишь основные типы, отмечающихся в АО «Совхоз Пуровский» коммуникационных барьеров, снижающих эффективность коммуникаций.

На основании проведенной оценки коммуникаций АО «Совхоз Пуровский» сделаны итоговые обоснованные выводы о среднем уровне эффективности информационного обмена и наличии различных типов коммуникационных барьеров. Это во многом связано со спецификой деятельности предприятия, сложностями природно-климатического плана и организационного характера. Однако даже средний уровень эффективности коммуникаций позволяет предприятию успешно работать. Очевидно, что при улучшении эффективности информационного обмена результативность функционирования предприятия в целом возрастет.

Далее рассмотрим возможные направления совершенствования коммуникаций и способы преодоления коммуникационных барьеров.

3. Разработка рекомендаций по совершенствованию коммуникаций и преодолению коммуникационных барьеров

3.1 Направления совершенствования коммуникаций

Проведенный анализ эффективности коммуникаций АО «Совхоз Пуровский» позволил выявить основные проблемные моменты информационного обмена и выработать направления совершенствования коммуникаций, используя приемы, описанные в книге Д.Карнеги «Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей». Цитируем по книге Е.В. Андриенко «Социальная психология»: «Наблюдения и обобщения Д.Карнеги представляют несомненную ценность, поскольку в простой и ясной форме определяют возможности практического использования некоторых моделей поведения для улучшения результатов взаимодействия» ^[27].

Это, прежде всего, позитивное поведение коммуникантов, включая искренний интерес, умение внимательно слушать собеседника при общении.

Во-вторых, создание положительной эмоциональной атмосферы, расположения собеседника (общаясь эмоционально, заинтересованно, улыбаясь, стремясь найти общие интересы, положительно мотивирующие моменты, избегать разногласий и подведение его к вами предложенным идеям исподволь, как к своим, стремление наиболее полно понять интересы, аргументы собеседника и отметить наиболее ценные идеи, мысли)

В-третьих, стремление к формированию максимальной удовлетворенности от результатов общения у собеседника.

По мнению Е.В. Андриенко эффективность процесса коммуникации во многом определяется технологическими особенностями субъективного характера каналов передачи информации, при этом она выделяет «аудиальный (доминирует слух), визуальный (доминирует зрение) и кинестетический (доминирует ощущение) субъективные каналы восприятия и передачи информации, которые определяются как модальности. Можно говорить и о полимодальности человека, у которого преобладают обобщенные представления и мыслительные процессы. Модальность в данном случае - это процесс и механизм восприятия. У всякого нормального человека функционируют все три канала с преобладанием одной модальности. Соответственно людей, связанных с тем или иным каналом восприятия, называют: визуалы, кинестеты, аудиалы и полимодалы. В зависимости от преобладающей модальности для человека мир - это либо то, что он видит, либо то, что слышит или чувствует».

Естественно, что в зависимости от приоритетной модальности и восприятие информации и ее передачу для разных людей необходимо организовывать с разными особенностями.

Для повышения эффективности коммуникаций, совершенствования восприятия и взаимопонимания коммуникантов с разными модальностями, возможно рекомендовать использовать, следующие способы: присоединение, закрепление, ведение (по методике Е.В. Андриенко).

«Присоединение осуществляется через имитацию, отождествление своего поведения с поведением партнера -. так называемое зеркальное поведение. Достижение, по возможности, синхронности дыхания и тождественности поз способствует мягкому вхождению в контакт. Этот прием способствует вхождению коммуникатора в репрезентативную систему реципиента. При закреплении субъект подражает мимике, жестам, голосу партнера, использует характерные для него ключевые слова. Визуал будет часто использовать слова: «яркий», «видеть», «отчетливо» и т.д.; аудиал - «слышать», «понимать», «звучать» и т.д.; кинестетик - «чувствовать», «ощущать», «прикасаться» и т.д. Если коммуникатор начинает употреблять слова, связанные с ведущей модальностью партнера, он входит в контекст его восприятия и понимания, что, безусловно, способствует выработке общего смысла при взаимодействии. Ведение представляет собой постепенное переключение партнера с его собственной программы на предлагаемую. Присоединение, закрепление и ведение могут рассматриваться не только как приемы, обеспечивающие передачу и понимание информации, но также и как последовательные этапы установления контакта. Поскольку у большинства людей доминирующая модальность ярко не выражена, то интерпретация ими поступающей информации редко обусловлена селективностью модальности. Однако при ярком доминировании того или иного канала восприятия и передачи информации следует учитывать и вышеназванные приемы взаимодействия, обеспечивающие выработку общего смысла информации в процессе общения»^[28].

Рекомендуется также развитие коммуникационных навыков работников АО «Совхоз Пуровский», возможно с использованием обучающих центров или проведением корпоративных тренингов, профессионального коучинга.

Представляется важным при подборе направлений улучшения коммуникационного обмена, преодоления коммуникационных барьеров на АО «Совхоз Пуровский» принимать во внимание наиболее значимые факторы и условия передачи информации, учитывать особенности коммуникационной среды, коммуникантов конкретной организации.

Для АО «Совхоз Пуровский» обоснованными направлениями улучшения коммуникационного обмена, преодоления коммуникационных барьеров видятся:

- организация адекватной обратной связи персонализированной, личностно-психологически ориентированной;

- коррекция негативного влияния коммуникационных барьеров, контроль передачи, восстановление и резервное копирование важной информации;

- регламентация защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа;

- определение общих уровней обеспечения безопасности информации;

- стандартизация официальных процедур передачи информации;

- повышение коммуникационной компетентности сотрудников при проведении тренингов и деловых игр.

Фредерик Лалу считает, что традиционно доступ к важной информации определялся степенью иерархической важности, а для организаций будущего все внутрифирменная информация общедоступна: «В Бирюзовых организациях нет неважных людей. Предполагается, что каждый всегда имеет доступ ко всей информации. Подход «никаких секретов» распространяется на все сведения, включая и конфиденциальные. Сюда входят не только финансовые отчеты, но и зарплаты или показатели работы отдельных команд.»^[29]

Направления улучшения системы коммуникаций в АО «Совхоз Пуровский» могут быть также следующими.

1. Составление планов графиков, схем документооборота, регламентов информационного обмена на различных уровнях, между различными подразделениями, с определением сроков, объемов потребности в информации
2. Планирование оперативных коммуникационных мероприятий: периодических встреч, совещаний (либо с одним или несколькими подчиненными, либо со всеми подчинен­ными) для информирования сотрудников.
3. Использование эффективных современных технологий обратной связи в форме разнообразных вариантов опросов, анкетирования по предложениям совершенствования, внутренней управ­ленческой отчетности.

И. Н. Кузнецов подчеркивает, «Чтобы стать эффективным коммуникатором, следует действовать в соответствии с принципом: «Смысл коммуникации – в той реакции, которую вы получаете». Это и есть обратная связь, суть которой заключается в реакции воспринимающего (вербальной или невербальной) на поведение партнера. Это информация не о том, что представляет собой тот или иной человек, а в большей степени о нас самих в связи с этим человеком (одно из правил обратной связи)» ^[30]

Таким образом, улучшение эффективности коммуникаций АО «Совхоз Пуровский» должно осуществляться комплексно и персонализировано при восприятии, передаче и интерпретации информации. Персонализация передаваемой информации позволит повысить ее значимость, воспринимаемость и улучшит эффективность коммуникаций в целом.